F U N C T I E P R O F I E L

Transcriptie

1 F U N C T I E P R O F I E L I. I D E N T I F I C A T I E G E G E V E N S Functiebenaming Weddeschaal Graad Directie - dep - dienst Functiefamilie coördinator Schoonmaak en Logistiek C1-C2-C3 teamverantwoordelijke stafdiensten dienst Facility operationeel leidinggevend II. D O E L V A N D E F U N C T I E Organiseren en coördineren van de interne schoonmaak en de interne administratief-logistieke processen, zodat er een nette en hygiënische werkomgeving voor alle personeelsleden is en zodat de diensten van het Zorgbedrijf Roeselare optimaal ondersteund worden in hun administratief-logistieke processen zodat ze zich kunnen concentreren op hun kernprocessen. III. P L A A T S I N D E O R G A N I S A T I E Rapporteert aan: Geeft leiding aan: diensthoofd Facility administratief bedienden en schoonmakers Visuele weergave: zie intranet Vastgesteld bij besluit van algemeen directeur op 21 augustus departement P&O functieprofiel coördinator schoonmaak en logistiek versie van 5

2 I V. R E S U L T A A T S G E B I E D E N 1. Instaan voor de dagelijkse organisatie, coördinatie en planning van de activiteiten van de interne poetsdienst en de logistieke dienst en toezien op een kwalitatieve uitvoering van het werk opdat de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd wordt. - opstellen van de schoonmaakplanning (op maand-, week- of dagbasis) en taakverdeling - afstemmen van de schoonmaakactiviteiten op de noden van de operationele diensten en de interne medewerkers - instaan voor de organisatie van de was die te maken heeft met de schoonmaak - coachen en adviseren van de medewerkers: geven van korte, duidelijke werkinstructies, beantwoorden van vragen betreffende de uit te voeren taken; oplossen van operationele problemen, adviseren en bijspringen bij praktijkproblemen - opvolgen van de voortgang van de taakuitvoering op het werkterrein - klachten behandelen of doorverwijzen naar de verantwoordelijke - toezien op het naleven van de veiligheidsvoorschriften 2. Uitvoeren van personeelsbeleid-gerelateerde taken volgens duidelijke instructies en richtlijnen van het diensthoofd Facility om bij te dragen tot de continuïteit van de dienst. - invullen van informatie in dossiers - beheer ziektebriefjes, afwezigheden, - doorgeven van wijzigingen inzake personeel - opmaken van dienstroosters, opvangen van personeelstekorten (ziekte, verlof, ) - wijzigingen in de planning aanbrengen en vervanging van personeel organiseren - voeren van selectiegesprekken, evaluatie- en functioneringsgesprekken, opleidingsnoden detecteren - introductie van nieuwe medewerkers schoonmaak 3. Instaan voor het beheer van het werkmateriaal en de coördinatie van het reservatiesysteem opdat de diensten optimaal ondersteund worden in hun administratieflogistieke processen. Dit omvat onder meer de volgende taken: - bestellen van producten en de controle van de levering van deze producten - budget opvolgen - instaan voor het magazijn- en voorraadbeheer en de distributie van schoonmaakproducten, bureaumateriaal, papier, toners (bestellingen doorgeven, stockbeheer, registratie ) - coördineren van het reservatiebeheersysteem van (vergader-) zalen, catering, wagenpark, fietsen, - instaan voor het algemeen sleutelbeheer - adviseren bij aankoop van werkmateriaal en schoonmaakproducten departement P&O functieprofiel coördinator schoonmaak en logistiek versie van 5

