Infobrochure voor de vacature: Administratief medewerker

Transcriptie

1 Infobrochure voor de vacature: Administratief medewerker Dienst Patrimonium Directie Financiën

2 Informatie over Zorgbedrijf Roeselare & deze vacature Sinds 1 januari 2015 werden alle Roeselaarse openbare zorgdiensten ondergebracht in een autonome en verzelfstandigde organisatie, Zorgbedrijf Roeselare. Met de oprichting van het Zorgbedrijf Roeselare sloegen Stad- en OCMW Roeselare de handen in elkaar om een kwaliteitsvolle publieke zorgverlening te blijven aanbieden. In het Zorgbedrijf zijn alle zorgdiensten van het voormalige OCMW en de Stad samengebracht in een nieuwe structuur. Met Zorgbedrijf Roeselare ontstond zo een nieuwe grote organisatie binnen onze stad met ongeveer 770 medewerkers. Zorgbedrijf Roeselare bestaat o.a. uit: Vier woonzorgcentra (De Waterdam, De Zilverberg, Ter Berken en Sint-Henricus) en een Pluk-dedagcentrum; Drie lokale dienstencentra (Ten Elsberge, Schiervelde en De Zilverberg) Verschillende diensten Thuiszorg (warme maaltijden, klusjesdienst, poetsdienst, ) Therapeutische zorg voor kinderen, jongeren en volwassenen (Therapeutisch Zorgpunt N) Voorschoolse en naschoolse kinderopvanginitiatieven KIDZ (KIDZ Roeselare, KIDZ Beveren, KIDZ Rumbeke en KIDZ Onthaalouders) Ondersteunende diensten zoals HR, Financiën, Patrimonium, Facility De huidige vacature van administratief medewerker situeert zich binnen de directie Financiën, dienst Patrimonium Jobinhoud: Een gevarieerde functie in een dynamische en mensvriendelijke omgeving: Verantwoordelijk voor de frontdesk van de dienst (telefoon, topdeskmeldingen, mail, agendabeheer) en diverse technisch-administratieve taken (opvragen offertes, rappels, uitschrijven van bestelbons, planning... ). Signaalfunctie voor problemen, defecten, incidenten en klachten. Actieve deelname aan het teamoverleg; Rapportage aan het diensthoofd patrimonium. Gezocht profiel Je bent een flexibele medewerker die kan werken tegen deadlines en de puntjes op de i zet. Je bent een administratieve duizendpoot die graag in een technisch team werkt. Je kan vlot zelfstandig functioneren en neemt initiatief. Je leert snel en graag bij en houdt ervan om technische problemen op te lossen en de interne klant op de eerste plaats te zetten. Je bent communicatief voldoende vaardig om op een diplomatische manier zaken duidelijk te maken bij aannemers (= constructief assertief). Je hebt een hands on-mentaliteit. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 2

3 Missie & waarden MISSIE Onze bestaansreden WAARDEN Wat we verwachten van werknemers We bieden kwaliteitsvolle en betaalbare zorg aan, met mogelijkheden voor elke klant om zich in iedere fase van zijn leven te ontplooien en met extra aandacht voor kwetsbare personen. Samenwerking Professionaliteit Integriteit Klantgerichtheid Engagement Wil je meer weten over onze visie? Surf dan naar Functieprofiel I. I D E N T I F I C A T I E G E G E V E N S Functiebenaming Weddeschaal Graad Directie - dep - dienst Functiefamilie Administratief medewerker C1-C2-C3 Administratief medewerker Dienst Patrimonium Operationeel - administratie II. D O E L V A N D E F U N C T I E Verzorgen van uitvoerend administratieve taken ter ondersteuning van een dienst of persoon, zodat deze ontlast wordt en zich kan concentreren op zijn kernprocessen. III. P L A A T S I N D E O R G A N I S A T I E Rapporteert aan: Geeft leiding aan: Diensthoofd Patrimonium Geen Dit betreft een functieprofiel dat in diverse entiteiten binnen Zorgbedrijf Roeselare voorkomt. Niet alle resultaatgebieden zijn op alle plaatsen van tewerkstelling van toepassing. Vastgesteld bij besluit van directeur HR op 18 maart ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 3

