Informatiebrochure Selectie. Selectieprocedure voor de functie van hoofdboekhouder B4-B5. Geen zorgsector zonder mensen

Transcriptie

1 Selectieprocedure voor de functie van hoofdboekhouder B4-B5 Verlenging inschrijvingstermijn! met het oog op het invullen van de concrete vacature op het departement Financiën (via externe selectie) Informatiebrochure Selectie Geen zorgsector zonder mensen

2 OCMW Roeselare Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Roeselare (beter gekend als het OCMW ), is een van de grootste OCMW s van het land en biedt dagelijks een enorme waaier aan diensten. Dankzij meer dan 850 enthousiaste medewerkers slagen we er in de inwoners van Roeselare een goede service te bieden en hen te ondersteunen bij hulpvragen met betrekking tot zeer uiteenlopende domeinen. Enerzijds bestaat het OCMW uit de directie Sociale dienst die de klassieke OCMW dienstverlening behelst. Hier kunnen inwoners van de stad terecht voor onder meer financiële ondersteuning, schuldbemiddeling, hulp bij integratie op de arbeidsmarkt, ondersteuning bij het zoeken en onderhouden van een geschikte woning, enz. Anderzijds beschikken we over de directie Zorg. Deze directie bestaat uit 3 grote pijlers, nl. Ouderenzorg, Thuiszorg en Kindzorg. Beiden staan garant voor een kwalitatieve dienstverlening en een uitstekende expertise. De bovenvermelde diensten worden verder bijgestaan door de ondersteunende diensten, waaronder de dienst ICT, de dienst Secretariaat, Onthaal en Archief, de dienst Communicatie, het departement Financiën en het departement Personeel & Organisatie. Vanaf 1 januari 2015 wordt OCMW-Roeselare opgesplitst in Zorgbedrijf en kern-ocmw: Het Zorgbedrijf is een publiekrechtelijk rechtspersoon die in de schoot van het OCMW is opgericht en waarvan het OCMW lid is. Tot het Zorgbedrijf behoren onze vier woonzorgcentra, onze drie lokale dienstencentra, alle thuiszorgdiensten, alle kinderopvanginitiatieven, Het Roer en De Boom en het grootste deel van onze ondersteunende diensten. Het Kern-OCMW bestaat hoofdzakelijk uit de vroegere directie Sociale dienst, aangevuld met het secretariaat en de Financiële dienst van het kern-ocmw. De functie van hoofdboekhouder behoort tot het Kern-OCMW en zal toekomstgericht ingebed worden in de Financiële dienst van stad Roeselare naar aanleiding van de integratie van de Financiële dienst van de Stad en van het kern-ocmw.

3 Missie, visie & waarden Waarden Wat verwachten we van werknemers Samenwerking Professionaliteit Integriteit Klantgerichtheid Engagement Visie waar wij naar streven We zijn een open en gastvrij huis. We wekken vertrouwen op en zijn toegankelijk voor iedereen. We vertrekken vanuit de sterktes van onze cliënten en hun leefwereld. We geloven in hun capaciteiten om eigen keuzes te maken en creëren een context waarin ze leren voortbouwen op hun kwaliteiten en leren omgaan met hun beperkingen. Missie onze bestaansreden We streven ernaar om iedereen die verbonden is met de Roeselaarse samenleving zo goed mogelijk te ondersteunen om een menswaardig en kwaliteitsvol leven te leiden. We verhogen kansen op zelfredzaamheid, geluk en welzijn. We creëren groei- en ontplooiingsmogelijkheden en bieden zorg, dienst- en hulpverlening op maat. Onze bijzondere aandacht gaat daarbij uit naar zij die nergens anders terecht kunnen We benaderen onze cliënten met respect en begrip. We bekijken hun situatie vanuit verschillende invalshoeken en houden hiermee rekening in het zoeken naar oplossingen. Cliënten zijn tevreden over onze dienstverlening die tevens kan rekenen op een maatschappelijk draagvlak. We zijn een aantrekkelijke werkgever met aandacht voor de kwaliteiten van onze medewerkers. Er is ruimte voor diversiteit, autonomie, groei- en ontplooiingskansen en dit in optimale werkomstandigheden. Professionele krachten en vrijwilligers vullen elkaar aan en tonen engagement, bezieling en initiatief. Ze zijn flexibel en leveren kwaliteitsvolle resultaten. We zijn een slagkrachtige, dynamische en vooruitstrevende organisatie. We leveren kwaliteit en dragen bij tot een waarde(n)volle en duurzame samenleving. We werken vanuit een verantwoord middelenbeheer en financieel bewustzijn. Onze werking is transparant en we communiceren op een actieve manier met de buitenwereld. Onze aanpak vertrekt vanuit een open kijk op de samenleving. We hebben aandacht voor de korte en de lange termijn. We meten de effecten van onze acties en spelen accuraat in op nieuwe evoluties en uitdagingen. We vinden het niet belangrijk wie iets doet, zolang het maar gebeurt. We werken actief samen met andere actoren en bouwen netwerken uit. We erkennen onze regionale verantwoordelijkheid als OCMW. De stad Roeselare is daarbij een belangrijke partner.

