Raadsinformatienota. Zaaknr: Datum: Onderwerp: Accountantscontrole sociaal domein

Transcriptie

1 Raadsinformatienota Zaaknr: Datum: Onderwerp: Accountantscontrole sociaal domein Kennisnemen van: De controle- en procesmaatregelen die in 2015 in Veghel zijn genomen in het kader van de beheersorganisatie van de uitgaven in het sociaal domein. Aanleiding: Op 21 december 2015 heeft de VNG een ledenbrief (bijlage 1) toegezonden waarin zij aangeeft dat de verwachting is dat bij de gemeentelijke jaarrekeningen over 2015 veel niet goedkeurende accountantsverklaringen worden afgegeven. De oorzaken hiervan zijn fouten en onzekerheden in het Sociaal Domein die voor een groot deel vanuit de keten bij de gemeenten neerslaan en deels ook uit de eigen contractuele relatie met zorgaanbieders kunnen voortkomen. Ondanks veelvuldig overleg tussen Rijk, VNG, de accountantssector en de zorgaanbieders heeft het rijk er toch voor gekozen de accountantscontrole op de reguliere wijze te laten plaatsvinden. Aanpassing van de regelgeving acht het Rijk principieel onjuist en ook disproportioneel i.v.m. de transparantie naar de raad. Het Rijk heeft hierbij aangegeven: - zich ervan bewust te zijn dat een transitie als deze nu eenmaal tijd vergt - dat de oorzaken van de substantiële fouten en onzekerheden deels buiten de gemeentelijke invloedsfeer liggen - zorgcontinuïteit in 2015 prevaleert - gemeenten vooral energie moeten inzetten op getrouwheid en dat rechtmatigheid in een fase van transitie niet de 1 e prioriteit heeft. Wanneer een gemeente in het kader van de controle besluit om voor 2015 niet meer te investeren in het aantonen van de rechtmatigheid is dat een te respecteren keuze. In aanvulling hierop adviseert de VNG aan de gemeenten om het inregelen van de beheersorganisatie ten bate van de controle 2016 en 2017 voorop te zetten en de administratieve lasten voor 2015 zoveel mogelijk te beperken, inclusief eventuele extra accountantscontrolekosten ten behoeve van de jaarrekening Kernboodschap: Ook in Veghel heeft de continuïteit van de zorg en ondersteuning in 2015 prioriteit gehad. Desondanks stond de borging van volledigheid, rechtmatigheid en getrouwheid van de uitgaven hoog op de agenda. Zowel intern als extern met de centrumgemeenten Oss (nieuwe Wmo-taken) en Den Bosch (Jeugdhulp). Voor de Persoons Gebonden Budgetten (PGB s) gelden de landelijke afspraken met de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Accountantsverklaring De discussie over al of niet goedkeurende verklaring spitst zich toe op de onderdelen waar de (regio)gemeente afhankelijk is van informatie van derden. Dit doet zich voor bij de systematiek van de zogenaamde PxQ-financiering. Dit betekent dat de zorginstellingen factureren op basis van de werkelijke dienstverlening. Voor de regiogemeenten is hierbij niet te controleren of die dienstverlening daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, waardoor men de rechtmatigheid en getrouwheid van de betaling ter discussie kan stellen. Getrouwheid houdt in dat de jaarrekening een goed beeld geeft van wat er in het afgelopen jaar aan financiële handelingen heeft plaatsgevonden en een goed beeld van de bezittingen en schulden.