4 I V. R E S U L T A A T S G E B I E D E N 1. Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening. - Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier. - Verschaffen van algemene inlichtingen, standaardinformatie en afleveren van de vereiste documenten. - Het eerste contact verlenen voor collega s, ondersteunende diensten, klanten - Detecteren en beantwoorden van de behoeften om de vragen gericht door te geven bij telefonische oproepen. - Op een warme, laagdrempelige manier informeren, sensibiliseren van de diverse dienstverleningen van het Zorgbedrijf Roeselare en/of toeleiden naar de juiste personen. - Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures. - Uitleg geven over de procedure indien de klant dient doorverwezen te worden naar een andere dienst. - Registratie en verdere opvolging van aanvragen, annulaties - Opvolgen van de gevraagde informatie en zelf doorgeven aan de klant indien de informatie niet onmiddellijk kan doorgegeven worden. 2. Opmaken en administratief verwerken van dossiers binnen een afgebakend kennis- of expertisedomein om bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. - Ondersteunen bij de opmaak van complexe dossiers of autonoom verwerken van eenvoudige dossiers. - Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk om op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - Voorbereiden, interpreteren en samenvatten van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, facturatie, economaat, RIZIV-financiering (eenduidige procedures/ wetgeving). - Opvolgen van dossiers (voortgang, tijdig versturen van documenten ) en geven van de stand van zaken. - Controleren volledigheid van dossiers en eventueel vervolledigen. - Beantwoorden van vragen m.b.t. bepaalde dossiers. - Onderhouden van contacten en onderhandelen met externe diensten, organisaties (bv. Stad, verhuurbedrijven, aankopen, offerteaanvraag, ) 3. Voorbereiden, opstellen en nazien van eenvoudige documenten ter ondersteuning van een persoon of dienst, zodat deze zich kan concentreren op zijn centrale taken. - Vervolledigen van briefwisseling, dienstroosters, attesten, bestelbonnen, besluiten, facturen - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen. - Opmaken van lay-out. - Publiceren van informatie op intranet/internet. - Maken van eenvoudige rapporten, afleveren van standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten. - Opmaken van reclamewerk of tijdschriften (affiches, uitnodigingen bewonersmagazine, ), verzamelen van inhoud bij diverse personen, coördineren van de timing en tijdig doorsturen voor druk. 4. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en een klantgerichte dienstverlening. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 4

5 - Deelnemen aan het werkoverleg. - Delen van kennis en expertise. - Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of evenement - Formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening. - Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben. - Samenwerken met families, mantelzorgers of andere professionele hulpverleners of nietprofessionele hulpverleners. 5. Verzorgen van een klassement om zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Verzamelen van de te klasseren documenten. - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - Verzorgen van de toegankelijkheid van het klassement (aanbrengen van labels, inhoudstabel ). - Klasseren van facturen, brieven, rapporten - Beheren van het archief. 6. Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post om de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Dit omvat onder mee volgende taken: - Registreren van post van de eigen entiteit. - Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn. - Frankeren en versturen van uitgaande stukken. - Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen. - Verspreiden van circulatiemappen. 7. Beheren van de agenda van een leidinggevende of groep van medewerkers om bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. - Maken van afspraken. - Reserveren van zalen, auto, tickets - Informeren van betrokkenen bij agendawijzigingen en nodige stappen zetten om afspraken te verzetten. 8. Meewerken in een projectgroep opdat men op een efficiënte en effectieve manier de beoogde resultaten van het project kan behalen. Dit omvat onder meer de volgende taken: - Meewerken aan (onderdelen van) een project (regelmatige rapportage over voortgang). - Deelnemen aan diverse werkgroepen en vergaderingen als vertegenwoordiger van zijn/haar departement. - Meewerken aan gemeenschappelijk Zorgbedrijf Roeselare-projecten (intranet, Z.punt, website Zorgbedrijf Roeselare ). 9. Instaan voor de praktische organisatie van eenvoudige projecten of evenementen, vergaderingen, activiteiten of specifieke dienstverlening zodat de activiteit op een efficiënte en vlotte manier kan verlopen en de opdrachtgever zich kan concentreren op zijn centrale taken. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 5

