Verslag. Raad van bestuur. 15 oktober 2014

Transcriptie

1 Verslag Raad van bestuur 15 oktober 2014 Aanwezig: Katrien Van de Poel, ondervoorzitter, Frank Geudens, secretaris; Katleen Den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Ariane Van Dooren, leden directiecomité; Rob Blockx, Gerda Broeckx, Sadia Choukri, Frans De Bont, Johan Dom, Jef Eggermont, Annemie Goris, Jos Lodewijckx, Marleen Van den Eynde, Berre Van Deuren, Greet Van Gool, Gerda Van Langendonck, Cordula Van Winkel, Linda Verlinden, Johan Vermeeren, Zander Vliegen, Luc Vloemans, leden raad van bestuur; Michel Meeus, Dirk Smets, Elke Tindemans, leden raad van bestuur met raadgevende stem; Carine Leys, wnd. Voorzitter Jan Dalemans, Door Steyaert, Juul Vrolix, wnd. raadsleden Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Véronique Maurissen, diensthoofd interne organisatie, onthaal en plechtigheden (verslag). Verontschuldigd: Rob Van de Velde, voorzitter; Peter Wouters, ondervoorzitter; Koen De Cock,, leden raad van bestuur; Louis Haagen, Frans Uytterhoeven, leden raad van bestuur met raadgevende stem Kris Verduyckt, wnd.lid raad van bestuur Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur; Naar aanleiding van de verkiezingen in mei jl. zijn de heer Rob Van de Velde, de voorzitter en de heer Peter Wouters, ondervoorzitter verkozen en zetelen nu respectievelijk in het federaal en Vlaams parlement. Aangezien deze functie niet verenigbaar is met een bestuursmandaat in een intergemeentelijke vereniging zullen er een aantal wijzigingen doorgevoerd worden in de samenstelling van de bestuursorganen. De stad Antwerpen heeft mevrouw Carine Leys voorgesteld als voorzitter en de heer Tjerk Sekeris als ondervoorzitter. Zij kunnen in afwachting van hun formele aanstelling de vergadering bijwonen met raadgevende stem. 1. Raad van bestuur: verslag 18 juni goedkeuring Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 21 van de statuten De besluiten van de raad van bestuur worden genotuleerd en aan de leden van de raad van bestuur toegezonden.

2 Verslag 18 juni 2014 Het verslag van de raad van bestuur van 18 juni 2014 wordt goedgekeurd. 2. Bestuursorganen: uitbreiding samenstelling directiecomité (aanduiding nieuwe leden) - aanstelling Een raadslid vraagt welke gemeenten de heren Juul Vrolix en de heer Jan Daelemans vertegenwoordigen en welke gemeenten dan niet vertegenwoordigd zijn in de raad van bestuur. De directeur geeft de gepaste geografische informatie. Aan de raad van bestuur wordt voorgesteld om de uitbreiding van het directiecomité als gevolg van de toetreding van zeven Noord-Limburgse gemeenten goed te keuren. Voorgeschiedenis Op 16 oktober 2013 heeft de algemene vergadering de toetreding van zeven nieuwe leden goedgekeurd. Door de toepassing van de statutaire regels wordt de samenstelling van de raad van bestuur en het directiecomité uitgebreid. Artikel 25 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging wordt door de raad van bestuur toevertrouwd aan een directiecomité. Het directiecomité telt 10 leden. van de algemene vergadering van 18 juni 2014 De heren Jan Dalemans, Door Steyaert, Kris Verduyckt en Juul Vrolix worden aangesteld als leden van de raad van bestuur voorgedragen door de Limburgse gemeenten. Inspraak en advies De volgende kandidaten worden voorgedragen als lid van het directiecomité: de heer Kris Verduyckt, schepen en afgevaardigde van de stad Lommel; de heer Door Steyaert, gemeenteraadslid en afgevaardigde van de gemeente Leopoldsburg. met éénparigheid van stemmen: De heren Kris Verduyckt en Door Steyaert worden verkozen tot lid van het directiecomité.

