Directiecomité Verslag 7 december 2017

Transcriptie

1 Directiecomité Verslag 7 december 2017 Aanwezig: Carine Leys, voorzitter; Tjerk Sekeris, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters; Frank Geudens, secretaris; Katleen den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Door Steyaert, Ariane Van Dooren, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Kevin Strubbe, operationeel directeur; Véronique Maurissen, administratief directeur (verslag). Verontschuldigd: Kris Verduyckt, bestuurder 1. Directiecomité: verslag 9 november goedkeuring Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 25, 2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Verslag van 9 november 2017 Enig artikel De verslag van het directiecomité van 9 november 2017 wordt goedgekeurd. 2. Patrimonium: erfdienstbaarheid warmtenet verwijzing Op de vraag van de voorzitter of er een plannetje beschikbaar is met aanduiding van de leiding geeft de algemeen directeur als antwoord dat dit plan wordt bijgevoegd bij de authentieke akte van de notaris. Ondervoorzitter Tjerk Sekeris vraagt of we dit kunnen weigeren waarop de directeur een negatief antwoord formuleert en dat dit zou leiden tot een onteigening.

2 De voorzitter deelt ook mee dat Pontes een energiescan gaat laten doen om te zien wat we met de restwarmte kunnen doen en er wordt nagekeken of we met de overschot van de restwarmte toch niet kunnen aansluiten op dit net. Aan de raad van bestuur wordt voorgesteld een erfdienstbaarheid toe te kennen aan IVEG voor de aanleg van een warmtenet over de terreinen van het crematorium van Antwerpen. Artikelen 22, 3, 9 en 25, 6 van de statuten Het directiecomité bereidt de besluiten van de raad van bestuur, die bevoegd is voor de daden van beschikking, voor. Ontwerp overeenkomst erfdienstbaarheid Enig artikel Het voorstel tot toekenning van een erfdienstbaarheid aan IVEG voor de realisatie van een warmtenet wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur. 3. Patrimonium: overeenkomsten aankoop kunstwerken crematorium Lommel goedkeuring Aan het directiecomité worden twee overeenkomsten ter goedkeuring voorgelegd, die betrekking hebben op de aankoop van twee kunstwerken voor het crematorium van Lommel. Feiten en contekst Van bij de aanvang van het project voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel was voorzien dat op een aantal weloverwogen plaatsen kunstwerken zouden worden geïntegreerd. Vermits Lommel ook bekend staat voor zijn zandgronden en daardoor ook de glaskunst er veel aandacht krijgt, was het logisch om voor kunstwerken in glas te kiezen. Er werd een wedstrijdformule georganiseerd tijdens de zomer van 2017, waaraan vier verschillende kunstenaars hebben deelgenomen. Een selectiecommissie van experten hebben uiteindelijk een gunstig advies geformuleerd voor een kunstwerk van twee glaskunstenaars. Enerzijds is er het kunstwerk Orpheus van Warner Berckmans (Diest), die een kunstwerk uit blauw glas zal vervaardigen dat in de invoerruimte zal worden geïntegreerd. Anderzijds is er het kunstwerk I had to pay for justice this evening II van Ilse Van Roy (Tielt-Winge), dat een plaats zal krijgen op de spiegelvijver in het atrium.

3 Voor de aankoop van beide kunstwerken werden overeenkomsten opgesteld die thans ter goedkeuring worden voorgelegd. Artikel 25, 8, 1 van de statuten Het directiecomité is belast met het beheer van de gebouwen en eigendommen van de vereniging. Ontwerp-overeenkomsten kunstwerken Artikel 1 De overeenkomst tussen PONTES en Warner Berckmans voor de creatie en plaatsing van een kunstwerk Orpheus, zoals gevoegd als bijlage bij dit besluit, wordt goedgekeurd. Artikel 2 De overeenkomst tussen PONTES en Ilse Van Roy voor de creatie en plaatsing van een kunstwerk I had to pay for justice this evening II. 2017, zoals gevoegd als bijlage bij dit besluit, wordt goedgekeurd. 4. Financiën: financiering renovatiewerken crematorium Antwerpen en meerwerken crematorium Lommel d.m.v. een lening verwijzing Aan het directiecomité wordt voorgesteld om een lening principieel goed te keuren voor de renovatiewerken aan het crematorium van Antwerpen en voor de meerwerken aan het crematorium van Lommel. Artikel 28, 6 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten Het afsluiten van leningen is niet onderworpen aan de wet inzake overheidsopdrachten. Artikel 22, 3, 11 en 25, 8, 3 van de statuten Het directiecomité is belast met het financieel beheer van de vereniging, maar de goedkeuring van leningen is volgens de statuten voorbehouden aan de raad van bestuur. van het directiecomité van 7 september 2017 De renovatiewerken aan het crematorium van Antwerpen worden goedgekeurd. van het directiecomité van 9 november 2017 De opdracht voor de levering van los meubilair voor de crematoria van Antwerpen en Lommel wordt gegund aan Vervoort Meubelen BV. Offertes Belfius & ING