6 - Uitwerken van de planningen van een project, evenement of activiteit opmaken van draaiboeken. - Organiseren van vergaderingen met alle betrokkenen. - Bewaken van de voortgang van het project of het evenement. - Verzorgen van allerhande communicatie, zowel voor als tijdens het project of het evenement. - Contact opnemen met leveranciers: reserveren van accommodatie, materiaal en materieel. - Instaan voor de praktische organisatie van de maaltijden aan huis of in de dienstencentra: bestellen van voedingstoffen, plannen van de rondes, facturatie, registreren van speciale wensen per klant (dieet/vetarm/grote portie/gesneden ). - Instaan voor de zaalreservaties (boeken van zalen, bevestigingsmails, controleren verbruik, doorgeven voor facturatie...). - Instaan voor de barvoorraad (ingeven begin- en eindvoorraad, controleren ontvangen gelden, bestellingen plaatsen, leverbons en bestelbonnen controleren...). - V. E X P E R T I S E Diploma of opleidingsniveau Ervaring Inwerktijd in de context Geen Geen 1 maand VI. C O M P E T E N T I E P R O F I E L GEDRAGSCOMPETENTIES Waardegebonden competenties: Samenwerking Professionaliteit Integriteit Engagement Klantgerichtheid Niveau I : Werkt mee en informeert anderen. Niveau I: Gedraagt zich als een deskundige in de eigen functie. Niveau II: Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. Niveau I: Toont bezieling en verantwoordelijkheidszin. Niveau II: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Functie-specifieke competenties: Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Nauwgezetheid Flexibel gedrag Organiseren Niveau II: Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. Niveau II: Levert met oog voor detail correct werk af. Niveau I: Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Niveau I: Organiseert het eigen werk. Werking en werkmiddelen: VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Niveau + omschrijving indien nodig ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 6

7 Werking van de organisatie 2 Werkmiddelen en -methodieken 2: kennis verslaggeving Procedures en procesbeheer 1 Wetgeving en regelgeving: M.b.t. de organisatie 1 M.b.t. de functie 1 Computer-vaardigheden: Algemene computervaardigheden 2 Tekstverwerking 2 Rekenbladen 2 Presentaties 2 Mailtoepassingen 2 Software eigen aan de functie 2 Databanken 2 Niveaus: 1. Basis: het personeelslid kent de basisprincipes en kan ze toepassen. 2. Professioneel: kennis: meer gedetailleerde kennis van principes in het specifieke domein, waardoor het personeelslid deze maximaal kan toepassen. 3. Expert: als expert aanzien worden in het eigen vakgebied, nieuwe toepassingen kunnen ontwikkelen. Meer info over de functie bij Joost Salembier, diensthoofd Patrimonium: joost.salembier@zbroeselare.be ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 7

