Juridische gronden Artikel 25, 2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité.

Transcriptie

1 Verslag Directiecomité 3 maart 2016 Aanwezig: Carine Leys, voorzitter; Tjerk Sekeris, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters; Frank Geudens, secretaris; Katleen den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Door Steyaert, Ariane Van Dooren, Kris Verduyckt, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur; Véronique Maurissen, diensthoofd interne organisatie, onthaal en plechtigheden (verslag). 1. Directiecomité: verslag 4 februari goedkeuring Aanleiding Voorwerp van het besluit Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Juridische gronden Artikel 25, 2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Verslag van 4 februari 2016 Besluit Enig artikel De verslag van het directiecomité van 4 februari 2016 wordt goedgekeurd. 2. Bestuur: statutenwijziging 2016 verwijzing Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur wordt een ontwerp van statutenwijziging voorgesteld, waarvan de goedkeuring wordt verwezen naar de algemene vergadering.

2 Juridische gronden Artikelen 38 t/m 42 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 34 van de statuten De wijzigingen aan de statuten worden goedgekeurd door de algemene vergadering en voorbereid door de raad van bestuur. Besluit van de Dienst Voorafgaande Beslissingen in Fiscale Zaken (FOD Financiën) van 19 januari 2016 Met ingang van het belastingjaar 2015 blijft PONTES onderworpen aan de rechtspersonenbelasting. Bijlage(n) Ontwerp van statutenwijziging en informatieve nota Motivering 1. Wijziging ingevolge ruling FOD Financiën Met de programmawet van 10 augustus 2015 werden de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden niet langer onderworpen aan de rechtspersonenbelasting, maar zouden deze organisaties met ingang vanaf 1 januari 2015 onder de vennootschapsbelasting ressorteren. Deze wet hield in dat intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, die een commerciële activiteit uitoefenen, net zoals andere ondernemingen zouden belast worden op hun winsten (vennootschapsbelasting 33,99%). Slechts in een aantal uitzonderingsgevallen zouden intergemeentelijke vereniging die een commerciële activiteit uitoefenen toch onderworpen kunnen blijven aan de rechtspersonenbelasting. De uitzonderingen werden in de wet limitatief omschreven en moesten alleszins het voorwerp uitmaken van een fiscale ruling. De techniek van de ruling laat een organisatie toe om voor een vaste periode rechtszekerheid te verwerven over haar fiscaal statuut teneinde daarover discussies met de fiscus te kunnen vermijden. In 2015 heeft PONTES net zoals andere intergemeentelijke samenwerkingsverbanden dergelijke ruling aangevraagd. In het bijhorende dossier wordt aangetoond dat de inkomsten van PONTES uit een commerciële activiteit (i.c. onze uitvaartmaaltijden) gering zijn in verhouding tot onze globale omzet en dat het geenszins om een winstgevende activiteit gaat. Van bij het begin was duidelijk dat er geen discussie was over onze inkomsten uit crematies en afscheidsplechtigheden. Op basis van een uitvoerig onderbouwd administratief dossier heeft de Rulingcommissie op (datum) beslist dat voor een periode van vijf jaar PONTES onderworpen mag blijven aan de rechtspersonenbelasting op voorwaarde dat de inkomsten uit catering gering blijven en op voorwaarde dat PONTES de theoretische mogelijkheid om dividenden uit te keren aan haar aandeelhouders uit de statuten verwijderd. De fiscus is immers van oordeel dat het uitkeren van winsten aan aandeelhouders het commercieel karakter van de handelsactiviteit benadrukt. Om hieraan te ontsnappen moet m.a.w. de dividenduitkering worden uitgesloten. Bijgevolg dringt zich een wijziging van de statuten op waarbij de gewraakte dividenduitkering uit de statuten wordt geschrapt.

