Directiecomité Verslag 9 november 2017

Transcriptie

1 Directiecomité Verslag 9 november 2017 Aanwezig: Carine Leys, voorzitter; Tjerk Sekeris, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters; Frank Geudens, secretaris; Katleen den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Door Steyaert, Ariane Van Dooren, Kris Verduyckt, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Kevin Strubbe, operationeel directeur; Véronique Maurissen, administratief directeur (verslag). 1. Directiecomité: verslag 12 oktober goedkeuring Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 25, 2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Verslag van 12 oktober 2017 Besluit Enig artikel De verslag van het directiecomité van 12 oktober 2017 wordt goedgekeurd. 2. Overheidsopdrachten: levering van vast en los meubilair crematorium Lommel gunning Op de vraag van mevrouw Katleen den Roover of het uit de overheidsopdracht trekken van het vast en los meubilair volledig in orde is met de wetgeving geeft de algemeen directeur als antwoord dat een minwerk in orde is en door dit dan zelf te doen moeten we wel de wet op de overheidsopdrachten volgen. De heer Kris Verduyckt kan akkoord gaan met deze handeling aangezien er een compromis is en dat de architect en binnenhuisarchitect hun zegen hebben gegeven over de keuze van het meubilair.

2 Na de vraag van mevrouw Katleen den Roover of het budget gehandhaafd blijft, geeft de algemeen directeur een toelichting over de meerwerken en de meerprijs van het budget die ongeveer 4% is. Aan het directiecomité wordt voorgesteld om het lot vast en los meubilair uit de bestaande overheidsopdracht voor de realisatie van het crematorium in Lommel te halen en het te gunnen via een afzonderlijke overheidsopdracht. Artikel 25, 8, 4 van de statuten Het directiecomité is bevoegd voor het voeren van gunningsprocedures, de gunning en uitvoering van overheidsopdrachten. Artikel 42, 1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten Overheidsopdrachten kunnen geplaatst worden volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking na raadpleging van meerdere ondernemers voor zover bepaalde drempelbedragen niet worden overschreden of wegens hoogdringende omstandigheden die niet aan de aanbestedende overheid toe te schrijven zijn. Artikelen 37 en 38 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten De aanbestedende overheid kan een overheidsopdracht wijzigen indien aan een aantal voorwaarden cumulatief is voldaan, namelijk (a) het voorwerp van de hoofdopdracht mag niet worden gewijzigd, (b) de wijziging mag in waarde niet hoger zijn dan 15% van de waarde van de hoofdopdracht en (c) zo nodig wordt in een compensatie voorzien van de opdrachtnemer. Offertes Motivering De werken aan het crematorium van Lommel schieten goed op en zullen normaal gezien volgens planning kunnen afgerond worden, zodat het gebouw tegen einde februari zal opgeleverd worden, PONTES tijdens de maand maart proef kan draaien en de opening in april zal kunnen plaatsvinden. De aanwerving van nieuw personeel wordt op 2 en 4 november 2017 bekend gemaakt in de media met de bedoeling om ook tijdig over nieuwe personeelsleden te kunnen beschikken. Het enige onderdeel van het project dat nog moet beslist worden is het dossier vast en los meubilair. Op basis van de tekeningen die de interieurarchitect (Victor Simoni) oorspronkelijk had gemaakt is er door de aannemer (Vanhout) prijs gevraagd voor het vast meubilair. Voor het los meubilair heeft PONTES tot op heden nog geen enkel concreet voorstel. 1. Vast meubilair

