FUNCTIEBESCHRIJVING en SELECTIEREGLEMENT

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING en SELECTIEREGLEMENT Goederenbeheerder (M/V) statutaire functie, rang A1, graad adjunct van de directeur beleidsdomein Bestuurszaken, Agentschap Facilitair Bedrijf, Afdeling Centrale Facilitaire Diensten standplaats Brussel selectienummer: Functiecontext Het Agentschap Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast wil Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal ondersteunen door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. De afdeling Centrale Facilitaire Diensten organiseert ondermeer het goederenbeheer, zoals het beheer van 1500 dienstwagens binnen de Vlaamse overheid, de verhuizingen van meubilair en archieven, het beheer van de cateringautomaten en de verkoop of afvoer van afgeschreven goederen. 2. Takenpakket DOEL VAN DE FUNCTIE Je staat interne klanten binnen de Vlaamse overheid bij door je dienstverlening m.b.t. goederenbeheer en interne verhuisprojecten teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren. Je staat enerzijds samen met je medewerkers in voor het voeren van een doelmatig beheer van het wagenpark van klanten binnen de Vlaamse overheid: binnen je team waak je over de correcte behandeling van de inkomende facturen voor leasing, onderhoud, herstellingen en brandstof en volg je dagdagelijks het beheer van het wagenpark op (verzekeringen, belastingen, nummerplaten, enz.). Jouw rol bestaat vooral uit kwaliteitsbewaking en (maatgerichte) rapportering over de beheerde voertuigen (gebruik en kosten). Ook het beheer van andere facilitaire goederen zoals bijv. cateringautomaten behoort tot het gamma. Het betreft beheer én verkoop van goederen (bijv. via veilinghuizen).

2 Anderzijds organiseer jij in overleg met de interne klant alle verhuisprojecten. Je bereid samen met de klant alle facetten van een verhuizing voor, zorgt dat het contractteam de nodige informatie heeft om een verhuiscontract af te sluiten, en begeleidt de verhuizing. Je neemt daarbij de rol op van tussenpersoon, organisator en coördinator. In je opdracht geef je leiding aan twee operationele medewerkers, die je ondersteunen bij deze taken (logistiek, rapportering). RESULTAATSGEBIEDEN 1. Behoefteanalyse: Analyseren van de behoeften van de klant m.b.t. verhuisopdrachten en behoeften van de organisatie m.b.t. goederenbeheer teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Maken van een inschatting van de grootte, financiering, betrokkenen, timing, scope, enz. van verhuisprojecten - Afstemmen van de organisatiegebonden behoeften rond goederenbeheer 2. Dienstverlening uitbouwen en adviesverlening: Op basis van het goederenbeleid en de behoefteanalyse de dienstverlening m.b.t. goederenbeheer en verhuisopdrachten uitvoeren en advies verlenen teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. a. Het verzekeren van een goed beheer van voertuigen voor diverse klanten binnen de Vlaamse Overheid. - Toezien op de correcte behandeling van huur-, onderhouds- en herstellingsfacturen van beheerde dienstvoertuigen (in betaling stellen, inventariseren, doorsturen, ) - Op vraag van de klant ter beschikking stellen van tankkaarten - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, - Voorstellen doen voor het verder optimaliseren van het beheer van het wagenpark in functie van de wensen en noden van de klanten b. Beheren van de voertuigendatabank en opmaken van overzichten en rapporten op basis van de voertuigendatabank - Uitwerken van standaardrapporten, die de klanten informatie geven over hun voertuigenvloot - Opmaken van rapporten op vraag van het beleid - Uitvoeren van data-controle op de voertuigendatabank c. Beheren van diverse goederen - Verzorgen van de inning van de opbrengsten van cateringautomaten en instaan voor de klachtenbehandeling bij deze automaten - Verkopen of laten afvoeren van afgeschreven meubilair en voertuigen - Beheren van een voorraad van recuperatiemateriaal d. De coördinatie van verhuisprojecten - Voeren van klantenoverleg bij de coördinatie van de verhuizingen van diensten - Advies geven over aanpak van verhuisprojecten - Opmaak van een verhuisinventaris, op basis van de input van klanten - opstelling van de verhuisplanningen

3 - verzorgen van de communicatie rond het project - begeleiding grote verhuisprojecten ter plaatse en optreden als tussenpersoon tussen klant en verhuisfirma 3. Werkinstrumenten: Ontwikkelen of aanpassen van databanken, methoden, sjablonen teneinde het goederenbeheer en de verhuisopdrachten kwaliteitsvol te kunnen uitvoeren. - Ter beschikking stellen van een voertuigendatabank - Ter beschikking stellen van een projectaanpak voor verhuisopdrachten - Opmaken van communicatieinstrumenten 4. Kwaliteitsborging: Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang van verhuisprojecten en de kwaliteit van het goederenbeheer teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. 5. Communicatie en contacten: Communiceren over de dienstverlening en het verloop van verhuisprojecten teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. 6. Aansturing: Het coördineren en ondersteunen van een team van twee medewerkers die instaan voor het beheer van voertuigen om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. - Opvolgen van de operationele invoeractiviteiten in de beheerstoepassing. - Bespreken van probleemdossiers en formuleren van voorstellen tot oplossing. - Bijsturen en opmaken van standaardrapporten voor klanten. Indien je bijkomende uitleg wenst, kan je contact opnemen met Carl Vranken, afdelingshoofd: te contacteren via of carl.vranken@bz.vlaanderen.be 3. Profiel Diploma en attesten Je hebt masterdiploma Je kan onder voorbehoud deelnemen wanneer je je diploma hebt behaald in het buitenland. Hiervoor dien je de erkenning van de gelijkwaardigheid aan te vragen bij NARIC-Vlaanderen: Ervaring Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het coördineren en opvolgen van complexe verhuisprojecten Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met rechtstreeks leidinggeven van operationele profielen Competenties Technische competenties Je hebt inzicht in een efficiënte aanpak van complexe verhuisprojecten