4 Situering van de huidige vacature bij het departement Functieprofiel Financiën Als hoofdboekhouder word je tewerkgesteld op de dienst Financiën van het OCMW-Roeselare. Samen met je collega debiteurenbeheerder werk je onder de rechtstreekse bevoegdheid van de financieel beheerder. Een globaal overzicht van het takenpakket is terug te vinden in het algemeen functieprofiel verder in de brochure. Accenten voor deze job zijn: algemene boekhouding, jaarafsluitingen, cashplanning, subsidiedossiers, controle op kosten en balansrekeningen, opmaken van de financiële budgetten en tussentijdse controle van budgetafwijkingen, 1 e lijnsrapporteringen en analyses. Als hoofdboekhouder ben je aanvankelijk tewerkgesteld in het kern-ocmw Roeselare. Momenteel is er een synergie oefening lopende tussen het Stad en OCMW Roeselare waardoor op termijn (ongeveer 2 jaar) deze functie zal ingebed worden in de Financiële dienst van stad Roeselare.

5 Functieprofiel I. I D E N T I F I C A T I E G E G E V E N S Functiebenaming Weddeschaal Graad Directie - dep - dienst Functiefamilie Hoofdboekhouder B4-B5 Hoofdboekhouder departement Financiën dienst Boekhouding professioneel - administratie I I. D O E L V A N D E F U N C T I E Verwerken van de financiële en boekhoudkundige verrichtingen van het OCMW volgens de principes van de BBC (nieuwe OCMW-boekhouding) opdat een correcte en transparante boekhouding kan gevoerd worden. Bieden van ondersteuning bij interne audits en verantwoordelijk zijn voor de kascontrole, opdat de kwaliteit en de correctheid van de financiële verrichtingen gewaarborgd is. I I I. P L A A T S I N D E O R G A N I S A T I E Rapporteert aan: Geeft leiding aan: financieel beheerder / directeur Financiën Geen Organogram Financiën OCMW

6 I V. R E S U L T A A T S G E B I E D E N 1. Opmaken en nazien van complexe financiële documenten, zodat de boekhouding op een correcte manier kan gevoerd worden en men beschikt over de jaarlijkse resultaatrekeningen en balansen. Dit omvat onder meer volgende taken: - meehelpen bij het afsluiten van de boekhouding met jaarlijkse resultaatrekeningen en opmaken van balansen - opmaken van statistische gegevens en grafieken - opmaken en controleren van complexe documenten - opstellen van briefwisseling, verslagen; rapporten, statistieken, attesten, bestelbons, besluiten, facturen, - synthese maken van rapporten, afleveren van standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten - 2. Ondersteunen van de werkzaamheden rond meerjarenplanning, budgetten, budgetwijzigingen, kredietaanpassingen, kwartaalrapportages en jaarrekeningen op dat de financieel beheerder / directeur Financiën ontlast wordt en zich kan richten op zijn kerntaken. Dit omvat onder meer volgende taken: - ondersteunen van budgethouders bij de opmaak van hun budgetten en budgetwijzigingen - doorvoeren van kredietaanpassingen - opmaken van kwartaalrapportages - opstellen van de jaarrekeningen - 3. Instaan voor het thesauriebeheer opdat de kasstromen binnen de organisatie steeds opgevolgd zijn en de liquide middelen op een correcte manier beheerd worden. Dit omvat onder meer volgende taken: - ondersteunen van de kasverantwoordelijken - controleren van de kasstukken - uitvoeren van de kascontrole - verzekeren van de kassen - controleren op de interne toepassing van de kasprocedure - controleren van het budget van de sociale dienst 4. Instaan voor de dagelijkse planning van de dienst en /of toezien op een kwalitatieve uitvoering van duidelijk omschreven taken om een efficiënte en effectieve dienstverlening te verzekeren. Dit omvat onder meer volgende taken: - opstellen van de planning en taakverdeling; plannen van prioriteiten - oplossen van operationele problemen, adviseren en ondersteunen van collega s bij moeilijke dossiers of opdrachten - opvolgen van de voortgang van de taakuitvoering op het werkterrein - adviseren van collega s en interne klanten vanuit de eigen technische expertise -

