BIJLAGE 10. Portefeuillehoudersoverleg sociaal domein. Geachte leden van het portefeuillehoudersoverleg sociaal domein,

Transcriptie

1 BIJLAGE 10 Portefeuillehoudersoverleg sociaal domein N.v.t. N.v.t Hans Uneken (06) oktober 2015 Aanbiedingsbrief verantwoording en controle sociaal domein 2015 Geachte leden van het portefeuillehoudersoverleg sociaal domein, en de deelnemende gemeenten geven gezamenlijk uitvoering aan de inkoop van individuele maatwerkvoorzieningen in het sociaal domein. In het directieoverleg sociaal domein d.d. 18 juni 2015 hebben de gemeenten en afspraken gemaakt in het kader van de rechtmatigheid van de gezamenlijke inkoop sociaal domein Met deze brief informeert de het portefeuillehoudersoverleg sociaal domein over de voortgang op de gemaakte afspraken en stelt de waar nodig nieuwe/aanvullende afspraken voor. Afspraken directieoverleg 18 juni 2015 In het directieoverleg soicaal domein zijn de volgende afspraken gemaakt ten aanzien van de inkoop individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015: 1. Accountant Hofsteenge Zeeman van de ontwikkelt samen met de accountants van de gemeenten een controleprotocol en een controleprogramma voor de inkoop sociaal domein Gooi en 2015 en levert deze 1 september 2015 op. Op basis van dit controleprotocol voert Accountant Hofsteenge Zeeman namens (de accountants van) de deelnemende gemeenten de controle over de inkoop individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015 uit. 2. levert 1 juli 2015 de inkooprapportage sociaal domein 2015 op, inclusief bijbehorende inkoopdossiers. 3. Legal Tree beoordeelt de in de inkooprapportage sociaal domein 2015 beschreven inkoopprocedures en inkoopmethoden en stelt hierover uiterlijk 1 september 2015 een memorandum op. 4. Accountant Hofsteenge Zeeman beoordeelt de inkooprapportage en het inkoopproces van de en stelt uiterlijk 1 september 2015 een rapport van feitelijke bevindingen op. 5. stelt uiterlijk 1 maart 2016 de financiële verantwoording individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015 op. 6. stelt in samenwerking met accountant Hofsteenge uiterlijk 1 maart 2016 een ISAE-3402 rapportage op. 7. Accountant Hofsteenge Zeeman geeft uiterlijk 1 april 2016 een controleverklaring voor de individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015 af.

2 In het directieoverleg zijn de volgende afspraken gemaakt ten aanzien van het contractbeheer individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015: 8. beschrijft uiterlijk 1 september 2015 de administratieve organisatie en interne beheersing van het contractbeheer individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015 en het digitaal leefplein. 9. laat uiterlijk 1 oktober 2015 een audit uitvoeren op het digitaal leefplein en stelt in samenwerking met accountant Hofsteenge Zeeman een ISAE-3402 rapportage of een vergelijkbare rapportage op. 10. Accountant Hofsteenge Zeeman toetst de werking van de interne beheersingsmaatregelen en stelt uiterlijk 1 oktober 2015 hierover een bespreekverslag op. Individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015 De hierboven gemaakte afspraken zijn van toepassingen op de volgende contracten / individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015: 1. Arbeidsontwikkeling 2. Begeleiding Jeugdwet en Wmo Begeleiding Zintuiglijk Gehandicapten 4. Beschermd wonen 5. Compensatie Huishoudelijke Taken (CHT) 6. Driemilieuvoorziening (bovenregionale jeugdhulp) 7. Hulpmiddelen 8. Inloop GGZ 9. Jeugd BGGZ 10. Jeugd Ernstige Enkelvoudige Dyslexie (EED) 11. Jeugd LTA 12. Jeugd Pleegzorg 13. Jeugd SGGZ 14. Jeugd SGGZ Academisch 15. Jeugd SGGZ Vervoer 16. Jeugdhulp plus 17. Trapliften 18. Verblijf en behandeling jeugd (L)VB 19. Werkgeversdienstverlening 20. Wmo-taxi De