Infobrochure vacature: Administratief medewerker met het oog op het aanleggen van een pool van geslaagde kandidaten

Transcriptie

1 Infobrochure vacature: Administratief medewerker met het oog op het aanleggen van een pool van geslaagde kandidaten via: aanwerving en promotie

2 Informatie Zorgbedrijf Sinds 1 januari 2015 werden alle Roeselaarse openbare zorgdiensten ondergebracht in een autonome en verzelfstandigde organisatie, Zorgbedrijf Roeselare. Met de oprichting van het Zorgbedrijf Roeselare slaan de Stad en het OCMW de handen in elkaar om een kwaliteitsvolle publieke zorgverlening te blijven aanbieden. In het Zorgbedrijf zijn alle zorgdiensten van het OCMW en de Stad samengebracht in een nieuwe structuur. Door deze zorgdiensten te bundelen kan nog beter en efficiënter worden samengewerkt. Het Zorgbedrijf Roeselare bestaat uit 3 grote pijlers, nl. Ouderenzorg, Thuiszorg en Kindzorg. Allemaal staan ze garant voor een kwalitatieve dienstverlening en een uitstekende expertise. De pijler Ouderenzorg omvat vier woonzorgcentra (WZC), aangevuld met het departement Dienstencentra en Thuiszorg. In onze woonzorgcentra worden nagenoeg 450 matig tot zwaar zorgbehoevende senioren een nieuwe thuis in een aangepast leefmilieu aangeboden. Hierbij is bijzondere aandacht voor de specifieke zorgvragen van onder meer personen met dementie. Ons aanbod aan residentiële zorg wordt verder uitgebreid met mogelijkheden tot dagopvang en kortverblijf. De pijler Thuiszorg bundelt alle diensten en hulpverlening gericht op de ondersteuning van de thuiszorg. Het omvat 3 dienstencentra, de dienst Thuiszorg en serviceflats Zilverschoon. Men kan er terecht voor tal van activiteiten en vorming, warme maaltijden aan huis, poetshulp op maat, enz. De pijler Kindzorg staat voor een netwerk van ambulante diensten voor zorg en opvang, voor kind, ouders en omgeving. Bijzondere aandacht gaat uit naar die kinderen met een 'specifieke zorgbehoefte'. Het gaat hierbij om kinderen die door medische of psychosociale problemen meer intensieve zorgen nodig hebben. Binnen het netwerk vinden we Het Roer (een Centrum voor Ambulante Revalidatie), De Boom (ambulante zorg aan kinderen en jongeren tot 18 jaar met sociale, emotionele en/of gedragsproblemen en hun ouders, familie of leefomgeving, ), de Speelotheek en verschillende voorschoolse en buitenschoolse kinderopvanginitiatieven terug. De bovenvermelde diensten worden verder bijgestaan door de ondersteunende diensten, waaronder de dienst ICT, de dienst Secretariaat, Onthaal en Archief, de dienst Communicatie, het departement Financiën en het departement Personeel & Organisatie. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 2

3 Missie visie waarden Missie onze bestaansreden Visie waar wij naar streven Waarden Wat verwachten we van werknemers We streven ernaar om iedereen die verbonden is met de Roeselaarse samenleving zo goed mogelijk te ondersteunen om een menswaardig en kwaliteitsvol leven te leiden. We verhogen kansen op zelfredzaamheid, geluk en welzijn. We creëren groei- en ontplooiingsmogelijkheden en bieden zorg, dienst- en hulpverlening op maat. Onze bijzondere aandacht gaat daarbij uit naar zij die nergens anders terecht kunnen We zijn een open en gastvrij huis. We wekken vertrouwen op en zijn toegankelijk voor iedereen. We vertrekken vanuit de sterktes van onze cliënten en hun leefwereld. We geloven in hun capaciteiten om eigen keuzes te maken en creëren een context waarin ze leren voortbouwen op hun kwaliteiten en leren omgaan met hun beperkingen. We benaderen onze cliënten met respect en begrip. We bekijken hun situatie vanuit verschillende invalshoeken en houden hiermee rekening in het zoeken naar oplossingen. Cliënten zijn tevreden over onze dienstverlening die tevens kan rekenen op een maatschappelijk draagvlak. We zijn een aantrekkelijke werkgever met aandacht voor de kwaliteiten van onze medewerkers. Er is ruimte voor diversiteit, autonomie, groei- en ontplooiingskansen en dit in optimale werkomstandigheden. Professionele krachten en vrijwilligers vullen elkaar aan en tonen engagement, bezieling en initiatief. Ze zijn flexibel en leveren kwaliteitsvolle resultaten. We zijn een slagkrachtige, dynamische en vooruitstrevende organisatie. We leveren kwaliteit en dragen bij tot een waarde(n)volle en duurzame samenleving. We werken vanuit een verantwoord middelenbeheer en financieel bewustzijn. Onze werking is transparant en we communiceren op een actieve manier met de buitenwereld. Onze aanpak vertrekt vanuit een open kijk op de samenleving. We hebben aandacht voor de korte en de lange termijn. We meten de effecten van onze acties en spelen accuraat in op nieuwe evoluties en uitdagingen. We vinden het niet belangrijk wie iets doet, zolang het maar gebeurt. We werken actief samen met andere actoren en bouwen netwerken uit. We erkennen onze regionale verantwoordelijkheid als OCMW. De stad Roeselare is daarbij een belangrijke partner. Samenwerking Professionaliteit Integriteit Klantgerichtheid Engagement ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 3