8 Toelatingsvoorwaarden Diplomavoorwaarde Ervaringsvoorwaarde Minimaal een diploma van het 6 e jaar TSO of hoger (een diploma in een administratief-technische richting is een pluspunt.) Geen specifieke ervaringsvoorwaarden, maar relevante werkervaring in een administratief-technische richting geniet de voorkeur. Aanbod Soort overeenkomst Verloning Meerekenbare anciënniteit Een voltijdse contractuele arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur Loonschaal: C1-C2-C3 Zie tabel 1 voor de bruto verloning Geen Extralegale voordelen: Maaltijdcheques: 5 Personeelsbistro Gratis openbaar vervoer en fietspremie Gratis hospitalisatieverzekering na 6 maanden Gratis griepvaccin Personeelsvoordelen zoals het voordelenplatform Benefits@work Verlofstelsel ICT-middelen 26 dagen + 11 wettelijke feestdagen Eventueel aangevuld met bijkomende dienstvrijstelling (+5 dagen vanaf de leeftijd van 52 jaar tot +20 dagen aan de leeftijd van 58 jaar) Persoonlijke ICT-middelen: Thin client VPN token met de mogelijkheid tot telewerk Werfreserve/pool Werfreserve van 1 jaar ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 8

9 Tabel 1: verloning Weddeschaal Weddetrap Jaarbedrag niet geïndexeerd Maandbedrag index 170,69 % C ,37 C ,72 C ,72 C ,06 C ,52 C ,87 C ,87 C ,21 C ,21 C ,56 C ,56 C ,90 C ,90 C ,25 C ,25 C ,59 C ,59 C ,94 C ,20 C ,54 C ,54 C ,00 C ,00 C ,34 C ,34 C ,69 C ,69 C ,59 Zorgbedrijf Roeselare draagt professionaliteit hoog in het vaandel! We maken werk van een professioneel selectiegebeuren met competente selectiedeskundigen. Selecties gebeuren door gecertificeerde assessoren, aangevuld met de resultaten uit het kwalitatief testmateriaal van Hudson. Hierdoor kunnen we de meest geschikte kandidaat werven. ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 9

10 Selectieprogramma 1) Solliciteer online Solliciteren kan tot en met 22 april 2019 (enkel) via deze link: 2) Preselectie op basis van CV screening Aan de hand van een cv-screening wordt bepaald welke kandidaten uitgenodigd worden voor een eerste deel van de selectie. Indien er 20 of méér ontvankelijke kandidaturen zijn wordt er (vanuit het cv) een selectie gemaakt op basis van volgende criteria: relevantie opleiding (administratief-technisch); aantal jaren relevante werkervaring; motivatie voor de functie. De cv-screening gebeurt in de week van 23 april ) Schriftelijk gedeelte Het schriftelijk gedeelte bestaat uit 3 onderdelen, namelijk: - Abstracte redeneeroefening: Een test die peilt naar je intellectuele en logische denkvermogen en een test die peilt naar je vermogen om, op basis van cijfermateriaal, juiste conclusies te trekken. - Nauwkeurigheidstest: Deze oefening peilt naar de vaardigheid om snel en doeltreffend bedrijfsrelevante gegevens te verifiëren. - Een postbakoefening: Deze test peilt je vaardigheid om informatie te begrijpen en je werk te structureren. Deze testen gaan door in de week van 29 april Om door te gaan naar het volgende selectie-onderdeel dien je minimum 50 % te behalen op het schriftelijk gedeelte. We behouden ons aan het voorrecht om enkel de best scorende kandidaten over te laten gaan naar het volgende selectie-onderdeel. 4) Selectie-interview In het selectie-interview worden je competenties, motivatie, ambitie en vaktechnische kennis afgetoetst. Het selectie-interview vindt plaats in de week van 6 mei Om geslaagd te zijn, dien je voor beide selectieonderdelen minimum 50% te behalen en een gemiddelde van minimum 60% in het totaal. Data en locatie proeven: Selectietesten: tussen 29 april en 4 mei 2019 Selectie-interview: tussen 6 en 11 mei 2019 Locatie: Zorgbedrijf, Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare, 3de verdieping Solliciteren kan uiterlijk tot en met: 22 april 2019 Meer info over de selectieprocedure en het verloningspakket bij: Evelien Cornillie, deskundige Rekrutering en Selectie rekrutering@zbroeselare.be ZORGBEDRIJF ROESELARE - Gasthuisstraat Roeselare 10