INFORMATIEBEHEERDER/ (DIGITALE) BELEIDSDOMEINARCHIVARIS Functiefamilie gespecialiseerd uitvoerende functies
1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. 1.2. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Directeur ICT & Logistiek Nee 0 0 Nee Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan de eigen specialisatie (informatiebeheer/digitale archivering) voorbereiden en uitvoeren teneinde aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften De specialisatie is verworven via schoolse opleiding of door een gelijkwaardige training-on-the-job 3. Resultaatgebieden Voorbereiding Resultaat Voorbeelden van activiteiten De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Analyse van beschikbare of nog te ontwikkelen informatiebronnen 2
Input vanuit werkveld capteren via de organisatie van (in)formele bevragingen Het uitwerken van een visie rond informatiebeheer en digitaal archiveren Benoemen van de beleidsrelevante indicatoren Plannen van de stappen in de implementatie Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare gegevens. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Kennis mbt het vakgebied Zelf uitvoeren van specifieke bevragingen m.b.t. de behoeften op het vlak van documentbeheer en archivering Deelnemen aan of leiden van projecten ter optimalisatie van het documentbeheer en de archivering binnen het ministerie en zo erover waken dat het beleid goed uitvoerbaar is Formuleren van verbeterinitiatieven Professioneel intern netwerk onderhouden van informatiebeheerders in het departement en de agentschappen Schrijven van ontwerpnota s t.a.v. het managementcomité O&V Terugkoppelen naar intern netwerk binnen ministerie OV Adviseren over bijsturing van het beleid Voorstellen doen voor beleidswijziging Gegevens zijn beschikbaar voor nodige rapportering. Richtlijnen bepalen volgens welke monitoring dient te gebeuren Contacten onderhouden met het werkveld Terugkoppelen naar de relevante gebruikersgroepen Verzorgen van opleiding en informatiesessies Volgen van internationale trends op het vlak van 3
Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Kennisdelen Volgt tendenzen in het vakdomein en integreert die op creatieve wijze in de werking van anderen bv. het eigen team. documentbeheer en archivering, met focus op digitale duurzaamheid. Aansturen van externe studies Zelf kennis produceren door onderzoeken Contacten onderhouden met (inter)nationale netwerken Trends en ontwikkelingen opvolgen en delen Interdisciplinaire kennis opbouwen en delen 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 2 Oordeelsvorming niveau 2 Analyseren niveau 2 Zorgvuldigheid niveau 2 Betrouwbaarheid niveau 2 Voortdurend verbeteren niveau 3 4.2. Vaktechnische competenties - Je hebt inzicht in de actuele methodologie van document- en archiefbeheer - Je bent vertrouwd met digitale archivering - Je hebt functionele kennis van informatiebeheersystemen (zoals Enterprise Content Management (ECM)-systemen (met focus op Document en Records Management)) - Je bent vertrouwd met projectmatig werken 5. Andere functierelevante informatie JE TAKENPAKKET Je coördineert het document- en archiefbeheer binnen het ministerie Onderwijs & Vorming. Je bewaakt daarbij de samenhang met andere aspecten van organisatiebeheersing. Je werkt voor het ministerie een visie uit rond informatiebeheer en digitaal archief. 4
Je waakt over de uitvoer van het beleid en ondersteunt het ministerie Onderwijs & Vorming daarin. Je bent het eerste aanspreekpunt en je detecteert noden en knelpunten op het vlak van document- en archiefbeheer. Uiteraard help je mee om oplossingen uit te werken. Je zorgt voor een efficiënt documentbeheer binnen het ministerie Onderwijs & Vorming door procedures op te stellen of bij te werken. Je stroomlijnt de informatiehuishouding en zorgt onder meer voor gecontroleerde archiefoverdrachten, zowel voor digitale als analoge documenten. Je neemt een coördinerende rol op ten aanzien van de agentschappen van het beleidsdomein O&V Bestuurszaken. Je helpt hen bij de uitbouw van een archiefbeleid en zorgt voor optimale benutting van synergieën. Je vertegenwoordigt het beleidsdomein Onderwijs & Vorming (OV) in de Stuurgroep Strategisch Archief, waaraan alle andere beleidsdomeinen van de VO deelnemen. Je zorgt ervoor dat de behoeften van OV worden meegenomen in de ontwikkeling van nieuwe beleidslijnen en instrumenten. Je onderhoudt contacten met collega documentbeheerders buiten de organisatie. Voorbeelden van taken die je zou uitvoeren of projecten waarin je de rol van coördinator of van inhoudelijk expert zou kunnen opnemen: - actualiseren en in de praktijk toepassen van het archiefbeheersplan - bewaken van de correcte uitvoer van het beleid inzake toegangsrechten in het documentbeheersysteem van het departement - coördineren van het beheer van de archiefruimtes 6. Selectieprocedure 5