3 In concreto gaat het om een wijziging van artikel 42, dat handelt over de verdeling van het batig saldo en waarin de tweede optie (letter b) moet worden geschrapt. Ook de laatste zin van het artikel 42 wordt bijgevolg zonder voorwerp. Artikel 42 Het batig saldo van de resultatenrekening in dewelke alle lasten en afschrijvingen zijn opgenomen, maakt eventueel de netto winst uit. Dit batig saldo zal als volgt worden verdeeld: a) vijf ten honderd voorafneming voor het vormen van hat wettelijk reservefonds, tot dit één tiende van het maatschappelijk kapitaal zal bereikt hebben; b) een dividend van maximum vijf ten honderd aan de vennoten uit te betalen naar evenredigheid van het gestort kapitaal op hun maatschappelijke aandelen; c) de overblijvende winst zal overgedragen worden naar de beschikbare reserves. De algemene vergadering heeft nochtans het recht op voorstel van de raad van bestuur, na de voorafneming van de wettelijke reserve, het geheel van de te verdelen winst naar de beschikbare reserve over te brengen of geheel of gedeeltelijk op het volgende te boeken. 2. Wijziging op verzoek van de toezichthoudende overheid Op verzoek van de toezichthoudende overheid wordt eveneens artikel 6 gewijzigd en aangevuld. De opmerking van het Agentschap Binnenlands Bestuur gaat in concreto over de duur van het intergemeentelijk samenwerkingsverband. In dit artikel staat weliswaar dat de vereniging werd opgericht voor een termijn van 30 jaar en dat die termijn verstreken is op 16 mei Tijdens een buitengewone algemene vergadering van 28 februari 2008 besliste een meerderheid van aandeelhouders om de werking van de vereniging te verlengen voor een nieuwe termijn van 18 jaar. De toezichthoudende overheid vraagt om de volgende vervaldatum, met name 16 mei 2026, ook expliciet in de statuten op te nemen. Het voorstel is bijgevolg om artikel 6 aan te vullen als volgt: Artikel 6 De intergemeentelijke vereniging werd opgericht voor een termijn van dertig jaar, die verstreek op 16 mei De statutair bepaalde duur kan telkens verlengd worden met 18 jaar overeenkomstig artikels 35 en 36 van het decreet van 6 juli De statutair bepaalde duurtijd werd verlengd op de algemene vergadering van 28 februari 2008 voor een termijn van 18 jaar, die vervalt op 16 mei Op verzoek van de gewone meerderheid van het totale aantal deelnemers en op voorwaarde dat dit verzoek gedragen wordt door een drievierde meerderheid van het aantal deelnemende gemeenten, kan de laatste algemene vergadering die het verstrijken van de duur voorafgaat, tot de verlenging beslissen met een drievierde meerderheid van het aantal stemmen. De daartoe strekkende gemeenteraadsbeslissingen worden bij het verslag van de algemene vergadering gevoegd en zijn gebaseerd op een onderzoek, eventueel vergelijkend in de mate er zich verschillende beheersvormen reëel aanbieden. Uiterlijk negentig kalenderdagen voor de algemene vergadering die beslist over de verlenging wordt de agenda door de raad van bestuur aan alle deelnemers toegezonden. Deze statutenwijzigingen zullen ter verwijzing worden voorgelegd aan de raad van bestuur opdat de algemene vergadering dit definitief kan goedkeuren tijdens de bijeenkomst op 15 juni 2016.

