Marktconsultatie administratieprotocol en implementatie 5 februari 2018 in Gemeentehuis Lochem AGENDAPUNTEN. 1. Opening, welkom en voorstelronde

Transcriptie

1 Marktconsultatie administratieprotocol en implementatie 5 februari 2018 in Gemeentehuis Lochem AGENDAPUNTEN 1 Opening, welkom en voorstelronde 2 Tafel 1: Toewijzen 3 Tafel 2: Regieberichten 4 Tafel 3: Wijziging van de toewijzing & declareren 5 Tafel 4: Overstappen naar een nieuwe productenstructuur 6 Implementatieplan en klankbordgroep 7 Sluiting 1. Opening, welkom en voorstelronde Mevrouw Hagen, Wmo-beleidsadviseur gemeente Zutphen opent de bijeenkomst om uur en heet de aanwezigen welkom bij deze Marktconsultatie Administratieprotocol en Implementatie. Gezien de grote hoeveelheid aanmeldingen voor deze consultatie, is ervoor gekozen om 4 thema s te benoemen die aan vier overlegtafels worden besproken. Het gaat om de thema s Toewijzen, Regieberichten, Declareren en Wijziging van de toewijzing en Overstappen naar een nieuwe productenstructuur. Alle aanwezigen rouleren langs de 4 overlegtafels zodat zij bij elk thema input kunnen leveren, er kan ook digitaal input worden aangeleverd tot 19 februari. De input zal worden gebruikt voor een eventuele aanpassing van het administratieprotocol, dit zal worden aangegeven in de Nota van Inlichtingen die op uiterlijk 27 februari zal worden gepubliceerd. Uitgangspunt is dat de ZorgRegio zoveel mogelijk de landelijke standaarden hanteert m.b.t. de administratie. De hoofdstukken over administratieve processen m.b.t. monitoring en sturing en administratieve processen m.b.t. verantwoording zijn nog in ontwikkeling. De uitgangspunten voor het inkoopproces zijn vastgelegd in een regionale inkoopnota. Deze uitgangspunten zijn: verbeteren van de kwaliteit van zorg en ondersteuning aan inwoners, vormgeven samenwerking tussen gemeenten en zorgaanbieders en verminderen van administratieve lasten. Binnen de zorg- & ondersteuningsproducten wordt aandacht gevraagd voor de integraliteit en leefwereld van de cliënt en is er onderscheid gemaakt in 4 cliënt types. Er zijn integrale en niet-integrale producten. 2. Tafel 1: Toewijzen In het administratieprotocol zijn de administratieve processen rond het toewijzen van jeugdhulp, Wmo en MO/BW beschreven. In het protocol is rekening gehouden met de verschillen in de toegangen en verwijzers over de onderdelen in het sociaal domein. De aanwezige aanbieders gaven aan dat het protocol over het algemeen helder is verwoord. Vanuit zowel Wmo-aanbieders als aanbieders in de jeugdhulp is opgemerkt dat toewijzingen nu later worden ontvangen dan de termijnen die in het protocol worden voorgesteld door de gemeenten. De doorlooptijd is nu te lang. Ook is er geen sprake van eenduidigheid in het toewijzen door gemeenten binnen zowel de Wmo als jeugd. Als voorbeeld wordt de frequentie van toewijzen benoemd of het toekennen van meerdere producten over meerdere berichten. De gemeenten nemen deze signalen mee en bezien in hoeverre in het administratieprotocol afspraken kunnen worden opgenomen over het eenduidig toewijzen. Dit geldt ook voor het toevoegen van procesafspraken indien doorlooptijden door één van beide partijen niet worden gehaald. 1

2 Wat betreft het toewijzen van jeugdhulp zijn er specifieke opmerkingen over het gebruik van JW315. Gemeenten gebruiken nu naast de JW315 een papieren Dienstverleningsopdracht-aanvraag (DVOaanvraag). Deze is nu niet benoemd in het administratieprotocol. Dit format gebruiken gemeenten nu indien de toegang verwijst naar een aanbieder, terwijl de precieze hulpvraag nog niet helder is. De gemeenten bekijken in hoeverre deze papieren aanvraag in 2019 nog een meerwaarde heeft. Aanbieders merkten ook op dat de route van aanvullende jeugdhulp in het gedwongen kader (verwijzing door de Gecertificeerde instellingen (GI)) een te lange doorlooptijd kent. De vertraging zit in de afstemming tussen GI en gemeentelijke toegang, waardoor de aanbieder niet tijdig een toewijzing ontvangt. De gemeenten nemen dit signaal mee en bezien of er een herbevestiging van bestaande afspraken nodig is of dat de administratieve route moet worden aangepast. Dit wordt dan meegenomen. 