3 De offerte voor het vast meubilair bestaat uit verschillende onderdelen. Het gaat o.a. over de houten afwerking van wanden en vloeren, de inbouwkasten, maar ook over de banken die worden voorzien in de aula, de familiekamers en de wachtruimten. De offerte die de aannemer daarvoor ontvangen heeft, overschrijdt in ruime mate het vooropgestelde budget. Bovendien beantwoordt het niet aan de verwachtingen omdat PONTES - ondanks wat de architect had uitgetekend - banken wil in de aula met een stoffen bekleding en geen louter houten banken. Als (oudere) mensen lang moeten zitten op een houten bank, dan is dat absoluut niet comfortabel en dat stemt niet overeen met de kwaliteit die PONTES wil leveren. Die wens is reeds van bij het begin van het project bekend gemaakt. 2. Los meubilair Voor het los meubilair werden weliswaar verschillende showrooms bezocht met de architect en de interieurarchitect, maar dat heeft nog niet tot een concreet voorstel geleid omdat ook hier nog steeds wordt uitgegaan van compleet houten meubelen. Ook hier heeft PONTES van bij het begin te kennen gegeven dat er andere voorstellen moesten komen qua meubilair. Omdat gepaste voorstellen uitbleven en de tijd voor een tijdige levering van meubilair begin te dringen, heeft PONTES aangekondigd dat de overweging bestond om het lot vast en los meubilair uit het project te willen halen met de bedoeling om zelf de markt te gaan verkennen. Dit zou als voordeel hebben dat we meubelen kunnen zoeken die wel onze voorkeur genieten en die beter aansluiten bij het vooropgestelde budget. Ook het tijdsaspect is door het talmen van de architect en de interieurarchitect een belangrijke factor geworden. Verschillende kandidaat-leveranciers geven immers aan dat bestellingen begin november moeten geplaatst worden indien we tegen einde februari over meubelen willen beschikken. Concreet beschikt PONTES vandaag over offertes van vijf verschillende kandidaat-leveranciers voor de levering van het lot vast en los meubilair. Voor het vast meubilair hebben we drie offertes ontvangen: DILLEN; BUROMODERN; BULVANO. Voor de beoordeling van het vast meubilair is het belangrijk dat de voorgestelde meubelen voldoen aan drie criteria: prijs; comfort; verenigbaar zijn met het architecturaal concept van het crematorium. De prijs is een belangrijk criterium waarbij het in de oorspronkelijke opdracht voorziene budget zoveel als mogelijk moet benaderd worden. Comfort is eveneens een belangrijk aandachtspunt. In de aula moeten bezoekers gemiddeld een uur op een bank zitten, terwijl in de koffiekamer (zie hieronder lot los meubilair ) bezoekers al gauw twee uur verblijven. Een bank of stoel met een degelijk zitcomfort is dus een belangrijke vereiste en sluit aan bij de klantgerichte houding die PONTES wil hanteren tegenover de bezoekers.

4 De meubelen moeten bovendien beantwoorden aan of in overeenstemming kunnen gebracht worden met het architecturaal concept van het crematorium. De stijl en de voorgestelde materialen moeten aansluiten bij de visie van de architect en de interieurarchitect om de uniformiteit en uitstraling van het ganse gebouw te bewaken. De volgende vergelijkingsmatrix geeft een duidelijk overzicht van de beoordeelde offertes (waarbij de laagste score op een schaal van 1 tot 3 het beste resultaat oplevert): Offerte DILLEN BUROMODERN BULVANO Criterium Prijs Comfort Concept Totale score Op basis van dit overzicht is het aan te bevelen om de opdracht voor de levering van vast meubilair te gunnen aan BULVANO. Voor het los meubilair hebben we vier offertes ontvangen: BULVANO; SATELLIET; VERVOORT MEUBELEN; CP FURNITURE. Voor de beoordeling van het los meubilair is het belangrijk dat de voorgestelde meubelen voldoen aan de drie hiervoor reeds gehanteerde criteria: prijs; comfort; verenigbaar zijn met het architecturaal concept van het crematorium. De volgende vergelijkingsmatrix geeft een duidelijk overzicht van de beoordeelde offertes (waarbij de laagste score op een schaal van 1 tot 4 het beste resultaat oplevert): Offerte BULVANO SATELLIET VERVOORT CP FURNITURE Criterium MEUBELEN Prijs Comfort Concept Totale score Op basis van dit overzicht is het aan te bevelen om de opdracht voor de levering van los meubilair te gunnen aan VERVOORT MEUBELEN. Besluit Artikel 1 1. Het lot vast en los meubilair wordt gedeeltelijk uit de overheidsopdracht voor de ontwikkeling en bouw van het crematorium te Lommel gehaald en als wijziging (minwerk) ter kennis gebracht van de bouwpromotor (Vanhout Projects).

