Voorwerp van het besluit Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd.

Transcriptie

1 Verslag Directiecomité 11 februari 2014 Aanwezig: Rob Van de Velde, voorzitter; Katrien Van de Poel, ondervoorzitter, Frank Geudens, secretaris; Alex Helsen, Jef Laureyssens, Ariane Van Dooren, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur. Véronique Maurissen, afdelingshoofd crematorium Antwerpen (verslag). Verontschuldigd: Peter Wouters, ondervoorzitter Katleen den Roover, bestuurder 1. Directiecomité: verslag 7 januari goedkeuring Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 25, 2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Verslag 7 januari 2014 Het verslag van het directiecomité van 7 januari 2014 wordt goedgekeurd.

2 2. Bestuursorganen: reglement regionaal adviescomité - verwijzing Het reglement met betrekking tot de oprichting van een regionaal adviescomité voor de ontwikkeling van het crematorium Lommel werd na overleg met de Limburgse gemeenten gewijzigd. Het wordt ter goedkeuring verwezen naar de eerstvolgende bijeenkomst van de raad van bestuur. Artikel 55, 3 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking In elke opdrachthoudende vereniging kan een regionaal adviescomité worden opgericht, waarvan de leden worden aangeduid door de algemene vergadering. Ontwerp reglement regionaal adviescomité Het ontwerp van reglement voor de oprichting van een regionaal adviescomité wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur. 3. Personeelszaken: opmaak diversiteitsplan - goedkeuring De opmaak van nieuwe functiebeschrijvingen met bijhorende competentieprofielen wordt gekaderd in een diversiteitsplan, waarvan de opmaak ondersteund wordt door RESOC Antwerpen. Artikel 25, 2 van de statuten Het directiecomité is bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer. Ontwerp diversiteitsplan Financiële weerslag Voor de opmaak van een diversiteitsplan kan PONTES aanspraak maken op een subsidie van ,-. Het ontwerp van diversiteitsplan wordt goedgekeurd.

3 4. Personeelszaken: rechtspositieregeling en c.a.o bespreking Ter voorbereiding van een nieuwe rechtspositieregeling en een collectieve arbeidsovereenkomst voor de periode heeft het overleg met de syndicale vakorganisaties verschillende bespreekpunten opgeleverd, waarover het directiecomité een standpunt moet innemen. Artikelen 22, 3, 4 en 25, 1 van de statuten De rechtspositieregeling van het personeel wordt vastgesteld door de raad van bestuur. Het directiecomité is belast met de voorbereiding van de vergaderingen van de raad van bestuur. Ontwerp rechtspositieregeling Overzicht bespreekpunten c.a.o Artikel 1 Het directiecomité neemt akte van de wijzigingen aan het ontwerp van rechtspositieregeling en verwijst deze ter goedkeuring naar de raad van bestuur. Artikel 2 Het directiecomité is van oordeel dat de hierna vermelde voorstellen mits verdere uitwerking en concretisering kunnen weerhouden worden in de collectieve arbeidsovereenkomst voor de periode : a) Toetreden tot de sociale dienst van de Dienst RSZPPO b) Extra ziekteverzekering voor contractuelen vanaf de vierde maand ziekte c) Garantie huidige verworvenheden deze legislatuur en vrijwaring van tewerkstelling 5. Overheidsopdrachten: externe projectbegeleiding ontwikkeling crematorium Lommel - gunning Aan de raad van bestuur werd voorgesteld om een lastenboek voor de aanstelling van een externe projectbegeleider voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel goed te keuren. Verschillende kandidaten hebben een offerte ingediend, waaruit een selectie werd gemaakt om verder mee te onderhandelen over een definitief en beste aanbod. De onderhandelingen hebben plaatsgevonden zodat de opdracht thans kan worden toegewezen aan de inschrijver met het regelmatige en meest voordelige aanbod.

