1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau (VO-breed) Toerisme Vlaanderen zoekt een BP Financiën Statutair Niveau: B Rang: B2 Graad: Hoofddeskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Toerisme Vlaanderen zoekt een Business Partner Financiën Goed met cijfertjes én met mensen? Een geboren planner en organisator? Dan willen we jou aan het roer van onze boekhouding! Als Business Partner Financiën zet je een optimale koers uit voor de boekhouding van het hoofdkantoor en onze buitenlandkantoren. Je laat financiële processen gesmeerd lopen. Zet alle zeilen bij om een (kosten)efficiënte dienstverlening te garanderen. En brengt je bemanning op kruissnelheid. Zo los je samen boekhoudkundige vraagstukken op, en vertaal je richtlijnen in concrete acties. Je eet daarbij van meerdere walletjes: je bent de schakel tussen het directieteam en de collega s van je afdeling. En je werkt nauw samen met onze Business Partner Begroting en het Dienstencentrum Boekhouding van de Vlaamse Overheid. Jouw dada? Welkom aan boord!

2 2 FUNCTIECONTEXT Toerisme Vlaanderen wil tegen 2020 samen met de toeristische actoren het toerisme in en naar Vlaanderen en Brussel op een duurzame manier ontwikkelen tot een economische groeimotor. Op die manier willen we meer rendement, tewerkstelling en welzijn realiseren. Deze missie bevat de vier pijlers waarop de werking van Toerisme Vlaanderen rust: Met gerichte investeringen en ondersteuning het toeristisch aanbod in Vlaanderen aantrekkelijker maken. Vlaanderen als toeristische bestemming actief promoten om meer bezoekers aan te trekken. De volwaardige participatie aan toerisme voor iedere Vlaming mogelijk maken. De verdere professionalisering van de sector stimuleren om voor de bezoekers een kwaliteitsvol aanbod te verzekeren. Toerisme Vlaanderen heeft vier waarden die het DNA van onze organisatie bepalen: Sterke Partner: vertrekken vanuit je eigen sterkte, menselijke interactie, creëren van toegevoegde waarde, samenwerken, denken en handelen vanuit partnerschappen en belanghebbenden. Open: we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen, brede horizont, internationale dimensie, we stellen onze expertise ten dienste van de maatschappij. Betrokken: maatschappij iets teruggeven, identificeren met de organisatie, passie, goesting en fierheid. Durf: verantwoordelijkheid opnemen, creativiteit, ondernemerschap, schwung, ruimte voor initiatief, dynamiek, daadkracht en doortastend. Van alle medewerkers van Toerisme Vlaanderen verwachten we dat zij de bovenstaande waarden uitdragen in hun competenties en attitude. Dit houdt in dat zij, naast een passie voor toerisme en marketing, in staat zijn zich flexibel op te stellen en innovatief te werk gaan. Ze zijn klantgericht en streven naar co-creatie met hun belanghebbenden, gaande van collega s over partners tot de uiteindelijke eindgebruiker. Team Operating Office Alle collega's van Toerisme Vlaanderen, zowel in het binnenland als in het buitenland, moeten zich voluit kunnen focussen op toerisme. Ze moeten kunnen werken in een aangename en dynamische werkcultuur en -omgeving, weten welke resultaten van hen worden verwacht en beschikken over de middelen die ze nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren. De Operating Office zorgt voor een dienstverlening op maat van de collega's door zelf diensten te verlenen en de liaisonrol te vervullen naar externe dienstverleners. pagina 2 van 13