afspraken in het directieoverleg zijn voor de individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein onder te brengen in drie onderdelen: Deel I Financiële verantwoording 2015 Deel II Verantwoording inkoop 2015 Deel III Administratieve organisatie en interne beheersing 2015 Deel I Financiële verantwoording 2015 Bij dit onderdeel is het van belang om de bestuurlijke afspraken en de verantwoordelijkheidsverdeling in het oog te houden. Bij de besluitvorming in 2013 over de overdracht van de inkoop en contractbeheer van individuele maatwerkvoorzieningen is de verantwoordelijkheid van de toekenning van bovenstaande voorzieningen (het afgeven van beschikkingen) nadrukkelijk toegewezen aan de deelnemende gemeenten. De heeft vervolgens de verantwoordelijkheid om, op basis van de door de namens de deelnemende gemeenten afgesloten contracten, zorg te dragen voor de uitvoering van de beschikking. Hieronder valt dus tevens het selecteren van opdrachtnemers, het borgen van de levering van ondersteuning en het toezien op de kwaliteit en het naleven van de contracten. Pagina 2 van 9

3 Figuur 1 geeft inzicht in de betekenis van de verantwoordelijkheidsverdeling voor de inrichting van de financiële verantwoording en controle individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein Figuur 1 Inrichting van de financiële verantwoording en controle individuele maatwerkvoorzieningen 2015 Gemeenten Regio Controleprotocol 2015 Verantwoordingsmodel Bestuursverklaring Controleverklaring Rapport van feitelijke bevindingen Opdrachtnemers 2015 Controleprotocol opdrachtnemers 2015 Verantwoordingsmodel opdrachtnemers Prestatieverklaring opdrachtnemers Controleverklaring opdrachtnemers + 1 mln Controleprotocol 2015 (Bijlage 11 / 14) Het controleprotocol bevat afspraken tussen de gemeenten en de Regio, waarmee zij gezamenlijk invulling geven aan de financiële verantwoording en controle individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein De colleges van de deelnemende gemeenten stellen formeel het controleprotocol 2015 vast. Om optimale afstemming te bewerkstelligen heeft de accountant van de Regio (Hofsteenge Zeeman Groep) het protocol en de bijbehorende werkzaamheden besproken met de accountants van de gemeenten (EY, Deloitte, IPA-Acon). De gezamenlijke accountants hebben richting Hofsteenge Zeeman aangegeven in te stemmen met de inhoud en de afspraken in deze stukken. stelt het directieoverleg voor om bijgevoegd controleprotocol Regio Gooi en 2015, na bespreking in het portefeuillehoudersoverleg sociaal domein d.d. 12 november 2015, vast te laten stellen door het college en deze ter kennisname naar de gemeenteraad te sturen. De maakt ten behoeve van dit collegebesluit een concept raadsinformatiebrief financiële controle en verantwoording individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015 en levert deze uiterlijk 12 november 2015 op. De adviseert het portefeuillehoudersoverleg om de afspraken met de gemeentelijke accountant en het gemeentebestuur in het kader van de gemeentelijke verantwoording 2015 af te stemmen op de afspraken en data opgenomen in dit controleprotocol. Het controleprotocol 2015 bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Verantwoordingsmodel 2015 (incl. prestatieverklaringen van opdrachtnemers sociaal domein 2015) (bijlage 15) 2. Bestuursverklaring van de (opzet is als bijlage opgenomen in bijlage 11) 3. Controleverklaring van de accountant van de (opzet is als bijlage opgenomen in bijlage 11) 4. Rapport van feitelijke bevindingen ten aanzien van de onderdelen 1, 2 en 3 van de accountant van de (opzet is als bijlage opgenomen in bijlage 11) Verantwoordingsmodel met bestuursverklaring Pagina 3 van 9

