Verslag. Raad van bestuur. 19 november Raad van bestuur: verslag 15 oktober goedkeuring. Aanleiding

Transcriptie

1 Verslag Raad van bestuur 19 november 2014 Aanwezig: Katrien Van de Poel, ondervoorzitter, Katleen Den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Door Steyaert, Ariane Van Dooren, leden directiecomité; Rob Blockx, Sadia Choukri, Jef Eggermont, Annemie Goris, Jos Lodewijckx, Marleen Van den Eynde, Berre Van Deuren, Greet Van Gool, Cordula Van Winkel, Linda Verlinden, Johan Vermeeren, Zander Vliegen, Luc Vloemans, Juul Vrolix, leden raad van bestuur; Michel Meeus, Elke Tindemans, leden raad van bestuur met raadgevende stem; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur; Véronique Maurissen, diensthoofd interne organisatie, onthaal en plechtigheden (verslag). Verontschuldigd: Rob Van de Velde, voorzitter; Peter Wouters, ondervoorzitter; Frank Geudens, secretaris; Kris Verduyckt, leden directiecomité Gerda Broeckx, Jan Dalemans, Frans De Bont, Koen De Cock, Johan Dom, Gerda Van Langendonck, leden raad van bestuur; Louis Haagen, Dirk Smets, Frans Uytterhoeven, leden raad van bestuur met raadgevende stem Carine Leys, wnd. Voorzitter Tjerk Sekeris, wnd. ondervoorzitter 1. Raad van bestuur: verslag 15 oktober goedkeuring Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 21 van de statuten De besluiten van de raad van bestuur worden genotuleerd en aan de leden van de raad van bestuur toegezonden. Verslag 15 oktober 2014

2 Het verslag van de raad van bestuur van 15 oktober 2014 wordt goedgekeurd. 2. Financiën: vaststelling tarieven dranken goedkeuring Er wordt een tariefaanpassing van de dranken voorgesteld voor het dienstjaar Artikel 62, 2 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22, 3, 2 van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor de vaststelling van de tarieven. Overzicht tarieven dranken 2015 De tarieven voor dranken, zoals opgenomen in het overzicht als bijlage bij dit besluit, worden goedgekeurd. 3. Samenwerking: oprichting Verenigd Netwerk voor Openbare Crematoria vzw - verwijzing Raadslid Van Gool vraagt hoe kan de controle gaat gebeuren van de raad van bestuur op de vzw. Zij is van mening dat het beleid mee bepaald moet worden door de raad van bestuur. De algemeen directeur beaamt dit want nu is er enkel een ontmoeting tussen de directeurs en wordt dit niet gecoverd door de politiek. Ook deze VZW heeft een beleidsplan en een begroting. Deze zal natuurlijk eerst worden voorgelegd in elk crematorium afzonderlijk alvorens deze naar de algemene vergadering van de vzw gaat. De Vlaamse en Brusselse intergemeentelijke verenigingen voor crematoriabeheer Westlede, Pontes, Havicrem, Psilon, Hofheide en I.C.V.C. wensen een vereniging zonder winstoogmerk op te richten met de naam Verenigd Netwerk van Openbare Crematoria (afgekort VNOC vzw). Hierdoor wordt het bestaande samenwerkingsplatform tussen deze crematoria geformaliseerd. Vermits de beslissing tot deelneming van een opdrachthoudende vereniging tot een vereniging zonder winstoogmerk wordt genomen door de algemene vergadering, ligt het voorstel tot deelneming in het VNOC vzw voor. Artikel 78 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking

3 Onverminderd andere wettelijke of decretale bepalingen kunnen opdrachthoudende verenigingen deelnemen in privaatrechtelijke rechtspersonen die zelf niet deze rechtsvorm hebben aangenomen, voor zover het maatschappelijk doel van deze rechtspersoon overeenstemt met de eigen doelstellingen en voor zover de wetgeving van de overheidsopdrachten wordt nageleefd. De beslissing tot deelneming wordt genomen door de algemene vergadering op grond van een door de raad van bestuur opgemaakt verslag dat het belang van de deelneming aantoont. De deelneming is onderworpen aan de voorwaarde dat aan de opdrachthoudende vereniging minstens een mandaat van bestuurder wordt toegekend. Voor dat mandaat komt uitsluitend een op voordracht van de gemeenten benoemd bestuurder in aanmerking. Ontwerp van statuten Verslag van de raad van bestuur Motivering De Vlaamse en Brusselse intergemeentelijke verenigingen voor crematoriumbeheer - IGS Westlede (provincie Oost-Vlaanderen) met crematoria te Lochristi en Sint-Niklaas en een project te Aalst; - IGS Pontes (provincie Antwerpen en Limburg) met crematoria te Wilrijk en Turnhout en een project te Lommel; - IGS Havicrem (regio Halle-Vilvoorde) met een crematorium te Vilvoorde en een project te Zemst; - IGS Psilon (regio Zuid-West-Vlaanderen) met een crematorium te Kortrijk; - IGS Hofheide (regio Leuven) met een crematorium te Holsbeek; - I.C.V.C (Brussels Gewest) met een crematorium te Ukkel en een project te Evere werken sedert 2012 samen in een samenwerkingsplatform. Dit platform had tot op heden de vorm van een feitelijke vereniging. Het is thans de bedoeling om de feitelijke vereniging om te vormen tot een vereniging zonder winstoogmerk met de naam het Verenigd Netwerk voor Openbare Crematoria vzw (afgekort: VNOC vzw). Deze vereniging heeft tot doel uit te groeien tot een volwaardige partner in de uitvaartsector, de belangen van de openbare crematoria te verdedigen en initiatieven te nemen of projecten te ontwikkelen die de onderlinge werking van de openbare crematoria versterken. Het VNOC vzw wil dit doel onder meer verwezenlijken door: - verdediging van de gezamenlijke belangen t.a.v. de actoren en stakeholders in de uitvaartsector; - verdediging van de gezamenlijke belangen t.a.v. de Vlaamse overheid; - nauwe samenwerking op gebied van openbaar initiatief; - voorlichting en informatieverstrekking; - nemen van maatregelen ter bevordering van de kwaliteit van de dienstverlening in de sector; - gezamenlijke bestellingen en groepsaanbestedingen; - ontwikkelen van shared services en facilities op gebied van ICT, HR, techniek, financiën, catering, vorming, ; - uitbouwen van een ondersteuningsapparaat; - nemen van gezamenlijke communicatie- en persinitiatieven;

4 - etc. Door de vorm van een vereniging zonder winstoogmerk heeft het VNOC vzw een formele structuur, zodanig dat er op een efficiënte manier beslissingen kunnen worden genomen en uitgevoerd om de gezamenlijke belangen van de Vlaamse en Brusselse openbare crematoria te behartigen. Bovendien bezit een vzw rechtspersoonlijkheid waardoor ze haar eigen financiële middelen kan beheren, personeel kan aanwerven, contracten kan afsluiten, subsidies kan aanvragen, De deelneming van IGS PONTES OV aan en de oprichting van het Verenigd Netwerk van Openbare Crematoria vzw wordt, samen met het bijgevoegd verslag en het ontwerp van statuten, ter goedkeuring verwezen naar de algemene vergadering. 4. Overheidsopdrachten: ontwikkeling crematorium Lommel (bestek en programma van eisen) goedkeuring Op vraag van een raadslid welke 5 firma s er uiteindelijk worden geselecteerd geeft de algemeen directeur een opsomming, nl. : Vanhout / A2O CFE / AWG / Van Wellen Artes / Roegiers / KAAN DMI Vastgoed / Democo / Achtergael Houben / BEEL West 8 Aan de raad van bestuur wordt goedkeuring gevraagd van het bestek en het programma van eisen voor de bouw en ontwikkeling van het crematorium van Lommel. Feiten en contekst In het najaar van 2013 zijn zeven Limburgse gemeenten lid geworden van PONTES waarmee de ontwikkeling van een nieuw crematorium in Lommel definitief kon aangevat worden. Aansluitend daarop werd gestart met de organisatie van de overheidsopdracht die de realisatie van het nieuwe crematorium moet mogelijk maken. Daartoe heeft de raad van bestuur op 16 april 2014 de selectieleidraad goedgekeurd. Dit document bevat een oproep tot kandidaten die belangstelling hebben om het toekomstige crematorium te gaan ontwikkelen. De selectieleidraad, die zowel in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad als in het Europees Publicatieblad is bekend gemaakt (respectievelijk op 13 en 18 juni 2014), beschrijft gedetailleerd aan welke vereisten de kandidaten moeten beantwoorden en op welke wijze zij een aanvraag tot deelneming aan de opdracht moeten indienen. De geïnteresseerde partijen moesten uiterlijk op 1 september 2014 hun aanvraag tot deelname hebben ingediend. PONTES ontving de aanvraag van tien inschrijvers. In de selectieleidraad is