4 Voorgeschiedenis In 2012 sloot PONTES een samenwerkingsovereenkomst met de stad Lommel, waarbij PONTES de stad zou adviseren en begeleiden bij de ontwikkeling van een nieuw te bouwen crematorium. Ondertussen heeft de stad Lommel er voor geopteerd om de ontwikkeling van het crematorium toe te vertrouwen aan PONTES en zijn in totaal zeven gemeenten uit Noord-Limburg toegetreden tot de vereniging. Het nieuwe crematorium zal gevestigd worden op een terrein van ongeveer m 2 gelegen naast de begraafplaats Centrum aan de Norbert Neeckxlaan te Lommel. In 2014 zal PONTES de aanbestedingsdossiers voorbereiden, de vergunningsdossiers voorbereiden, evenals het subsidiedossier. De werken zouden moeten kunnen aanvatten begin 2015 met de bedoeling om in 2016 het crematorium in gebruik te nemen op voorwaarde dat tijdig de noodzakelijk subsidies kunnen bekomen worden. Om deze werken optimaal te laten verlopen en een goede coördinatie tussen alle partijen te verzekeren stemde de raad van bestuur in met een overheidsopdracht voor externe projectbegeleiding. Dit werd voorzien in het financieel plan voor de bouw van het crematorium. De opdracht werd gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad en er hebben tien kandidaten een offerte ingediend. Deze inschrijvingen werden geëvalueerd en beoordeeld op het vlak van regelmatigheid en kwaliteit. Over de meest kwalitatieve en voordeligste inschrijvingen werd verder onderhandeld om de reikwijdte van het aanbod, de geboden dienstverlening en de prijzen goed te begrijpen. Dit heeft geresulteerd tot een definitief en beste aanbod van de inschrijvers waaruit thans een uiteindelijke keuze moet worden gemaakt. Artikel 26, 2, 1, d) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten De overheidsopdrachten kunnen worden gegund volgens de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Artikelen 58 en 59 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren De aanbestedende overheid kan in het kader van een onderhandelingsprocedure een lijst van geselecteerde inschrijvers opstellen met dewelke verdere onderhandelingen zullen worden gevoerd. Artikelen 67 t/m 79 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren Deze artikelen bepalen de voorschriften met betrekking tot de kwalitatieve selectie van inschrijvers. Artikel 2 van het besluit van de raad van bestuur van 15 maart 2012 Het directiecomité is belast met het voeren van de overheidsopdrachten en gunningsprocedures. van de raad van bestuur van 18 september 2013 De raad van bestuur keurde het lastenboek, de gunningswijze en de raming goed voor de opdracht voor externe projectbegeleiding voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel. Lastenboek aanstelling externe projectbegeleider Proces-verbaal van opening van de offertes van 3 december 2013

5 Evaluatieverslag van 3 januari 2014 Gunningsverslag van 10 februari 2014 Motivering PONTES gaat op zoek naar een technisch studiebureau dat instaat voor de projectbegeleiding van het volledige project, dat moet leiden tot de ontwikkeling en bouw van het nieuwe crematorium. De projectbegeleider zal ondermeer instaan voor: het beheer, de planning en de coördinatie tijdens de voorbereidingsfase (opmaak programma van eisen); het beheer, de planning en de coördinatie tijdens de ontwerpfase (keuze van architectonisch concept); de begeleiding tijdens de aanbestedingsfase; het beheer, de planning en de coördinatie tijdens de uitvoeringsfase (opvolging werf); de financiële controle; de kwaliteitscontrole; de begeleiding en opvolging van de verschillende opleveringsprocedures; de veiligheidscoördinatie. De opdracht werd verzonden naar het Bulletin der Aanbestedingen op 6 november 2013 en geïnteresseerde kandidaten konden tot uiterlijk 3 december 2013 om 11 uur een offerte indienen. Op laatstgenoemde datum werden tien offertes ingediend: 1. PI KWADRAAT BVBA Ternaaiseweg 9, Beringen 2. BOPRO NV Oude Houtlei 140, Gent 3. MULTI N.V. Orlaylaan 10, Temse 4. TECHNUM/TRACTEBEL ENGINEERING N.V. Arianelaan 7, Brussel 5. GRONTMIJ BELGIUM NV Stationsstraat 51, Mechelen 6. URBAN QUANTUM NV Hoevensebaan 50, Kapellen 7. ARIES NV Vijfwindgatenstraat 21E, Gent 8. ANTEA BELGIUM NV Roderveldlaan 1, Antwerpen-Berchem 9. PROBAM NV Ninovesteenweg 190, Ermebodegem 10. A.J. PHILIPPE BVBA Maleizenstraat 23, Herent Alle ontvangen offertes werden door de aanbestedende overheid onderzocht om na te gaan of de inschrijvers cumulatief voldoen aan de bepalingen inzake het toegangsrecht en aan de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid. Samengevat leidt dit onderzoek tot de conclusie dat alle offertes voldoen aan de bepalingen van de wet en de uitvoeringsbesluiten inzake toegang en kwalitatieve selectie. Er werden geen onregelmatigheden vastgesteld en uit het onderzoek blijkt dat geen van de partijen zich in één van de uitsluitingsgronden bevindt zoals beschreven in artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten. Tevens werd tijdens dit onderzoek reeds een screening uitgevoerd van de offertes met het oog op de opmaak van een shortlist, waarin de offertes getoetst werden aan de gunningscriteria om te verifiëren welke inschrijving het meest voldoet aan de opdracht. Bijgevolg werden de volgende geselecteerde inschrijvers uitgenodigd voor verdere onderhandelingen, namelijk:

