Voorgeschiedenis De laatste algemene vergadering vond plaats op 17 december Het verslag van deze vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd.

Transcriptie

1 Algemene vergadering 17 juni 2015 Aanwezig: De heer Luk Lemmens, afgevaardigde provincie Antwerpen, de heer Franky Loveniers, afgevaardigde stad Antwerpen, mevrouw Rita Van den Bossche, afgevaardigde stad Mechelen, de heer Stef Breugelmans, afgevaardigde stad Turnhout, de heer Gust Adriaensen, afgevaardigde gemeente Beerse, de heer Juan Rocca, afgevaardigde gemeente Boom, mevrouw Lea Neyens, afgevaardigde stad Geel, de heer Piet Bormans, afgevaardigde gemeente Hamont-Achel, de heer Jan Vangenechten, afgevaardigde gemeente Hechtel-Eksel, de heer René Willems, afgevaardigde gemeente Heist-op-den-Berg, de heer Ludo Van Den Broeck, afgevaardigde gemeente Herentals, mevrouw Katia Devriendt, afgevaardigde gemeente Hove, mevrouw Hilde Van Looy, afgevaardigde gemeente Hulshout,de heer Peter Vanalme, afgevaardigde gemeente Kapellen, de heer Jan Biermans, afgevaardigde gemeente Kasterlee, de heer Gilbert Hulsmans, afgevaardigde gemeente Leopoldsburg, mevrouw Christina Wagner, afgevaardigde stad Lier, de heer Marc Herrygers, afgevaardigde gemeente Lille, mevrouw Loes Mispoulier, afgevaardigde stad Lommel, de heer Luc Lievens, afgevaardigde gemeente Meerhout, mevrouw Maria Luyckx, afgevaardigde gemeente Mol, mevrouw Chris De Ridder, afgevaardigde stad Mortsel, de heer Jan Verhaert, afgevaardigde gemeente Olen, mevrouw Greet Oris, afgevaardigde gemeente Oud-Turnhout, de heer Patick Van Baelen, afgevaardigde van de gemeente Overpelt, de heer Rudi Vanhees van de stad Peer, de heer Frans De Schutter, afgevaardigde gemeente Ravels, Fonny Matthijs, afgevaardigde gemeente Retie, mevrouw Nathalie Cuylaerts, afgevaardigde gemeente Rijkevorsel, de heer Peter Van Nederkassel, afgevaardigde gemeente Schoten, de heer Marc Soontjes, afgevaardigde gemeente Vosselaar, mevrouw Brigitte Helsen, afgevaardigde gemeente Westerlo, mevrouw Ann Theys, afgevaardigde gemeente Wommelgem; Carine Leys, voorzitter Mevrouw Miranda Schildermans, adjunct directeur Verontschuldigd: De heer Tom Wustenberghs, algemeen directeur Mevrouw Anouk Beels, afgevaardigde gemeente Aartselaar, de heer Leo Aerts, afgevaardigde gemeente Arendonk, de heer Ad Haneveer, afgevaardigde van de gemeente Baarle-Hertog, mevrouw Lutgart Smekens, afgevaardigde gemeente Brasschaat,,, mevrouw Bianca Veraart, afgevaardigde gemeente Kalmthout, 1. Algemene vergadering: verslag 17 december goedkeuring Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. De laatste algemene vergadering vond plaats op 17 december Het verslag van deze vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 36 van de statuten De besluiten van de vorige vergadering wordt bij aanvang van elke vergadering ter goedkeuring voorgelegd. van de provincieraad van de provincie Antwerpen van (datum)

2 De provincieraad van de provincie Antwerpen heeft het verslag van de algemene vergadering van 17 december 2014 goedgekeurd. en van de leden-gemeenten Uit de besluiten van 59 gemeenteraden blijkt dat het verslag van de algemene vergadering van 17 december 2014 werd goedgekeurd. Bijlagen Verslag van de algemene vergadering van 17 december 2014 Met eenparigheid Het verslag van de algemene vergadering van 17 december 2014 wordt goedgekeurd. 2. Bestuursorganen: wijziging samenstelling raad van bestuur (effectieve leden) goedkeuring De behandeling van dit punt wordt uitgesteld tot de volgende vergadering, omwille van het ontbreken van een voordracht. 3. Financiën: balans, resultatenrekening en jaarverslag over het dienstjaar 2014 goedkeuring Artikelen 30, 2 en 35 van de statuten van de provincieraad van (datum) waarbij het jaarverslag, de balans en de resultatenrekening over het en van de gemeenteraden van een meerderheid van de leden-gemeenten waarbij het jaarverslag, de Bijlagen Verslag van de commissaris-bedrijfsrevisor Ontwerp van balans, resultatenrekening en jaarverslag 2014

