Infobrochure vacature: Administratief medewerker Payroll

Transcriptie

1 Infobrochure vacature: Administratief medewerker Payroll Afdeling vacature: directie Personeel en Organisatie

2 Informatie Zorgbedrijf Sinds 1 januari 2015 werden alle Roeselaarse openbare zorgdiensten ondergebracht in een autonome en verzelfstandigde organisatie, Zorgbedrijf Roeselare. Met de oprichting van het Zorgbedrijf Roeselare slaan de stad en het OCMW de handen in elkaar om een kwaliteitsvolle publieke zorgverlening te blijven aanbieden. In het Zorgbedrijf zijn alle zorgdiensten van het OCMW en de stad samengebracht in een nieuwe structuur. Door deze zorgdiensten te bundelen kan nog beter en efficiënter worden samengewerkt. Het Zorgbedrijf Roeselare bestaat uit 3 grote pijlers, nl. Ouderenzorg, Thuiszorg en Kindzorg. Allemaal staan ze garant voor een kwalitatieve dienstverlening en een uitstekende expertise. De pijler Ouderenzorg omvat vier woonzorgcentra (WZC), aangevuld met de directie Thuiszorg. In onze woonzorgcentra worden nagenoeg 450 matig tot zwaar zorgbehoevende senioren een nieuwe thuis in een aangepast leefmilieu aangeboden. Hierbij is bijzondere aandacht voor de specifieke zorgvragen van onder meer personen met dementie. Ons aanbod aan residentiële zorg wordt verder uitgebreid met mogelijkheden tot dagopvang en kortverblijf. De pijler Thuiszorg bundelt alle diensten en hulpverlening gericht op de ondersteuning van de thuiszorg. Het omvat 3 dienstencentra, de dienst Thuiszorg, serviceflats Zilverschoon en de dienst Thuisverpleging. Men kan er terecht voor tal van activiteiten en vorming, warme maaltijden aan huis, poetshulp op maat, enz. De pijler Kindzorg staat voor een netwerk van ambulante diensten voor zorg en opvang, voor kind, ouders en omgeving. Bijzondere aandacht gaat uit naar die kinderen met een 'specifieke zorgbehoefte'. Het gaat hierbij om kinderen die door medische of psychosociale problemen meer intensieve zorgen nodig hebben. Binnen het netwerk vinden we Het Roer (een Centrum voor Ambulante Revalidatie), De Boom (ambulante zorg aan kinderen en jongeren tot 18 jaar met sociale, emotionele en/of gedragsproblemen en hun ouders, familie of leefomgeving, ), de Speelotheek en verschillende voorschoolse en buitenschoolse kinderopvanginitiatieven terug. De bovenvermelde diensten worden verder bijgestaan door de ondersteunende diensten, waaronder ICT, de Stafdiensten, Financiën en Personeel & Organisatie. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 2

