Een raadslid vraagt om de procedure van een schriftelijke raad van bestuur ergens vast te leggen, misschien ook in het huishoudelijk reglement.

Transcriptie

1 Verslag Raad van bestuur 15 januari 2014 Aanwezig: Peter Wouters, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters, Frank Geudens, secretaris; Katleen Den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Ariane Van Dooren, leden directiecomité; Rob Blockx, Gerda Broeckx, Sadia Choukri, Frans De Bont, Koen De Cock, Johan Dom, Jef Eggermont, Annemie Goris, Jos Lodewijckx, Marleen Van den Eynde, Berre Van Deuren, Gerda Van Langendonck, Cordula Van Winkel, Linda Verlinden, Johan Vermeeren, Zander Vliegen, Luc Vloemans, leden raad van bestuur; Michel Meeus, Dirk Smets, Elke Tindemans, leden raad van bestuur met raadgevende stem; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur; Véronique Maurissen, afdelingshoofd crematorium Antwerpen (verslag). Verontschuldigd: Rob Van de Velde, voorzitter; Greet Van Gool, leden raad van bestuur; Louis Haagen, Frans Uytterhoeven, leden raad van bestuur met raadgevende stem 1. Raad van bestuur: verslagen 18 en 23 december goedkeuring Een raadslid vraagt om de procedure van een schriftelijke raad van bestuur ergens vast te leggen, misschien ook in het huishoudelijk reglement. De verslagen van de vorige vergaderingen worden ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 21 van de statuten De besluiten van de raad van bestuur worden genotuleerd en aan de leden van de raad van bestuur toegezonden. Bijlage(n) Verslag 18 december 2013 Verslag 23 december 2013 met éénparigheid van stemmen: De verslagen van de raad van bestuur van 18 en 23 december 2013 worden goedgekeurd.

2 2. Uitgesteld: Directiecomité: uitbreiding samenstelling - aanstelling Een raadslid merkt op dat er een onverenigbaarheid bestaat tussen een voorgedragen lid voor de raad van bestuur en het directiecomité en zijn functie als lid van het Vlaams parlement. Er wordt voorgesteld dit voorstel nader te onderzoeken en voorlopig uit te stellen. Aan de raad van bestuur wordt voorgesteld om de uitbreiding van het directiecomité als gevolg van de toetreding van zeven Noord-Limburgse gemeenten goed te keuren. Voorgeschiedenis Op 16 oktober 2013 heeft de algemene vergadering de toetreding van zeven nieuwe leden goedgekeurd. Door de toepassing van de statutaire regels wordt de samenstelling van de raad van bestuur en het directiecomité uitgebreid. De uitbreiding van de raad van bestuur werd reeds goedgekeurd tijdens de algemene vergadering van 18 december Ook de samenstelling van het directiecomité dient te worden aangepast. Artikel 25 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging wordt door de raad van bestuur toevertrouwd aan aan directiecomité. Het directiecomité telt 10 leden. Inspraak en advies De volgende kandidaat wordt voorgedragen als lid van het directiecomité: de heer Peter Vanvelthoven, burgemeester en afgevaardigde van de stad Lommel. (uitgesteld) De heer Peter Vanvelthoven wordt verkozen tot lid van het directiecomité. 3. Overheidsopdrachten: aanstellen van een boekhoudkantoor voor het financieel beheer (lastenboek, raming en gunningswijze) goedkeuring Een raadslid vraagt of het geraamde bedrag voor een periode van 4 jaar is waarop de algemeen directeur positief antwoordt. Het raadslid merkt op dat dit een aanzienlijke besparing is. Een ander raadslid merkt op dat hiermee dan toch een halftijdse job wegvalt en vraagt een evaluatie na een jaar van de werklast voor zowel onze medewerker als voor het boekhoudkantoor. Een raadslid merkt op dat in het lastenboek geen borgtocht wordt gevraagd. De algemeen directeur legt uit dat voor een financiële instelling niet echt nodig is. Er wordt ook niet met de grote firma s gewerkt maar ook niet met een éénmanszaak.

