De functie van administratief assistent situeert zich binnen de afdeling DAB Vloot binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust.

Transcriptie

1 Het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust werft aan in statutair dienstverband (via horizontale mobiliteit voor interne personeelsleden van AMDK): POLYVALENT ASSISTENT Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: DAB Vloot Mobiliteit en Openbare Werken D assistent Oostende Vacaturenummer: MDK Functiecontext Het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust draagt zorg voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse havens. Het agentschap is ook verantwoordelijk voor de beveiliging van de Vlaamse Kust tegen overstromingen en ijvert voor een geïntegreerd en duurzaam beheer van de kustzone De functie van administratief assistent situeert zich binnen de afdeling DAB Vloot binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust. VLOOT is een rederij gespecialiseerd in overheidsvaartuigen. Ze maakt via het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust deel uit van de Vlaamse overheid en staat mee in voor een vlot en veilig scheepvaartverkeer. Ze richt zich voornamelijk op de publieke sector, maar het komt voor dat de private sector ook wenst gebruik te maken van de specifieke kennis van VLOOT. VLOOT zet een veertigtal vaartuigen in en stelt meer dan 500 collega's te werk op vijf verschillende locaties: Oostende, Nieuwpoort, Antwerpen, Gent en Vlissingen. De organisatie baseert zich op een continu streven naar innovatie, duurzaamheid en klantgerichtheid, en biedt een transparante werking en dienstverlening binnen een milieubewust kader. Meer informatie vind je op Selectiereglement functieomschrijving MDK00097 Pagina 1 van 7

2 2. Je takenpakket Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. Resultaatgebieden met activiteiten 1 Je verzamelt, voert in, verwerkt en houdt actueel de gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers nagaan of de gegevens correct en volledig zijn detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid opzoekwerk in bibliotheek, op internet, statistieken opmaken en verwerken persmappen samenstellen zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) 2 Je verzorgt en ontsluit je klassement teneinde jezelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken klasseren van facturen, brieven, rapporten, archiefbeheer artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap verslagen van vergaderingen archiveren documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3 Je helpt dossiers op te maken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, economaat, administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, voorbereiding van boekhouding nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Selectiereglement functieomschrijving MDK00097 Pagina 2 van 7

3 beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier dossiers inschrijven in opvolgingssysteem 4 Je bereidt voor, je stelt op en je ziet na allerlei documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen, opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen opmaken van lay-out van typedocumenten publiceren van informatie op het internet synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 5 Je voert allerhande operationeel ondersteunende taken uit teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten fotokopies nemen en verspreiden instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) inspringen bij afwezigheid van collega s aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes, 6 Je sorteert, filtert (eventueel) en verdeelt de post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen registreren van post van de eigen entiteit nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden opvolgen van correspondentie in PC-systeem circulatiemappen verspreiden 7 Je verzorgt een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op beurzen of andere speciale evenementen) Selectiereglement functieomschrijving MDK00097 Pagina 3 van 7

4 verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie uitdelen en verspreiden van informatiepakketten verwelkomen van cursisten en docenten aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen 8 Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk afspraken maken signaleren of herinneren aan afspraken reserveren van zalen, hotels, vliegtickets, bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, 9 Milieubewust handelen: consequent milieubewust handelen op de werkplek teneinde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van VLOOT op het gebied van milieuzorg naleven van milieuwetgeving uitdragen van het milieubeleid gedefinieerd door VLOOT energie, water en andere grondstoffen spaarzaam gebruiken correct omspringen met afval (d.w.z. correct sorteren en op de juiste manier afgeven) melden van lekken (water, olie) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, ) zorgzaam omspringen met milieugevaarlijke producten en waar mogelijk het gebruik van dergelijke producten vermijden ICT-bewust handelen: uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, ook de stand-by-lichten), het gebruik van papier beperken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken Verwarming in de kantoren s avonds verminderen of uitzetten 3. Profiel Op uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 3.1. Formele deelnemingsvoorwaarden: Statutaire deelnemingsvoorwaarden via horizontale mobiliteit Je bent (statutair) ambtenaar in rang D1 of een hogere rang binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust. Selectiereglement functieomschrijving MDK00097 Pagina 4 van 7

5 of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van rang D1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Je werkervaring Je beschikt over minstens 3 jaar ervaring in een administratieve en polyvalent ondersteunende functie Competenties en bijkomende verwachtingen Je technische competenties bureauticamateriaal Je persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Selectiereglement functieomschrijving MDK00097 Pagina 5 van 7

6 Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: 4. Hoe kan je solliciteren? Solliciteren kan tot en met 18 februari 2018 via de online sollicitatielink die je kan terugvinden in het online-vacaturebericht 1. Vergeet het ingevuld standaard-cv dat je daar als bijlage kan terugvinden niet op te laden om geldig te solliciteren. 5. Selectieprocedure 2 Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: screening op basis van standaard-cv (motivatie, relevante ervaring, technische competenties, kennis van de organisatie, ) eliminerend Fase 2: een selectiegesprek (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en selectiedeskundige, eventueel aangevuld met vaktechnische case en/of computergestuurde test(en) eliminerend Indien er na de screening op basis van het curriculum vitae slechts één kandidatuur overblijft, wordt de beslissing genomen op basis van het standaard-cv en het personeelsdossier. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg 1 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. 2 Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure. Selectiereglement functieomschrijving MDK00097 Pagina 6 van 7

7 mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. 6. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je wordt overgeplaatst in de graad van assistent (rang D1) met de bijbehorende salarisschaal D111. Je minimum aanvangssalaris bedraagt 1.807,27 bruto en relevante privé-ervaring of ervaring als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een persoonlijk vormingsprogramma. Deze proefperiode is niet van toepassing indien je al tewerkgesteld was als statutair ambtenaar in de graad van de vacature Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website 7. Meer weten Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Davy De Decker HR manager Tel: davy.dedecker@mow.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Eline De Smet Intern consultant HRM selectieverantwoordelijke, afdeling Organisatie Tel. : eline.desmet@mow.vlaanderen.be Selectiereglement functieomschrijving MDK00097 Pagina 7 van 7