Inkoopbureau H-10 Postbus AA Zoetermeer Tel E RAPPORTAGE 2015

Transcriptie

1 Inkoopbureau H-10 Postbus AA Zoetermeer Tel E RAPPORTAGE 2015 Zoetermeer, 15 september 2015

2 INHOUDSOPGAVE Inhoud 1. Inleiding Begroting Bedrijfsresultaat Personele formatie Huisvesting Bedrijfsvoering Uitvoering van de dienstverlening contractmanagement Voorbereiding Inkoop Declaraties Informatiemanagement... 6

3 1. Inleiding De Gemeenschappelijke Regeling Inkoopbureau H-10 is in november 2014 formeel opgericht. De eerste twee medewerkers zijn in januari 2015 in dienst getreden waarna, gedurende de daarop volgende maanden zijn de overige medewerkers in dienst gekomen. Door de beperkte capaciteit binnen het inkoopbureau was het noodzakelijk om prioriteiten te leggen die, in eerste instantie, niet gelegd zijn op de bedrijfsvoering maar op het invulling geven van de primaire taak: inkoop en contractmanagement en declaratiecontrole van de Jeugdhulp. In de 1 ste rapportage is ervoor gekozen om met name de gezette stappen i.p.v. het bedrijfsresultaat in beeld te brengen. Alhoewel het beeld op dit moment nog zeker niet volledig is, is er nu wel een goede indicatie mogelijk. De kernboodschap van deze rapportage is: De bedrijfsvoering van het inkoopbureau is nog in opbouw. Vooralsnog zijn er geen redenen om aan te nemen dat hier (extra) risico s door ontstaan. Beheersmaatregelen worden in overleg met accountant genomen. Het Inkoopbureau H-10 blijft in 2015 binnen de begroting. Er zijn echter verschuivingen binnen de diverse posten. Diverse kosten zijn vooraf niet ingecalculeerd. Dit heeft gevolgen voor de kosten vanaf Voorbeeld hiervan is de verplichting tot aanbesteding van het financie le pakket (Zorgned). Zodra helder is wat hiervan de gevolgen zijn zal hierover worden gerapporteerd. De primaire opdracht op het gebied van inkoop- en contractmanagement wordt conform DVO uitgevoerd. Op het gebied van goedkeuring van declaraties ligt nog een risico op de uitvoering van het begrip woonplaatsbeginsel en toewijzing van de zorg. P. Flick MBA 15 september 2015 Pagina 1

4 2. Begroting De Gemeenschappelijke Regeling Inkoopbureau H-10 is in november 2014 formeel opgericht. De meerjarenbegroting 2015 is formeel vastgesteld en maakt onderscheidt in de volgende categoriee n: Begroting 2015 Personele formatie Uitvoering basis taken inkoop/ contract en leveranciersmanagement Uitvoering administratieve taken Tijdelijke krachten Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering (excl. huisvesting en ict) Berichtenverkeer Jeugd Jeugdsysteem (WMO-Zorg) Huisvesting Huisvesting (inclusief werkplek, schoonmaak, belasting en PC's) Opstartkosten ICT Infrastructuur en systeem subtotaal onvoorzien (5%) Totaal De meerjarenbegroting loopt door tot na 31 december Dit is een wettelijke verplichting vanuit de BBV. Het is mogelijk dat de GR per 1 januari 2018 wordt bee indigd. Pagina 2