5 voorzien dat er tenminste drie en maximum vijf kandidaten kunnen worden geselecteerd die toegelaten worden tot de volgende fase van de overheidsopdracht. De hierna geselecteerde kandidaten zullen het bestek en het programma van eisen ontvangen en zullen tijdens een informatievergadering meer toelichting krijgen bij het project. Het bestek en het programma van eisen werd de voorbije weken en maanden opgemaakt op basis van inspiratie van andere binnenlandse en buitenlandse crematoria en in nauw overleg met de betrokken uitvaartondernemers, de medewerkers van PONTES en de projectbegeleider. Vooraleer het bestek en het programma van eisen bekend kan worden gemaakt, moet het ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van bestuur. Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22, 3, 8 van de statuten De raad van bestuur bepaalt de voorwaarden van de opdrachten voor werken, leveringen of diensten. Artikel 26, 2, 1, b) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommiqe opdrachten vooraanneming van werken. leveringen en diensten De overheidsopdrachten kunnen worden gegund bij onderhandelingsprocedure. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige en regelmatige offerte. Artikelen 13 en 14 van het decreet van 12 juli 2013 houdende toekenning van subsidies voor gebouwen van de eredienst, gebouwen voor de openbare uitoefening van de niet-confessionele morele dienstverlening en crematoria Deze artikelen bepalen welke projectonderdelen van een nieuw te bouwen crematorium in aanmerking komen voor Vlaamse subsidies. Artikel 2 van het besluit van de Vlaamse regering van 20 december 2013 betreffende de toekenning van subsidies voor gebouwen van de eredienst, gebouwen voor de openbare uitoefening van de niet-confessionele morele dienstverlening en crematoria Dit artikel beschrijft de modaliteiten voor het indienen van een aanvraagdossier voor subsidies bij de Vlaamse overheid in verband met de bouw van crematoria. van het directiecomité van 6 november 2014 Het directiecomité heeft de kandidaten geselecteerd op basis van de in de selectieleidraad opgenomen criteria die toegelaten worden tot de volgende fase van de procedure. Bestek en programma van eisen Financiële weerslag De uitgaven verbonden aan het bouwproject voor het crematorium van Lommel wordt geraamd op 7,3 miljoen euro. Deze uitgaven werden begroot in de financiële meerjarenplanning van PONTES.

6 Het bestek en het programma van eisen voor de ontwikkeling van het crematorium te Lommel worden goedgekeurd. 5. Mededelingen: statistieken oktober 2014-emmissiemetingen kennisgeving Aan de raad van bestuur wordt gerapporteerd over de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand oktober 2014 en over de resultaten van de emissiemetingen. Artikel 22 van de statuten De raad van bestuur geniet de meest uitgebreide bevoegdheid om alle daden van bestuur en beschikking te stellen in verband met de doelstelling van de vereniging. Statistieken oktober 2014 Emissiemetingen 2014 Er wordt kennis genomen van de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maanden oktober 2014 en van de resultaten van de emissiemetingen 2014.