2 Rechtmatigheid houdt in dat de financiële transacties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met geldende weten regelgeving. Probleem van de discussie nu vormt de vraag of de zorgverlening die door de zorgaanbieders in rekening wordt gebracht bij de gemeente ook feitelijk is geleverd. Dit heeft zowel effect op de getrouwheid (heeft de levering écht plaatsgevonden) als op de rechtmatigheid (is de zorg geleverd conform de geldende afspraken). Op basis van de huidige informatie kan de gemeente dit zelf niet expliciet vaststellen. Wat is er in Veghel geregeld 1. Jeugdzorg - zorg in natura (ZIN) Voor de jeugdzorg zijn er tussen de regiogemeenten, de centrumgemeente Den Bosch en de diverse zorginstellingen afspraken gemaakt: - Voor de grote zorginstellingen: een lumpsumfinanciering. - Voor de kleine zorginstellingen: een PxQ-financiering. Tussen de centrumgemeente Den Bosch en de regiogemeenten zijn afspraken gemaakt over de factuurafhandeling van de landelijke inkoop (landelijk transitiearrangement en bovenregionale inkoop en zorgcontinuïteit). De regiogemeenten ontvangen de facturen van de zorginstellingen. Zij toetsen deze eerst op de afgesproken criteria en sturen deze pas na akkoord door aan centrumgemeente Den Bosch ter betaling. Gemeente Den Bosch checkt op haar beurt of de facturen voldoen aan alle andere afgesproken/vastgelegde eisen alvorens ze daadwerkelijk tot betaling overgaat. 2. Wmo zorg in natura (ZIN) a. Wmo nieuw Voor de nieuwe Wmo begeleiding, dagbesteding en kortdurend verblijf zijn er tussen de regiogemeenten, de centrumgemeente Oss en de diverse aanbieders afspraken gemaakt. Er is sprake van PxQ-financiering. Voor cliënten met overgangsrecht zijn per voormalig AWBZ-product tarieven per uur/dagdeel afgesproken. Voor nieuwe cliënten en cliënten na afloop van het overgangsrecht is er een prijs per cliënt overeengekomen. Er zijn nieuwe productbeschrijvingen gemaakt waardoor het aantal producten aanzienlijk is beperkt. De regiogemeenten zijn verantwoordelijk voor de toegang. Op basis van de beschikking wordt ondersteuning geleverd. Tussen de centrumgemeente Oss en de regiogemeenten zijn afspraken gemaakt over de factuurafhandeling van de aanbieders. Hiervoor is een speciaal softwareprogramma, Synaxion, in gebruik. De afspraak hierbij is dat elke regiogemeente eerst de betalingen digitaal accordeert voordat centrumgemeente Oss daadwerkelijk de betalingen verricht. Zie voor gedetailleerde informatie hierover ook bijgevoegde brief van de gemeente Oss (bijlage 2) waarin de afspraken m.b.t. inkooporganisatie, betalingen regioadministratie, afrekening voorschotten en kosten werkelijke zorgverlening zijn beschreven. Voor de nieuwe taken heeft de gemeente Veghel verder een contract voor de levering van ondersteuning aan zintuiglijk gehandicapten. Dit contract is door tussenkomst van de VNG tot stand gekomen. b. Wmo oud De gemeente Veghel heeft voor de oude Wmo-taken contracten met aanbieders voor de levering van huishoudelijke verzorging en hulpmiddelen. Er is met meerdere gemeenten gelijktijdig aanbesteed, maar er is geen sprake van een centrumregeling. De transitie heeft hier geen wijziging in gebracht. Dit geldt ook voor het Wmo-vervoer met de Regiotaxi (Gemeenschappelijke Regeling Kleinschalig Collectief Vervoer). 3. (Interne) controle Jeugdhulp en Wmo ZIN Centrumgemeenten Den Bosch (Jeugdhulp) en Oss (Wmo nieuwe taken) zijn (eind)verantwoordelijk voor de regionale inkoop van de zorg, het afsluiten van contracten, de monitoring op naleving van de 2 /

3 voorwaarden en de administratie. Zij hebben hiervoor een afzonderlijke administratie ingericht waarin de financiële handelingen met betrekking tot deze taken zijn vastgelegd. De centrumgemeenten dragen bij de verantwoording zorg voor een controleverklaring of een lijst van bevindingen voor derden van de accountant. Gemeente Oss is akkoord gegaan met het gebruik van het landelijk controleprotocol (dat voortvloeit uit het landelijk project Informatievoorziening zorgaanbieders) door de zorgaanbieders. De accountant van de gemeente Oss stemt hiermee in. Er heeft op nog een overleg plaatsgevonden met alle regiogemeenten en hun accountantsbureaus om een en ander verder af te stemmen. Verdere uitwerking van afgesproken punten volgt. Gemeente Oss heeft verder met de aanbieders Wmo afgesproken dat zij zorgdragen voor één financiële productieverantwoording op totaalniveau per instelling per domein met een controleverklaring van de accountant. Zie ook de bijgevoegde brief van de gemeente Oss (bijlage 2). Gemeente Den Bosch heeft inmiddels een interimcontrole gehad van haar accountant. Deze heeft hierbij geconstateerd dat de processen in hoofdlijnen op orde zijn. Wel zijn er nog aandachtspunten omdat er nog processen in ontwikkeling zijn. Er is geregeld overleg met de accountant om de voortgang te bespreken. Bijgevoegd is een brief van de gemeente Den Bosch d.d (bijlage 3) waarin zij inzicht geeft in de gemaakte afspraken m.b.t. de taken en verantwoordelijkheden van de centrumgemeente en de regiogemeenten en de controleverklaring van de accountant regioadministratie. De regiogemeenten (w.o. Veghel) zijn zelf verantwoordelijk voor de toegang tot de zorg/ondersteuning en de financiële verantwoording in hun jaarrekening. Daarbij gelden de interne procedures van elke gemeente rondom de inkoop, de toegang tot de zorg, de beschikkingen en de administratie. Er is hierbij een aantal cruciale momenten waarop een interne controle plaats moet vinden. Wij hebben in 2015 de beoordelings- en controlemomenten voor de Jeugdhulp en de Wmo vastgelegd in Verordeningen en nadere regels. In de loop van 2016 gaan we deze verder uitwerken in procesbeschrijvingen, mede aan de hand van de opmerkingen van de tussentijdse controle van de accountant (Management Letter van 5 januari 2016). De accountant van Veghel kan bij haar jaarrekeningcontrole gebruik maken van de accountantsverklaring van de centrumgemeenten en die van de (landelijke) zorgaanbieders. 4. PGB Jeugdzorg en PGB Wmo Voor de PGB-en zijn gemeenten afhankelijk van de landelijke afspraken. Het trekkingsrecht is vastgelegd in de wet. De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de toegang en leggen de toekenningen vast in het systeem van de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De SVB beheert de budgetten voor de klant en toetst op rechtmatige inzet. Voor 2015 hebben we, conform de landelijke afspraken, voorschotten betaald aan de SVB. In de VNG-ledenbrief is de volgende passage over het PGB opgenomen: De SVB gebruikt de komende tijd om meer zicht op de omvang van de geconstateerde fouten en onzekerheden bij trekkingsrechten van de PGB s te krijgen. Deze fouten en onzekerheden zullen doorwerken naar de financiële rechtmatigheid van de gemeenterekening. De SVB is gevraagd om uiterlijk 1 april met een verantwoording naar de gemeenten te komen. Zij heeft echter aangegeven, vanwege doorlooptijden van declaraties van budgethouders en verwerking naar partijen als het CAK, pas per juni 2016 tot een definitieve afrekening te kunnen komen. Samen met Rijk en accountants zal nu moeten worden gewerkt aan een instructie hoe in een eerder stadium een voorlopige afrekening kan plaatsvinden. Iedere gemeente zal de SVB t.z.t. moeten laten weten of zij akkoord gaat met de uiteindelijke afrekening. De fouten en onzekerheden vormen dan mogelijk een knelpunt. Met het ministerie van VWS zal nader overleg volgen om hier een oplossing voor te vinden. Bijgevoegd is een informatiebrief van het SVB met betrekking tot de jaarafsluiting (bijlage 4) en een mailupdate PGB (bijlage 5). 3 /