3 Aan de raad van bestuur wordt voorgesteld om een lastenboek voor de aanstelling van een extern boekhoudkantoor voor het financieel beheer van PONTES goed te keuren. Voorgeschiedenis Sedert de oprichting van de rechtsvoorganger van PONTES (de I.V.C.A.) in 1978 werd het financieel beheer van de organisatie steeds in eigen beheer uitgevoerd. De huidige stafmedewerker financiën trad in dienst op 15 juni 1984 en zal binnenkort op pensioen gaan. Alvorens tot de vervanging van de stafmedewerker over te gaan werd de huidige werking geëvalueerd en verschillende alternatieven tegen elkaar afgewogen. In de eerste plaats werd de vervanging van de huidige stafmedewerker overwogen door de aanwerving van een nieuwe boekhouder. Daarnaast werd overwogen om samen te werken met andere intergemeentelijke verenigingen. Deze piste die zou kunnen leiden tot een gemeenschappelijke financiële dienst voor verschillende crematoria blijft interessant, doch vergt meer voorbereiding en kon niet op korte termijn gerealiseerd worden. Tot slot werd onderzocht of het financieel beheer kon toevertrouwd worden aan een derde partij. In een gespecialiseerd boekhoudkantoor zijn verschillende deskundigheden aanwezig hetgeen tot een versterking van het financieel beleid van de organisatie kan leiden. Deze laatste piste bleek bovendien de goedkoopste werkwijze. Bijgevolg wordt een lastenboek voorgesteld voor het aantrekken van een boekhoudkantoor dat het financieel beheer van PONTES ondersteunt voor een periode van vier jaar. Artikel 26, 1, 1, a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten De overheidsopdrachten kunnen worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking indien een bepaalde drempelwaarde (i.c ) niet wordt overschreden. Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22 van de statuten De raad van bestuur bepaalt de voorwaarden en de wijze van toewijzing van de opdrachten voor werken, leveringen of diensten. Bijlage(n) Lastenboek aanstelling boekhoudkantoor Motivering PONTES gaat op zoek naar een gespecialiseerd boekhoudkantoor, dat tijdens de vier volgende boekjaren het financieel beheer van de organisatie opvolgt, ondersteunt en begeleidt. Van het boekhoudkantoor wordt verwacht dat het alle opdrachten, die de loutere financiële administratie (d.i. het registreren van inkomende en uitgaande facturen) overstijgt, voor zijn rekening neemt. Concreet gaat het over het voeren van de boekhouding, het opmaken van de

4 balansen en rekeningen, de financiële rapportering, de fiscale aangiften, het verzorgen van de wettelijk verplichte publicaties en de afstemming met de bedrijfsrevisor. De opdrachten worden nader omschreven in het lastenboek. Financiële weerslag Voor een periode van 4 jaar wordt de opdracht geraamd op ,- (incl. BTW) zodat er voor gekozen wordt om deze opdracht te gunnen volgens de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De opdracht zal gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, rekening houdende met de gunningscriteria en na onderhandeling. met eenparigheid van stemmen: Het lastenboek, de raming en de gunningswijze voor de aanstelling van een boekhoudkantoor voor het financieel beheer van PONTES gedurende een periode van 4 jaar wordt goedgekeurd. 4. Raad van bestuur: huishoudelijk reglement (wijziging) - goedkeuring Een raadslid stelt zich vragen bij het feit dat toewijzingen niet door de raad van bestuur gebeuren maar wel door het directiecomité. De algemeen directeur merkt op dat zulks reeds het geval was tijdens de vorige legislatuur en op basis van het huishoudelijk reglement het directiecomité bevoegd is voor gunningen. Er wijzigt dus niets op dit vlak. Het raadslid vraagt wel werk te maken van een behoorlijke rapportering. Aan de raad van bestuur wordt een wijziging van het huishoudelijk reglement voorgesteld. Voorgeschiedenis Het huidige huishoudelijk reglement werd vastgesteld door de raad van bestuur op 15 maart 2012 en bevat een bevoegdheidsverdeling tussen de raad van bestuur en het directiecomité. Verder preciseert het ook de bevoegdheden van de algemeen directeur. Recente problemen inzake besluitvorming op vlak van personeelsaangelegenheden maken dat deze besluitvorming niet in gedrang mag worden gebracht en dat het efficiënter kan werken door een aantal bevoegdheden verder te delegeren. Artikelen 49 en 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking

5 In een intergemeentelijk samenwerkingsverband berusten de algemene bevoegdheden bij de raad van bestuur, doch deze kan beslissen een directiecomité in te richten en daaraan het dagelijks bestuur toe te vertrouwen. De inhoud van het dagelijks bestuur wordt vastgesteld in een huishoudelijk reglement. Artikelen 22 en 25 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging wordt door de raad van bestuur toevertrouwd aan een directiecomité. van de raad van bestuur van 15 maart 2012 De raad van bestuur keurt een huishoudelijk reglement goed. met eenparigheid van stemmen: Artikel 1 De artikelen 1 tot en met 11 van het huishoudelijk reglement, zoals vastgesteld door de raad van bestuur op 15 maart 2012, worden vervangen als volgt: Hoofdstuk 1: Overheidsopdrachten Artikel 1: De gunningswijze, de uitgave en de gunningsvoorwaarden met betrekking tot overheidsopdrachten worden goedgekeurd door de raad van bestuur. Art. 2: Het directiecomité wordt belast met het voeren van de gunningsprocedures en is bevoegd voor de gunning en toewijzing van de overheidsopdrachten. Art. 3: 1. Het dagelijks bestuur wordt toevertrouwd aan het directiecomité, dat eveneens bevoegd is voor het plaatsen en gunnen van overheidsopdrachten waaraan een uitgave verbonden is met een waarde tussen 8.501,- en ,- (exclusief BTW). 2. Voor overheidsopdrachten met een waarde van maximum 8.500,- (exclusief BTW) is de algemeen directeur bevoegd. Hij rapporteert hierover aan het directiecomité. Art. 4: In geval van hoogdringendheid en wanneer de vereniging geconfronteerd wordt met dwingende en onvoorziene omstandigheden worden de voorzitter of de ondervoorzitter en de algemeen directeur gemachtigd om overheidsopdrachten te plaatsen. De bestuursorganen worden hiervan in kennis gesteld tijdens de eerstvolgende vergadering. Hoofdstuk 2: Financieel beheer Art. 5: De financiële verrichtingen van de vereniging worden steeds door twee volmachthouders ondertekend. Art. 6: De in het vorige artikel bedoelde volmachthouders zijn de voorzitter, de eerste ondervoorzitter, de algemeen directeur en de adjunct-algemeen directeur.

6 Hoofdstuk 3: Personeelsaangelegenheden Art. 7: Onverminderd de bevoegdheden van de raad van bestuur en het directiecomité inzake personeelsaangelegenheden overeenkomstig de artikelen 22, 3 en 25, 8 van de statuten is de algemeen directeur aanstellende overheid met inbegrip van de sanctie- en tuchtbevoegdheden ten aanzien van het personeel. De raad van bestuur bepaalt de rechtspositieregeling van het personeel, terwijl de uitvoering van de rechtspositieregeling en het individueel personeelsbeheer wordt gedelegeerd. Art. 8: 1. Het individueel personeelsbeheer, zoals bepaald in de paragraaf 2, wordt toevertrouwd aan de algemeen directeur. 2. Onder individueel personeelsbeheer wordt verstaan: 1 de opmaak van functiebeschrijvingen; 2 het opdrachthouderschap; 3 de vaststelling van de dienstroosters; 4 de opdrachten tot permanentieplicht; 5 de toestemming voor dienstreizen en verplaatsingen; 6 de verlofaanvragen; 7 de loopbaanonderbreking en andere tijdelijke loopbaanmaatregelen; 8 het verlof voor opdracht; 9 de individuele weddevaststelling; 10 de vormingsaanvragen en de organisatie van de vormingsplicht; 11 de organisatie van de evaluatieprocedure; 12 de goedkeuring van onkostenvergoedingen conform het geldelijk statuut; 13 de organisatie van de vakantieperiodes; 14 de tijdelijke en vervangingsovereenkomsten van ten hoogste 24 maanden; 15 het opdrachthouderschap en de waarneming van een hogere functie. 3. Alle overige besluiten in verband met de uitvoering van de rechtspositieregeling en het individueel personeelsbeheer, zoals de terbeschikkingstelling, de disponibiliteit, de ambtshalve herplaatsing, de maatregelen in verband met de evaluatieresultaten, de tijdelijke en vervangingsovereenkomsten van meer dan 2 jaar, behoren tot de bevoegdheid van het directiecomité. Hoofdstuk 4: Briefwisseling en ondertekening van akten Art. 9: Alle akten, die de vereniging tegenover derden binden, worden ondertekend door de voorzitter en een bestuurder, die tevens lid is van het directiecomité. Art. 10: Alle overige akten en documenten van dagelijks bestuur worden behoudens wettelijke en statutaire uitzonderingen ondertekend door de algemeen directeur. Artikel 2 Artikel 11 en 21 van voormeld besluit wordt opgeheven en de overige artikelen 12 tot en met 20 worden hernummerd van 11 tot en met 19. Artikel 3 Dit besluit treedt in werking op 1 februari 2014.

7 5. Mededelingen kennisgeving: a) statistieken december 2013 b) online reservatiesysteem Aan de raad van bestuur wordt gerapporteerd over de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maanden oktober en november 2013 en het online reservatiesysteem. Artikel 22 van de statuten De raad van bestuur geniet de meest uitgebreide bevoegdheid om alle daden van bestuur en beschikking te stellen in verband met de doelstelling van de vereniging. Bijlage(n) Statistieken december 2013 (ter zitting) Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand december Artikel 2 Er wordt kennis genomen van de ingebruikname van het online reservatiesysteem.