3 Ter zitting geeft Miranda Schildermans, adjunct directeur toelichting bij de balans, resultatenrekening en jaarverslag De heer Luk Lemmens, afgevaardigde provincie Antwerpen, informeert naar het beleid inzake de vennootschapsbelasting en verwijst hiervoor naar de brief die het provinciebestuur verstuurd heeft aan Pontes om hierover toelichting te geven op de algemene vergadering. De voorzitter, Carine Leys, geeft een stand van zaken in dossier. Het verzoek betreffende de prefiling naar de toepasbaarheid van de vennootschapsbelasting voor PONTES werd ingediend. Het kan zijn dat Pontes niet onder de vennootschapsbelasting valt. Hiertoe bestaat grote kans aangezien er nooit dividenden werden uitgekeerd. Een wijziging van de statuten is wellicht noodzakelijk. Tevens heeft een hoorzitting plaats gevonden waarbij de aanvraag van PONTES werd verdedigd door de aangestelde raadsman. We wachten momenteel het verslag van de raadsman af. Met eenparigheid Artikel 1 Het jaarverslag over de werking van de vereniging in het dienstjaar 2014 wordt goedgekeurd. Artikel 2 De balans en de resultatenrekening over het dienstjaar 2014 worden eveneens goedgekeurd. 4. Financiën: verslag van de bedrijfsrevisor-commissaris over de jaarrekening aktename Jan Van Brabant geeft toelichting bij het verslag en over het voorbehoud dat hij geformuleerd heeft. Dit gaat vooral door de responsabiliseringsbijdrage. Essentiele boekhoudkundige vraag: wanneer is dit buiten balans. Waarschijnlijk in 2019 en buiten balans. Dit zal afhangen van het gevoerde personeelsbeleid. Indien er enkel contractuelen worden aangenomen dan wordt je vroeg of laat mee geconfronteerd. Momenteel worden er geen statutair personeel aangenomen. De responsabiliseringsbijdrage gaat moeten betaald worden en dat gaat over 6,4 miljoen. De pensioenlasten vallen ook nog eens ten laste van Pontes. De gemeenteraad van Beerse heeft kennisgenomen van het verslag van de revisor, en vraagt zich af wat nu? De voorzitter, Carine Leys, deelt mee dat ze dit met de algemeen directeur heeft besproken en de cijfers worden geactualiseerd. In het najaar wordt dit besproken in het directiecomité. De voorzitter zegt ook nog dat de VVU loopt tot wanneer responsabiliseringsbijdrage moet betaald worden. Het is niet de bedoeling om de mensen statutair te benoemen. Contractuelen blijven goedkoper. De afgevaardigde van Beerse wil weten welk effect dit alles gaat hebben op vb de dienstverlening, de prijs van de crematies. De afgevaardigde van Beerse vraagt of er overleg is met de vakbonden over het feit dat er enkel contractuelen zullen zijn. De voorzitter deelt mee dat hierover een akkoord is en dat de nieuwe personeelsleden nu al allemaal contractueel zijn.

4 Artikelen 30, 2 en 35 van de statuten van de provincieraad van (datum) waarbij het jaarverslag, de balans en de resultatenrekening over het en van de gemeenteraden van een meerderheid van de leden-gemeenten waarbij het jaarverslag, de Bijlagen Verslag van de commissaris-bedrijfsrevisor Er wordt kennis genomen van het verslag van de commissaris-bedrijfsrevisor, zoals gevoegd als bijlage bij dit besluit, over de financiële toestand van de vereniging met betrekking tot het dienstjaar Financiën: verdeling batig saldo van de resultatenrekening 2014 goedkeuring Artikelen 30, 2, 35 en 42 van de statuten De algemene vergadering beslist over de verdeling van het batig saldo. van de provincieraad van (datum) waarbij het jaarverslag, de balans en de resultatenrekening over het dienstjaar 2013 van PONTES worden goedgekeurd