5 3. Bedrijfsresultaat 3.1 PERSONELE FORMATIE Het budget voor de tijdelijke krachten is benut om Zorgned mede in te richten, de afgesloten contracten met de zorgaanbieders in te voeren, gemeenten en zorgaanbieders aan te sluiten in de portal en opstartproblemen op te lossen. Deze inzet is binnen het afgesproken budget gerealiseerd. De taken en verantwoordelijkheden op ICT gebied staan onder druk omdat er naast strategische informatiemanagement taken ook invulling geven moet worden aan de operationele beheer taken van de verschillende software applicaties. In de opstartfase van ZorgNed is het aantal beheertaken aanzienlijk. Om deze taak goed te kunnen uitvoeren is extra inzet van een functioneel beheerder noodzakelijk. De inzet van de functioneel beheerder is ook noodzakelijk doordat het Inkoopbureau H-10 meerdere softwareapplicaties in eigen beheer heeft. Het Inkoopbureau H10 heeft de primeur: als samenwerkingsverband automatisch toewijzings- en declaratieberichten uitwisselen met zorgaanbieders via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Dit knooppunt is een gezamenlijke voorziening voor gemeenten en zorgaanbieders om berichten over zorgtoewijzing en declaraties aan elkaar te versturen, zowel voor Wmo als voor de Jeugdwet. Het GGK koppelt met het knooppunt van VECOZO, waarop de meeste zorgaanbieders zijn aangesloten. Door deze actie is de automatische declaratieverwerking weer een stap dichterbij. 3.2 HUISVESTING Het Inkoopbureau H-10 is gehuisvest in het gemeentehuis van de gemeente Zoetermeer. Hiervoor zijn vooraf afspraken gemaakt over huur, werkplekken, toegang systeem, ondersteuning P&O etc. Inmiddels is gebleken dat het leveren van de ICT-ondersteuning op het gebied van kantoorautomatisering niet haalbaar is binnen de contracten van de gemeente Zoetermeer. Op grond hiervan zijn de volgende acties ondernomen: - Outsourcing salarispakket - Outsourcing arbodienst Met de gemeente Zoetermeer is afgesproken dat het Inkoopbureau H-10 m.i.v. 1 juli 2015 qua ICT zelf supporting is. Het gevolg hiervan is een verschuiving van de kosten van huurkosten naar ICT-kosten. Voor de begroting 2015 betekent dit dat de kosten van huur over 2015 circa lager zullen uitvallen. Structureel (begroting 2016 en verder) zullen deze kosten circa lager uitvallen. 3.3 BEDRIJFSVOERING Het Inkoopbureau H-10 heeft geconstateerd dat de opstart- en implementatiekosten in 2014 en 2015 de Europese aanbestedingsgrens voor diensten raken. Dit betekent dat eind 2015 het Inkoopbureau moet overgaan tot een Europese aanbesteding. Deze wordt in het 4 e kwartaal 2015 opgestart. Dit impliceert dat er in 2016 extra implementatiekosten ICT in de begroting moeten worden opgenomen. Hierin was, bij het opstellen van de concept-begroting 2016, niet voorzien. Deze kosten zullen eenmalig onder de kosten van het Jeugdsysteem Wmo-zorg 2016 moeten worden opgenomen. Pagina 3

6 Het Inkoopbureau heeft een eigen ICT-omgeving ingericht aangezien de oorspronkelijke integrale werkplek, die vanuit de gemeenten Zoetermeer werd aangeboden, tot een suboptimale oplossing leidde. De inschatting was dat dit kostenneutraal kon aangezien de verlaging van de huurprijs wegvalt tegen de afschrijvingskosten van de apparatuur. Zoetermeer levert de internetverbinding inclusief de aansluiting op Gemnet. Er zijn echter wel extra kosten aangezien de hosting extern plaats vindt en er extra werkzaamheden door medewerkers van het Inkoopbureau moeten worden uitgevoerd. Op basis van deze nieuwe situatie zal de financie le verordening van het inkoopbureau worden aangepast aangezien er geen afschrijftermijnen in de verordening zijn opgenomen. Qua liquiditeit heeft de aanschaf van apparatuur gevolgen. Immers de kosten van de apparatuur moeten in e e n keer betaald worden. Begrotingstechnisch betekent dit voor 2015 een extra kostenpost ad welke in drie jaar afgeschreven moet worden. Dit valt weg tegen de lagere huurkosten. Wat betreft het contracteringsportal is besloten dat de aanschafkosten voor rekening van de 10 deelnemende gemeenten komt. Het inkoopbureau hoeft derhalve uitsluitend de licentiekosten te betalen. Voor de financiering hiervan zal gebruik gemaakt worden van de post onvoorzien. In 2016 en verder zullen deze kosten ad per jaar structureel in de begroting worden opgenomen. Pagina 4