7 5. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en een klantgerichte dienstverlening. Dit omvat onder meer volgende taken: - deelnemen aan het werkoverleg - delen en up to date houden van kennis en expertise mbt wetgeving/subsidiëring rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project, - formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening - signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben - 6. Invoeren en administratief verwerken van alle boekhoudkundige stukken, kosten en ontvangsten opdat men een correcte basis heeft om de boekhouding te voeren. Dit omvat onder meer volgende taken: - verwerken van facturen - opvolgen facturatie aan derden, investeringen en visums, investeringen en afschrijvingen, leningen - boeken aflossingen en interesten - voeren van het klassement - controleren van grootboeken - begeleiden financiële en fiscale controles - ondersteunen bij het opmaken van de meerjarenplanning, budgetten, budgetwijzigingen, kredietaanpassingen, kwartaalrapportages en jaarrekeningen, - beantwoorden van diverse complexe vragen m.b.t. bepaalde dossiers - 7. Controleren of de reglementering, normen, interne processen nageleefd worden, om hierover te rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of zelf de gepaste acties ondernemen. Dit omvat onder meer volgende taken: - ondersteuning bieden bij interne audits - informatie verzamelen - controleren van naleving van reglementen en normen - rapporteren - 8. Coördineren van complexe projecten opdat de projectgroep op een efficiënte en effectieve manier tewerk gaat. Dit omvat onder meer de volgende taken: - opmaak projectplan en voortgangsbewaking, periodieke rapportage aan de projectsponsor - projectvoorbereiding, project uitvoering en opvolging - op elkaar afstemmen van de verschillende belanghebbenden - opmaken en opvolgen van het budget - advies verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel - bieden van ondersteuning aan de financieel beheerder / directeur Financiën bij grotere projecten -

8 V. C O M P E T E N T I E P R O F I E L Waardegebonden competenties: GEDRAGSCOMPETENTIES Samenwerking Professionaliteit Integriteit Engagement Klantgerichtheid niveau III: Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen. niveau III: Gedraagt zich als een vertegenwoordiger van de organisatie en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit. niveau III: Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. niveau II: Voelt zich betrokken en onderneemt actie om de zaken aan te pakken. niveau III: Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Functie-specifieke competenties: Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Probleemanalyse (analytisch denken) Initiatief Resultaatgerichtheid Nauwgezetheid Voortgangscontrole niveau II: Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. niveau II: Legt verbanden en ziet oorzaken. niveau II: Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel). niveau II: Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken. niveau II: Levert met oog voor detail correct werk af. niveau II: Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen.

9 Werking en werkmiddelen: VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Niveau + omschrijving indien nodig 2: Kennisverwerving omtrent alle financiële aspecten van de Werking van de organisatie toegewezen dienst Werkmiddelen en -methodieken 3: kennis analytische boekhouding Procedures en procesbeheer 3: kennis boekhoud-procedures Projectmatig werken 2 Wetgeving en regelgeving: Computer-vaardigheden: M.b.t. de organisatie 1 M.b.t. de functie 1 Algemene computervaardigheden 3 Tekstverwerking 2 Rekenbladen 3 Presentaties 1 Mailtoepassingen 2 Software eigen aan de functie 3: boekhoudpakket, financieel dashboard Databanken 2: wiki, aware, Niveaus: 1. Basis: het personeelslid kent de basisprincipes en kan ze toepassen. 2. Professioneel: meer gedetailleerde kennis van principes in het specifieke domein, waardoor het personeelslid deze maximaal kan toepassen. 3. Expert: als expert aanzien worden in het eigen vakgebied, nieuwe toepassingen kunnen ontwikkelen. - Het Overtuigingskracht functieprofiel is niet - niveau beperkend. II: Overtuigt Bepaalde door nieuwe inhoud taken én aanpak. kunnen toevertrouwd worden nadat de nodige vorming daartoe indien nodig werd aangereikt. Meer info omtrent de functie Kan je bekomen bij Geert Bucket, financieel beheerder 051/ geert.bucket@ocmw-roeselare.be