3 Missie visie waarden Missie onze bestaansreden Visie waar wij naar streven We bieden kwaliteitsvolle en betaalbare zorg aan, met mogelijkheden voor elke klant om zich in iedere fase van zijn leven te ontplooien en met extra aandacht voor kwetsbare personen We zijn een organisatie met een sociaal doel en zijn toegankelijk voor iedereen. Men kan bij ons terecht voor kindzorg, thuiszorg en ouderenzorg. We hebben respect voor de leefwereld en leefomgeving van onze klanten en willen hun autonomie versterken. In opdracht van de lokale gemeenschap besteden we extra aandacht aan kwetsbare personen en behouden voor hen plaatsen. We gebruiken middelen van deze lokale gemeenschap en leggen dan ook aan hen verantwoording af. We zijn een aantrekkelijke werkgever met aandacht voor de kwaliteiten en het welzijn van onze medewerkers. We besteden aandacht aan optimale werkomstandigheden, diversiteit, autonomie en groei- en ontplooiingskansen. Professionele medewerkers en vrijwilligers werken samen, zijn geëngageerd, tonen bezieling en nemen initiatief. Ze zijn flexibel en leveren kwaliteit. We zijn een slagkrachtige, dynamische en vooruitstrevende organisatie. We bepalen mee de toekomst en de verdere ontwikkelingen binnen het zorglandschap door vernieuwing te stimuleren en zijn een voorbeeld voor andere zorgdiensten. We leveren kwaliteit en dragen bij tot een waarde(n)volle en duurzame samenleving. We gaan verantwoord om met onze middelen en streven naar een financieel evenwicht. Onze werking is transparant en we communiceren actief met onze klanten, medewerkers en de buitenwereld. We hebben een open kijk op de samenleving. We denken aan de korte en de lange termijn. We meten de effecten van onze acties en spelen op een juiste manier in op nieuwe evoluties en uitdagingen. We werken actief samen met anderen en bouwen netwerken uit, ook buiten de eigen stadsgrenzen. Op deze manier zorgen we voor duurzame meerwaarde voor onze klanten. Waarden Wat verwachten we van werknemers Samenwerking Professionaliteit Integriteit Klantgerichtheid Engagement ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 3

4 Informatie vacature Je maakt deel uit van de directie Personeel en Organisatie en meer bepaald van de dienst Administratie en Payroll. Dit team zorgt er voornamelijk voor dat alle medewerkers van het Zorgbedrijf Roeselare een correct loon en voordelen ontvangen en dat alle personeelsgerelateerde administratie in orde is. Je ondersteunt de dossierbeheerders door bijvoorbeeld contracten op te maken, ziekte-aangiftes te doen, gegevens in te voeren in het loonprogramma,... Daarnaast verzorg je, afwisselend met andere collega's, het telefonisch en fysisch onthaal van de directie Personeel en Organisatie en ondersteun je de collega's van de directie waar mogelijk. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 4

5 Functieprofiel I. I D E N T I F I C A T I E G E G E V E N S Functiebenaming Weddeschaal Graad Directie - dep - dienst Functiefamilie administratief medewerker C1-C2-C3 administratief medewerker divers operationeel - administratie II. D O E L V A N D E F U N C T I E Verzorgen van uitvoerend administratieve taken ter ondersteuning van een dienst of persoon, zodat deze ontlast wordt en zich kan concentreren op zijn kernprocessen. III. P L A A T S I N D E O R G A N I S A T I E Rapporteert aan: Geeft leiding aan: afhankelijk van tewerkstellingsplaats geen Visuele weergave: Zie intranet Dit betreft een functieprofiel dat in diverse entiteiten binnen Zorgbedrijf Roeselare voorkomt. Niet alle resultaatgebieden zijn op alle plaatsen van tewerkstelling van toepassing. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 5

6 I V. R E S U L T A A T S G E B I E D E N 1. Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening. Dit omvat onder meer volgende taken: - onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier - verschaffen van algemene inlichtingen, standaardinformatie en afleveren van de vereiste documenten - beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen - meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures - uitleg geven over de procedure indien de klant dient doorverwezen te worden naar een andere dienst - opvolgen van de gevraagde informatie en zelf doorgeven aan de klant indien de informatie niet onmiddellijk kan doorgegeven worden 2. Opmaken en administratief verwerken van dossiers binnen een afgebakend kennis- of expertisedomein om bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Dit omvat onder meer volgende taken: - ondersteunen bij de opmaak van complexe dossiers of autonoom verwerken van eenvoudige dossiers - verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk om op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben - voorbereiden, interpreteren en samenvatten van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, facturatie, economaat, riziv-financiering, (eenduidige procedures / wetgeving) - opvolgen van dossiers (voortgang, tijdig versturen van documenten, ) en geven van de stand van zaken - controleren volledigheid van dossiers en eventueel vervolledigen - beantwoorden van vragen m.b.t. bepaalde dossiers - onderhouden van contacten en onderhandelen met externe diensten, organisaties, (vb Stad, verhuurbedrijven, aankopen, offerteaanvraag, ) 3. Voorbereiden, opstellen en nazien van eenvoudige documenten ter ondersteuning van een persoon of dienst, zodat deze zich kan concentreren op zijn centrale taken. Dit omvat onder meer volgende taken: - vervolledigen van briefwisseling, dienstroosters, attesten, bestelbons, besluiten, facturen, - opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen - opmaken van lay-out - publiceren van informatie op intranet/internet - maken van eenvoudige rapporten, afleveren van standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten - opmaken van reclamewerk of tijdschriften (affiches, uitnodigingen bewonersmagazine, ), verzamelen van inhoud bij diverse personen, coördineren van de timing en tijdig doorsturen voor druk ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 6