6 1. A.J. PHILIPPE BVBA Maleizenstraat 23, Herent 2. ARIES NV Vijfwindgatenstraat 21E, Gent 3. BOPRO NV Oude Houtlei 140, Gent 4. GRONTMIJ BELGIUM NV Stationsstraat 51, Mechelen 5. MULTI N.V. Orlaylaan 10, Temse Op basis van de ontvangen offertes en alle verzamelde informatie na de diverse onderhandelingen werd een definitief gunningsverslag opgemaakt waarin een voorstel tot gunning wordt geformuleerd. In het gunningsverslag worden de offertes aan een grondig onderzoek onderworpen en getoetst aan de drie vooropgestelde gunningscriteria: 1. de geformuleerde prijs; 2. de methodologie en werkwijze; 3. het voorgestelde projectteam en de ervaring. Voor wat betreft het eerste gunningscriterium blijkt uit het onderzoek dat BOPRO NV de meest voordeligste offerte heeft ingediend, bijna ,- goedkoper is dan de tweede en derde gerangschikte offerte en daardoor ook de hoogste score van 40 punten bekomt. BOPRO NV engageert zich om de hele projectbegeleiding en de veiligheidscoördinatie van de ontwikkeling van het crematorium van Lommel te verzekeren voor de laagste prijs. De prijs was volledig en er waren geen afzonderlijke opties waarmee rekening moest worden gehouden. Inzake methodologie en werkwijze heeft BOPRO NV eveneens een sterk voorstel geformuleerd. In de offerte was duidelijk omschreven welke inspanningen zullen worden geleverd om belangrijke aspecten van het project te beheersen, met name op het vlak van risico s, timing, budget en kwaliteit. Verschillende suggesties werden aangehaald om het project binnen de vooropgestelde timing te houden, het budget onder controle te houden en de noodzakelijke kwaliteit te verzekeren. BOPRO NV heeft ook veel aandacht voor het communicatietraject dat belangrijk is in projecten van deze omvang met grote maatschappelijke impact. Er zijn veel interne en externe stakeholders die allemaal aan bod komen in het door BOPRO uitgewerkte communicatieplan. Tevens verwijst BOPRO NV naar het belang van het subsidiedossier dat verbonden is aan dit project en dat overleg en een goede uitwisseling van informatie belangrijk is in de relatie met de Vlaamse overheid. Het project kan immers rekenen op een Vlaamse subsidie en het is dus belangrijk om de Vlaamse overheid als een permanente partner te betrekken bij de voortgang van het project. Hiermee onderscheidt BOPRO NV zich op duidelijke wijze ten aanzien van zijn concurrenten. Voor een overzichtelijke en vlotte rapportering stelt BOPRO NV een digitaal platform voor waarvan de kostprijs is inbegrepen in de offerte. BOPRO NV hecht niet alleen veel belang aan de kostenbewaking van het project maar heeft ook oog voor de onderhoudskosten van de infrastructuur zoals die zich na de oplevering zullen manifesteren. Er wordt daarbij terecht gewezen op het belang van goede keuzes voor en tijdens de bouwfase om nadien de onderhoudskost onder controle te kunnen houden. Dit thema wordt ook in verband gebracht met het principe van duurzaam bouwen. BOPRO NV getuigt van een pragmatische visie waarbij de duurzame ingrepen worden bepaald in functie van het ambitieniveau van de opdrachtgever. Als basis kan gebruik worden gemaakt van de BREEAM-filosofie die een referentie is voor duurzaam bouwen. BOPRO NV staat voor van een degelijke, onderbouwde en realistische aanpak om de projectbegeleiding vorm te geven en profileert zich als partner van de opdrachtgever om het project te realiseren binnen de vooropgestelde doelstellingen. Uiteraard zijn er nog andere sterke en evenwaardige voorstellen ingediend, doch voor dit criterium levert het voorstel BOPRO NV een