3. Tafel 2: Regieberichten Aan deze tafel is met aanbieders gesproken over het gebruik van regieberichten in In 2019 is de uitwisseling van deze berichten verplicht in de zorgregio. In het administratieprotocol zijn afspraken opgenomen over het gebruik van deze berichten. Het gebruik van dit berichtentype wordt door de aanwezige aanbieders als uitvoerbaar aangemerkt. De regieberichten worden op dit moment ook al verstuurd door meerdere aanbieders. Indien het verzenden en ontvangen niet te automatiseren is, dan leidt het gebruik wel tot extra administratieve lasten. Dit treft voornamelijk kleinere aanbieders, die vaker meer eenvoudige software gebruiken. Aanbieders en gemeenten stelden vast dat een randvoorwaarde voor het goed gebruik van regieberichten een goed lopend berichtenverkeer is. Zo dienen gemeenten eerst een toewijzing te sturen, voordat de aanbieder een regiebericht kan sturen. Dit vraagt van aanbieders en gemeenten om te werken volgens de bedrijfsregels die onderdeel zijn van de i-standaard. De overlegtafel constateert dat dit nu nog niet altijd gebeurt. De overlegtafel geeft aan dat niet duidelijk is welke afspraken gelden wanneer gemeenten of aanbieders niet binnen de gestelde termijnen de berichten versturen. De gemeenten nemen deze signalen mee en bezien of een nadere uitwerking in het administratieprotocol nodig is. De aanwezige aanbieders merkten op dat in het protocol een afhankelijkheid wordt gelegd tussen regieberichten en rechtmatigheidsberichten. De aanbieder kan pas declareren als er een start-bericht is gestuurd. Na het sturen van een stopbericht wordt de toewijzing beëindigd en vanaf dat moment is declaratie niet meer mogelijk. Er wordt opgemerkt dat de landelijke berichtenstandaard juist benadrukt geen koppeling te leggen tussen rechtmatigheid en regieberichten. In het verlengde hiervan wordt de discussie gevoerd over de nut en noodzaak van regieberichten. Hier wordt in het protocol beperkt bij stilgestaan. De regieberichten geven gemeenten aanvullende informatie over de ingezette zorgtrajecten. Dit betreft aanvullende informatie over de tijd tussen toewijzing en de daadwerkelijke inzet van hulp, in welke mate hulp gelijktijdig wordt geleverd en wat de reden van beëindiging van een traject is. De aanwezige aanbieders geven aan dat de informatie in de regieberichten onvoldoende is om inzicht te krijgen in mogelijke wachtlijsten. Ook ontbreken nu nog de definities die nodig zijn om wachtlijsten in beeld te krijgen. Aanbieders vragen de gemeenten kritisch per hulpvorm de meerwaarde van de regieberichten te bepalen. De gemeenten nemen dit signaal mee in de verdere uitwerking van het administratieprotocol. Tot slot geeft het administratieprotocol nu geen instructies over het gebruik van de regieberichten in het geval een traject tijdelijk stopt, wordt verlengd of wanneer producten wijzigen tijdens de invoering van de 2

3 nieuwe productstructuur in De gemeenten nemen dit signaal mee en bezien of een verduidelijking in het protocol nodig is. 4. Tafel 3: Wijziging van de toewijzing & declareren In het administratieprotocol beschrijven gemeenten afspraken rond het wijzigen van een toewijzing. Dit kan een wijziging zijn in productcode, volume of duur zijn. De aanbieders geven aan dat gemeenten wijzigingen met terugwerkende kracht moeten voorkomen. Dit veroorzaakt extra administratieve lasten, omdat de reeds betaalde declaraties onder deze toewijzing ook worden gecrediteerd. Indien een toewijzing wordt verlengd, het volume wijzigt of de duur wordt verlengd dan geeft het afsluiten van de huidige toewijzing, gevolgd door een aansluitende nieuwe toewijzing (met een nieuw toewijzingsnummer), de minste administratieve lasten. De aanwezige aanbieders voegen hieraan