4 Besluit Enig artikel Het ontwerp van statutenwijziging wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur en de algemene vergadering. 3. Projecten: concessie aula stedelijke begraafplaats Mechelen bespreking Het directiecomité heeft verschillende vragen bij het voorstel, in de eerste plaats rond de financiële impact. De jaarlijkse kosten worden geraamd op euro terwijl een bedrag van euro aan inkomsten wordt verwacht. De investeringen zijn eveneens beperkt omdat het meubilair recent nog werd vernieuwd. Wel is in de financiële raming rekening gehouden met een vernieuwing van de audio-visuele installatie. De grootste investeringen, waarvan in eerdere voorstellen sprake, waren hoofdzakelijk verbonden met het funerarium. Die uitgaven vallen nu weg. Het directiecomité vindt het wel belangrijk dat PONTES zich ook kan profileren in de stad Mechelen door deze concessie op te nemen. Anderzijds zijn er slechts twee uitvaartondernemers actief in Mechelen en zij beschouwen PONTES als de neutrale partner die de reservaties beheert en de facturatie verzorgt. Met de uitvaartondernemers is afgetoetst dat zij zelf geen afscheidszalen gaan bouwen, wat niet meteen het geval is voor funeraria. De inzet van een halftijds personeelslid is voldoende rekening houdend met de huidige inzet van personeel. De concessie loopt in principe 27 jaar maar is in de nieuwe voorwaarden jaarlijks opzegbaar. De aula kan ook gereserveerd worden voor de uitvaart van niet-gecremeerde personen. Het directiecomité keurt het voorstel goed om een kandidatuur in te dienen voor de concessie van de aula. De stad Mechelen heeft beslist om de aula en het funerarium, gelegen naast de stedelijke begraafplaats aan de Ziekebeemdenstraat, in concessie te geven. De stad organiseerde een openbare procedure en potentiële kandidaten konden tegen 17 maart 2015 een voorstel indienen. Uiteindelijk had geen enkele kandidaat een voorstel ingediend en overwoog de stad een nieuwe procedure met gewijzigde voorwaarden te organiseren. Begin februari 2016 werd PONTES in kennis gesteld van de nieuwe concessievoorwaarden. In Mechelen zijn er twee uitvaartondernemers die hoofdzakelijk gebruik maken van deze infrastructuur. Zij zijn dan ook vragende partij om van deze faciliteiten verder gebruik te kunnen maken. Alle vervoer van overledenen van/naar het funerarium wordt verzorgd door een private transporteur en/of door de uitvaartondernemer zelf. Reeds in 2014 werd een vraag aan PONTES gesteld om deze infrastructuur over te nemen maar bij gebrek aan duidelijke voorwaarden hebben wij toen de boot afgehouden. De stad heeft haar initiële voorwaarden aangepast teneinde een concessie van deze infrastructuur realistischer te maken voor eventuele kandidaten: de infrastructuur omvat een funerarium, de aula, bureelruimten en een buitenruimte; de stad wenst deze functies te behouden maar kan geen exclusiviteit geven; de geïnteresseerde kandidaat mag voor elk onderdeel apart inschrijven (lot 1 aula; lot 2 funerarium lot 3: burelen en bergruimten);

5 er mag geen interferentie zijn met de naastgelegen begraafplaats en de huidige functies moeten gerespecteerd blijven; de gebouwen moeten 24/24 toegankelijk zijn voor de wetsdokter en de uitvaartondernemers; de nabestaanden moeten minstens 6/7 terecht kunnen voor het begroeten van hun overledene; de concessieperiode bedraagt 27 jaar, die slechts eenmalig verlengbaar is voor bijkomend een periode van 3 jaar; de stad heeft in de nieuwe voorwaarden de mogleijkheid gecreëerd om tussentijds de concessie te beëindigen mits een opzegtermijn van 1 jaar; de stad rekent niet langer op een minimale jaarlijkse indexeerbare concessievergoeding, bedrag dat gedurende de eerste twee jaar kan verminderd worden omdat het stadspersoneel gedurende twee jaar de bureelruimten blijft gebruiken; de kandidaat mag de tarieven van de aula en het funerarium gedurende de eerste drie (voorheen vijf) jaar hoogstens indexeren; de kandidaat is niet gebonden door de huidige tarieven van de stad maar kan zelf een voorstel formuleren; de voorgestelde tarieven moeten dan vijf jaar gehandhaafd blijven. Daarnaast moet ook rekening gehouden worden met een reeks van investeringen om de lokalen en het buitenaanzicht te verfraaien. In de nieuwe voorwaarden is voorzien in een terugbetaling door de stad indien de concessie voortijdig zou worden beëindigd. Vanuit de sector werd aanvankelijk aangedrongen bij PONTES om deze infrastructuur in exploitatie te nemen en hiertoe een samenwerkingsverband op te zetten. Van PONTES wordt vooral verwacht dat we het administratief (reservaties en facturatie) en technisch beheer (gebouwen) organiseren, terwijl het dagelijks beheer (personeel, onderhoud en toegangen) door de betrokken uitvaartondernemers kan gebeuren. In samenspraak met de sector werd een nota voorbereid over het beheer van de aula en het funerarium. De vraag vanuit de sector is ondertussen enigszins gewijzigd doordat bouwplannen voor een eigen funerarium ondertussen toch concrete vorm hebben aangenomen en het gebruik van het funerarium mogelijk sterk kan wijzigen. Aanvankelijk werd gedacht dat investeringen van uitvaartondernemers konden worden vermeden als PONTES deze infrastructuur zou gaan exploiteren, doch door het tijdsverloop liggen de kaarten thans enigszins anders. De vraag aan PONTES beperkt zich bijgevolg tot het administratief en technisch beheer van de aula, wat concreet betekent dat louter het reservatiesysteem moet uitgebreid worden met de locatie aula Mechelen. Op vraag van het directiecomité werd ook een technisch dossier voorbereid waarbij de staat van het gebouw werd onderzocht en een raming werd opgesteld van noodzakelijke en mogelijke uit te voeren werken. De architect is ter plaatse geweest en heeft het gebouw onderzocht. In de geplande werken zijn vooral verfraaiings- en technische werken voorzien, maar gelet op de toestand van het voorgebouw waarin de kantoren gehuisvest zijn stelt de architect voor dat gedeelte te slopen. Het renoveren van dat gedeelte zou de investering anders aanzienlijk doen toenemen. Dit investeringsluik zou echter vervallen indien PONTES zich louter en alleen inschrijft voor het lot aula. Er wordt een aangepast financieel plan bijgevoegd waarin de exploitatie beperkt blijft tot de verhuring van de aula. Concreet kan het voorstel van PONTES er bijgevolg als volgt uitzien: 1. PONTES is bereid zich kandidaat te stellen om de aula in concessie te nemen; 2. PONTES is bereid een concessievergoeding te betalen van maximaal xxx,-;