4 Informatie vacature Voor het Zorgbedrijf zijn wij op zoek naar administratief medewerkers. Deze selectie wordt georganiseerd met de bedoeling van het aanleggen van een pool van geslaagde kandidaten. Indien er een duurzame job vacant wordt, zal uit deze pool worden gekozen. Wij zoeken administratieve duizendpoten met klantgerichte flair. Daarvoor is het sowieso noodzakelijk dat je vlot overweg kan met de PC en gemakkelijk nieuwe applicaties aanleert. Je kan zelfstandig en nauwgezet werken en mondeling en schriftelijke vlot communiceren. We kijken uit naar polyvalente en flexibele collega s die vlot in teamverband kunnen werken. Als administratief medewerker kan je overal binnen het Zorgbedrijf tewerkgesteld worden. Zo kan je ondermeer werken in de woonzorgcentra, de dienstencentra, dienst Financiën, de administratief ondersteunende diensten zoals departement Personeel en Organisatie, algemeen secretariaat, directie Zorg, ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 4

5 Functieprofiel I. I D E N T I F I C A T I E G E G E V E N S Functiebenaming Weddeschaal Graad Directie - dep - dienst Functiefamilie administratief medewerker C1-C2-C3 administratief medewerker divers operationeel - administratie I I. D O E L V A N D E F U N C T I E Verzorgen van uitvoerend administratieve taken ter ondersteuning van een dienst of persoon, zodat deze ontlast wordt en zich kan concentreren op zijn kernprocessen. I I I. P L A A T S I N D E O R G A N I S A T I E Rapporteert aan: Geeft leiding aan: afhankelijk van tewerkstellingsplaats geen Vastgesteld bij besluit van secretaris Geert Sintobin op 26 maart ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 5

6 I V. R E S U L T A A T S G E B I E D E N Dit betreft een functieprofiel dat in diverse entiteiten binnen Zorgbedrijf Roeselare voorkomt. Niet alle resultaatgebieden zijn op alle plaatsen van tewerkstelling van toepassing. 1. Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening. Dit omvat onder meer volgende taken: - onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier - verschaffen van algemene inlichtingen, standaardinformatie en afleveren van de vereiste documenten - beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen - meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures - uitleg geven over de procedure indien de klant dient doorverwezen te worden naar een andere dienst - opvolgen van de gevraagde informatie en zelf doorgeven aan de klant indien de informatie niet onmiddellijk kan doorgegeven worden 2. Opmaken en administratief verwerken van dossiers binnen een afgebakend kennis- of expertisedomein om bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Dit omvat onder meer volgende taken: - ondersteunen bij de opmaak van complexe dossiers of autonoom verwerken van eenvoudige dossiers - verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk om op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben - voorbereiden, interpreteren en samenvatten van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, facturatie, economaat, riziv-financiering, (eenduidige procedures / wetgeving) - opvolgen van dossiers (voortgang, tijdig versturen van documenten, ) en geven van de stand van zaken - controleren volledigheid van dossiers en eventueel vervolledigen - beantwoorden van vragen m.b.t. bepaalde dossiers - onderhouden van contacten en onderhandelen met externe diensten, organisaties, (vb Stad, verhuurbedrijven, aankopen, offerteaanvraag, ) 3. Voorbereiden, opstellen en nazien van eenvoudige documenten ter ondersteuning van een persoon of dienst, zodat deze zich kan concentreren op zijn centrale taken. Dit omvat onder meer volgende taken: - vervolledigen van briefwisseling, dienstroosters, attesten, bestelbons, besluiten, facturen, - opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen - opmaken van lay-out - publiceren van informatie op intranet/internet - maken van eenvoudige rapporten, afleveren van standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten - opmaken van reclamewerk of tijdschriften (affiches, uitnodigingen bewonersmagazine, ), verzamelen van inhoud bij diverse personen, coördineren van de timing en tijdig doorsturen voor druk ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 6