toe dat de doorlooptijd van een wijziging op dit moment soms lang duurt. Als één van de oorzaken noemen aanbieders dat bij een wijziging een inhoudelijke onderbouwing door gemeenten wordt gevraagd. De aanbieders geven aan dat deze lange doorlooptijden bij een wijziging juist prikkelen om bij aanvang van een traject ruimere toewijzingen aan te vragen. Dit voorkomt immers extra administratieve procedures bij bovengemiddeld lange trajecten. Zowel in het contract als in het administratieprotocol zijn afspraken gemaakt over de afhandeltermijnen per berichtenpaar. De overlegtafel, zowel aanbieders als gemeenten, onderschrijven dat aanbieders en gemeenten consequent elkaar moeten kunnen aanspreken indien deze termijnen worden overschreden. Verder wordt aan de overlegtafel opgemerkt dat de verantwoordelijkheid voor het indienen van een verlenging of wijziging in de hulpvraag ook bij cliënten wordt gelegd. Dit terwijl de cliënt hiertoe niet altijd in staat is, naar oordeel van de aanbieder. Het voorbeeld betrof een cliënt die hulp ontvangt onder de Wmo. Dit leidt er toe dat wijzigingen te laat doorkomen bij de gemeente, waardoor de geleverde hulp niet is te declareren. Aan de tafel ontstaat een discussie waar de verantwoordelijkheid voor het indienen van een wijziging dan moet liggen, bij aanbieder of gemeente. De gemeenten nemen dit signaal mee in de verdere uitwerking van dit hoofdstuk. Het tweede onderwerp aan deze gesprektafel betreft de wijze van declareren. De gemeenten stellen voor om het 303D bericht te blijven gebruiken voor de betaling van jeugdhulp. In de standaardartikelen voor de uitvoeringsvarianten wordt het 303F-bericht voorgeschreven (factureren dus in plaats van declareren. Op basis van de positieve ervaringen van zowel aanbieders als gemeenten met het gebruik van de 303D, kiezen de gemeenten ervoor het 303D-bericht te blijven gebruiken. De keuze voor dit bericht leidt tot minder administratie indien er foutieve declaratieregels worden ingediend. De aanwezige aanbieders kunnen zich vinden in deze keuze en de onderbouwing. Wat betreft de declaratieperiode blijft deze voor jeugd ook in 2019 in perioden van kalendermaanden. Voor Wmo blijft de declaratieperiode 4-wekelijks, omdat deze aansluit bij de CAK-periode. De aanwezige aanbieders begrijpen de keuze, maar op termijn is één standaard wenselijk. Deze zou dan maandelijks zijn, conform de landelijke standaard. Tot slot zijn er enkele technische opmerkingen gemaakt over het gebruik van retourcodes en factuurnummers bij betalingen. Deze signalen worden meegegeven aan de acht uitvoeringsorganisaties van de gemeenten. 5. Tafel 4: Overstappen naar een nieuwe productenstructuur Aan tafel 4 is gesproken over het overstappen naar een nieuwe productenstructuur en de conversie van 3

4 cliënten die daarbij komt kijken. Het voorstel van de regiogemeenten is om deze conversie uit te voeren door middel van een zogenaamde harde afsluiting. Dit betekent dat alle lopende indicaties, alle toewijzingen onder het huidige contract, worden stopgezet per 31 december Vervolgens worden automatisch vanuit de gemeenten nieuwe toewijzingen verstuurd voor Het grootste deel van de aanbieders reageert positief op het voorstel van een harde afsluiting. Een harde afsluiting zorgt voor wat meer werk richting 2019, vooral aan de kant van gemeenten, maar voorkomt administratieve lasten die voortkomen uit het werken met twee productenstructuren. Het zal bij deze harde afsluiting grotendeels gaan om een administratieve omzetting, omdat er inhoudelijk voor de cliënt niets verandert. Voor een kleiner deel zal er een inhoudelijke herbeoordeling nodig zijn, omdat er voor sommige oude producten geldt dat ze niet één-op-één te converteren zijn naar één product uit de nieuwe productenstructuur. Hierbij is van belang dat er vertrouwen is in de input die de aanbieder levert voor het te kiezen product bij herbeoordelingen. Een aantal aanbieders vraagt zich af waarom het nodig is