4 Je hebt inzicht in de praktische aanpak van goederenbeheer Je hebt een algemene kennis over de wetgeving op Overheidsopdrachten Je hebt affiniteit met facilitair management Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen (niveau 2) Communiceren (niveau 2) Analyseren (niveau 2) Oordeelsvorming (niveau 1) Initiatief (niveau 1) Klantgerichtheid (niveau 1) Plannen en organiseren (niveau 2) Coachen (niveau 1) Richting geven (niveau 1) 4. Aanbod Een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden kan je raadplegen op de website van de Vlaamse overheid Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het anders werken principe. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privéwerk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij tijdens de schoolvakanties in Antwerpen, Brugge, Brussel, Hasselt, Gent en Leuven een professionele vakantieopvang voor kinderen vanaf 3 tem 13 jaar. Daarnaast biedt de vakantieopvang Vlaamse overheid ook kortingen aan op vakantiekampen bij verschillende gespecialiseerde partners. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijhorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je eerste 12 maanden (maximum) vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. 5. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1 Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2 Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3 Je voldoet aan de dienstplichtwetten;

5 4 Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5 Je slaagt in de selectieprocedure; 6 Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf diploma en attesten ; 7 Je bent burger van een lidstaat van de Europese Unie (EU) of van Zwitserland, Noorwegen, Ijsland of Liechtenstein. 6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature, solliciteer dan uiterlijk op 13 maart 2015 via zoek de vacature onder bekijk onze jobs en dien je kandidatuur in via de knop Solliciteer nu aan de rechterkant van de pagina. Wanneer je voor het eerst solliciteert via ons webplatform, dien je eerst een kandidatenprofiel aan te maken. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking gekomen als je op bovenvermelde wijze solliciteert. 7. Selectieprocedure 7.1. Cv-screening Aan de hand van de input die je geeft op gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Daarnaast beoordelen we jouw kandidatuur ook nog op volgende elementen: motivatie inzicht en verwachtingen t.a.v. de functie competentie: initiatief De CV-screening is eliminerend. Enkel de 5 beste kandidaten kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening zal worden afgerond worden in de week van 16 maart 2015 (onder voorbehoud) Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden van de functiefamilie organisatie ondersteunend niveau 2, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basis-gedragscompetenties heeft. De basis-gedragscompetenties voor deze functie zijn: Verantwoordelijkheid nemen Communiceren Analyse Oordeelsvorming Initiatief Klantgerichtheid De kandidaten die geschikt bevonden worden, genieten voor de duur van 7 jaar bij een volgende aanwervingsprocedure voor een functie van de functiefamilie organisatie ondersteunend niveau 2 een vrijstelling voor de basis-gedragscompetenties Jurygesprek met vaktechnische case De jury zal bestaan uit (een) afgevaardigde(n) van de afdeling en een selectieverantwoordelijke.

6 Tijdens deze selectiefase gaan we in op: motivatie en verwachtingen ten aanzien van de functie je inzetbaarheid in de functie en de organisatie je technische competenties competentie: oordeelsvorming Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling geschikt of niet geschikt ten aanzien van deze criteria. Het jurygesprek gaat door in de week van 23 maart 2015 (onder voorbehoud) en zal in totaal ongeveer 2 uur in beslag nemen, inclusief de voorbereidingstijd die wordt voorzien voor de vaktechnische case Assessment Center Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van een competentiegericht interview, persoonlijkheidsvragenlijst, één of meerdere computergestuurde testen en een leidinggevend rollenspel de persoonsgebonden competenties (met uitzondering van oordeelsvorming en initiatief) in kaart gebracht. Deze selectiefase is adviserend. Je krijgt een beoordeling gunstig of ongunstig. Deze selectiefase zal plaatsvinden in de week van 30 maart 2015 en/of de week van 6 april 2015 (onder voorbehoud) Eindbeslissing De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De wervende entiteit maakt hiervoor een gemotiveerde keuze uit de lijst van geschikte kandidaten. Hierbij wordt rekening gehouden met de resultaten uit de volledige selectieprocedure. Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Jolien Elegheer, accountmanager, Jobpunt Vlaanderen (jolien.elegheer@jobpunt.be). 8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in je kandidatuur aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 9. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind april Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit per mail naar sara.poffe@jobpunt.be.