5 en van de gemeenteraden van een meerderheid van de leden-gemeenten waarbij het jaarverslag, de Motivering De statuten bepalen dat 5% van het batig saldo van de resultatenrekening zijnde een bedrag van ,74 worden vooraf genomen voor de aanleg van de wettelijke reserves. De raad van bestuur stelt voor om het resterende bedrag over te dragen naar het volgend boekjaar. De verdeling van het batig saldo van de resultatenrekening 2014 wordt goedgekeurd. 6. Financiën: kwijting aan de raad van bestuur en de commissaris-bedrijfsrevisor goedkeuring Artikelen 30, 2 en 35 van de statuten De algemene vergadering beslist over de kwijting aan de raad van bestuur en aan de commissarisbedrijfsrevisor. van de provincieraad van (datum) waarbij het jaarverslag, de balans en de resultatenrekening over het en van de gemeenteraden van een meerderheid van de leden-gemeenten waarbij het jaarverslag, de

6 De kwijting aan de raad van bestuur en aan de commissaris-bedrijfsrevisor wordt goedgekeurd. 7. Financiën: mandaat bedrijfsrevisor-commissaris (verlenging) - goedkeuring De heer Jan Van Brabant verlaat de vergadering. Aan de algemene vergadering wordt voorgesteld om het mandaat van de bedrijfsrevisor-commissaris te verlengen met een periode van drie jaren. Het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat elke opdrachthoudende vereniging een bedrijfsrevisor-commissaris moet aanstellen met het oog op de controle van financiële toestand, de jaarrekening en de regelmatigheid van de financiële verrichtingen. In overeenstemming met deze bepaling wordt dus jaarlijks na het afsluiten van de financiële verrichtingen en het boekjaar in samenwerking met de bedrijfsrevisor een balans, resultatenrekening en jaarverslag over het afgelopen werkjaar voorbereid. Het mandaat van de huidige bedrijfsrevisor-commissaris verstrijkt en dient bijgevolg hernieuwd te worden. Het directiecomité stelt voor het mandaat voor een periode van drie jaar te verlengen. Artikelen 61 en 65 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking ze financiële documenten worden mee voorbereid en gecontroleerd door de bedrijfsrevisor-commissaris. Artikelen 26, 30 en 35 van de statuten De algemene vergadering benoemt enerzijds de bedrijfsrevisor-commissaris en keurt anderzijds de balans en de resultatenrekening van de vereniging goed. De bijeenkomsten van de algemene vergadering worden voorbereid door de raad van bestuur. van de raad van Bestuur van 15 april 2015 De Raad van bestuur stelt voor om het mandaat van de bedrijfsrevisor-commissaris te verlengen voor een periode van drie jaar. van de provincieraad van (datum) waarbij het jaarverslag, de balans en de resultatenrekening over het en van de gemeenteraden van een meerderheid van de leden-gemeenten waarbij het jaarverslag, de Artikel 1 Het mandaat van de vennootschap Callens, Pirenne, Theunissen & C, vertegenwoordigd door de heer Jan Van Brabant als bedrijfsrevisor-commissaris van de opdrachthoudende vereniging wordt verlengd. De opdracht omvat alle wettelijke en reglementaire taken voor de boekjaren 2015, 2016 en 2017.

7 Artikel 2 De vergoeding, die jaarlijks wordt uitgekeerd aan de bedrijfsrevisor, bedraagt 7 250,- EUR (exclusief BTW). 8. Varia 1. De afgevaardigde van de gemeente Vorselaar deelt mee dat er vanuit zijn gemeente de grootte van de aula in Turnhout in vraag wordt gesteld. De aula is te klein en dit werd al verschillende keren aangehaald. Hij vraagt om dit toch eens te bekijken. Ook juicht men toe dat er overwogen wordt om op zaterdag crematies uit te voeren in Turnhout, want men moet nu naar Nederland en dit is duurder. Deze vragen worden gesteund door de afgevaardigde van Beerse. De voorzitter deelt mee dat aan de algemeen directeur gevraagd zal worden om dit te onderzoeken en hierover terugkoppeling te geven. 2. Beerse /Hoogstraten en Meerhout/Mol informeren naar de mandatenwissel die zou moeten plaatsgevonden hebben in 2015 en waarvoor Pontes nog geen correcte uitnodigingen zou hebben verstuurd. Dit zal worden onderzocht door de administratie.