Infobrochure vacature: Administratief medewerker. Dienst THUISVERPLEGING

Transcriptie

1 Infobrochure vacature: Administratief medewerker Dienst THUISVERPLEGING

2 Informatie over Zorgbedrijf Roeselare & deze vacature Sinds 1 januari 2015 werden alle Roeselaarse openbare zorgdiensten ondergebracht in een autonome en verzelfstandigde organisatie, Zorgbedrijf Roeselare. Met de oprichting van het Zorgbedrijf Roeselare sloegen Stad- en OCMW Roeselare de handen in elkaar om een kwaliteitsvolle publieke zorgverlening te blijven aanbieden. In het Zorgbedrijf zijn alle zorgdiensten van het voormalige OCMW en de Stad samengebracht in een nieuwe structuur. Met Zorgbedrijf Roeselare ontstond zo een nieuwe grote organisatie binnen onze stad met ongeveer 770 medewerkers. Zorgbedrijf Roeselare bestaat o.a. uit: Vier woonzorgcentra (De Waterdam, De Zilverberg, Ter Berken en Sint-Henricus) Drie lokale dienstencentra (Ten Elsberge, Schiervelde en De Zilverberg) Verschillende diensten Thuiszorg (warme maaltijden, klusjesdienst, poetsdienst, ) Therapeutische zorg voor kinderen, jongeren en volwassenen (Therapeutisch Zorgpunt N) Voorschoolse en naschoolse kinderopvanginitiatieven KIDZ (KIDZ Roeselare, KIDZ Beveren, KIDZ Rumbeke en KIDZ Onthaalouders) Ondersteunende diensten zoals HR, Financiën, Patrimonium, Facility De huidige vacature van administratief medewerker situeert zich in de dienst Thuisverpleging. Je staat er in voor de vlotte organisatie van de ondersteunende taken en bent o.a. voor de volgende zaken verantwoordelijk i.v.m. patiënt- en zorgadministratie: - administratieve opvolging van de voorschriften, profielen en codes/conventies; - administratieve ondersteuning aan verpleegkundigen: voorbereiden en afwerken van documenten voor interne en externe communicatie (ziekenhuizen, artsen, ); - financiële verrichtingen: facturatie op afdelingsniveau tav de patiënten en de ziekenfondsen, debiteurenopvolging, kas- en bankverrichtingen, ; - input van een weigering van een profiel en de administratieve opvolging ervan; - klassement en archivering; ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 2

3 Missie & waarden MISSIE Onze bestaansreden WAARDEN Wat we verwachten van werknemers We bieden kwaliteitsvolle en betaalbare zorg aan, met mogelijkheden voor elke klant om zich in iedere fase van zijn leven te ontplooien en met extra aandacht voor kwetsbare personen. Samenwerking Professionaliteit Integriteit Klantgerichtheid Engagement Wil je meer weten over onze visie? Surf dan naar Functieprofiel I. IDENTIFICATIEGEGEVENS Functiebenaming Weddeschaal Graad Directie - dep - dienst Functiefamilie administratief medewerker C1-C2-C3 administratief medewerker Thuisverpleging operationeel - administratie II. DOEL VAN DE FUNCTIE Verzorgen van uitvoerend administratieve taken ter ondersteuning van een dienst of persoon, zodat deze ontlast wordt en zich kan concentreren op zijn kernprocessen. III. PLAATS IN DE ORGANISATIE Rapporteert aan: Geeft leiding aan: Diensthoofd Thuisverpleging geen ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 3

4 I V. RESULTAATSGEBIEDEN 1. Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening. - onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier - verschaffen van algemene inlichtingen, standaardinformatie en afleveren van de vereiste documenten - beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen - meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures - uitleg geven over de procedure indien de klant dient doorverwezen te worden naar een andere dienst - opvolgen van de gevraagde informatie en zelf doorgeven aan de klant indien de informatie niet onmiddellijk kan doorgegeven worden 2. Opmaken en administratief verwerken van dossiers binnen een afgebakend kennis- of expertisedomein om bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. - ondersteunen bij de opmaak van complexe dossiers of autonoom verwerken van eenvoudige dossiers - verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk om op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben - voorbereiden, interpreteren en samenvatten van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, facturatie, economaat, riziv-financiering, (eenduidige procedures / wetgeving) - opvolgen van dossiers (voortgang, tijdig versturen van documenten, ) en geven van de stand van zaken - controleren volledigheid van dossiers en eventueel vervolledigen - beantwoorden van vragen m.b.t. bepaalde dossiers - onderhouden van contacten en onderhandelen met externe diensten, organisaties, (vb Stad, verhuurbedrijven, aankopen, offerteaanvraag, ) 3. Voorbereiden, opstellen en nazien van eenvoudige documenten ter ondersteuning van een persoon of dienst, zodat deze zich kan concentreren op zijn centrale taken. - vervolledigen van briefwisseling, dienstroosters, attesten, bestelbons, besluiten, facturen, - opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen - opmaken van lay-out - publiceren van informatie op intranet/internet - maken van eenvoudige rapporten, afleveren van standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten - opmaken van reclamewerk of tijdschriften (affiches, uitnodigingen bewonersmagazine, ), verzamelen van inhoud bij diverse personen, coördineren van de timing en tijdig doorsturen voor druk ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 4

