Administratief medewerker

Transcriptie

1 SOCIAAL HUIS - OCMW MOORSLEDE Marktplaats 18A 8890 Moorslede Tel Fax Website: www. ocmwmoorslede.be info@ocmwmoorslede.be zoekt Administratief medewerker CONTRACTUEEL CONTRACT Contract bepaalde duur vervangingscontract indiensttreding voorzien op 16/02/2015 tot eind augustus ARBEIDSREGIME Voltijds (38.00/38.00 uren per week) TAKENPAKKET De basisdoelstelling is instaan voor het onthaal en helpen van de klant, opnemen van administratieve opdrachten met als doel mee te helpen aan het verzekeren van een kwalititatieve en klantgerichte dienstverlening vanuit de thuiszorgdiensten van het OCMW inclusief de leiding en organisatie van de klusjesdienst. SALARIS Functionele loopbaan in niveau C1-C3 minimaal bruto geïndexeerde maandwedde van 1816,15 EUR (C1 trap 0). Anciënniteit in de openbare sector wordt volledig in aanmerking genomen, relevante anciënniteit in de privésector telt mee voor max.8 jaar (= 2131,13 EUR (C1 trap 8) Het loon wordt aangevuld met haard -of standplaatsvergoeding, maaltijdcheques. De kandidaten voor de betrekking als administratief medewerker moeten over een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs beschikken. De functiebeschrijving, het functieprofiel, de toelatings- en aanwervingsvoorwaarden zijn beschikbaar op rubriek Bestuur en Beleid/Vacatures of bij de OCMW-secretaris Geert Leenknecht tel Geïnteresseerd? Stuur dan uw sollicitatiebrief met curriculum vitae en kopij van uw diploma( s), naar OCMW Moorslede, Marktplaats 18a te 8890 Moorslede ten laatste op 19/01/2015 of mail naar info@ocmwmoorslede.be.

2 Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden Afdeling I. De algemene toelatingsvoorwaarden en de algemene aanwervingsvoorwaarden Art Om toegang te hebben tot een functie bij het OCMW, moeten de kandidaten: 1 een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 2 de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3 medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Het passend gedrag vermeld in punt 1, wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. De medische geschiktheid van de kandidaat, vermeld in punt 3, moet in overeenstemming met artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers vaststaan voor de effectieve tewerkstelling bij het OCMW Voor de functiebeschrijving en profiel zie volgende pagina.

3 FUNCTIE-BENAMING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (C1-C3) Functie-Beschrijving PLAATS IN HET ORGANOGRAM Werkt onder leiding van de secretaris en rapporteert aan de secretaris, de financieel beheerder en de maatschappelijk werker dienst thuis- en ouderenzorg alsook aan de baliebediende. BASISDOELSTELLING - Instaan voor het onthaal en helpen van de klant, opnemen van administratieve opdrachten met als doel mee te helpen aan het verzekeren van een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening vanuit de thuiszorgdiensten van het OCMW. - De klusjesdienst op een organisatorische en efficiënte wijze leiden. FUNCTIE-INHOUD t.a.v. diensten ouderen- en thuiszorg (woonzorg) a) optimale informatiedoorstroming met het oog op optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere en klantgerichte dienstverlening signaleren van onregelmatigheden, defecten die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben opvolgen van klachten geuit door klanten die te maken hebben met de eigen specifieke dienstverlening rapporteren aan de verantwoordelijke van de poetsdienst in verband met de taakuitvoering/uitwisselen als verantwoordelijke van de klusjesdienst zorgen voor een efficiënte en klantgerichte aanpak b) informeren, helpen en begeleiden van de klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier via persoonlijke en telefonische contacten geven van inlichtingen + folders doorverwijzen van de klant uitleg geven omtrent procedures en reglementen meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures

4 c) instaan voor het beheren en autonoom afhandelen van de administratie de werkplanning (uuroosters) opstellen van de poetsdienst en klusjesdienst incl. input en doorsturen van gegevens t.a.v. subsidiërende instanties facturatie en verwerking van gegevens van de thuiszorgdiensten m.n.: facturatie poetsdienst, klusjesdienst, personenalarm en serviceflats/woningcomplex opvolging betalingen en versturen herinneringen opmaak borderellen dienstenchequessysteem opmaken en typen van brieven, documenten (incl. opnamecontracten,.. serviceflats) en nota s met efficiënt gebruik van alle informaticatoepassingen bijwerken en opvolgen gegevensbestanden en archief voor de eigen dienst in samenwerking met de maatschappelijk werker uitwisseling van ervaringen en nuttige en relevantie informatie met betrekking tot de cliënten en/of andere diensten stimuleren en ondersteunen van de zelfredzaamheid van de cliënten t.a.v. OCMW-patrimonium planning onderhoudswerken aan eigen patrimonium in samenspraak met betreffende verantwoordelijke en in samenwerking met gemeentepersoneel groendienst, onderhoudsdienst en openbare werken indien vereist t.a.v.aanvragen premies behandelen en afwerken van federale verwarmingstoelagen behandelen en afwerken van andere sociale premies zoals mantelzorgtoelagen, verstrekken van nuttige info t.a.v. baliefunctie sociaal huis (bij afwezigheid baliebediende) verzorgen van de balietaken en het onthaal wanneer de baliebediende afwezig is opladen budgetmeter en/of cliënt bijstaan bij afwezigheid administratief medewerker doorverwijzing naar andere interne en externe diensten (basiskennis sociale kaart) verstrekken van nuttige informatie aan de verantwoordelijken van andere diensten die dit kan aanbelangen t.a.v. collega s uitwisselen van informatie om de dienst goed te laten functioneren contacten onderhouden en informatie uitwisselen

5 VERRUIMENDE BEPALINGEN Het verrichten van ondersteunende taken i.v.m. de globale werking van het OCMW, bij afwezigheid van een collega of op vraag van de secretaris, met het oog op het goed functioneren van de dienstverlening. MIDDELEN & METHODES Voornaamste te hanteren middelen alle moderne communicatiemiddelen : telefoon, fax, , internet, website informaticamateriaal, computerprogramma s, tekstverwerking, rekenblad, naslagwerken wetgeving sociale kaart schriftelijke of mondelinge contacten met gespecialiseerde instellingen en/of personen Voornaamste geëigende methodes technieken voor modern secretariaatswerk, administratieve- en kantoortechnieken, communicatietechnieken

6 FUNCTIE-BENAMING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER KENNIS Functie-Profiel Wetgeving: elementaire kennis van de OCMW wetgeving Functie, werking en structuur van het OCMW Moderne administratieve en kantoortechnieken Opstellen brieven volgens de meest recente normen VAARDIGHEDEN communicatieve vaardigheden: o vlotte taalbeheersing (gesproken en geschreven) o cliëntvriendelijkheid en behulpzaamheid o kunnen omgaan met zeer verschillende mensen en culturen o empathie en assertiviteit in teamverband kunnen werken zich loyaal kunnen opstellen als deel van een dienst en van het gehele O.C.M.W. eigen werkzaamheden kunnen organiseren, plannen en systematisch aanpakken taken zelfstandig, correct en snel afwerken (ook routinetaken) probleemsituaties zelfstandig kunnen oplossen kunnen werken met informatica (tekstverwerking,toepassingsoftware,...) groot concentratievermogen logisch denkvermogen ATTITUDES zin voor orde en netheid zich soepel kunnen aanpassen aan wijzigende omstandigheden, inventiviteit en creativiteit tact, discretie en respect voor beroepsgeheim bereidheid om zich permanent bij te scholen ANDERE PERSOONS-KENMERKEN verzorgd voorkomen stressbestendigheid vriendelijk

7 FORMELE VEREISTEN DIPLOMA S LEEFTIJD/ ANCIËNNITEIT ANDERE BIJ AANWERVING Diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs Bereidheid te werken op uren die gunstig zijn voor de organisatie Aanbevolen om rijbewijs B te halen BIJ BEVORDERING