7 4. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en een klantgerichte dienstverlening. Dit omvat onder meer volgende taken: - deelnemen aan het werkoverleg - delen van kennis en expertise - rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of evenement, - formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening - signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben - samenwerken met families, mantelzorgers of andere professionele hulpverleners of nietprofessionele hulpverleners 5. Verzorgen van een klassement om zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dit omvat onder meer volgende taken: - verzamelen van de te klasseren documenten - aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - verzorgen van de toegankelijkheid van het klassement (aanbrengen van labels, inhoudstabel, ) - klasseren van facturen, brieven, rapporten, - beheren van het archief 6. Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post om de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Dit omvat onder mee volgende taken: - registreren van post van de eigen entiteit - nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn - frankeren en versturen van uitgaande stukken - openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen - verspreiden van circulatiemappen 7. Beheren van de agenda van een leidinggevende of groep van medewerkers om bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Dit omvat onder meer volgende taken: - maken van afspraken - reserveren van zalen, auto, tickets, - informeren van betrokkenen bij agendawijzigingen en nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 7

8 8. Meewerken in een projectgroep opdat men op een efficiënte en effectieve manier de beoogde resultaten van het project kan behalen. Dit omvat onder meer de volgende taken: - meewerken aan (onderdelen van) een project (regelmatige rapportage over voortgang) - deelnemen aan diverse werkgroepen en vergaderingen als vertegenwoordiger van uw departement - meewerken aan gemeenschappelijk Zorgbedrijf-projecten (intranet, schijnwerper, website Zorgbedrijf, ) 9. Instaan voor de praktische organisatie van eenvoudige projecten of evenementen, vergaderingen, activiteiten of specifieke dienstverlening zodat de activiteit op een efficiënte en vlotte manier kan verlopen en de opdrachtgever zich kan concentreren op zijn centrale taken. Dit omvat onder meer volgende taken: - uitwerken van de planningen van een project, evenement of activiteit opmaken van draaiboeken - organiseren van vergaderingen met alle betrokkenen - bewaken van de voortgang van het project of het evenement - verzorgen van allerhande communicatie, zowel voor als tijdens het project of het evenement - contact opnemen met leveranciers: reserveren van accommodatie, materiaal en materieel - instaan voor de praktische organisatie van de maaltijden aan huis of in de dienstencentra: bestellen van voedingstoffen, plannen van de rondes, facturatie, registreren van speciale wensen per klant (dieet/vetarm/grote portie/gesneden, ) - instaan voor de zaalreservaties (boeken van zalen, bevestigingsmails, controleren verbruik, doorgeven voor facturatie,..) - instaan voor de barvoorraad (ingeven begin- en eindvoorraad, controleren ontvangen gelden, bestellingen plaatsen, leverbons en bestelbons controleren,...) ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 8

9 V. C O M P E T E N T I E P R O F I E L Waardegebonden competenties: GEDRAGSCOMPETENTIES Samenwerking Professionaliteit Integriteit Engagement Klantgerichtheid niveau I : Werkt mee en informeert anderen. niveau I: Gedraagt zich als een deskundige in de eigen functie. niveau II: Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. niveau I: Toont bezieling en verantwoordelijkheidszin. niveau II: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Functie-specifieke competenties: Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Nauwgezetheid Flexibel gedrag Organiseren niveau II: Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. niveau II: Levert met oog voor detail correct werk af. niveau I: Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist niveau I: Organiseert het eigen werk. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 9

10 Werking en werkmiddelen: VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Werking van de organisatie 2 Werkmiddelen en -methodieken 2: kennis verslaggeving Procedures en procesbeheer 1 Wetgeving en regelgeving: Computer-vaardigheden: M.b.t. de organisatie 1 M.b.t. de functie 1 Niveau + omschrijving indien nodig Algemene computervaardigheden 2 Tekstverwerking 2 Rekenbladen 2 Presentaties 2 Mailtoepassingen 2 Software eigen aan de functie 2 Databanken 2 Niveaus: 1. Basis: het personeelslid kent de basisprincipes en kan ze toepassen. 2. Professioneel: kennis: meer gedetailleerde kennis van principes in het specifieke domein, waardoor het personeelslid deze maximaal kan toepassen. 3. Expert: als expert aanzien worden in het eigen vakgebied, nieuwe toepassingen kunnen ontwikkelen. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 10