4 Het verantwoordingsmodel 2015 is een overzicht van de daadwerkelijk geleverde en gedeclareerde ondersteuning 2015 voor alle contracten individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein Aan dit verantwoordingsmodel zijn alle prestatieverklaringen van opdrachtnemers individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015 gekoppeld. Op basis van dit verantwoordingsmodel geeft het dagelijks bestuur van de een bestuursverklaring af, waarin zij de gehanteerde uitgangspunten, de juistheid van de opgave en eventuele afwijkingen vaststelt. Het dagelijks bestuur van de levert het ondertekende verantwoordingsmodel 2015 met bijbehorende bestuursverklaring uiterlijk 8 april 2016 op. Controleverklaring met rapport van feitelijke bevindingen Accountant Hofsteenge Zeeman beoordeelt het verantwoordingsmodel 2015 met bijbehorende bestuursverklaring en geeft op basis van deze beoordeling een controleverklaring af en stelt een rapport van feitelijke bevindingen ten aanzien van de financiële verantwoording 2015 op. Accountant Hofsteenge Zeeman levert de controleverklaring 2015 met bijbehorend rapport van feitelijke bevindingen uiterlijk 15 april 2016 op. Het dagelijks bestuur van de verzendt uiterlijk 15 april 2016 de volgende stukken naar de colleges van de gemeenten: 1. Verantwoordingsmodel 2. Bestuursverklaring 3. Controleverklaring 4. Rapport van feitelijke bevindingen Controleprotocol opdrachtnemers sociaal domein 2015 (bijlage 12 / 13 / 15) Op basis van het controleprotocol heeft accountant Hofsteenge Zeeman in samenwerking met bijgevoegd controleprotocol opdrachtnemers sociaal domein 2015 opgesteld. In dit controleprotocol maakt de afspraken met de opdrachtnemers individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015 over de financiële verantwoording en controle stelt het portefeuillehoudersoverleg voor om kennis te nemen van het controleprotocol aanbieders sociaal domein 2015 en afspraken in het kader van de gemeentelijke verantwoording 2015 hierop af te stemmen. De stelt voor om in de werkgroep financiën sociaal domein d.d. 17 november 2015 afspraken te maken over de aanlevering en verwerking van financiële verantwoordingsinformatie Deze verantwoordingsinformatie is opgenomen in de lokale administraties van de gemeenten en dient uiterlijk 3 februari 2016 door de Regio te worden aangeleverd aan de gecontracteerde opdrachtnemers. Aanbiedingsbrief controleprotocol opdrachtnemers sociaal domein 2015 Opdrachtnemers individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015 ontvangen 30 oktober 2015 van bijgevoegde aanbiedingsbrief (bijlage 12) met daarbij het controleprotocol opdrachtnemers sociaal domein 2015 (bijlage 13) en het voorbeeld verantwoordingsmodel opdrachtnemers sociaal domein 2015 (bijlage 15). De informeert opdrachtnemers in de aanbiedingsbrief over: 1. de wijze waarop de en de deelnemende gemeenten het uitvoeringsjaar 2015 financieel afsluiten; Pagina 4 van 9

5 2. de wijze waarop de en de deelnemende gemeenten de verantwoording 2015 vormgegeven 3. de wijze waarop de en de deelnemende gemeenten opdrachtnemers in de gelegenheid stellen om commentaar te leveren op het te hanteren verantwoordingsmodel opdrachtnemers sociaal domein Het controleprotocol maakt onderscheid tussen twee typen opdrachtnemers: 1. Opdrachtnemers met een gedeclareerde ondersteuning 2015 lager dan 1 miljoen. Deze opdrachtnemers vallen onder het volgende verantwoordingsregime: a. Verantwoordingsmodel opdrachtnemers sociaal domein 2015, ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger; b. Prestatieverklaring, ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger. 2. Opdrachtnemers met een gedeclareerde ondersteuning 2015 hoger dan 1 miljoen. Deze opdrachtnemers vallen onder het volgende verantwoordingsregime: a. Verantwoordingsmodel opdrachtnemers sociaal domein 2015, ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger; b. Prestatieverklaring, ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger. c. Controleverklaring, afgegeven door een accountant van de opdrachtnemer. Verantwoordingsmodel met prestatieverklaring Het verantwoordingsmodel 2015 is een overzicht van de daadwerkelijk geleverde en gedeclareerde ondersteuning 2015 van de betreffende opdrachtnemer voor alle gecontracteerde individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein Op basis van het verantwoordingsmodel geeft de rechtsgeldig vertegenwoordiger van de opdrachtnemer een prestatieverklaring af, waarin zij de opdrachtnemer verklaart het verantwoordingsmodel naar waarheid en in overeenstemming met de op de contracten van toepassing zijnde wet- en regelgeving te hebben ingevuld. De opdrachtnemer is verplicht het verantwoordingsmodel 2015 met bijbehorende prestatieverklaring uiterlijk 1 april 2016 in te dienen bij de. De verzoekt opdrachtnemers om het verantwoordingsmodel 2015 met bijbehorende prestatieverklaring bij voorkeur 15 maart 2016 bij de in te dienen. Controleverklaring De opdrachtnemer met een gedeclareerd bedrag aan ondersteuning van meer dan 1 miljoen is contractueel verplicht om vóór 1 april 2016 volgend op het verantwoordingsjaar een controleverklaring van de accountant te overleggen aan de opdrachtgever. Deze verantwoordingseis geldt alleen voor opdrachtnemers met een gedeclareerd bedrag aan ondersteuning van meer dan 1 miljoen, omdat de gemeenten en de de administratieve druk bij opdrachtnemers aan willen laten sluiten bij het financiële risico van de gemeenten. Een grens van 1 miljoen wordt door de en de accountant van de als proportioneel en passend gezien. Deel II Verantwoording inkoop 2015 De verantwoording inkoop 2015 bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Inkooprapportage sociaal domein ( ) 2. Memorandum gehanteerde inkoopprocedures (Legal Tree) 3. Rapport van feitelijke bevindingen inkoop sociaal domein 2015 (Hofsteenge Zeeman) Inkooprapportage (bijlage 16) In de inkooprapportage beschrijft de de samenwerking met de gemeenten in het sociaal domein, de organisatie van de inkoop in het sociaal domein en licht de Pagina 5 van 9

6 de wijze van contractering van inkooptrajecten 2014 en 2015 toe. De inkooprapportage en bijbehorende inkoopdossiers hebben als basis gediend voor het memorandum over de gehanteerde inkoopprocedures en het rapport van feitelijke bevindingen inkoop sociaal domein stelt het portefeuillehoudersoverleg voor om bijgevoegde inkooprapportage met de bijlage 16, 17, 18 en 19, na bespreking in het portefeuillehoudersoverleg sociaal domein d.d. 12 november 2015, vast te laten stellen door het college en deze ter kennisname naar de gemeenteraad te sturen. De maakt ten behoeve van dit collegebesluit een concept collegebesluit met een concept raadsinformatiebrief inkoop 2015 en levert deze uiterlijk 12 november 2015 op. Memorandum inkoopprocedures (bijlage 17) Advocatenkantoor Legal Tree heeft ten aanzien van de inkooprapportage een analyse opgesteld van de door de gehanteerde inkoopprocedures. Het memorandum maakt onderdeel uit van de inkooprapportage Rapport van feitelijke bevindingen inkoop sociaal domein 2015 (bijlage 18 /19) Accountant Hofsteenge Zeeman heeft het rapport van feitelijke bevindingen inzake de inkooprapportage opgesteld. Het onderzoek is uitgevoerd en het rapport is opgesteld conform COS 4400 van de beroepsorganisatie NBA. Deel III Administratieve organisatie en interne beheersing De interne organisatie in het sociaal domein binnen de is nog niet uitontwikkeld. Veranderende wet- en regelgeving in het sociaal domein en discussies in het kader van de privacy jeugd hebben hier continue invloed op. De administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) valt uiteen in twee onderdelen: 1. Inrichting van het digitaal leefplein 2. Inrichting van de AO/IB van de inkoop en het contractbeheer sociaal domein Inrichting digitaal leefplein De gemeenten in Gooi en hebben landelijk gezien de hoogste graad van digitaal berichtenverkeer en onlangs zijn de gemeenten de declaratieregels gepasseerd. Declaratieregels waarvan de gemeenten met 100% zekerheid kunnen vaststellen dat ze gecontroleerd zijn op de toewijzing / beschikking. Een resultaat om met elkaar trots op te zijn. Het digitaal leefplein draait en is tegelijkertijd nog volop in ontwikkeling. De constateert dat de digitale toewijzing, declaratie en verantwoording van ondersteuning naar behoren werkt. Tegelijk constateert de dat verscheidene individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein nog ingeregeld moeten worden in het digitaal leefplein, dat de verschillende portalen (inwonerportaal, aanbiedersportaal en gemeenteportaal) verder ontwikkeld kunnen/moeten worden, dat bij bepaalde contracten / opdrachtnemer (met name Jeugd GGZ) declaraties nog niet of nauwelijks bij de Regio binnenkomen en dat er ook bij landelijke gegevensknooppunten nog de nodige technische verbeteringen mogelijk zijn. De komende maanden werkt de met een gespecialiseerd team en haar ITleverancier keihard aan de doorontwikkeling van het digitaal leefplein, terwijl de winkel open blijft. De voert deze verbeteroperatie uit onder aansturing van het directieoverleg sociaal domein. Deze verbeteroperatie wordt uitgevoerd aan de hand van de Agile-methode, waarbij telkens door middel van korte sprints van twee weken resultaten worden opgeleverd en Pagina 6 van 9

7 geïmplementeerd in het digitaal leefplein. De verwacht dat uiterlijk 1 april 2016 de voornaamste resultaten zijn opgeleverd. De gemeenten en de hebben afgesproken dat er in het najaar van 2015 een audit komt op het digitaal leefplein. Naar aanleiding van deze audit stelt accountant Hofsteenge Zeeman in samenwerking met de een ISAE-3402 rapportage of een vergelijkbare rapportage op. Gelet op de hiervoor geschetste doorontwikkeling van het digitaal leefplein en de capaciteit die nodig is om de financiële verantwoording 2015 af te ronden stelt de in overleg met Hofsteenge Zeeman voor om de audit na 1 april 2016 uit te laten voeren en de ISAE rapportage of een vergelijkbare rapportage uiterlijk 1 juli 2016 op te leveren. AO/IB inkoop en contractbeheer sociaal domein De en de gemeenten hebben afgesproken dat de in het najaar van 2015 de administratieve organisatie en interne beheersing van de inkoop en het contractbeheer individuele maatwerkvoorzieningen sociaal domein 2015 beschrijft. Vervolgens toetst accountant Hofsteenge Zeeman de werking van de interne beheersingsmaatregelen en stelt hierover een bespreekverslag op. De is in samenwerking met accountant Hofsteenge aan de slag gegaan met het opstellen van de administratieve organisatie en interne beheersing van de inkoop en het contractbeheer sociaal domein. Deze is in concept gereed en behoeft verdieping en verbetering. Vanaf 1 november 2015 is voorzien in (tijdelijk) extra capaciteit op het terrein van bedrijfsvoering bij de. Deze capaciteit zet de Regio in om de beschrijving van de AO/IB inkoop en contractbeheer te verdiepen en te verbeteren en om de implementatie van de beheersmaatregelen uit te voeren. Dit proces voert de uit in samenwerking met de werkgroep financiën sociaal domein en de werkgroep bedrijfsvoering digitaal leefplein. De stelt, in overleg met Hofsteenge Zeeman, voor om de toetsing van de beheersingsmaatregelen uit te voeren na afronding van de beschrijving van de AO/IB inkoop en contractbeheer. De verwacht de beschrijving 1 maart 2016 af te ronden en de het bespreekverslag