3 3. Bestuursorganen: agenda algemene vergadering 17 december 2014 vaststelling Aan de raad van bestuur wordt voorgesteld de hierna omschreven onderwerpen te agenderen voor de bijeenkomst van de algemene vergadering op 18 juni Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 30, 1 van de statuten De raad van bestuur is belast met de voorbereidingen van de algemene vergadering. Ontwerp van beleidsnota 2015 Ontwerp van budget 2015 Artikel 1 De volgende bijeenkomst van de algemene vergadering vindt plaats op woensdag 17 december 2014 om uur in afspanning De Jachthoorn, Doornstraat 11 te 2550 Kontich. Artikel 2 De agenda van de raad van bestuur wordt vastgesteld als volgt: 1. Algemene vergadering: verslag 18 juni 2014 goedkeuring 2. Bestuursorganen: uitbreiding samenstelling raad van bestuur - goedkeuring 3. Beleid: beleidsnota 2015 goedkeuring 4. Financiën: budget 2015 goedkeuring 5. Samenwerking: oprichting Verenigd Netwerk van Openbare Crematoria vzw - goedkeuring 4. Beleid: beleidsnota verwijzing Een raadslid vraagt of de voorziene marketing enkel voor de begrafenisondernemers of ook bedoeld is voor de eindklant waarop de algemeen directeur antwoordt dat de acties vooral zullen bedoeld zijn voor de uitvaartondernemers. Zij treden immers op als organisator van de uitvaart en dat zijn onze klanten, vandaar dat we daar de focus willen leggen, o.a. met een directe communicatie en het toekennen van commerciële kortingen. Anderzijds zullen we ook initiatieven nemen om onze bekendheid en vooral onze dienstverlening meer onder de aandacht te brengen van iedereen. De beleidsnota voor 2015 wordt toegelicht en wordt ter goedkeuring verwezen naar de algemene vergadering.

4 Artikel 44, alinea 6 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 30, 1 van de statuten De raad van bestuur bereidt jaarlijks een budget voor dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering. Voorstel beleidsnota 2015 Het voorstel van beleidsnota voor 2015 wordt ter goedkeuring verwezen naar de algemene vergadering. 5. Financiën: budget verwijzing Het budget voor 2015 wordt toegelicht en wordt ter goedkeuring verwezen naar de algemene vergadering. Artikel 44, alinea 6 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 30, 1 van de statuten De raad van bestuur bereidt jaarlijks een budget voor dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering. Voorstel budget 2015 Het voorstel van budget voor 2015 wordt ter goedkeuring verwezen naar de algemene vergadering. 6. Financiën: reglementen tarieven crematies en dienstverlening (werkingsjaar 2015) - goedkeuring

5 De raad van bestuur wordt voorgesteld om een de tarieven voor crematies en de overige dienstverlening goed te keuren. Een aantal tarieven worden aangepast aan de evolutie van het indexcijfer. Voorgeschiedenis De raad van bestuur heeft op 17 januari 2013 voor het laatst de tarieven vastgesteld voor de crematies, plechtigheden en uitvaartmaaltijden. In juni 2014 werd het sociaal tarief ingevoerd. Artikel 62 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22, 3, 2 van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor het vaststellen van de tarieven. van de raad van bestuur van 17 januari 2013 De raad van bestuur heeft de tarieven vastgesteld van de crematies en de afscheidsplechtigheden. van de raad van bestuur van 18 juni 2014 De raad van bestuur heeft een sociaal tarief voor crematies ingevoerd. van het directiecomité van 1 april 2014 In het kader van het financieel beheer heeft het directiecomité de algemene betalingsvoorwaarden voor de facturen van PONTES vastgesteld. Tariefreglement crematies en afscheidsplechtigheden 2015 Tariefreglement uitvaartmaaltijden en catering 2015 Motivering De tarieven voor de dienstverlening van PONTES werden het laatst gewijzigd in het begin van Er werd toen een afzonderlijk tarief ingevoerd voor crematies enerzijds en het gebruik van de aula voor afscheidsplechtigheden anderzijds. Daarbij werd het tarief voor de crematies verlaagd. Sedertdien zijn de prijzen van PONTES niet meer aangepast aan de evolutie van het indexcijfer, terwijl de kosten die PONTES aan haar leveranciers moet betalen wel zijn toegenomen. In het financieel meerjarenplan was er bewust voor gekozen om niet ieder jaar de tarieven te laten evolueren, doch dit te concentreren op twee tijdstippen in de bestuursperiode, met name in 2015 en in Bijgevolg ligt thans een tariefwijziging voor waarbij voor de dienstverlening voor crematies en plechtigheden een kostprijsverhoging wordt voorgesteld van 25,-. Het sociaal tarief blijft ongewijzigd, het afzonderlijk tarief voor het gebruik van de aula voor afscheidsplechtigheden zonder bijhorende crematie wordt afgeschaft en het ongepland langer gebruik dan een uur van de aula wordt drastisch verhoogd. Alleen de tarieven voor de broodjesmaaltijden worden verhoogd met 1,-; alle overige cateringdiensten blijven ongewijzigd. Financiële weerslag De inkomsten van PONTES zullen stijgen met bijna ,- waardoor er investeringsruimte blijft om de dienstverlening verder te optimaliseren.