5 4. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en een klantgerichte dienstverlening. - deelnemen aan het werkoverleg - delen van kennis en expertise - rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of evenement, - formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening - signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben - samenwerken met families, mantelzorgers of andere professionele hulpverleners of nietprofessionele hulpverleners 5. Verzorgen van een klassement om zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - verzamelen van de te klasseren documenten - aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - verzorgen van de toegankelijkheid van het klassement (aanbrengen van labels, inhoudstabel, ) - klasseren van facturen, brieven, rapporten, - beheren van het archief 6. Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post om de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Dit omvat onder mee volgende taken: - registreren van post van de eigen entiteit - nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn - frankeren en versturen van uitgaande stukken - openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen - verspreiden van circulatiemappen 7. Beheren van de agenda van een leidinggevende of groep van medewerkers om bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. - maken van afspraken - reserveren van zalen, auto, tickets, - informeren van betrokkenen bij agendawijzigingen en nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, 8. Meewerken in een projectgroep opdat men op een efficiënte en effectieve manier de beoogde resultaten van het project kan behalen. Dit omvat onder meer de volgende taken: - meewerken aan (onderdelen van) een project (regelmatige rapportage over voortgang) - deelnemen aan diverse werkgroepen en vergaderingen als vertegenwoordiger van uw departement - meewerken aan gemeenschappelijk Zorgbedrijf-projecten (intranet, schijnwerper, website Zorgbedrijf, ) ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 5

6 9. Instaan voor de praktische organisatie van eenvoudige projecten of evenementen, vergaderingen, activiteiten of specifieke dienstverlening zodat de activiteit op een efficiënte en vlotte manier kan verlopen en de opdrachtgever zich kan concentreren op zijn centrale taken. - uitwerken van de planningen van een project, evenement of activiteit opmaken van draaiboeken - organiseren van vergaderingen met alle betrokkenen - bewaken van de voortgang van het project of het evenement - verzorgen van allerhande communicatie, zowel voor als tijdens het project of het evenement - contact opnemen met leveranciers: reserveren van accommodatie, materiaal en materieel - instaan voor de zaalreservaties (boeken van zalen, bevestigingsmails, controleren verbruik, doorgeven voor facturatie,..) V. COMPETENTIEPROFIEL GEDRAGSCOMPETENTIES Waardegebonden competenties: Samenwerking Professionaliteit Integriteit Engagement Klantgerichtheid niveau I : Werkt mee en informeert anderen. niveau I: Gedraagt zich als een deskundige in de eigen functie. niveau II: Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. niveau I: Toont bezieling en verantwoordelijkheidszin. niveau II: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Functie-specifieke competenties: Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Nauwgezetheid Flexibel gedrag Organiseren niveau II: Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. niveau II: Levert met oog voor detail correct werk af. niveau I: Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist niveau I: Organiseert het eigen werk. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 6

7 VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Werking en werkmiddelen: Niveau + omschrijving indien nodig Werking van de organisatie 2 Werkmiddelen en -methodieken 2: kennis verslaggeving Procedures en procesbeheer 1 Wetgeving en regelgeving: Computer-vaardigheden: M.b.t. de organisatie 1 M.b.t. de functie 1 Algemene computervaardigheden 2 Tekstverwerking 2 Rekenbladen 2 Presentaties 2 Mailtoepassingen 2 Software eigen aan de functie 2 Databanken 2 Niveaus: 1. Basis: het personeelslid kent de basisprincipes en kan ze toepassen. 2. Professioneel: kennis: meer gedetailleerde kennis van principes in het specifieke domein, waardoor het personeelslid deze maximaal kan toepassen. 3. Expert: als expert aanzien worden in het eigen vakgebied, nieuwe toepassingen kunnen ontwikkelen. Meer info over de functie bij: Bouchra Azami Idrissi, diensthoofd Thuisverpleging bouchra.azami.idrissi@zbroeselare.be ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 7

