INFOBUNDEL voor vacature Administratief medewerker bibliotheek (m/v) Vervangingscontract 15/38 e. Socio-culturele zaken en vrije tijd

Transcriptie

1 Interne zaken Personeel Heuvelstraat Boechout Telefoon ax INOBUNDEL voor vacature unctie Niveau en graad Afdeling Administratief medewerker bibliotheek (m/v) C1 C3 Vervangingscontract 15/38 e Socio-culturele zaken en vrije tijd Aanleiding van deze vacature en vooruitzichten : Vervanging van een langdurig ziek personeelslid Mogelijk uitzicht op een vast contract Wervingsreserve voor 1 jaar unctie- en competentieprofiel Pagina 1 van 5

2 Interne zaken Personeel Heuvelstraat Boechout Telefoon ax Plaats in het organogram Deze functie situeert zich in de afdeling socio-culturele zaken en vrije tijd, meer bepaald onder de bibliotheek. De leidinggevende is het diensthoofd bibliotheek. Jobinhoud De administratief medewerker bibliotheek werkt mee aan het aanbieden van de collecties en informatiebronnen van de bibliotheek zodat burgers er in optimale omstandigheden gebruik van kunnen maken. Informeren, helpen en begeleiden van de (interne/externe) klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening (G) Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier Geven van inlichtingen Doorverwijzen van de klant indien nodig Geven van uitleg met betrekking tot procedures Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures Afleveren van de vereiste documenten Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt Verzorgen van informatieverstrekking en uitvoeren van frontoffice taken in het kader van een klantgerichte dienstverlening (S) Gebruiken van de meest aangewezen zoekstrategie en bronnen om een vraag te beantwoorden: materialen uit de collecties, websites, doorverwijzing naar andere organisaties, collecties van andere bibliotheken Doorvragen om de achterliggende informatiebehoefte te achterhalen om de vraag zo goed mogelijk te beantwoorden Uitvoeren van werkzaamheden in verband met de uitleendienst Het voeren van de gebruikers-, uitleen- en reserveringsadministratie Maken en opvolgen van leendrukwerk Meewerken om het collectieaanbod op een nauwkeurige en gebruiksvriendelijke manier toegankelijk te maken om het aan iedereen ter beschikking te stellen (S) Correct invullen van alle gegevens in een bibliografisch bestand Opvolgen van regels in verband met de ontsluiting van collecties Overnemen van gegevens uit andere bibliografische bestanden Bewaren van orde in de collecties De materiële verzorging, nazicht en instandhouding van de collecties Meewerken aan het up-to-date houden van alle collectie-onderdelen: aankoop en wieden van materialen unctie- en competentieprofiel Pagina 2 van 5

3 Bestellingen uitvoeren en opvolgen Meehelpen met de PR en promotie van bibliotheekactiviteiten teneinde een zo groot mogelijk publiek te bereiken en te betrekken bij het informatieaanbod (S) Meehelpen het aanbod en de dienstverlening van de bibliotheek onder aandacht te brengen, zowel van de gewone gebruiker, de potentiële gebruiker, organisaties en specifieke doelgroepen Meewerken aan begeleiding, initiatie en rondleiding van diverse actoren uit het maatschappelijk leven Samenwerken met andere instanties, verenigingen, of instellingen uit of buiten de sector (Roefel, Bibkwintet, Jeugdboekenweek, bibliotheekweek, gedichtendag, ) Voorstellen en/of aanpassingen doen aan de website, facebookpagina en andere digitale toepassingen van de bibliotheek Op touw zetten en/of meewerken aan diverse projecten en evenementen om de bibliotheekwerking te promoten Instaan voor allerlei administratieve, praktische of logistieke taken zodat de werking van de dienst optimaal ondersteund wordt (G) Verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie (brieven, mailing ) en mondelinge communicatie (telefonie) Bestellen van materiaal Nazien, bv. van documenten, formulieren, facturen Werken met de meest courante softwarepakketten Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening (G) Constructief deelnemen aan het werkoverleg Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of opdracht ormuleren van suggesties of verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben Instaan voor het autonoom afhandelen van dossiers in het kader van een efficiënte en effectieve werking van de dienst (G) Uitvoeren van onderzoek op basis van de reglementering Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten Bewaken van de voortgang van dossiers Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk) Controleren en klasseren van afgewerkte dossiers unctie- en competentieprofiel Pagina 3 van 5