6 Artikel 1 De tarieven voor crematies, plechtigheden en uitvaartmaaltijden, zoals gevoegd als bijlagen bij dit besluit, worden goedgekeurd. Artikel 2 De algemene betalingsvoorwaarden, zoals goedgekeurd door het directiecomité op 1 april 2014, zijn van toepassing. Artikel 3 In geval van betwisting is het directiecomité van PONTES bevoegd. Artikel 4 Dit reglement vervangt alle voorgaande reglementen tot vaststelling van de tarieven voor crematies, plechtigheden en uitvaartmaaltijden. Artikel 5 Deze tarieven zijn van toepassing vanaf 1 januari Samenwerking: overeenkomst gezamenlijke aankoop energie - goedkeuring Voor de overheidsopdracht voor de levering van gas en elektriciteit werd de intergemeentelijke vereniging voor het crematoriumbeheer van Brussel aangeduid als opdrachtgevende overheid. De opdracht werd inmiddels gegund en de overeenkomst, waarin de samenwerkingsmodaliteiten met de dienstverlener worden beschreven, moet worden goedgekeurd door de raad van bestuur. Feiten en contekst PONTES participeert in het informele samenwerkingsverband dat bestaat tussen de openbare crematoria van Vlaanderen en Brussel dat tot doel heeft om gezamenlijke initiatieven en projecten te ontwikkelen. Zo werd ondermeer beslist om de levering van gas en elektriciteit gezamenlijk met alle crematoria aan te besteden met als doel een groter volume aan te besteden en een meer aantrekkelijke prijs te bedingen. Aangezien het samenwerkingsverband nog geen formele structuur heeft (een initiatief voor de oprichting van een vzw wordt voorbereid) werd afgesproken om één crematorium als opdrachtgevend bestuur aan te duiden. Het crematorium van Brussel heeft deze rol op zich genomen en deze overheidsopdracht georganiseerd. De opdracht werd gegund aan de firma Schneider Electric die de crematoria zal begeleiden bij de aankoop van energie en het beheer van de raamovereenkomsten die zullen worden afgesloten. De modaliteiten van die samenwerking zijn vervat in een overeenkomst die door alle deelnemers moet worden goedgekeurd.

7 Artikel 62, 2 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22, 3, 6 van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor de goedkeuring van samenwerkingsovereenkomsten. van de raad van bestuur van 13 december 2012 PONTES heeft zich geëngageerd in een samenwerkingsverband met andere openbare crematoria om o.a. gezamenlijke overheidsopdrachten aan te besteden. van de raad van bestuur van 19 maart 2014 Het crematorium van Ukkel wordt aangeduid als aanbestedende overheid om in naam van en voor rekening van alle deelnemende crematoria een gezamenlijke aankoop van gas en elektriciteit te organiseren. Samenwerkingsovereenkomst Het voorstel van samenwerkingsovereenkomst voor de gezamenlijke aankoop van gas en elektriciteit wordt goedgekeurd. 8. Overheidsopdrachten: lening investeringen crematorium Turnhout (lastenboek, raming en gunningswijze) goedkeuring Aan de raad van bestuur wordt voorgesteld om een lastenboek voor een lening ter financiering van de investeringen in het crematorium van Turnhout goed te keuren. Feiten en contekst In het voorjaar werden een aantal omvangrijke investeringen voor het crematorium van Turnhout goedgekeurd. Enerzijds wordt de laad- en loszone en de invoerruimte grondig verbouwd en uitgebreid. Zo zal er een overdekte laad- en loszone komen en een nieuwe geconditioneerde ruimte waar uitvaartondernemers altijd terecht kunnen voor het afleveren van kisten en het ophalen van asurnes. Daarnaast komt er een centrale administratieve ruimte zodat de klanten alle administratieve formaliteiten kunnen vervullen op één centraal punt. Vervolgens krijgen een aantal van de bestaande lokalen een nieuwe bestemming: de chauffeursruimte wordt uitgebreid en de administratieve ruimten worden omgebouwd tot familiekamer en gespreksruimte. Tevens wordt de invoerruimte aan de crematieovens grondig verbouwd en ingericht zodat er een aangepaste sfeer kan worden gecreëerd voor de nabestaanden die de invoer van een overledene wensen bij te wonen.

