1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure naar een hoger niveau Het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust zoekt een polyvalent medewerker met een goede kennis IT Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Oostende Vacaturenummer: MDK00101 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als polyvalent medewerker sta je niet alleen in voor allerlei administratieve en uitvoerende secretariaatswerken voor de directeur van het Team Infrastructuur Kust maar werk je ook nauw samen met de kwaliteits- en milieumanager van de afdeling. Daarnaast geef je blijk van een uitgesproken ICT interesse en bied je ondersteuning bij de verdere ontwikkeling van een Project Management Tool en sta je in voor het contentbeheer van de website van de afdeling. Tenslotte neem je de werkaanvragen voor de externe ICT dienstverlener voor jouw rekening. 2 FUNCTIECONTEXT Het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust draagt zorg voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse havens. Het agentschap is ook verantwoordelijk voor de beveiliging van de Vlaamse Kust tegen overstromingen en ijvert voor een geïntegreerd en duurzaam beheer van de kustzone. Hier is plaats voor talent, kwaliteit en variatie. Spreekt boeiend en afwisselend werk je aan, dan kun je bij het agentschap Maritieme Dienstverlening terecht voor een unieke job.

2 Deze functie situeert zich binnen de afdeling Kust binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust. Deze afdeling is een uitvoerende afdeling van het agentschap. Het werkdomein van de afdeling omvat de hele kustzone en in het bijzonder de zeewering en de jacht- en vissershavens langs de kust. De kerntaken van de afdeling zijn : het beschermen van de kust en de bevolking tegen het geweld van de zee het bevorderen van de recreatie op en langs het water en het beleven van de kust. het zorgen voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer, het kustweerbericht, de getijtabellen en het in kaart brengen van de wrakken op zee De afdeling telt 86 personeelsleden, wordt geleid door een afdelingshoofd en bestaat uit een aantal staffuncties/-teams een aantal operationele teams een ondersteunend team Op kan je kennis maken met de afdeling KUST van het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je verleent administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit : administratieve en uitvoerende ondersteuning van de kwaliteits- en milieumanager administratieve en uitvoerende ondersteuning van de directeur Team Infrastructuur Kust ondersteuning bij de ontwikkeling van de Project Management Tool opmaak werkaanvragen voor externe ICT dienstverlener contentbeheer website afdeling KUST 3.2. RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 11

3 Informatie/gegevens verzamelen bv. in het kader van de opvolging van de indicatoren Ondernemingsplan en afdeling KUST, in het kader van de opvolging van verbetervoorstellen en doelstellingen binnen het ISO-milieu- en kwaliteitsmanagementsysteem (MKMS) Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Invoeren van gegevens in de beheersystemen bv. i.k.v. ISO en BSC Databanken, lijsten, overzichten up to date houden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, verslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten in ondersteuning van de leidinggevenden Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Verslagen van vergaderingen, werkgroepen opmaken en archiveren Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Onderhouden structuur gemeenschappelijke netwerkschijf Ondersteuning bij de ontwikkeling en exploitatie van de Project Management Tool Opvolgen KIS-beheerssysteem Balanced Scorecard en Project Management Tool en voorzien in de nodige automatisering op de afdeling Documenten en informatie op de netwerkschijf bewaren in een geordend systeem (bv. structuur gemeenschappelijke netwerkschijf, dossiers overheidsopdrachten ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Sjablonen van de afdeling up-to-date houden en in lijn brengen met de procedures bepaald in het ISO-MKMS 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Opvolgen van de uitvoering van actiepunten uit verslagen Voorbereiding en samenstelling van dossiers voor de directeur of leidinggevende Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier pagina 3 van 11

4 Opvolgen van de tijdige uitvoering van verbetervoorstellen en doelstellingen van het ISO-MKMS in samenspraak met de leidinggevende Opvolgen en uitvoeren van verbetervoorstellen en doelstellingen van het ISO-MKMS in samenspraak met de leidinggevende Opvolgen van uit te voeren acties in kader van de opvolging van de Balanced Scorecard afdeling KUST in samenspraak met de leidinggevende 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, periodieke rapportering i.k.v. opvolging indicatoren, verbetervoorstellen en doelstellingen Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opmaken van lay-out van typedocumenten en sjablonen Voorbereiding en opmaak dossiers voor de vergaderingen van de directeur of leidinggevende Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten Publiceren van informatie op internet 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post om de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen Briefwisseling doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in PC-systeem: eigen mail alsook dit van de directeur Telefoon overnemen bij afwezigheid van de directeur, verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, zorgen voor drank en broodjes, Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan directeur, leidinggevende Stockbeheer ICT materiaal (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 11