4 Als gemeente zijn we in control door de in het systeem ingebrachte verplichtingen periodiek te vergelijken met de verplichtingen in het systeem van de SVB. Eventuele uitval is steeds per uniek geval bekeken naar de te ondernemen vervolgstappen. In de loop van 2016 gaan we e.e.a. uitwerken in procesbeschrijvingen, mede aan de hand van de opmerkingen van de tussentijdse controle van de accountant (Management Letter van 5 januari 2016). Kanttekeningen 1. Jeugdhulp - Vooronderzoek is gemandateerd aan BJG. De gemeente kan en wil hier niet op toetsen; betreft een inhoudelijke afweging of jeugdhulp nodig is. - De gegevens PGB zijn bekend, die van de ZIN nog niet. Deze zijn ook nog steeds niet compleet. Alleen op het moment dat de gemeente een herbeoordeling ZIN doet (via Bureau Jeugd en Gezin) kan krijgen wij alle cliënten in beeld. Een groot deel van de ZIN cliënten blijft echter verwezen worden door (huis)artsen en de gecertificeerde instellingen. Deze cliënten krijgen wij achteraf, alleen op aantallen, van de jeugdhulpaanbieders, door. We weten dus achteraf wel hoeveel kinderen uit Veghel jeugdhulp krijgen. Dus in die zin te monitoren, maar beperkt in control als het gaat om grip op verwijsgedrag. We maken hierover wel afspraken en zijn hierover structureel in overleg. - Woonplaatsbeginsel is goed te controleren. Dit doen wij nu alleen voor de bovenregionale cliënten en cliënten van de landelijke gecontracteerde aanbieders. - Afrekening met en verantwoording door de SVB is onduidelijk. Hier zijn we afhankelijk van landelijke afspraken. 2. WMO - De totaalverklaring van Oss en de aanbieders geeft geen zekerheid over de financiële productieverantwoording per gemeente. Dit wordt ondervangen door de digitale fiattering voorafgaand aan de betaling door de centrumgemeente aan de aanbieder. - De centrumgemeente kan niet expliciet vaststellen of de dienstverlening door de zorgleverancier daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. - De vraag is of alle zorgaanbieders tijdig hun verantwoordingen kunnen opleveren en welke inhoudelijke opmerkingen daarbij zitten. - Afrekening met en verantwoording door de SVB is onduidelijk. Hier zijn we afhankelijk van landelijke afspraken. - Wij hebben geen zicht op de betalingen aan de zorgaanbieders waarbij nog de oude AWBZtarieven worden gehanteerd (indicaties volgens overgangsrecht). Indicaties zijn gesteld door Ciz en zorgkantoren; verplichte overname van de door zorgkantoren aangeleverde bestanden. Per 2016 niet meer van toepassing. Communicatie: Burgerparticipatie: Financiën: Deze raadsinformatienota heeft thans geen financiële consequenties. We moeten de uitkomsten van het accountsonderzoek verder afwachten. Vervolg: In 2016 bouwen we de interne controlemaatregelen, zo nodig, nog verder uit. Hierbij nemen we de eventuele aanbevelingen van de accountant ter harte. Planning: Bijlagen: 4 /

5 1. Ledenbrief van de VNG nr. 15/102 van 21 december 2015, zaaknr Brief gemeente Oss d.d Brief gemeente s-hertogenbosch d.d , zaaknr Informatiebrief Jaarafsluiting SVB 5. Mailupdate PGB.