11 Toelatingsvoorwaarden Externe kandidaten minimaal in het bezit zijn van een diploma 6 e jaar TSO of ASO Interne kandidaten in dienst zijn van het OCMW of Zorgbedrijf Roeselare ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 11

12 Aanbod Soort Overeenkomst Afhankelijk van de vacante functie wordt een voltijdse of deeltijdse contractuele arbeidsovereenkomst aangeboden (een voltijdse tewerkstelling behelst 38 uren per week) Voor statutaire personeelsleden van het Zorgbedrijf is er behoud van statutaire status Verloning Loonschaal: C1-C3 Zie tabel 1 voor de brutoverloning Meerekenbare anciënniteit Er wordt geen anciënniteit in aanmerking genomen voor de berekening van de anciënniteit Interne kandidaten behouden wel hun reeds opgebouwde geldelijke anciënniteit. Extralegale voordelen: Maaltijdcheques: 5 Personeelsrestaurant Gratis openbaar vervoer en fietspremie Hospitalisatieverzekering Verlofstelsel 26 dagen + 11 wettelijke feestdagen Eventueel aangevuld met bijkomende dienstvrijstelling (+5 dagen vanaf de leeftijd van 52 jaar tot +20 dagen aan de leeftijd van 58 jaar), of Indien tewerkgesteld in een federaal gefinancierde instelling rimpelverlof (+5 dagen vanaf de leeftijd van 52 jaar tot +20 dagen aan de leeftijd van 58 jaar) Pool Een pool van geschikte kandidaten wordt aangelegd met de geldigheidsduur van 1 jaar (kan jaarlijks verlengd worden). Hieruit wordt steeds geput voor het invullen van duurzame vacatures. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 12

13 Tabel 1: verloning Weddetrap Jaarbedrag niet geïndexeerd Maandbedrag index 160,84 % Uurloon indexed C ,15 11,03 C ,57 11,52 C ,57 11,52 C ,99 12,01 C ,11 12,54 C ,53 13,02 C ,53 13,02 C ,95 13,51 C ,95 13,51 C ,37 14,00 C ,37 14,00 C ,79 14,49 C ,79 14,49 C ,21 14,98 C ,21 14,98 C ,63 15,47 C ,63 15,47 C ,05 15,95 C ,72 17,50 C ,14 17,99 C ,14 17,99 C ,26 18,52 C ,26 18,52 C ,68 19,01 C ,68 19,01 C ,10 19,49 C ,10 19,49 C ,03 20,19 ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 13

14 Selectieprogramma 0. Inschrijvingen beperkt tot 75 kandidaturen Om de selectieprocedure werkbaar en hanteerbaar te maken wordt het aantal inschrijvingen beperkt tot 75 kandidaturen. De weerhouden kandidaturen worden bepaald a.d.h.v. de chronologische volgorde van de ontvangen kandidaatstellingen (via de site van het Zorgbedrijf). 1. Prescreening aan de hand van psychotechnische proeven Psychotechnische proeven worden gebruikt als een ondersteunend instrument binnen rekrutering en selectie. Ze vormen een algemene indicatie of de kandidaat al dan niet voldoet aan de eisen en normen die de organisatie stelt. Aan de hand van een aantal pc-testen worden o.a. de verbale vaardigheden, het logisch denken en nauwkeurigheid gemeten. Voor de interne kandidaten zijn de psychotechnische proeven adviserend, aangezien zij reeds geslaagd zijn voor een versnelde selectie. Voor de externe kandidaten zijn de psychotechnische proeven eliminerend. Enkel de best gerangschikte kandida(a)ten gaan door naar het volgende selectieonderdeel. 2. Schriftelijke proef Tijdens de schriftelijke proef word je onderworpen aan simulatieoefeningen. Je wordt ondergedompeld in een realistische situatieschets waarbij je een inbox met mails, memo s en andere documenten moet verwerken. 3. Selectie-interview Het interview laat toe om de competenties en de motivatie in kaart te brengen. Uit ervaring weten we dat naast de component competentie (kunnen) tevens de component motivatie (willen) een noodzakelijke voorwaarde is om de betreffende functie op een positieve wijze in te vullen. 1. We gaan in het interview ook dieper in op waarden die de deelnemer belangrijk vindt en factoren die hij/zij wil terugvinden in zijn/haar werkomgeving. Dit om ook een idee te krijgen over de fit met de organisatie. 2. Het interview verloopt via de STAR-methodiek : Situatie, Taak, Actie, Resultaat. De jury vraagt je om een situatie uit het verleden te beschrijven waarin je weergeeft hoe je een situatie hebt aangepakt. Je gedrag uit het verleden is namelijk de beste voorspeller voor je gedrag in de toekomst. Om geslaagd te zijn dien je minstens 60% te behalen voor de schriftelijke proef en het selectie-interview. De best gerangschikte kandida(a)ten gaan door naar het volgende selectieonderdeel. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 14