4 Motivering Crematorium Antwerpen: In 2018 zal het nieuwe crematorium van Lommel in gebruik genomen worden, waardoor PONTES over drie vestigingen zal beschikken. Volgens de financiële planning op lange termijn zal vervolgens het crematorium van Antwerpen een grondige renovatie en opknapbeurt krijgen, dat bijna 40 jaar in gebruik is. In 2012 werd de grootste Aula (Chrysant) reeds uitgebreid, de oude technische ruimte gerenoveerd en de aula s, wachtkamers en nieuwe zalen van nieuw meubilair voorzien. De financiële planning voorziet een grondige renovatie ten vroegste in wanneer het crematorium reeds 45 jaar oud is. 10 jaar is echter te lang om te wachten met een opknapbeurt van de oudste koffiekamers en de familiekamers. Bovendien dringt zich een herinrichting van koffiekamer 6 op, omdat de bestaande administratieve ruimte te krap is geworden voor de betrokken medewerkers. Daarom wordt voorgesteld om nu reeds een renovatie van een aantal ruimten te plannen, zodat deze nog minstens 10 jaar kunnen gebruikt worden. Concreet gaat het om: familiekamers: schilderwerken en nieuw meubilair; koffiekamers 1 t/m 4: schilderwerken, nieuw meubilair, decoratie en sanitair blok; koffiekamer 6: herbestemming als kantoren; berging achter koffiekamer 6: herinrichting als vergaderruimte. De uitvoering van deze werken worden geraamd op ,- euro. We willen deze werken zo snel mogelijk plannen en uitvoeren, aangezien we een nieuwe bedrijfsfilm plannen naar aanleiding van de opening van het crematorium van Lommel. Dan is het aangewezen om de verfraaide ruimtes in Antwerpen daar meteen mee in op te nemen. Crematorium Lommel: De werken aan het crematorium van Lommel naderen hun voltooiing. Zoals bij vele werken zijn er in de loop van het project een aantal meerwerken aan het licht gekomen, waardoor het initiële budget met 4 à 5% wordt overschreden. De belangrijkste meerwerken kunnen worden samengevat als volgt: 1. Technische installatie ( ,-): a. bijkomende NO x-filters b. wijziging configuratie installatie aan definitieve plannen gebouw c. keuringen en verlenging gasleidingen 2. Aansluiting nutsleidingen door Infrax ( ,-) 3. Herzieningen ( ,-) omwille van groot tijdsverloop tussen offerte en uitvoering (periode ) 4. Diverse meerwerken: a. verplaatsing interne nutsleidingen b. actieve koeling i.p.v. passieve koeling c. bufferbekken brandweer d. audio-visuele installatie e. meerkost Lariks-hout in draagbalken (i.f.v. geringer onderhoud)

5 f. upgrade houten wanden en bekleding (eik i.p.v. berk) g. geslepen betonvloeren h. behandeling buitenwanden aan technische ruimte (tegen graffiti) i. uitbreiding dakbeveiliging i.f.v. onderhoud dak j. voorzieningen en uitrusting Astrid-netwerk k. aanleg dienstweg in beton i.p.v. asfalt l. bronbemaling De totale overschrijding kan geraamd worden op maximaal ,- waarvoor een bijkomende financiering nodig is omdat er niet op gerekend was bij de initiële financieringsbehoefte. Zowel de werken voor het crematorium van Antwerpen, als de meerwerken aan het crematorium van Lommel kunnen gefinancierd worden met een beperkte lening. Gelet op de lage rentevoeten is de impact daarvan op het bedrijfsresultaat beperkt. De offerte van ING was het meest voordelig. We lenen voor een periode van 10 jaar met een vaste rentevoet van 0,823%. De maximale intrestlast bedraagt ,77 indien we het volledige bedrag opnemen. Enig artikel Het directiecomité is principieel akkoord met de financiering van de renovatiewerken aan het crematorium van Antwerpen en de meerwerken aan het crematorium van Lommel via het opnemen van een lening toe te wijzen aan ING BANK NV. Het dossier wordt ter goedkeuring verwezen naar de eerstvolgende zitting van de raad van bestuur. 4. Raad van bestuur: agenda bijeenkomst 20 december 2017 goedkeuring Aan het directiecomité wordt voorgesteld de hierna omschreven onderwerpen te agenderen voor de vergadering van de raad van bestuur van 20 december Artikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, 1 van de statuten Het directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur. Artikel 1 De volgende vergadering van de raad van bestuur vindt plaats op woensdag 20 december 2017 om in Salons van Edel, gelegen aan de Terbekehofdreef 13 in 2610 Antwerpen-Wilrijk.

6 Artikel 2 De agenda van de raad van bestuur wordt vastgesteld als volgt: 1. Raad van bestuur: verslag vergadering 25 oktober 2017 goedkeuring 2. Patrimonium: erfdienstbaarheid warmtenet goedkeuring 3. Financiën: financiering renovatiewerken crematorium Antwerpen en meerwerken crematorium Lommel d.m.v. een lening goedkeuring 4. Mededelingen: statistieken oktober-november 2017 kennisname 5. Varia en rondvraag 5. Mededelingen kennisgeving a) Statistieken: maanden november 2017 kennisgeving Het directiecomité neemt kennis van de statistieken van de maand november b) Slim naar Antwerpen: fietsbeleid bespreking In samenwerking met de stad Antwerpen werkt PONTES mee aan het project Slim naar Antwerpen om de modal shift bij werknemers te bevorderen. Er worden fietsen in bruikleen ter beschikking gesteld en medewerkers kunnen ook gebruik maken van een Vélo-abonnement en een CityPass. Om het gebruik van fietsen als vervoersmiddel voor het woon-werkverkeer stellen we voor om ook de abonnementen voor deelfietsen terug betaalbaar te maken en aan fietsende medewerker een tussenkomst te verlenen voor veiligheids- en beschermingsmiddelen (fluo-vestjes, helmen, verlichting, enz ). Met de leverancier van de fietsen wordt nog verder onderzocht in welke mate we de leenfietsen op langere termijn verder kunnen huren of kopen. c) Brief naar ABB Voorstel van brief als antwoord op schrijven van ABB wordt goedgekeurd.