FUNCTIEBESCHRIJVING. Functie. Functiefamilie: Leiding Functienaam: Directeur Functionele loopbaan: A5a-A5b. Departement: Facility Afdeling: Code:

Transcriptie

1 Functie Functiefamilie: Leiding Functienaam: Directeur Functionele loopbaan: A5a-A5b Departement: Facility Afdeling: Code: Aanwervingsvoorwaarden - In het bezit zijn van een masterdiploma of gelijkgesteld - Minimaal drie jaar relevante beroepservaring hebben. - Minstens 60u managementopleiding gevolgd hebben, te behalen vóór het einde van de proefperiode Doel van de entiteit De ondersteunende afdelingen bieden professionele ondersteuning aan alle geledingen van het bij de uitvoering van hun processen. Deze ondersteuning wordt gegeven op het vlak van administratie, personeel, facilitair management, informatiebeheer en bestuurlijke organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor het uitwerken, coördineren en opvolgen van een optimaal en duurzaam beleid door de nodige systemen en technieken aan te reiken zodat de organisatie en iedere dienst in staat is om op de meest efficiënte en effectieve manier kwaliteitsvolle resultaten te bereiken, rekening houdend met de noden van de burgers, medewerkers en andere (externe) partners. Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan de secretaris. Geeft leiding aan de medewerkers van de ondersteunende afdelingen. Maakt deel uit van het managementteam. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam 18/04/2018 pagina 1 van 6

2 Kernresultaatsgebieden In deze functiebeschrijving gebruiken we meestal de mannelijke vorm hij om te verwijzen naar een persoon. Deze mannelijke vorm verwijst zowel naar mannen als vrouwen. Strategische en operationele beleidsdoelstellingen op niveau van het departement Concipiëren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen binnen de budgettair voorziene ruimte. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen teneinde de uitvoering van de beleidsbeslissingen optimaal te ondersteunen. - Luisteren naar en evalueren van voorstellen van medewerkers - Beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota s, waarin de missie, visie en strategie worden bepaald - Beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsorganen - Waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig - Opmaak van jaarprogramma en werkingsverslag - Uitdenken, uitwerken en coördineren van projecten - Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op een eventuele vernieuwing ervan - Voortgangs- en beleidsgericht rapporteren aan de beleidsorganen - Bewaken van de kwaliteit van de door de diensten geleverde werkzaamheden Budget van het eigen departement Waakt als eindverantwoordelijke over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en opmaken van een meerjarenplanning teneinde de financiële doelstellingen van het OCMW bestuur te behalen. - De beschikbare middelen op de meest efficiënte manier inzetten - Zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en controle - Aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten - Opvolgen van het dagelijks financieel beheer 18/04/2018 pagina 2 van 6

3 Personeelsbeleid van het departement Instaan voor het personeelsbeleid, in overleg met de afdelingsverantwoordelijke van de afdeling Personeel. - Toepassen van de principes van het personeelsbeleid, rekening houdend met de eigenheid van de diensten - Instaan voor het voeren van evaluatie- en functioneringsgesprekken met de directe medewerkers op regelmatige basis, waarbij taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal staan - Leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de leidinggevenden - Signaleren van wervings- en vormingsbehoeften - Personeelsbehoeften objectiveren en opvolgen - Coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer - Begeleiding van stagiairs, vrijwilligers en/of jobstudenten Coördinatie en leiding Formuleren, coördineren, aansturen en opvolgen van de werking van de ondersteunende afdelingen en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers - Instaan voor de continuïteit van de werking - Toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne projecten procesmethodiek - Uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen het departement - In overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening - Kwaliteitszorg implementeren en opvolgen, behandelen van vragen en klachten van cliënten (ombudsfunctie) inzake de hulpverlening - Het opnemen van bijzondere dossiers in overleg met medewerkers of op vraag van beleidspersonen - Nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen het departement - Coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten Wetgeving en regelgeving Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving m.b.t. de eigen verantwoordelijkheden; deze assimileren en implementeren teneinde de procedures en de kennis actueel te houden. - De nodige vakkennis opdoen, studiedagen bijwonen en de opgedane kennis integreren in de werking van het OCMW - Vertalen in nieuwe richtlijnen naar de medewerkers - Instrueren van de medewerkers en organiseren van sessies voor het op peil krijgen en houden van het benodigde kennisniveau - Kennis hebben van wetgeving, regelgeving en uitvoeringsbesluiten relevant voor de functie - Respecteren van de veiligheidsvoorschriften en signaleren van gebreken 18/04/2018 pagina 3 van 6

4 Managementteam Actief bijdragen, als lid van het managementteam, tot het besturen van de OCMWorganisatie met het oog op een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie in functie van een globale missie. - Mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten - Deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam (sectoroverschrijdend) - Actief deelnemen aan de MAT-vergaderingen - De leden van het MAT alle informatie verschaffen die nodig of bruikbaar is voor het sturen van hun entiteiten - Aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen - Suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de diensten - Advies verlenen bij de voorontwerpen van de basisinstrumenten van het OCMW organisatiemanagement (organogram), het personeelsmanagement (personeelsbehoeftenplan, personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het personeel), het strategische management (onder meer de strategische nota van de meerjarenplanning en de jaarlijkse beleidsnota) en het kwaliteitsmanagement (interne controleprocedures, administratief en kwaliteitshandboek) Communicatie (intern) Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de hiërarchische oversten, de andere diensten en het bestuur, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. - Instaan voor de informatiestroom naar de afdeling Bestuursondersteuning (intranet, informatie voor website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) - Frequent overleg met de rechtstreeks leidinggevende en collega s om problemen te bespreken, advies te verlenen, - Meewerken aan een optimale interne communicatie met het bestuur - Informeren van de leden van het managementteam over projecten - Beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkers en de uitvoering ervan verzekeren - Organiseren en opvolgen van intern overleg - Signaleren van noden, behoeften en tekorten aan de rechtstreeks leidinggevende - Verstrekken van informatie aan collega s en doorspelen van nuttige kennis en informatie 18/04/2018 pagina 4 van 6

5 Communicatie (extern) Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties; de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van de organisatie te faciliteren en haar belangen te verdedigen. - Netwerken uitbouwen met actoren die bij de werking van de organisatie (kunnen) betrokken zijn - Bestaande relaties met externen (de stadsorganisatie, andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, experten, collega s, beroepsvereniging, ) in kaart brengen en goed onderhouden - Zorgen voor een functiespecifieke toepassing van de richtlijnen / wet openbaarheid van bestuur - De organisatie vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, - In overleg met de rechtstreeks leidinggevende instaan voor een adequate externe communicatie voor het eigen departement Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. 18/04/2018 pagina 5 van 6

6 Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids.een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie elementair voldoende grondig PC-Vaardigheden Tekstverwerking Rekenbladen Presentaties Pim Software eigen aan de functie Wetgeving Kennis van de wetgeving m.b.t. het OCMW Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie Werking en werkmiddelen Werking van het OCMW Werkmiddelen Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Management en beleid Strategisch management HRM-management Financieel management Communicatiemanagement Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Elementair Voldoende Grondig Informatieverwerkend gedrag Conceptueel denken Waardegebonden gedrag Integriteit Resultaatgerichtheid Interactief gedrag Impact en invloed Teamwerk en samenwerken Leiderschap Leidinggeven Persoonsgebonden gedrag Veranderingsbereidheid Flexibiliteit Probleemoplossend gedrag Besluitvaardigheid Klantgerichtheid 18/04/2018 pagina 6 van 6