Functiebeschrijving. Afdeling: Vrije tijd. Dienst: Bibliotheek. Subdienst: Code:

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: diensthoofd Afdeling: Vrije tijd Functienaam: Zakelijk leider bibliotheek en productontwikkelaar vrije tijd Functiefamilie: Coördinerend leidinggevenden Functionele loopbaan: B1-B3 Dienst: Bibliotheek Subdienst: Code: Doel van de dienst De afdeling vrije tijd stuurt, begeleidt en coördineert het gemeentelijk vrijetijdsbeleid teneinde een optimale afstemming tussen de diverse actoren in het brede culturele en vrijetijdsveld te bekomen en een integraal en kwalitatief cultuur- en vrijetijdsbeleid in de gemeente te stimuleren. De bibliotheek is een ontmoetingsplaats waar iedereen vrije toegang krijgt tot de verschillende diensten, waar een goed onderbouwde en actuele collectie (gedrukte en audiovisuele materialen) wordt aangeboden, waar vragen naar kennis, cultuur, informatie, ontspanning en vrijetijdsbesteding worden beantwoord. Plaats in de organisatie Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst Werkt onder leiding van en rapporteert aan: secretaris Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 10 augustus 2016 pagina 1 / 6

2 Kernresultaten Coördinatie en leiding van de bibliotheek Instaan voor de planning, organisatie, aansturing en opvolging van de goede werking van de bibliotheek en concrete opdrachten en doelstellingen voor de directe medewerkers bepalen. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de bibliotheek garanderen. instaan voor de continuïteit van de dienst coördineren van de dagelijkse activiteiten van de bibliotheek en waken over de goede uitvoering ervan coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de dienst begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers vrijwilligers en andere statuten inschakelen nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de dienst organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de dienst die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd. Strategisch bibliotheekbeleid Opzetten, opvolgen, evalueren en bijsturen van een strategisch bibliotheekbeleid. Doel: nastreven van een kwalitatief bibliotheekbeleid voor de gebruiker. opmaken, uitvoeren en evalueren van de beleidsdoelstellingen, de actieplannen en de acties m.b.t. bibliotheek waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele acties formuleren van beleidsadviezen aan het gemeentebestuur en daarbij rekening houden met de basisopdrachten en de rol van de bibliotheek zoals vastgelegd in het cultuurdecreet organiseren van de bevraging van de informatiebehoefte bij de bibliotheekgebruiker en deze beoordelen. CC Consult 10 augustus 2016 pagina 2 / 6

3 Bibliotheekpromotie en public relations Promotie en bekendmaking van de mogelijkheden en de dienstverlening van de bibliotheek via diverse acties en evenementen al dan niet in samenwerkingsverband. Doel: bijdragen tot cultuurparticipatie in het algemeen en leesbevordering in het bijzonder. promotieactiviteiten ontwikkelen die gericht zijn op de eigen bibliotheekbezoekers, specifieke doelgroepen en/of potentiële gebruikers uitwerken van activiteiten die passen in een ruimer kader (jeugdboekenweek, bibliotheekweek) werken aan de ontmoetingsfunctie van de bibliotheek door het samenbrengen van mensen in het kader van een actie of evenement schrijven van folders en artikels plannen en vastleggen modaliteiten op vlak van samenwerking met scholen, verenigingen, analyseren van de informatiebehoefte Locatiebeheer Zorg dragen voor een geschikte en aangepaste bibliotheeklocatie. Doel: een aangename omgeving voor het publiek creëren. waken over de kwaliteit en beleving van de bibliotheek als publieke ruimte Productgericht werken De bestaande productgerichte werking verbeteren en uitrollen binnen de vrijetijdssector van de gemeente. Doel: productgerichte werking implementeren in de vrijetijdssector. bestaande systeem van productfiches adopteren en verbeteren gebruik van het systeem door de medewerkers monitoren systeem uitrollen over gemeentelijke vrijetijdssector Transversale werking Een transversale werking hanteren zowel binnen de gemeente als tussen de gemeente, de provincie en de Vlaamse overheid. Doel: dienstverlening aanbieden op het meest geschikte niveau. subsidiariteitsprincipe toepassen op aanbod en behoeften Externe contacten en regiowerking Onderhouden van goede interne en externe contacten met hogere overheden. Doel: een goede samenwerking onderhouden met hogere overheden. vertegenwoordigen van de gemeente op regionaal/bovenlokaal niveau CC Consult 10 augustus 2016 pagina 3 / 6

4 Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de leidinggevende, de collega's van andere diensten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. meewerken aan en waken over een optimaal interne communicatie binnen de dienst organiseren en opvolgen van intern overleg zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen doorgeven en/of afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers actief deelnemen aan intern overleg Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de bibliotheek. Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 10 augustus 2016 pagina 4 / 6

5 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische competenties Gradatie Cluster Competentie elementair voldoende grondig Management en beleid Communicatiemanagement (+) Financieel management (+) HR-management (+) Strategisch management (+) PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden (+) Outlook (+) Presentaties (PowerPoint) (+) Rekenbladen (Excel) (+) Software eigen aan de functie (+) Tekstverwerking (Word) (+) Werking en werkmiddelen Mondelinge communicatie (+) Procedures en procesbeheer (+) Projectmatig werken (+) Schriftelijke communicatie (+) Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie (+) Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie (+) CC Consult 10 augustus 2016 pagina 5 / 6

6 Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie gradatie 1 gradatie 2 gradatie 3 Beheersmatige vaardigheden Resultaatgerichtheid (*) Plannen en organiseren Informatieverwerkend gedrag Organisatiebewustzijn (*) Visieontwikkeling Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken (+) Leiderschap Coaching Persoonsgebonden gedrag Veranderingsbereidheid (*) Leerbereidheid (+) Probleemoplossend gedrag Besluitvaardigheid Waardegebonden gedrag Integriteit (*) (*) generieke competentie (+) functiespecifieke competentie CC Consult 10 augustus 2016 pagina 6 / 6