7 duidelijke meerwaarde in het bijzonder op het vlak van het communicatietraject en het belang van het subsidiedossier. Tot slot werden de offertes beoordeeld op het vlak van referenties en ervaring. Verschillende inschrijvers verwijzen naar vroegere opdrachten die zich situeren in de publieke sector of gebouwen met een belangrijke publieke functie. Verschillende van die referenties zijn dan ook zeer waardevol als uitgangspunt voor de ontwikkeling van dit project. Echter, voor dit criterium springen drie offertes in het oog. A-RES NV heeft zijn team versterkt met architecten van SUM PROJECTS, die de afgelopen jaren betrokken waren bij de ontwikkeling van het crematorium van Kortrijk. Die kennis en ervaring is zeker een sterke troef. GRONTMIJ daarentegen stelt een sterk team voor met de meeste deskundigheden en was tevens betrokken bij de opmaak van het ruimtelijk uitvoeringsplan voor de begraafplaats. Daarmee heeft GRONTMIJ een belangrijke gebiedskennis, doch niet onmiddellijk met de ontwikkeling van een crematorium. BOPRO NV is momenteel ook projectbegeleider bij de bouw van het crematorium van Zemst en kan dus net zoals A-RES en SUM PROJECTS concrete ervaring inbrengen. Omwille van deze specifieke ervaringen werden deze offertes als gelijkwaardig beschouwd. Tot besluit kan met andere woorden het voorstel van het gunningsverslag bijgetreden worden. BOPRO NV heeft een sterke aanpak voorgesteld, heeft zeer waardevolle ervaring in te brengen en is bovendien als goedkoopste uit de bus gekomen. Hiermee scoort deze inschrijver het hoogst in de rangschikking en is deze offerte voor PONTES het economisch meest voordelige aanbod. Financiële weerslag Aan deze opdracht is een uitgave verbonden van ,-. Dit bedrag is mee opgenomen in het financieel plan voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel. De opdracht projectbegeleiding en veiligheidscoördinatie voor de bouw van een nieuw crematorium te Lommel worden gegund aan BOPRO NV, waarvan de kantoren gevestigd zijn te 9000 Gent, aan de Oude Houtlei 140, voor een bedrag van ,- (exclusief BTW). 6. Financiën: kostprijscalculatie en financiële scenario s bespreking De algemeen directeur geeft toelichting bij de kostprijscalculatie die werd opgesteld en op basis waarvan tevens een aantal financiële toekomstscenraio s werden voorbereid. Uit de analyse blijkt samengevat dat er belangrijke inkomsten gegenereerd worden door de uitvoering van de crematies, maar dat deze inkomsten grotendeels geneutraliseerd worden door de verliezen op het vlak van plechtigheden en catering. De financiële scenario s hebben als doelstelling om over een periode van vijf jaar een break-evensituatie te bereiken op de thans verlieslatende bedrijfsactiviteiten. Het evenwicht wordt bereikt door een combinatie van reductie van kosten en hogere inkomsten met slechts geringe prijsstijgingen. Tevens wordt uitgegaan van een groter en stijgend marktaandeel. Het directiecomité merkt evenwel op dat deze laatste doelstellingen een onzeker karakter hebben en dat de inkomsten die daarmee verzameld zouden kunnen worden eerder in de beperking van de uitgaven moeten gerekend worden. Als de meerinkomsten dan niet gerealiseerd worden dan worden de gelden alsnog verzekerd via lagere kosten.

8 Voor het overige kan het directiecomité akkoord gaan met de financiële scenario s, maar er wordt tevens benadrukt dat er werk moet gemaakt worden het imago van de organisatie en dat het aanbieden van een totaal pakket en een goede dienstverlening eveneens essentieel blijven. De directie heeft in samenwerking met Möbius een kostprijscalculatie voorbereid over de verschillende vormen van dienstverlening. Tevens werden een aantal financiële scenario s voor deze bestuursperiode ontwikkeld, waarover het directiecomité een standpunt moet innemen. Artikel 25, 8, 3 van de statuten Het directiecomité is belast met het financieel beheer van de vereniging. Resultaten kostprijscalculatie en financiële scenario s Artikel 1 Het directiecomité neemt kennis van de resultaten van de kostprijscalculatie en de daaraan verbonden financiële scenario s voor deze bestuursperiode. Artikel 2 Het directiecomité keurt de financiële scenario s en de daaraan verbonden doelstellingen goed. 7. Mededelingen: statistieken januari 2014 kennisgeving Aan het directiecomité wordt gerapporteerd over de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand januari Artikel 25, 2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Statistieken januari 2014

9 Er wordt kennis genomen van de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand januari Varia Een directielid vraagt of er voor Pontes gevolgen zijn voor de werking van de afscheidsplechtigheden door de uitspraken van mgr. Leonard, waarmee verwezen wordt naar de doelstelling van de Kerk om geen diensten meer te laten begeleiden door geestelijken buiten de kerk. De algemeen directeur meent dat er nauwelijks enige impact zal zijn doordat wij werken met gebedsvoorgangers voor de begeleiding van christelijk geïnspireerde afscheidsdiensten. Onze vrijwilligers voelen zich niet gebonden door de uitspraken van het bisdom en zullen hun werking verder zetten. In andere crematoria, waar men zelf diakens in dienst had, zijn er wel gevolgen doordat zij niet langer beroep kunnen doen op deze medewerker(s) en derhalve een alternatief aanbod zullen moeten uitwerken.