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE De organisatie en haar medewerkers in staat stellen zo optimaal en efficiënt mogelijk te functioneren door zelf dienstverlening op het vlak van boekhouding te ontwikkelen, uit te bouwen, aan te bieden en/of binnen te halen via externe dienstverleners. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten om een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Beantwoorden van ad hoc vragen. Analyseren, monitoren en verbinden van financiële en andere organisatiedata om op basis hiervan concrete acties te formuleren of het financieel beleid bij te sturen. Continue interactie met de Chief Operating Officer (COO), de Business Partner Begroting, het dienstencentrum Boekhoudkantoor, leden van het directieteam en andere klanten om behoeften op vlak van boekhouding op te pikken, bij te sturen en te vertalen in acties.. Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen binnen de entiteit, het beleidsdomein, de Vlaamse overheid en de maatschappij op het vlak van financiën. Op basis van deze informatie anticiperen op risico s en opportuniteiten binnen de entiteit op he gebied van financiën Dienstverlening uitbouwen en optimaliseren Op basis van het beleid en van de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het functionele domein definiëren, uitbouwen en bijsturen om de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. De richtlijnen op het vlak van boekhouding vertalen naar de interne dienstverlening van Toerisme Vlaanderen en dit vervolgens via projecten en processen toepassen en verder uitbouwen. Het financiële beleid en de dienstverlening van Toerisme Vlaanderen en de Vlaamse overheid kenbaar maken zodat collega s de dienstverlening en de context waarbinnen deze past kennen en hier maximaal gebruik van kunnen maken. pagina 3 van 13

4 Uitbouwen van een netwerk van centrale en externe dienstverleners. Zoeken met de dienstverleners naar oplossingen die een antwoord bieden op de behoeften van de collega s en directie. Verkennen van nieuwe technieken en uittesten ervan in samenwerking met de collega s die de boekhouding voeren Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort (overheidsopdrachten, budgetreserveringen, ) Optimaliseren van de financiële processen (snelheidswinst, automatisatie, kostenreductie, ) Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant om door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Ontwikkelen van oplossingen, bij voorkeur samen met de collega s en/of directie (service design, procesbegeleiding, ). Uitbouwen van gedegen business intelligence op het vlak van financiën met financiële kengetallen, bijvoorbeeld KPI s, forecasting, benchmarking, Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein om deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Coachen van leidinggevenden met het oog op hun maturiteit op het vlak van financiële planning en beheer. Adviseren van leidinggevenden en collega s omtrent financiële thema s. Antwoorden op vragen van collega s. Proactief knelpunten signaleren en oplossingen voorstellen. Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen. Rapporteren aan het directieteam over de boekhouding en over financiële kengetallen Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening om een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. pagina 4 van 13

5 Bewaken van correcte toepassing van reglementering zoals periodieke rapportering, Btwaangifte, correctheid van boekingen, adviseren bij het opstellen van begrotingen, kredietherschikkingen, en contacten aanwenden om specifieke aspecten rond reglementering na te (laten) kijken en op te volgen. Evalueren van de diensten geleverd door centrale en externe dienstverleners. Meten en/of inschatten van effectiviteit en efficiëntie van het boekhoudgebeuren met (interne) klanten. Uitvoeren van kwaliteitscontrole op rapporteringen. Uitvoeren van kwaliteitscontrole op boekhouding. Bijhouden en/of ontsluiten van financiële kengetallen zoals doorlooptijd van betalingen. Voorzien en onderhouden van sjablonen (vorderingen, vrijgave van encours, onkostendeclaratie door buitenlandkantoren, ). Begeleiden van bijvoorbeeld de bedrijfsrevisor en het Rekenhof en aanleveren van gevraagde informatie. Begeleiden van audits van bijvoorbeeld Audit Vlaanderen en aanleveren van gevraagde informatie Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening om de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Dienstdoen als eerste aanspreekpunt vanuit Toerisme Vlaanderen m.b.t. boekhouding en de brug vormen met andere business partners van andere entiteiten en met centrale dienstverleners. Dienstdoen als liaison met de centrale of externe dienstverleners en verdedigen van de belangen van Toerisme Vlaanderen bij de centrale dienstverleners zoals het Boekhoudkantoor. Geven van demo s over technieken, tools, inzichten, Posten van nieuwsberichten over boekhouding op Sharepoint (intranet). Leggen van formele en informele (interne) contacten Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten om bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Leiden en/of deelnemen van projecten of acties om de boekhouding en boekhoudingsprocessen te verbeteren. Deelnemen aan multidisciplinaire projecten binnen de entiteit en over entiteiten heen. Als rolmodel en adviseur optreden in financieel veranderingsmanagement. pagina 5 van 13