15 Resultaat: Op basis van de selectieonderdelen 1 tot en met 3 wordt een pool van geschikte kandidaten aangelegd. Wanneer een duurzame functie van administratief medewerkervrij komt, wordt er steeds geput uit deze pool. 4. Oriënteringsgesprek Wanneer er zich een concrete vacature voordoet, vindt er een bijkomend oriënteringsgesprek plaats. In het oriënteringsgesprek wordt de geschiktheid van de kandidaten afgetoetst voor de specificiteit van de functie en doelgroep en de affiniteit van de medewerker met de plaats van tewerkstelling. De kandidaten die reeds tewerkgesteld zijn met een contract van bepaalde duur, in de vacante functie, genieten voorrang. Resultaat: Op basis van het oriënteringsgesprek wordt de geslaagde kandidaat weerhouden voor de vacante functie. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 15

16 Meer info: Meer info omtrent de selectieprocedure en het verloningspakket kan je bekomen bij Olivier Van Leynseele, administratief medewerker Personeelsbewegingen. TEL 051 / of olivier.van.leynseele@zbroeselare.be Data en locatie proeven: 1) Psychotechnische proeven: tussen 25 mei en 9 juni: centraal gebouw Zorgbedrijf, Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare departement Personeel en Organisatie 2) Schriftelijke proef + selectie-interview: tussen 15 juni en 15 juli: centraal gebouw Zorgbedrijf, Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare departement Personeel en Organisatie Solliciteren uiterlijk tot: kan: 3) Oriënteringsgesprek: tijdstip later te bepalen, wanneer een vacante functie zich voordoet. 20 mei 2015 Om de selectieprocedure beheersbaar en hanteerbaar te maken, wordt de instroom beperkt tot 75 kandidaten. De weerhouden kandidaturen worden bepaald a.d.h.v. de chronologische volgorde van de ontvangen kandidaatstellingen (via de site van het Zorgbedrijf). Je bezorgt ons volgende documenten: Hoe solliciteren: Feedback: Cv Motivatiebrief Via de website: Solliciteren kan enkel en alleen online via de website van Zorgbedrijf Roeselare Kandidaten die dat wensen kunnen na het afsluiten van de procedure contact opnemen voor meer feedback bij Olivier Van Leynseele. Gewij ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 16

17 Policy i.v.m. het nemen van referenties Het nemen van referenties varieert, afhankelijk van het feit of de kandidatuur extern dan wel intern is : Externe kandidaten: Indien u referentie vermeldt in uw CV, kunnen referenties worden genomen zonder uw voorafgaandelijke goedkeuring. Indien er geen referentie is vermeld, wordt eerst de goedkeuring van de kandidaat gevraagd. Zonder die goedkeuring worden er geen referenties genomen. Op die manier wordt ook de vertrouwelijkheid van een kandidaatstelling absoluut gegarandeerd: voor wie geen referenties opgeeft of in voorkomend geval haar of zijn goedkeuring niet geeft, is er de garantie dat het OCMW/Zorgbedrijf de huidige of vorige werkgever(s) niet contacteert. Interne kandidaten: Er kunnen vrij referenties worden genomen. De betrokken lijnmanager en de afgevaardigde van de dienst Personeelsbewegingen kunnen steeds de stafmedewerker Prestatie en Ontwikkeling over het evaluatiedossier raadplegen. De eventuele referenties dienen sowieso enkel als input voor de beoordeling door de jury. Bij een extreem negatieve referentie krijgt de kandidaat altijd de kans om tegenspraak te geven. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 17