5 2. Het gedeelte vast meubilair, waarvan sprake in voormelde paragraaf, heeft uitsluitend betrekking op de zitbanken bestemd voor de aula s, de wachtruimten en de familiekamers. De overige onderdelen van het lot vast meubilair worden niet uitgesloten. Artikel 2 1. De opdracht voor de levering van vast meubilair (zitbanken aula s) wordt gegund aan BULVANO NV, Blarenberglaan 6 te 2800 Mechelen overeenkomstig de voorwaarden van de definitieve offerte. 2. De opdracht voor de levering van vast meubilair (overige zitbanken) wordt gegund aan VERVOORT MEUBELEN BV, Edisonstraat 3 te 5051 DS Goirle (Nederland) overeenkomstig de voorwaarden van de definitieve offerte. Artikel 3 De opdracht voor de levering van los meubilair wordt gegund aan VERVOORT MEUBELEN BV, Edisonstraat 3 te 5051 DS Goirle (Nederland) overeenkomstig de voorwaarden van de definitieve offerte. 3. Overheidsopdrachten: renovatie- en ruwbouwwerken koffiezalen, familiekamers en sanitair crematorium Antwerpen gunning Aan het directiecomité wordt voorgesteld om de renovatie- en ruwbouwwerken voor de koffiezalen, familiekamers en sanitaire lokalen in het crematorium van Antwerpen te gunnen. Artikel 25, 8, 4 van de statuten Het directiecomité is bevoegd voor het voeren van gunningsprocedures, de gunning en uitvoering van overheidsopdrachten. Artikel 42, 1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten Overheidsopdrachten kunnen geplaatst worden volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking na raadpleging van meerdere ondernemers voor zover bepaalde drempelbedragen niet worden overschreden. Offertes Motivering In het directiecomité van september 2017 werd toelating gevraagd om een project te starten rond de renovatie van de koffiezalen 1 t/m 4, de beide familiekamers (Aster en Chrysant) en de daarbij horende sanitaire lokalen. Alle hiervoor omschreven lokalen en het meubilair zijn sedert de ingebruikname van het crematorium in 1983 in gebruik en kunnen m.a.w. best een grondige opfrissing gebruiken. Bedoeling is om deze werken op korte termijn uit te voeren omdat een grondige renovatie van heel het

6 gebouw maar gepland is in de periode Ondertussen zien we dat de uitvaartondernemers volop blijven investeren in nieuwe infrastructuur, waardoor het noodzakelijk is dat onze lokalen ook een eigentijdse uitstraling blijven behouden willen we onszelf niet uit de markt prijzen. Verschillende opdrachtnemers werden geconsulteerd op basis van een beschrijvend bestek waarin opgesomd werd welke werken noodzakelijk moeten worden uitgevoerd. Concreet houden de werken in dat de lokalen volledig gestript worden met uitzondering van de marmeren vloer en de houten (schuif)deuren. De deuren worden geschilderd, de muren krijgen een nieuwe bezetting en verflaag, er wordt nieuwe verlichting aangebracht en de meubelen worden vervangen. Het sanitair wordt volledig uitgebroken en vervangen. Voor deze werken hebben we drie offertes ontvangen: Fixx Totaalbouw; Decorette; Main D or. Voor de beoordeling van deze offertes is het belangrijk dat de voorgestelde opdrachtnemers voldoen aan de volgende criteria: prijs; uitvoeringstermijn; kwaliteit. De prijs is een belangrijk criterium omdat de aanbestende overheid de economisch meest voordelige offerte wenst te bekomen. De uitvoeringstermijn is belangrijk in twee opzichten: enerzijds moeten de werken op 6 maanden kunnen afgerond worden maar moeten ze anderzijds zodanig uitgevoerd worden dat ze de andere activiteiten niet storen en de beschikbaarheid van de zalen maximaal blijft. De offertes worden tevens beoordeeld op de kwaliteit van de te gebruiken materialen. De volgende vergelijkingsmatrix geeft een duidelijk overzicht van de beoordeelde offertes (waarbij de laagste score op een schaal van 1 tot 3 het beste resultaat oplevert): Offerte Fixx Décorette Main D or Criterium Prijs Uitvoeringstermijn Kwaliteit Totale score Op basis van dit overzicht is het aan te bevelen om de opdracht voor de uitvoering van de ruwbouwen renovatiewerken te gunnen aan Décorette Lonchay-Salu BVBA uit Mechelen. Besluit Enig artikel De opdracht voor de renovatie- en ruwbouwwerken in het crematorium van Antwerpen (koffiekamers, familiekamers en sanitaire lokalen) wordt gegund aan Décorette Lonchay-Salu BVBA uit Mechelen overeenkomstig de voorwaarden van de definitieve offerte.