10 Toelatingsvoorwaarden VEREIST Externe kandidaten : Je hebt een bachelordiploma bedrijfsmanagement of gelijkgesteld met bij voorkeur de afstudeerrichting Accountancy-Fiscaliteit Interne kandidaten Om toegang te hebben tot deze functie moeten de kandidaten: - reeds geslaagd zijn in een reguliere selectie, - een medewerker van het OCMW Roeselare zijn met of een statutaire aanstelling of een contract van onbepaalde duur, - medisch geschikt zijn - een gunstig evaluatieresultaat hebben gekregen voor de laatste evaluatie Aanbod Een contractuele arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (voor statutaire personeelsleden van OCMW Roeselare is er behoud van statutaire status) Een fascinerende en maatschappelijk relevante functie, in een dynamische en mensvriendelijke omgeving in volle evolutie. Heel wat verantwoordelijkheden en tal van uitdagende projecten. Aantrekkelijke verloning: Loonschaal B4-B5 (zie tabel 1 voor de bruto verloning). Alle relevante beroepservaring uit de privé-sector of bij de overheid wordt in aanmerking genomen voor de berekening van de anciënniteit. Extralegale voordelen: maaltijdcheques ( 5), personeelsrestaurant en gratis hospitalisatieverzekering Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer Een 38-uren week Uitgebreid verlofstelsel van 26 dagen (+ 11 wettelijke feestdagen) eventueel aangevuld met bijkomende dienstvrijstelling* (+ 5 dagen vanaf de leeftijd van 52 jaar, tot + 20 dagen aan de leeftijd van 58 jaar) Interne kandidaten: behoud van oud verlofstelstel. *(over deze dienstvrijstelling wordt jaarlijks een beslissing genomen over de toekenning ervan Werfreserve van 1 jaar

11 Tabel 1. Verloop van de verloning in loonschaal B4-B5 volgens aantal jaar anciënniteit Jaarbedrag niet geïndexeerd Maandbedrag index 160,84 % Uurloon indexed Weddeschaal Weddetrap B ,97 16,24 B ,19 16,89 B ,19 16,89 B ,12 17,58 B ,12 17,58 B ,35 18,23 B ,35 18,23 B ,28 18,92 B ,28 18,92 B ,87 21,16 B ,87 21,16 B ,50 21,90 B ,50 21,90 B ,13 22,63 B ,13 22,63 B ,46 23,40 B ,46 23,40 B ,09 24,13 B ,09 24,13 B ,72 24,87 B ,33 25,19 B ,05 25,64 B ,05 25,64 B ,08 26,45