7 4. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en een klantgerichte dienstverlening. Dit omvat onder meer volgende taken: - deelnemen aan het werkoverleg - delen van kennis en expertise - rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of evenement, - formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening - signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben - samenwerken met families, mantelzorgers of andere professionele hulpverleners of nietprofessionele hulpverleners 5. Verzorgen van een klassement om zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dit omvat onder meer volgende taken: - verzamelen van de te klasseren documenten - aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - verzorgen van de toegankelijkheid van het klassement (aanbrengen van labels, inhoudstabel, ) - klasseren van facturen, brieven, rapporten, - beheren van het archief 6. Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post om de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Dit omvat onder mee volgende taken: - registreren van post van de eigen entiteit - nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn - frankeren en versturen van uitgaande stukken - openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen - verspreiden van circulatiemappen 7. Beheren van de agenda van een leidinggevende of groep van medewerkers om bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Dit omvat onder meer volgende taken: - maken van afspraken - reserveren van zalen, auto, tickets, - informeren van betrokkenen bij agendawijzigingen en nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 7

8 8. Meewerken in een projectgroep opdat men op een efficiënte en effectieve manier de beoogde resultaten van het project kan behalen. Dit omvat onder meer de volgende taken: - meewerken aan (onderdelen van) een project (regelmatige rapportage over voortgang) - deelnemen aan diverse werkgroepen en vergaderingen als vertegenwoordiger van uw departement - meewerken aan gemeenschappelijk Zorgbedrijf-projecten (intranet, schijnwerper, website Zorgbedrijf, ) 9. Instaan voor de praktische organisatie van eenvoudige projecten of evenementen, vergaderingen, activiteiten of specifieke dienstverlening zodat de activiteit op een efficiënte en vlotte manier kan verlopen en de opdrachtgever zich kan concentreren op zijn centrale taken. Dit omvat onder meer volgende taken: - uitwerken van de planningen van een project, evenement of activiteit opmaken van draaiboeken - organiseren van vergaderingen met alle betrokkenen - bewaken van de voortgang van het project of het evenement - verzorgen van allerhande communicatie, zowel voor als tijdens het project of het evenement - contact opnemen met leveranciers: reserveren van accommodatie, materiaal en materieel - instaan voor de praktische organisatie van de maaltijden aan huis of in de dienstencentra: bestellen van voedingstoffen, plannen van de rondes, facturatie, registreren van speciale wensen per klant (dieet/vetarm/grote portie/gesneden, ) - instaan voor de zaalreservaties (boeken van zalen, bevestigingsmails, controleren verbruik, doorgeven voor facturatie,..) - instaan voor de barvoorraad (ingeven begin- en eindvoorraad, controleren ontvangen gelden, bestellingen plaatsen, leverbons en bestelbons controleren,...) V. C O M P E T E N T I E P R O F I E L Waardegebonden competenties: GEDRAGSCOMPETENTIES Samenwerking Professionaliteit Integriteit Engagement Klantgerichtheid niveau I : Werkt mee en informeert anderen. niveau I: Gedraagt zich als een deskundige in de eigen functie. niveau II: Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. niveau I: Toont bezieling en verantwoordelijkheidszin. niveau II: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 8