8 Toelatingsvoorwaarden Diplomavoorwaarde Ervaringsvoorwaarde Geen specifieke diplomavoorwaarden; Geen specifieke ervaringsvoorwaarden; Ervaring of kennis met patiënt- en zorgadministratie in de Thuisverpleging is een pluspunt Aanbod Soort overeenkomst Verloning Meerekenbare anciënniteit Een contractuele arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur van 24u Loonschaal: C1-C2-C3 Zie tabel 1 voor de bruto verloning Geen Extralegale voordelen: Maaltijdcheques: 5 Personeelsrestaurant Gratis openbaar vervoer en fietspremie Hospitalisatieverzekering Gratis griepvaccin Personeelsvoordelen zoals het voordelenplatform Benefits@work Verlofstelsel ICT-middelen 26 dagen + 11 wettelijke feestdagen Eventueel aangevuld met bijkomende dienstvrijstelling (+5 dagen vanaf de leeftijd van 52 jaar tot +20 dagen aan de leeftijd van 58 jaar) Persoonlijke ICT-middelen: Smartphone Thin client en VPN token met de mogelijkheid tot telewerk Werfreserve/pool Werfreserve van 1 jaar ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 8

9 Tabel 1: verloning Weddeschaal Weddetrap Jaarbedrag niet geïndexeerd Maandbedrag index 167,34 % C ,55 C ,22 C ,22 C ,89 C ,53 C ,20 C ,20 C ,87 C ,87 C ,54 C ,54 C ,21 C ,21 C ,88 C ,88 C ,55 C ,55 C ,22 C ,18 C ,85 C ,85 C ,49 C ,49 C ,16 C ,16 C ,83 C ,83 C ,36 ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 9

10 Selectieprogramma 1) Solliciteer online Solliciteren kan tot en met 30 september 2018 (enkel) via deze link: 2) Preselectie op basis van CV screening Aan de hand van een cv-screening wordt bepaald welke kandidaten uitgenodigd worden voor een eerste deel van de selectie. We houden rekening met onderstaande criteria: Motivatie voor de functie Relevante opleiding Relevante werkervaring 3) Schriftelijk gedeelte Het schriftelijk gedeelte bestaat uit 3 onderdelen, namelijk: - Abstracte redeneeroefening: Een test die peilt naar je intellectuele en logische denkvermogen. - Nauwkeurigheidstest: Deze oefening peilt naar de vaardigheid om snel en doeltreffend bedrijfsrelevante gegevens te verifiëren. - Postbakoefening: Je werkt in een fictieve werkomgeving een aantal opdrachten af. Aan de hand van een nagebootste box of postbak worden een aantal competenties getest. Om door te gaan naar het volgende selectie-onderdeel dient de kandidaat minimum 50 % te behalen op de schriftelijke case. We behouden ons aan het voorrecht om enkel de best scorende kandidaten over te laten gaan naar het volgende selectie-onderdeel. Dit onderdeel zal plaatsvinden in de week van 8 oktober ) Selectie-interview In het selectie-interview worden de competenties en motivatie afgetoetst. Ter ondersteuning van het interview zal je vooraf, per , uitgenodigd worden om een persoonlijkheidsvragenlijst in te vullen. Het interview vindt plaats in de week van 15 oktober Om geslaagd te zijn, dien je voor beide selectieonderdelen minimum 50% te behalen en een gemiddelde van minimum 60% in het totaal. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 10

11 Data en locatie proeven: Schriftelijk gedeelte: week van 8 oktober 2018 Locatie: Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare (lokaal wordt later bepaald) Selectie-interview: week van 15 oktober Locatie: Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare, 3de verdieping Solliciteren kan uiterlijk tot en met: 30 september 2018 Meer info over de selectieprocedure en het verloningspakket bij: Evelien Cornillie, deskundige Rekrutering en Selectie rekrutering@zbroeselare.be Zorgbedrijf Roeselare draagt professionaliteit hoog in het vaandel! We maken werk van een professioneel selectiegebeuren met competente selectiedeskundigen. Selecties gebeuren door gecertificeerde assessoren, aangevuld met de resultaten uit het kwalitatief testmateriaal van Hudson. Hierdoor kunnen we de meest geschikte kandidaat werven. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 11