7 4. Uitvoering van de dienstverlening 4.1 CONTRACTMANAGEMENT Het Inkoopbureau H-10 heeft in het eerste kwartaal de contractmanagement ingericht. Alle zorgaanbieders met een omzet van 1mln of hoger wordt periodiek uitgenodigd voor een gesprek om de voortgang van de dienstverlening te bespreken. Contacten met de Zelfstandig gevestigde hulpaanbieders wordt onderhouden via de Koepel Organisatie van deze zorgaanbieders. Gebleken is dat in de in 2014 afgesloten contracten uitsluitend die producten gecontracteerd waren die de zorgaanbieders in 2014 binnen onze regio geleverd hadden. Hierdoor ontstond een onwenselijke situatie. Een aantal producten is namelijk uitgesplitst naar de inspanning in tijd. Afhankelijk van de ingezette tijd door de zorgaanbieder wordt een ander tarief gehanteerd. Deze omissie in de contractering 2015 is inmiddels rechtgetrokken. 4.2 VOORBEREIDING INKOOP 2016 In de afgelopen periode zijn door de tien gemeenten het Regionaal Kader en het lokale inkoopplan opgesteld en besproken in de Colleges en Raden. Het inkoopbureau krijgt op 16 juli de opdracht tot het inkopen van de regionale jeugdhulp Het inkoopbureau stelt een uitvoeringsplan waarin beschreven wordt hoe deze opdracht wordt vorm gegeven. Ter voorbereiding van het inkoopproces zijn de volgende voorbereiding getroffen: - Ontwikkelen van een nieuw inkoopcontract, waardoor het contract overzichtelijker en toegankelijker wordt. - Vereenvoudigen van de productencatalogus en het harmoniseren of standaardiseren van de tarieven. Deze vereenvoudigde product tarieflijst vormt de basis voor de prijsvorming Inrichten van een digitaal contracteringssysteem. Dit systeem reduceert de administratieve last van zowel het Inkoopbureau als de zorgaanbieder bij de contracttering. 4.3 DECLARATIES De afgelopen tijd is veel tijd en energie gestoken in het druk uitoefenen op zorgaanbieders om vooral te gaan declareren. Veelal dient handmatig gecontroleerd te worden of de zorgaanbieder de declaratie bij de juiste gemeente heeft ingediend. De zorgaanbieders die niet bevoorschot worden krijgen in de beoordeling van de declaraties absolute voorrang. Via betaalbatches vanuit het Inkoopbureau is momenteel circa 2 mio aan declaraties uitbetaald. Het betreft hier 77 zorgaanbieders. Momenteel wordt wekelijks beoordeeld of er voldoende declaraties ter betaling klaarstaan. 35 zorgaanbieders worden door de 10 deelnemende gemeenten bevoorschot. Het voorschotbedrag was origineel vastgesteld op basis van het budgetplafond. Inmiddels zijn de voorschotbedragen van deze zorgaanbieders aangepast. Het nieuwe voorschotbedrag is afgestemd op basis van de feitelijke Pagina 5

8 declaraties over de eerste vier maanden van Qua financie le omvang betekent dit een bedrag van circa 165 mio die door de 10 deelnemende gemeenten, op jaarbasis, voorgeschoten wordt. Afgesproken is dat het Inkoopbureau een eindafrekening maakt waarbij de administratieve lasten voor zowel de gemeenten als de zorgaanbieders zo laag mogelijk blijven. Tussen de deelnemende gemeenten en het Inkoopbureau H-10 is een DVO afgesloten. Voor het verwerken van de declaraties heeft het Inkoopbureau 2,7 FTE extra gekregen. Deze formatie is ingegeven door de aard van de werkzaamheden. De gemeenten verstrekken een toewijzing, de aanbieder declareert. Door een automatische match worden deze facturen goedgekeurd. De taken van de financieel administratief medewerkers omvat het verstrekken van certificaten aan de zorgaanbieders en gemeenten, het helpen van de zorgaanbieders bij problemen over declaraties en het verwerken van de uitval. Gebleken is dat de gemeenten niet tijdig klaar waren om dit proces volledig geautomatiseerd te laten verlopen. Hierdoor is extra inzet nodig. Deze extra inzet wordt betaald via de gemeenten. Ruim 100 zorgaanbieders hebben, tot op heden, nog geen declaraties ingediend. Het Inkoopbureau is momenteel bezig met een actie om de desbetreffende zorgaanbieders te verzoeken zo snel mogelijk over te gaan tot het indienen van declaraties. 4.4 INFORMATIEMANAGEMENT Het inkoopbureau levert op basis van de ingediende declaraties management informatie aan de gemeenten. Rapportages richten zich op het verschaffen van inzicht op de uitnutting van de budgetplafonds en garanties per leverancier per gemeenten. Pagina 6

9 Inkoopbureau H-10 Inkoopbureau H-10 Postbus AA Zoetermeer Tel Pagina 7