6 Aangeven van implicaties van strategische en veranderingsprojecten op de boekhouding Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring over het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opvolgen van evoluties op het vlak van boekhouding. Inzicht in het begrotingsproces en de samenhang tussen begroting en boekhouding Opbouwen, onderhouden en/of deelnemen aan netwerken. Deelnemen aan vormingsactiviteiten. Uittesten van nieuwe tools, Coördineren Coördinerenen aansturen van een groep medewerkers om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Coachen van specialisten en administratieve ondersteuners in het vergaren en uitbouwen van de vereiste kennis en expertise om hun opdracht te kunnen uitvoeren. Opvolgen van centrale en externe dienstverleners en verzekeren dat de gemaakte afspraken en geldende regelgeving wordt nageleefd, bijvoorbeeld voor afsluitende verrichtingen en reconciliaties van de boekhouding. Trekken van dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse rapporten en op basis hiervan de boekhoudspecialisten aansturen Kennisdelen Collega s vakinhoudelijk begeleiden. De aanwezige kennis ter beschikking stellen, methodes van kennisdeling implementeren en de kennis verder uitbouwen om het niveau van het team en de organisatie continu te verbeteren. Initiatieven opzetten zodat de beschikbare financiële kennis zowel binnen de entiteit (met inbegrip van de buitenlandkantoren) als daarbuiten gedeeld wordt. Inzichten uit netwerken van de Vlaamse overheid terugkoppelen naar de specialisten, administratieve ondersteuners en projectmedewerkers. Delen van kennis opgedaan tijdens vormingen, netwerkactiviteiten, controles op de datakwaliteit, pagina 6 van 13

7 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in de graad van deskundige of programmeur ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de diensten van de Vaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van deskundige of programmeur. 2) Je beschikt op datum van uiterste sollicitatiedatum over minstens 6 jaar relevante beroepservaring in een financiële functie. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (alexander.hameeuw@vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Talenkennis: Nederlands, en een goede bassiskennis van Engels en Frans Je hebt een goede kennis van MS Office (word, excel, powerpoint, outlook) Je bent sterk in plannen en organiseren Je bent sterk in netwerken en communiceren Je bent stressbestendigheid Je hebt een goed inlevingsvermogen en beschikt over people management skills Je bent proactief en sterk in innoveren Je bent sterk in overtuigen 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 7 van 13

8 Pluspunten Je hebt praktische ervaring met of inzicht in OraFin Om een vlotte samenwerking met de Business Partner Begroting te verzekeren, en opdat men eventueel als back-up van de ander kan fungeren, is een goede kennis hebben van processen inzake begroting een pluspunt. Een goede kennis van de werking van de Vlaamse overheid, en kennis van de entiteit waarvoor verantwoordelijk is een pluspunt. Je hebt een duidelijk zicht op de verschillende actoren in het samenwerkingmodel binnende de Vlaamse overheid, Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure pagina 8 van 13

9 ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofddeskundige (rang B2) met de bijbehorende salarisschaal B211. Je eerste 9 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. MODULE 1: eerste screening CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 30/07/ Voorselectie op basis van standaardvragenlijst Door middel van een voorselectie beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria: pagina 9 van 13

10 Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen Eerste toetsing van je relevante ervaring Eeerste toetsing van je inzicht in de functie Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module Deze selectiefase vindt plaats op 02/08/ MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties: Extern potentieelinschatting De kandidaten die voldoen aan 6.1 nodigen we uit om deel te nemen aan een externe potentieelinschatting bij een extern kantoor. De externe potentieelinschatting bestaat uit: Een competentiegericht interview Persoonlijkheidsvragenlijkst Een rollenspel Een analyse- en presentatieoefening Een redeneerproef Deze fase gaat door in de loop van augustus en is eliminerend. Enkel wie als geschikt wordt bevonden kan deelnemen aan module MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING Op basis van een jurygesprek met persoonlijkheidsvragenlijst en case beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze module is eliminerend en vindt plaats in Brussel 04/09/2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld bij de resultaten van module 3 word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. pagina 10 van 13

11 Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 19/07/2019. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 19/07/2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel pagina 11 van 13

12 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Marc vande Gucht Transitie Manager Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Alexander Hameeuw Selectieverantwoordelijke Tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden september Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van BP Financiën bij Toerisme Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als BP Financiën. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 12 van 13

13 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 13 van 13