9 Functie-specifieke competenties: Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Nauwgezetheid Flexibel gedrag Organiseren niveau II: Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. niveau II: Levert met oog voor detail correct werk af. niveau I: Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist niveau I: Organiseert het eigen werk. Werking en werkmiddelen: VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Werking van de organisatie 2 Werkmiddelen en -methodieken 2: kennis verslaggeving Procedures en procesbeheer 1 Wetgeving en regelgeving: Computer-vaardigheden: M.b.t. de organisatie 1 M.b.t. de functie 1 Niveau + omschrijving indien nodig Algemene computervaardigheden 2 Tekstverwerking 2 Rekenbladen 2 Presentaties 2 Mailtoepassingen 2 Software eigen aan de functie 2 Databanken 2 Niveaus: 1. Basis: het personeelslid kent de basisprincipes en kan ze toepassen. 2. Professioneel: kennis: meer gedetailleerde kennis van principes in het specifieke domein, waardoor het personeelslid deze maximaal kan toepassen. 3. Expert: als expert aanzien worden in het eigen vakgebied, nieuwe toepassingen kunnen ontwikkelen. Meer info omtrent de functie bij: Isabelle Hoflack, diensthoofd Personeelsbewegingen isabelle.hoflack@zbroeselare.be ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 9

10 Toelatingsvoorwaarden Diplomavoorwaarde Geen speciale diplomavereiste maar kennis van HRadministratie is een pluspunt Aanbod Soort Overeenkomst Verloning Meerekenbare anciënniteit Extralegale voordelen: Verlofstelsel ICT-middelen Een voltijdse contractuele arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (een voltijdse tewerkstelling behelst 38 uren per week) Loonschaal: C1-C3 Zie tabel 1 voor de bruto verloning Er wordt geen anciënniteit overgenomen Maaltijdcheques: 5 Personeelsrestaurant Gratis openbaar vervoer en fietspremie Hospitalisatieverzekering 26 dagen + 11 wettelijke feestdagen Eventueel aangevuld met bijkomende dienstvrijstelling (+5 dagen vanaf de leeftijd van 52 jaar tot +20 dagen aan de leeftijd van 58 jaar) Persoonlijke ICT-middelen: Werfreserve/pool Pool van 1 jaar Mobiele telefoon Thin Client laptop en VPN token met de mogelijkheid tot telewerk ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 10

11 Tabel 1: verloning Weddeschaal Weddetrap Jaarbedrag niet geïndexeerd Maandbedrag index 164,06 % C ,51 C ,54 C ,54 C ,57 C ,44 C ,47 C ,47 C ,50 C ,50 C ,53 C ,53 C ,56 C ,56 C ,59 C ,59 C ,62 C ,62 C ,65 C ,41 C ,44 C ,44 C ,30 C ,30 C ,33 C ,33 C ,36 C ,36 C ,57 ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 11

12 Selectieprogramma Stap 1 Solliciteren via rekrutering@zbroeselare.be (CV + ingevulde Vragenlijst opsturen) Indien positief Stap 2 Preselectie op basis van CV en ingevulde vragenlijst Indien positief Stap 3 Psychotechnische testen Indien positief Stap 4 Selectie-interview ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 12