7 4. Overheidsopdrachten: levering van los meubilair crematorium Antwerpen gunning Aan het directiecomité wordt voorgesteld om de levering van los meubilair voor de koffiezalen en familiekamers in het crematorium van Antwerpen te gunnen. Artikel 25, 8, 4 van de statuten Het directiecomité is bevoegd voor het voeren van gunningsprocedures, de gunning en uitvoering van overheidsopdrachten. Artikel 42, 1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten Overheidsopdrachten kunnen geplaatst worden volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking na raadpleging van meerdere ondernemers voor zover bepaalde drempelbedragen niet worden overschreden. Offertes Motivering In het directiecomité van september 2017 werd toelating gevraagd om een project te starten rond de renovatie van de koffiezalen 1 t/m 4, de beide familiekamers (Aster en Chrysant) en de daarbij horende sanitaire lokalen. Alle hiervoor omschreven lokalen en het meubilair zijn sedert de ingebruikname van het crematorium in 1983 in gebruik en kunnen m.a.w. best een grondige opfrissing gebruiken. Bedoeling is om deze werken op korte termijn uit te voeren omdat een grondige renovatie van heel het gebouw maar gepland is in de periode Ondertussen zien we dat de uitvaartondernemers volop blijven investeren in nieuwe infrastructuur, waardoor het noodzakelijk is dat onze lokalen ook een eigentijdse uitstraling blijven behouden willen we onszelf niet uit de markt prijzen. Verschillende opdrachtnemers werden geconsulteerd op basis van een inrichtingsplan en een inventaris van benodigde tafels, stoelen, krukken, buffettafels en zetels. Voor het los meubilair hebben we drie offertes ontvangen: R&B MEUBELEN; SATELLIET; VERVOORT MEUBELEN. Voor de beoordeling van deze offertes is het belangrijk dat de voorgestelde opdrachtnemers voldoen aan de volgende criteria: prijs; uitvoeringstermijn; kwaliteit. De prijs is een belangrijk criterium omdat de aanbestende overheid de economisch meest voordelige offerte wenst te bekomen. De uitvoeringstermijn is belangrijk omdat de meubelen tijdig

8 moeten kunnen geleverd worden (d.i. tegen het einde van de ruwbouwen renovatiewerken). De offertes worden tevens beoordeeld op de kwaliteit van de voorgestelde materialen. De volgende vergelijkingsmatrix geeft een duidelijk overzicht van de beoordeelde offertes (waarbij de laagste score op een schaal van 1 tot 3 het beste resultaat oplevert): Offerte R&B MEUBELEN SATELLIET VERVOORT Criterium MEUBELEN Prijs Uitvoeringstermijn Kwaliteit Totale score Op basis van dit overzicht is het aan te bevelen om de opdracht voor de levering van los meubilair te gunnen aan VERVOORT MEUBELEN. Besluit Enig artikel De opdracht voor de levering van los meubilair wordt gegund aan VERVOORT MEUBELEN BV, Edisonstraat 3 te 5051 DS Goirle (Nederland) overeenkomstig de voorwaarden van de defintieve offerte. 5. Personeel: functiekaart polyvalent medewerker goedkeuring Polyvalent medewerker is een nieuwe functie en de functiekaart wordt ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 25, 2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Rechtspositieregeling - artikel 13 Paragraaf 1 Elke selectie wordt uitgevoerd op basis van selectiecriteria en met behulp van een of meer selectietechnieken. De selectiecriteria en de selectietechnieken zijn afgestemd op de functiebeschrijving. Voor functies van dezelfde graad zijn de selectietechnieken gelijkwaardig. Paragraaf 2 De aanstellende overheid stelt de functiebeschrijvingen en de competentieprofielen vast. De raad van bestuur stelt de functiekaarten op. Voorstel functiekaart polyvalent medewerker

9 Besluit Artikel 1 De functiekaart van polyvalent medewerker wordt principieel goedgekeurd conform het voorstel in bijlage. Artikel 2 Na overleg in het syndicaal overlegcomité zal de definitieve functiekaart ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van bestuur. 6. Mededelingen kennisgeving a) Statistieken: maanden oktober 2017 kennisgeving Het directiecomité neemt kennis van de statistieken van de maand oktober b) Bestuur: uittreding provincie (informatieve vraag ABB) kennisgeving Het Agentschap Binnenlands Bestuur heeft een brief gestuurd, waarin enerzijds herinnerd wordt aan de bepalingen van het decreet intergemeentelijke samenwerking over de verplichte uittreding van de provincies en waarin anderzijds wordt geïnformeerd naar de stand van zaken van het dossier wat onze organisatie betreft.