5 Inspringen bij afwezigheid van collega s, 6. AGENDABEHEER Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Afspraken maken voor de leidinggevenden Signaleren of herinneren aan afspraken Organiseren van overlegvergaderingen De agenda in overleg met de directeur organiseren en beheren Instaan voor de materiële voorbereiding van vergaderingen (uitnodigingen, reservaties.) Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, 7. BEHEER WEBSITE Voorbereiden en invoeren van gegevens in het Content Management Systeem teneinde de website actueel en dynamisch te houden. Periodiek overleg plegen met de communicatieverantwoordelijke m.b.t. de opname van de nieuwe content in de website Bewerken van teksten, foto s, logo s, video s om ze vervolgens in te brengen in het Content Management Systeem van de website Aanmaken en opvolgen van nieuwsbrieven/nieuwsberichten Contact opnemen met de interne of externe dienstverlener bij problemen aan het CMS systeem of teneinde wijzigingen te kunnen doorvoeren die niet mogelijk zijn binnen het CMS systeem In het kader van deze wijzigingen, indien nodig, overleg plegen met de communicatieverantwoordelijke voor opvolging van de contracten met externe dienstverleners 8. ICT ONDERSTEUNING Voorzien in de nodige ICT infrastructuur en hiervoor de werkaanvragen (mee)formuleren voor de gebruikers en uitvoering ervan door de externe ICT-dienstverlener opvolgen. Voorziet in de behoeften n.a.v. indiensttreding nieuwe personeelsleden : aanvragen naar ICT dienstverlener voor smartphone, internet aansluiting, login Informeert over de beschikbare ICT-infrastructuur en rapporteert over het gebruik ervan Detecteert behoeften en formuleert voorstellen (via werkaanvragen) voor ICT-infrastructuur Formuleert voorstellen m.b.t. gebruikersbeheer (bv. nieuwe gebruiker, gedeelde mappen met lees- en schrijfrechten ) Formuleert mee werkaanvragen ten behoeve van de gebruiker Ziet de werkaanvragen na op kwaliteit (zin, volledigheid ) Helpt de eindgebruiker bij het verwoorden van probleemmeldingen aan de helpdesk pagina 5 van 11

6 Staat de gebruiker bij inzake het functioneel gebruik van bureautica Volgt de werkaanvragen ten behoeve van de gebruiker op de afdeling op Controleert of de inventarisgegevens van de externe ICT-dienstverlener in overeenstemming zijn met de reële situatie en meldt eventuele afwijkingen aan de verantwoordelijke van de afdeling Verifieert of de met de externe dienstverlener gemaakte afspraken worden nagekomen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in niveau D; Of je bent een contractueel personeelslid al dan niet in proeftijd én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 én tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau D is gekoppeld. 2) Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs (of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: 3) Je hebt minstens 2 jaar relevante werkervaring in niveau D. Onder relevante ervaring wordt verstaan: ervaring in het beheren en updaten van de website van een organisatie met diverse software pakketten én in het administratief ondersteunen van een leidinggevende. 4) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eline De Smet, eline.desmet@mow.vlaanderen.be, ). 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 11

7 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een goede kennis van de entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie en hebt inzicht in het werkdomein van de dienst Uitgebreide administratieve vaardigheden Talenkennis : grondige kennis van de Nederlandse taal Kennis software : MS Word, MS Excel, MS Access, MS Outlook, MS PowerPoint en MS Visio, HTML, Photoshop, ACDSee, Lync, Mailchimp, (Wordpress, Drupal)-CMS systeem, KIS-applicatie voor postregistratie, Balanced Score Card applicatie en Project Management Tool Je hebt kennis van het beheer van een website van een organisatie Je hebt kennis van het opmaken van werkaanvragen voor de externe ICT dienstverlener Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Zelfontwikkeling: Je blijft jouw functioneren verbeteren door te leren en mee te groeien met veranderingen (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden pagina 7 van 11

8 Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen. De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 26 maart 2018 (onder voorbehoud) VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je inzetbaarheid in de functie/omgeving Eerste toetsing van je technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 11

9 Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van bovenstaande criteria én wie behoort tot de 5 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 5 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.) De selectiefase vindt plaats in de week van 26 maart 2018 (onder voorbehoud) EINDSELECTIE: COMPETENTIEGERICHT INTERVIEW MET INHOUDELIJKE CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Oostende op 16 april 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het AMDK die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere pagina 9 van 11

10 testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 23 maart 2018 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2 op. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van jouw diploma toevoegt je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft.) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eline De Smet, tel VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Dirk Dufour directeur HRM dirk.dufour@mow.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eline De Smet selectieverantwoordelijke eline.desmet@mow.vlaanderen.be 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 11

11 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen mei Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar eline.desmet@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 11 van 11