6 3. de tarieven zullen aangepast worden volgens het financieel plan en kunnen drie jaar gegarandeerd worden; 4. PONTES staat in voor het beheer van de administratieve processen, het beheer en het dagelijks onderhoud van de aula en bijhorende lokalen. Bijlagen - nota beheer aula en funerarium - financieel plan - nota en raming architect Besluit Artikel 1 PONTES zal zich kandidaat stellen om de aula aan de stedelijke begraafplaats van de stad Mechelen (lot 1 concessie funerarium en aula Mechelen) in concessie te nemen en daartoe een inschrijvingsformulier indienen. Artikel 2 De vooropgestelde concessievergoeding bedraagt ,-. Artikel 3 De nota met voorstel inzake bestemming en invulling wordt goedgekeurd. De functies van de gebouwen worden daarbij gerespecteerd. Artikel 4 Het financieel plan wordt goedgekeurd. 4. Raad van bestuur: agenda bijeenkomst 16 maart goedkeuring Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt voorgesteld de hierna omschreven onderwerpen te agenderen voor de vergadering van de raad van bestuur van 16 maart Juridische gronden Artikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, 1 van de statuten Het directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur. Besluit Artikel 1 De volgende vergadering van de raad van bestuur vindt plaats op woensdag 16 maart 2016 om uur in de kantoren van Pontes, Jules Moretuslei 2 in 2610 Antwerpen-Wilrijk.

7 Artikel 2 De agenda van de raad van bestuur wordt vastgesteld als volgt: 1. Raad van bestuur: verslag vergadering 27 januari 2016 goedkeuring 2. Algemene vergadering 3. Bestuur: statutenwijziging 2016 verwijzing 4. Projecten: concessie aula stedelijke begraafplaats Mechelen goedkeuring 5. Projecten: bijkomende onteigening site crematorium Lommel (dienstweg) goedkeuring (onder voorbehoud) 6. Mededelingen: statistieken januari 2016 kennisgeving cijfers van 2015 van alle crematoria 7. Varia en rondvraag 5. Mededelingen kennisgeving a) Statistieken: maand februari 2016 kennisgeving Het directiecomité neemt kennis van de statistieken van de maand februari b) Project crematorium Lommel (bijkomende onteigening) toelichting De algemeen directeur legt uit dat voor een optimale inplanting van het toekomstige crematorium en de aanleg van een dienstweg niet alle noodzakelijke gronden zijn onteigend. Er blijven nog twee restpercelen nodig die PONTES nog zou moeten kunnen verwerven. In de eerste plaats zal een initiatief genomen worden om de percelen minnelijk te verwerven, maar om geen tijd te verliezen zal ook een onteigeningsdossier voorbereid worden. c) Personeel - mededelingen De algemeen directeur geeft een toelichting bij een aantal functioneringsproblemen binnen de technische dienst van het crematorium van Turnhout. De problemen slepen reeds langer aan en hebben ook gevolgen voor de relaties met de uitvaartondernemers. Er werd een tuchtprocedure opgestart en twee medewerkers krijgen een verbeteringstraject voorgesteld na een negatieve evaluatie.