3 4. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en een klantgerichte dienstverlening. - deelnemen aan het werkoverleg - delen van kennis en expertise - rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, het schoonmaakbeleid, personeelsbeleid, opleidingsbehoeftes, materiaalkeuze en eventueel andere logistiek gerelateerde domeinen - formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening - signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben - samenwerken met andere professionele hulpverleners 5. Meewerken in een projectgroep opdat men op een efficiënte en effectieve manier de beoogde resultaten van het project kan behalen. Dit omvat onder meer de volgende taken: - meewerken aan (onderdelen van) een project (regelmatige rapportage over voortgang) - deelnemen aan diverse werkgroepen en vergaderingen als vertegenwoordiger van uw departement - meewerken aan gemeenschappelijke Zorgbedrijf-projecten (intranet, schijnwerper, website Zorgbedrijf, ) 6. Instaan voor de praktische organisatie van eenvoudige projecten of evenementen, vergaderingen, activiteiten of specifieke dienstverlening zodat de activiteit op een efficiënte en vlotte manier kan verlopen en de opdrachtgever zich kan concentreren op zijn centrale taken. - uitwerken van de planningen van een project, evenement of activiteit - opmaken van draaiboeken en (administratieve) handboeken - organiseren van vergaderingen met alle betrokkenen - bewaken van de voortgang van het project of het evenement - verzorgen van allerhande communicatie, zowel voor als tijdens het project of het evenement - contact opnemen met leveranciers: reserveren van accommodatie, materiaal en materieel - instaan voor de zaalreservaties (boeken van zalen, bevestigingsmails, controleren verbruik, doorgeven voor facturatie,..) - coördineren van de samenwerking met Bpost en continu bewaken van de efficiëntie van het postbedelingsproces (in functie van kostenefficiëntie, logistieke efficiëntie, ) V. E X P E R T I SE Diploma of opleidingsniveau Ervaring Inwerktijd in de context geen 2 jaar werkervaring 1 maand departement P&O functieprofiel coördinator schoonmaak en logistiek versie van 5

4 VI. C O M P E T E N T I E P R O F I E L Waardegebonden competenties: GEDRAGSCOMPETENTIES Samenwerking Professionaliteit Integriteit Engagement Klantgerichtheid niveau II: Helpt anderen en pleegt overleg niveau II: Neemt de rol van neutraal en onafhankelijk expert op, ontwikkelt zich en zoekt naar verbetering niveau II: Brengt sociale en ethische normen in de praktijk niveau I: Toont bezieling en verantwoordelijkheidszin niveau II: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Functie-specifieke competenties: Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Probleemanalyse (analytisch denken) Initiatief Flexibel gedrag Nauwgezetheid Organiseren niveau I: coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen. niveau I: Ziet de essentie van het probleem niveau II: Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) niveau I: Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist niveau II: Levert met oog voor detail correct werk af niveau II: Coördineert acties, tijd en middelen departement P&O functieprofiel coördinator schoonmaak en logistiek versie van 5

5 VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Niveau + omschrijving indien nodig Werking en werkmiddelen: Werking van de organisatie 1 2: kennis professionele schoonmaaktechnieken (het schoonmaakplan, de schoonmaakmethoden), veiligheid, product- en materiaalkennis, kennis hygiëne, kennis van Werkmiddelen en -methodieken hulpmiddelen (poetsmachines, onderhoudsmateriaal, producten), kennis van het onderhoud van diverse materialen, prijsbewustzijn m.b.t. materialen Procedures en procesbeheer 2 Projectmatig werken 1 Wetgeving en regelgeving: Computer-vaardigheden: M.b.t. de organisatie 1 M.b.t. de functie 1 Algemene computervaardigheden 1 Mailtoepassingen 1 Software eigen aan de functie 2: tijdsregistratiesysteem, reservatiebeheersysteem Databanken 1 Niveaus: 1. Basis: het personeelslid kent de basisprincipes en kan ze toepassen. 2. Professioneel: meer gedetailleerde kennis van principes in het specifieke domein, waardoor het personeelslid deze maximaal kan toepassen. 3. Expert: als expert aanzien worden in het eigen vakgebied, nieuwe toepassingen kunnen ontwikkelen. departement P&O functieprofiel coördinator schoonmaak en logistiek versie van 5