1. CV- SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde online standaard-cv gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit omvat: JE DIPLOMA Je beschikt over een masterdiploma JE WERKERVARING Eén jaar beroepservaring in informatie-/archiefbeheer OF een bijkomende opleiding nuttig voor digitaal document- en archiefbeheer is vereist. Enkel de kandidaten die aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening zal worden afgerond in de week van 25 juli (onder voorbehoud) 2. VOLGENDE STAPPEN IN DE SELECTIEPROCEDURE De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basiscompetenties heeft. Generiek betekent dit dan ook dat elke kandidaat minstens voldoende scoort voor deze competenties zoals zij op het niveau I worden gedefinieerd. Deze waardegebonden competenties zijn: klantgerichtheid betrouwbaarheid samenwerken 6
voortdurend verbeteren Kandidaten die op een hoger niveau dan dit niveau I voor een welbepaalde competentie worden getest en hiervoor geschikt worden bevonden, worden automatisch geschikt bevonden op het niveau I. 2.1. VOORSELECTIE (VANAF 8 KANDIDATEN KAN EEN VOORSELECTIE GEHOUDEN WORDEN) : CASE Indien er na cv-selectie 8 of meer geldige kandidaturen zijn kan een preselectie georganiseerd worden. De kandidaten zullen een case voorgelegd krijgen waarin hun vaktechnische vaardigheden schriftelijk getoetst zullen worden. Deze fase is eliminerend. Enkel de geslaagde kandidaten worden toegelaten tot het volgend selectieonderdeel, mb het psychotechnisch onderdeel. Om als geslaagd te worden beschouwd, dien je minimum de helft van de punten te halen. Deze selectiefase vindt plaats op 3 september in Brussel (onder voorbehoud). 2.2. PSYCHOTECHNISCH ONDERDEEL Het psychotechnisch onderdeel bestaat uit een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst en enkele computergestuurde oefeningen. In dit gedeelte worden volgende competenties afgetoetst. verantwoordelijkheid nemen samenwerken analyseren klantgerichtheid oordeelsvorming zorgvuldigheid betrouwbaarheid voortdurend verbeteren Dit gedeelte is eliminerend en resulteert in een geschikt of niet geschikt voor verdere deelname. Indien een voorselectie onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure, zal het psychotechnisch onderdeel doorgaan in de week van 22 september en 29 september (onder voorbehoud). 7
Indien er geen voorselectie gebeurt, zal het psychotechnisch doorgaan in de week van 25 augustus en 1 september (onder voorbehoud). Dit onderdeel gaat door in Brussel. 2.3. JURYGESPREK (MET CASE) Het gesprek wordt gevoerd met een of meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie, ervaring, verwachtingen van de kandidaat Vaktechnische vaardigheden Inzetbaarheid in de functie en organisatie Indien geen voorselectie plaats vond, zal de vaktechnische case (eerder vermeld bij voorselectie ) ter voorbereiding van het jurygesprek aan de kandidaten voorgelegd worden. Het jurygesprek zal doorgaan in de week van 15 september of 22 september (onder voorbehoud). Indien een voorselectie onderdeel uitmaakt van de procedure, zal enkel het jurygesprek plaatsvinden. Het jurygesprek zal doorgaan in de week van 13 oktober of 20 oktober (onder voorbehoud). Deze fase is eliminerend. Je kan geschikt of niet geschikt bevonden worden voor de functie. Dit onderdeel gaat door in Brussel. 2.4. EINDBESLISSING De selectieprocedure resulteert in een werfreserve zonder rangschikking. Op basis van de resultaten uit elke fase in de selectieprocedure wordt er door de jury een pool van geschikten aangelegd. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De eindbeslissing zal eind oktober genomen worden. 8
7. Je voelt je aangesproken? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk op 21 juli. Surf naar www.jobpunt.be en solliciteer via het online standaard-cv. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je je kandidatuur uiterlijk op 21 juli invult - je via het online standaard-cv solliciteert De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selecties. 8. feedback Je kan binnen de drie maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. 9. Meer weten? Voor bijkomende informatie kan je contact opnemen -Over de inhoud van de functie met: Herman Panneels - herman.panneels@ond.vlaanderen.be -Over de procedure met: Annie Hofman tel. 02 553 87 88 Laure Stroo tel. 02 553 87 97 9
10