4 Profiel Je stelt de klant centraal in de dienstverlening (klantgerichtheid) Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit, efficiëntie en deskundigheid (kwaliteitsvol werken) Je toont betrokkenheid naar zowel de organisatie als naar de klanten toe (betrokkenheid) Je communiceert op een eerlijke, respectvolle en correcte manier, zowel naar collega s als naar klanten (integriteit) Je kan met de nodige instructies aan de slag (zelfstandig werken) Je overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen (samenwerken) Je hanteert een correct taalgebruik, zowel mondeling als schriftelijk Je verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken (flexibiliteit) Je komt uit eigen beweging in actie (initiatief) Je controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig (nauwkeurigheid) Je blijft resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden (stressbestendigheid) Vaktechnische competenties A = nodig bij aanwerving = te verwerven tijdens de uitoefening van de functie Kennisniveau Grondig Goed Basis Kennis (wetgeving, procedures, instrumenten, technieken, ) Administratieve regels en procedures van toepassing binnen de dienst en organisatie Computerkennis MS Office toepassingen A Software eigen aan de organisatie Software eigen aan de dienst (nieuwe technologie en media) Aanwervingsvoorwaarden houder zijn van een diploma van het secundair onderwijs of gelijkwaardig minimum 18 jaar slagen in een selectieprocedure in het bezit van een rijbewijs B een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie (wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister) medisch geschikt zijn Hoe solliciteren? Solliciteren kan tot en met 17 februari 2017 met vermelding van vacaturenummer Je bezorgt je kandidatuur (met CV en diploma) via een brief (poststempel bepaalt de datum van je sollicitatie) aan Gemeente Boechout, Heuvelstraat 91, 2530 BOECHOUT, ofwel via mail aan personeel@boechout.be. U kan ook gebruik maken van het invulformulier dat u op onze website vindt; daar heeft u ook de mogelijkheid om uw bijlagen (CV en diploma) toe te voegen. unctie- en competentieprofiel Pagina 4 van 5

5 De selectieprocedure Na afloop van de sollicitatietermijn ontvang je een uitnodiging voor de selectieproef. Deze gaat door op 2 verschillende data en bestaat uit volgende onderdelen : schriftelijk gedeelte: een proef waarbij de vakkennis, algemene kennis en vaardigheden van de kandidaten worden getest (35 punten) technisch gedeelte: een informaticaproef of een proef over vakkennis, uitgevoerd op PC (35 punten) mondeling gedeelte: peiling naar de interesse van de kandidaten voor het werkterrein en toetsing van het profiel aan de vereisten van de functie. (30 punten). Om te slagen moeten de kandidaten op elk gedeelte, op elke proef en op elk onderdeel van elke proef tenminste 50 % van de punten en in totaal minimum 60% behalen. De kandidaten die slagen voor de schriftelijke test worden uitgenodigd voor de volgende onderdelen. Wedde en andere voordelen - brutomaandloon vanaf 750,68 euro (niveau C1-C3) voor een contract van 15/38e, ervaring kan meetellen voor de anciënniteit - maaltijdcheques (maximale bijdrage) - hospitalisatieverzekering - fietsvergoeding of terugbetaling abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer Werktijden De bibliotheek heeft openingsuren; die kan je vinden op de website. De werktijden van het bibliotheekpersoneel vallen tijdens en buiten de openingsuren van de bibliotheek. Toch nog vragen? Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op met de personeelsdienst (03/ ) of via mail personeel@boechout.be. unctie- en competentieprofiel Pagina 5 van 5