12 Info selectie Selectieprogramma: Preselectie Aan de hand van gestandaardiseerde vragenlijst, op basis van: - Motivatie en interesse en relevantie van de werkervaring 1. Schriftelijke proef Aftoetsen van de boekhoudkundige kennis 2. Selectie-interview met schriftelijke voorbereiding De schriftelijke voorbereiding bestaat uit één of meerdere cases waarbij de kandidaten opdrachten aangeboden krijgen die aansluiten bij de taken van hoofdboekhouder. Deze schriftelijke voorbereiding wordt toegelicht in het selectie-interview. Het interview laat toe om ook de motivatie in kaart te brengen. Uit ervaring weten we dat naast de component competentie (kunnen) tevens de component motivatie (willen) een noodzakelijke voorwaarde is om de betreffende functie op een positieve wijze in te vullen. 1. We praten in het interview ook door over waarden die de deelnemer belangrijk vindt en factoren die hij/zij wil terugvinden in zijn/haar werkomgeving. Dit om ook een idee te krijgen met de fit met de organisatie. 2. Het interview verloopt via de STAR-methodiek : Situatie, Taak, Actie, Resultaat. De jury vraagt je om een situatie uit het verleden te beschrijven waarin je weergeeft hoe je een probleem hebt aangepakt. Je gedrag uit het verleden is namelijk de beste voorspeller voor je gedrag in de toekomst Om geslaagd te zijn dien je minstens 50% te behalen voor de schriftelijke proef en het selectieinterview. De best gerangschikte kandida(a)ten gaan door naar het volgende selectieonderdeel 3. Analyse en presentatie oefening De analyse- en presentatieoefening bestaat uit twee delen. Eerst analyseer je een fictief probleem. Aan jou om je haalbare oplossingen en/of een mogelijke strategie uit te werken. Daarna presenteer je jouw aanpak. Praktische informatie DATA EN LOCATIE PROEVEN Datum schriftelijke proef: donderdag 5 februari 2015 om 17.30u OCMW Roeselare, Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare Datum selectie-interview: maandag 16 februari en dinsdag 17 februari 2015 OCMW Roeselare, Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare Datum analyse en presentatie oefening: : 24 en 27 februari 2015 (onder voorbehoud) OCMW Roeselare, Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare FEEDBACK Kandidaten die dat wensen, kunnen na het afsluiten van de procedure contact opnemen voor meer feedback bij Isabelle Hoflack, diensthoofd Personeelsbewegingen isabelle.hoflack@ocmw-roeselare.be MEER INFORMATIE Meer info omtrent de selectieprocedure en het verloningspakket kan je bekomen bij Isabelle Hoflack diensthoofd Personeelsbewegingen isabelle.hoflack@ocmw-roeselare.be

13 Policy i.v.m. het nemen van referenties Het nemen van referenties varieert, afhankelijk van het feit of de kandidatuur extern dan wel intern is : Externe kandidaten: Er kunnen referenties worden genomen zonder de voorafgaandelijke goedkeuring van de kandidaat te vragen op voorwaarde dat de referentie door de kandidaat zelf is vermeld bij de kandidaatstelling. Indien er geen referentie is vermeld wordt eerst de goedkeuring van de kandidaat gevraagd. Zonder die goedkeuring worden er geen referenties genomen. Op die manier wordt ook de vertrouwelijkheid van een kandidaatstelling absoluut gegarandeerd : voor wie geen referenties opgeeft of in voorkomend geval haar of zijn goedkeuring niet geeft is er de garantie dat het OCMW de huidige of vorige werkgever(s) niet contacteert. Interne kandidaten: Er kunnen vrij referenties worden genomen. De betrokken lijnmanager en de afgevaardigde van de dienst Personeelsbewegingen kunnen steeds de stafmedewerker Prestatie en Ontwikkeling over het evaluatiedossier raadplegen. De eventuele referenties dienen sowieso enkel als input voor de beoordeling door de jury. Bij een extreem negatieve referentie krijgt de kandidaat altijd de kans om tegenspraak te geven.

14 Hoe solliciteren Solliciteren kan uiterlijk t.e.m. 25/01/2015 Per mail naar: Je kandidatuur via mail is goed toegekomen als je een bevestigingsmail ontvangt. Grijp je kans. Je bent welkom! Of per post naar: OCMW Roeselare Dienst Personeelsbewegingen Vacature :Hoofdboekhouder Gasthuisstraat Roeselare Je bezorgt ons de volgende documenten: Uitgebreide motivatiebrief Uitgebreid CV Ingevulde vragenlijst Kandidaten die een diploma in het buitenland behaalden, worden tot de selectieprocedure toegelaten indien zij vóór de start van de selectieprocedure het bewijs voorleggen dat ze de gelijkwaardigheid van het diploma hebben aangevraagd. Uiterlijk op de datum van indiensttreding moeten ze het gelijkwaardigheidsbewijs voorleggen, zoniet komen ze niet in aanmerking voor indiensttreding. Het bewijs van gelijkwaardigheid kan men bekomen bij: Administratie Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek Naric Vlaanderen Hendrik Consciencegebouw, toren A6 Koning Albert II-laan BRUSSEL Tel Fax naric@vlaanderen.be Gelieve alles samen in 1 keer aan ons te bezorgen.