8 Anderzijds wordt de huidige keukenruimte uitgebreid en voorzien van een nieuwe keuken met aangepaste toestellen, zodat wij in de toekomst kunnen voldoen aan de HACCP-normering (voedselveiligheid en hygiëne). De werken zijn gestart in september 2014 en zullen ongeveer 9 maanden in beslag nemen. Artikelen 23 en 25 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten De overheidsopdrachten worden in principe geplaatst, hetzij bij aanbesteding, hetzij bij offerteaanvraag. Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22, 3, 8 van de statuten De raad van bestuur bepaalt de voorwaarden en de wijze van toewijzing van de opdrachten voor werken, leveringen of diensten. Lastenboek lening investeringen crematorium Turnhout Financiële weerslag De werken worden geraamd op ,-. PONTES zal hiervoor een lening afsluiten met een financiële instelling. Het lastenboek voorziet een terugbetalingsperiode van 20 jaar aan een vaste rentevoet. Hoewel een klassieke lening het uitgangspunt is in het lastenboek, hebben de inschrijvers de mogelijkheid om bij wijze van variant andere voordelige financieringsmethoden voor te stellen. De opdracht zal gegund worden aan de inschrijver die rekening houdende met de gunningscriteria de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend. Artikel 1 Het lastenboek voor het afsluiten van een lening ter financiering van de werken in het crematorium van Turnhout wordt goedgekeurd. Artikel 2 De overheidsopdracht zal worden geplaatst volgens de procedure van de open offerte-aanvraag. Artikel 3 De raming van de overheidsopdracht, zijnde het terug te betalen bedrag te vermeerderen met de intresten, wordt eveneens goedgekeurd.

9 9. IGEAN dienstverlening: algemene vergadering 17 december 2014 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring De raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van IGEAN dienstverlening en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen. Voorgeschiedenis Op 3 oktober 2014 hebben we per aangetekend schrijven een uitnodiging ontvangen van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening voor de bijzondere algemene vergadering van 17 december Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) moet voor elke algemene vergadering herhaald worden. Uitnodiging Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de agenda van de bijzondere algemene vergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening van 17 december 2014, die er als volgt uit ziet: 1. goedkeuren van de nota met de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor goedkeuren van de begroting benoemen van bestuurders Artikel 2 De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de bijzondere algemene vergadering van IGEAN dienstverlening op 17 december 2014 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid. Artikel 3 (geheime stemming) Mevrouw Sadia Choukri, lid van de raad van bestuur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de bijzondere algemene vergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening op 17 december 2014.

10 10. IGEAN milieu en veiligheid: algemene vergadering 17 december 2014 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring De raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van IGEAN milieu en veiligheid en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen. Voorgeschiedenis Op 3 oktober 2014 hebben we per aangetekend schrijven een uitnodiging ontvangen van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid voor de buitengewone algemene vergadering van 17 december Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) moet voor elke algemene vergadering herhaald worden. Uitnodiging Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de agenda van de buitengewone algemene vergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid van 17 december 2014, die er als volgt uit ziet: 1. goedkeuren van de nota met de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor 2015; 2. goedkeuren van de begroting benoemen van bestuurders 4. benoemen van de leden van de adviescomités Artikel 2 De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de buitengewone algemene vergadering van IGEAN milieu en veiligheid op 17 december 2014 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid. Artikel 3 (geheime stemming) Mevrouw Sadia Choukri, lid van de raad van bestuur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de bijzondere algemene vergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid op 17 december 2014.

11 11. Mededelingen: statistieken juni - september 2014 kennisgeving Aan de raad van bestuur wordt gerapporteerd over de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maanden juni t/m september Artikel 22 van de statuten De raad van bestuur geniet de meest uitgebreide bevoegdheid om alle daden van bestuur en beschikking te stellen in verband met de doelstelling van de vereniging. Statistieken juni t/m september 2014 Er wordt kennis genomen van de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maanden juni t/m september Varia en rondvraag Raadslid Vloemans vraagt hoever we staan in de procedure in verband met de stoelen van de nieuwe koffiezalen waarop de algemeen directeur antwoordt dat de leverancier gedagvaard is en de producent is ook gedagvaard door de leverancier van de stoelen. We moeten nu het verdere verloop van de gerechtelijke procedure opvolgen. De heer Jan Dalemans vraagt naar het nieuwe soort cremeren en hoe we daar mee omgaan in de toekomst, bijvoorbeeld in Lommel. De algemeen directeur geeft een uitgebreide toelichting rond de resomatie. Resomatie is een chemisch proces dat zich vandaag alleen nog maar in een testfase bevindt (twee proefopstellingen in de Verenigde Staten). De techniek is niet zo bio als men doet uitschijnen: er is weliswaar geen verbrandingsproces, maar er is veel energie nodig en men heeft nog geen oplossing voor de vloeistoffen die na het proces overblijven. Bovendien lijkt het dat de Vlaming niet meteen op deze techniek zit te wachten. In verschillende crematoria is evenwel reeds rekening gehouden met deze nieuwe techniek en plaats voorzien, maar doen moet de techniek wel eerst op punt worden gesteld en moet er een wettelijk initiatief komen om deze vorm van lijkbezorging te erkennen. Op de vraag van raadslid Johan Dom of deze vorm van crematie voordelen heeft kan de algemeen directeur enkel antwoorden dat het niet duurder is. Er is geen kist nodig en dus is er voor de familie een lagere kost, maar het vermoeden bestaat dat de uitvaartsector daar niet zo gelukkig mee zal zijn.