13 Praktische info Stap 1. Hoe solliciteren? Solliciteren bij Zorgbedrijf Roeselare voor deze functie van administratief medewerker Payroll kan enkel door je CV en de ingevulde vragenlijst die je bij dit vacaturebericht aantreft te mailen naar Je sollicitatie komt dan bij de dienst Personeelsbewegingen terecht. Stap 2. Preselectie op basis van gestandaardiseerde vragenlijst De prescreening zal gebeuren op basis van de door jouw ingevulde vragenlijst. Enkel de best gerangschikte kandidaten uit de preselectie worden weerhouden voor het volgende selectie-onderdeel. Stap 3. Psychotechnische testen Het schriftelijk gedeelte bestaat uit vaardigheids- en redeneertesten: Vaardigheidstesten peilen naar specifieke vaardigheden zoals planningsvermogen, technisch inzicht, snelheid en nauwkeurigheid, ruimtelijk inzicht en analytisch inzicht. Ze peilen naar het vermogen van de kandidaat om juiste conclusies te trekken op basis van de aangereikte informatie. Redeneertesten peilen naar abstract, verbaal en numeriek redeneervermogen. Ze geven een indicatie van het intellectuele potentieel van de kandidaat. De psychotechnische testen zullen ongeveer anderhalf uur in beslag nemen. Meer info omtrent alle tests en mogelijkheid om te oefenen via: Om door te gaan naar het selectie-interview dient de kandidaat minimum 50% te behalen. Stap 4. Selectie-interview Ter ondersteuning van het selectie-interview zal je vooraf (per ) uitgenodigd worden om een persoonlijkheidsvragenlijst in te vullen. Dit is een zelfbeoordelingstest die peilt naar persoonlijkheid en drijfveren. In het selectie-interview worden de competenties en motivatie afgetoetst. (+ eventueel sociale wetgeving). Het selectie-interview zal ongeveer anderhalf uur in beslag nemen. Om geslaagd te zijn, dien je voor beide selectieonderdelen (stap 3 en 4) minimum 50% te behalen en een gemiddelde van minimum 60% in het totaal. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 13

14 Praktische info Meer info omtrent de selectie en loon: Isabelle Hoflack, diensthoofd Personeelsbewegingen: Data en locatie schriftelijke proeven: Tussen 15 en 17 februari 2017 Locatie: Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare, 3 e verdieping Data en locatie selectie-interview: Tussen 20 en 23 februari 2017 Locatie: Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare, 3 e verdieping Feedback: Kandidaten die dat wensen kunnen na het afsluiten van de procedure contact opnemen met Isabelle Hoflack voor meer feedback: Solliciteren kan uiterlijk tot en met: 12 februari 2017 Je bezorgt ons volgende documenten: CV + ingevulde gestandaardiseerde vragenlijst (+ eventueel motivatiebrief) Hoe solliciteren: CV + ingevulde gestandaardiseerde vragenlijst die je bij deze vacature vindt doormailen naar rekrutering@zbroeselare.be Zorgbedrijf Roeselare draagt professionaliteit hoog in het vaandel! We maken werk van een professioneel selectiegebeuren met competente selectiedeskundigen. Selecties gebeuren door gecertificeerde assessoren, aangevuld met de resultaten uit het kwalitatief testmateriaal van Hudson. Hierdoor kunnen we de meest geschikte kandidaat werven. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 14

15 Policy i.v.m. het nemen van referenties Het nemen van referenties varieert, afhankelijk van het feit of de kandidatuur extern dan wel intern is: Externe kandidaten: Er kunnen referenties worden genomen zonder de voorafgaandelijke goedkeuring van de kandidaat te vragen op voorwaarde dat de referentie door de kandidaat zelf is vermeld bij de kandidaatstelling. Indien er geen referentie is vermeld wordt eerst de goedkeuring van de kandidaat gevraagd. Zonder die goedkeuring worden er geen referenties genomen. Op die manier wordt ook de vertrouwelijkheid van een kandidaatstelling absoluut gegarandeerd : voor wie geen referenties opgeeft of in voorkomend geval haar of zijn goedkeuring niet geeft is er de garantie dat het OCMW de huidige of vorige werkgever(s) niet contacteert. Interne kandidaten: Er kunnen vrij referenties worden genomen. De betrokken lijnmanager en de afgevaardigde van de dienst Personeelsbewegingen kunnen steeds de stafmedewerker Prestatie en Ontwikkeling over het evaluatiedossier raadplegen. De eventuele referenties dienen sowieso enkel als input voor de beoordeling door de jury. Bij een extreem negatieve referentie krijgt de kandidaat altijd de kans om tegenspraak te geven. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 15