van Hofsteenge Zeeman uiterlijk 1 mei 2016 op te kunnen leveren. Planning Tabel 1 bevat een overzicht van alle afspraken die voortkomen uit de verantwoording en controle sociaal domein Een aantal van deze afspraken komen voort uit het controleprotocol sociaal domein en zijn niet expliciet vermeld in deze brief. Tabel 1 Afspraken verantwoording en controle sociaal domein 2015 Actie Wie Uiterlijke datum 1. Verzending van aanbiedingsbrief controleprotocol sociaal domein 2015 met het voorbeeld Verantwoordingsmodel sociaal domein Gooi en 2015 (Excel) naar opdrachtnemers 2. Verzending van concept collegebesluit vaststelling controleprotocol 2015 met concept raadsinformatiebrief en bijbehorende stukken naar gemeenten 3. Verzending van concept collegebesluit vaststelling inkooprapportage 2015 met concept raadsinformatiebrief en bijbehorende stukken naar gemeenten 30 oktober november november Commentaar op het voorbeeld Verantwoordingsmodel sociaal Opdrachtnemers 15 november 2015 Pagina 7 van 9

8 domein Gooi en 2015 aanleveren bij onder vermelding van Verantwoording Vastleggen van afspraken over de aanlevering en verwerking van financiële verantwoordingsinformatie 2015 bij de Regio Gooi en en deze communiceren naar het directieoverleg sociaal domein 6. Verzending definitief Verantwoordingsmodel sociaal domein Gooi en 2015 naar opdrachtnemer 7. Indienen van alle herstelde declaraties (304-berichten) tot en met 30 november 2015 bij opdrachtgever via daarvoor geldende (digitale) standaard 8. Indienen van alle declaraties over de afgeronde productie 2015 bij opdrachtgever via daarvoor geldende (digitale) standaard 9. Indienen van alle herstelde declaraties (304-berichten) over de periode 1 december 2015 tot en met 31 december 2015 bij opdrachtgever via daarvoor geldende (digitale) standaard 10. Deadline voor het aanleveren van financiële verantwoordingsinformatie 2015 bij de door gemeenten 11. Verzending van het vooraf ingevulde Verantwoordingsmodel sociaal domein 2015 over periode 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 op peildatum 1 februari :00 (Excel) naar opdrachtnemer 12. Oplevering beschrijving AO/IB inkoop en contractbeheer sociaal domein 13. Oplevering bespreekverslag AO/IB inkoop en contractbeheer sociaal domein 14. Invullen van het Verantwoordingsmodel sociaal domein 2015 over de productie van 1 januari 2015 tot en met 31 december Indienen van het Verantwoordingsmodel sociaal domein Gooi en 2015 met bijbehorende prestatieverklaring en indien van toepassing controleverklaring 2015 bij de Regio Gooi en 16. Oplevering verantwoordingsmodel 2015 met ondertekende bestuursverklaring DB 17. Oplevering controleverklaring 2015 met rapport van feitelijke bevindingen financiële verantwoording Verzending van het verantwoordingsmodel 2015, bestuursverklaring, controleverklaring en het rapport van feitelijke bevindingen financiële verantwoording 2015 naar de colleges van de gemeenten Werkgroep financiën sociaal domein 17 november december 2015 Opdrachtnemers 7 december 2015 Opdrachtnemers 22 januari 2016 Opdrachtnemers 1 februari 2016 Gemeenten 3 februari februari maart 2016 Hofsteenge 1 mei 2016 Zeeman i.s.m. Opdrachtnemers 1 april 2016 Opdrachtnemers 1 april Accountant Hofsteenge Zeeman DB Regio Gooi en 8 april april april Audit digitaal leefplein Externe partij April Oplevering ISAE-3402 rapportage of een vergelijkbare rapportage n.a.v. audit digitaal leefplein Hofsteenge Zeeman i.s.m. 1 juli 2016 Bij vragen naar aanleiding van deze brief kunt u mij bellen of mailen. 1 De verzoekt opdrachtnemers om de verantwoording uiterlijk 15 maart 2016 in te dienen. 1 april 2016 is de contractueel vastgelegde datum. Pagina 8 van 9

9 Vriendelijke groet, Hans Uneken Manager RVE Sturing Sociaal domein (06) Pagina 9 van 9