om producten hard af te sluiten als er inhoudelijk niets verandert voor de cliënt. Een administratieve omzetting is ook voor deze cliënten nodig omdat de productcodes veranderen. Daarnaast benadrukken aanbieders het belang van een overzichtelijke conversietabel, zodat er duidelijkheid is over de nieuwe producten en productcodes en welke cliënten herbeoordeeld moeten worden. Een duidelijke en realistische planning speelt een cruciale rol in het succes van de conversie. Begin op tijd en kom de afspraken na. Aanbieders geven verschillende antwoorden op de vraag wat op tijd beginnen is voor hen. Wat duidelijk wordt is dat beginnen in de laatste twee maanden te laat is en dat beginnen voordat het laatste kwartaal van 2018 van start gaat een veilige marge geeft om alle omzettingen en herbeoordelingen te kunnen afronden. Voor het verwerken van nieuwe productcodes is langer nodig dan drie maanden. Ook is het van belang in de planning rekening te houden met nieuwe cliënten die in het laatste kwartaal een indicatie krijgen en wordt er aandacht gevraagd door de aanbieders voor de extra benodigde capaciteit voor het overstappen naar de nieuwe productenstructuur. Er werd door aanbieders ook nadrukkelijk aandacht gevraagd voor het maken van heldere afspraken en communicatie en communicatielijnen richting de aanbieders zelf, maar ook richting cliënten. Een aanbeveling die daarbij werd gedaan is om de communicatie via één kanaal te laten lopen en bij zowel regio als aanbieders één contactpersoon aan te wijzen met betrekking tot de conversie. Er werden door de aanbieders vele tips meegegeven zoals het kijken naar goede en slechte ervaringen met eerdere conversies in zowel eigen regio als andere regio s, het uitvoeren van een bestandsvergelijking, het uitvoeren van ketentesten, het hanteren van één conversieformat en dezelfde werkwijze voor de hele regio, aandacht voor de continuering van toewijzingsnummers bij omzetting, aandacht voor landelijke standaarden en eenduidige productdefinities en het meenemen van wijkteams, huisartsen en Gecertificeerde Instellingen in alle veranderingen. Deze en andere tips worden door de gemeenten meegenomen in de uiteindelijke uitwerking van het implementatieplan. 4

5 6. Implementatieplan en klankbordgroep De werkgroep Implementatie is bezig met het schrijven van een implementatieplan en is in afwachting van de definitieve zorg- en ondersteuningsproducten en tarieven. 15 mei is het punt dat er kan worden gestart met het implementatieplan. Dit plan is gericht op gemeentelijke backoffices, gemeentelijke toegangen en zorgaanbieders. Er zal ook een communicatieplan worden gemaakt. De ZorgRegio wil gedurende de gehele implementatie in gesprek blijven met de zorgaanbieders door middel van een klankbordgroep. In de klankbordgroep wordt besproken waar de zorgaanbieders tegenaan lopen m.b.t. het overstappen naar een nieuwe productenstructuur en overeenkomst gedurende de gehele implementatieperiode. Er is aandacht voor bijv. administratieve processen, omzetting cliënten naar nieuwe aanbieders/producten, wijzigingen in werkprocessen, afsluiten en nieuw contractbeheersysteem. Gevraagd wordt om input hoe een dergelijke klankbordgroep eruit moet zien. De ZorgRegio wil met een niet al te grote groep zorgaanbieders uit de 3 domeinen 2-maandelijks in gesprek gaan. Een punt van aandacht is om ervoor te zorgen dat de mensen die niet in de klankbordgroep zitten, toch goed geïnformeerd blijven. Dit aandachtspunt komt terug in het communicatieplan. De ZorgRegio wil ook een digitaal platform inrichten waarin over de voortgang zal worden gecommuniceerd. De aanwezigen kunnen zich opgeven voor de klankbordgroep, dit kan via inkoop@zorgregiomijov.nl. Hier kunnen ook vragen over het administratieprotocol naartoe worden gestuurd. Een punt van aandacht is dat ook gekeken moet worden naar de zorginhoud. 7. Sluiting De gespreksleider bedankt de aanwezigen voor hun input en sluit de vergadering om uur. 5