Belgium & Luxemburg Generic Excel CDB Handleiding nvember 2013 www.gs1belu.rg The glbal language f business
Deel III: He gegevens intrduceren in de CDB via de SA2 Generic Excel? 1 Inleiding In vergelijking met de intrductie van gegevens via de Webfrms, maakt de Generic Excel het mgelijk m: Meerdere items tegelijk p te laden, p te slaan en te publiceren. Meerdere items te dwnladen uit CDB, aan te passen, en pnieuw p te laden. Bijvrbeeld, indien u vr meerdere items een extra taal met tevegen in de beschrijvingen. De Generic Excel heeft een strikte template (= eerste acht rijen p elk werkblad) die nit aangepast mag wrden dr de gebruikers. Elke aanpassing kan leiden tt een fut in de uplad. Klmmen B D MOETEN ingevuld wrden p elk gebruikt werkblad. Klmmen geven de data attributen weer van de items. Inver van data begint vanaf rij 9. Verander nit de eerste acht rijen van de template + Klm A MOET altijd leeg blijven p rij 1 én vanaf rij 9. Werkbladen kmen vereen met de hfdtabs in de Webfrms. 2013, Nvember All cntents cpyright GS1 Beligum & Luxemburg page 2 f 11
Nta: 1) Ongebruikte klmmen (= Optinele attributen, zie rij 7 van de template met indicaties Optinal f Cnditinally Mandatry/Optinal ) mgen verwijderd wrden uit de template. UITZONDERING: vlgende klmmen meten steeds behuden blijven ndanks dat ze ptineel zijn: - Alle Next lwer level Trade Item Infrmatin klmmen (= 6 klmmen in tab Hierarchy Dimensins (2)). - Is relad mag niet verwijderd wrden in tabblad System Status Publicati(29) en tabblad publishing. Het is niet ndig m hier k daadwerkelijk infrmatie in p te nemen. De klm mag gerust leeg blijven, maar met wel aanwezig zijn. 2) Ongebruikte (ptinele) werkbladen mgen verwijderd wrden uit de template. Rij 7 van de template geeft aan f een specifiek attribuut: Verplicht is (Mandatry), aangeduid in rij 1 dr: Optineel is (Optinal), aangeduid in rij 1 dr: Cnditineel verplicht is (Cnditinally Mandatry), aangeduid in rij 1 dr: Bijvrbeeld, het attribuut Variant Language met ingevuld wrden wanneer u het attribuut Variant invult. Cnditineel ptineel is (Cnditinally Optinal), aangeduid in rij 1 dr: Bijvrbeeld, het attribuut NameOfInfrmatinPrvider mag ingevuld wrden wanneer u het attribuut Infrmatin Prvider invult. De structuur van de template is de vlgende: Rij 1 duidt de familie van attributen aan (indien er één is). Bijvrbeeld, NextLwerLevelTradeItemInfrmatin[0] Rij 2 duidt de klasse aan (indien er één is). Bijvrbeeld, AdditinalNextLwerLevelTradeItemIdentificatin[0] Rij 3 duidt de eigenlijke attribuutnaam aan. Bijvrbeeld, quantityofnextlwerleveltradeitem Nta: De taal die wrdt gebruikt in de template is dezelfde als de taal die gebruikt werd in de Webfrms p het mment dat u het Excel bestand heeft gedwnlad. Met andere wrden, indien uw Webfrms accunt in het Nederlands stnd p het mment van de dwnlad, zal de Excel file k in het Nederlands zijn. 2013, Nvember All cntents cpyright GS1 Beligum & Luxemburg page 3 f 11
2 He de lege Generic Excel template dwnladen? Op de hmepage van de CDB gaat u naar Webfrms via uw user-id (GEEN Admin-ID!): Kies: In het Webfrms menu, klikt u p Imprt: Op het vlgende scherm heeft u de mgelijkheid m een Excel bestand p te laden, f m de lege Generic Excel template te dwnladen: Dit is de ude Excel template; niet meer te gebruiken (2012). Nta: CDB leden die gebruik wensen te maken van de Generic Excel m gegevens p te laden, wrden aangeraden m eerst een aantal hiërarchieën aan te maken via de Webfrms en deze items vervlgens te dwnladen in de Generic Excel ( (via Webcatalg Detail view Exprt t Generic Excel OF via Webfrms Edit Exprt t Generic Excel). Via deze werkwijze wrdt het vr de gebruiker duidelijk waar/he data ingegeven met wrden in de Excel file, alsk he items aan elkaar gelinkt wrden in een hiërarchie. CDB gebruikers die vaststellen dat de Generic Excel ng niet geactiveerd is vr hun accunt kunnen dit laten weten aan nze helpdesk: CDB.supprt@gs1belu.rg 3 He items updaten/aanpassen via de Generic Excel? In het geval dat u items heeft die reeds in de CDB werden pgeslagen, maar die nu meten wrden aangepast, kunt u k gebruik maken van de Generic Excel. U heeft twee mgelijkheden. 1) De betreffende items dwnladen in de Generic Excel (via Webcatalg f Webfrms, de aanpassing p dit bestand drveren in de ndige data attributen (en alle andere gegevens laten staan), vervlgens dit bestand weer p te laden. 2013, Nvember All cntents cpyright GS1 Beligum & Luxemburg page 4 f 11
2) Gebruik maken van een Generic Excel uplad, waarin u enkel de gegevens vermeldt die tegevegd f aangepast meten wrden. Bijvrbeeld, wanneer u een item heeft pgeslagen in de CDB waarin u vergeten bent de Trade Item descriptin in te vullen, dan kunt u een Excel file pladen waarin u maar 1 werkblad heeft. In het betreffende werkblad vult u de vlgende verplichte klmmen in: Klmmen B D (Primary key elements) Klm EffectiveDate Klm IsTradeItemABaseUnit Klm TradeItemUnitDescriptr Klm FunctinalName Next lwer level infrmatin Klmmen: quantityofnextlwerleveltradeitem, gtin, additinalnextlwerleveltradeitemidentificatinvalue, additinalnextlwerleveltradeitemidentificatintype, TtalQuantityfNextLwerLevelTradeItem, QuantityOfChildren OPGELET: Ondanks dat er misschien geen Next Lwer level infrmatie is (bijvrbeeld in geval van een Base item), mgen deze klmmen niet verwijderd wrden. Laat ze in dat geval gewn leeg. Na deze verplichte klmmen zet u de klm met het attribuutgegeven dat u wenst te te vegen/aan te passen, in dit vrbeeld de klm Trade Item Descriptin. Alle andere klmmen mgen verwijderd wrden. Wanneer u dit bestand plaadt, zal het item in de CDB geüpdate wrden met de nieuwe infrmatie (alle andere (ude) infrmatie die reeds in de CDB zat, zal behuden blijven). OPGELET: Bij het aanpassen/updaten van items via de Generic Excel met u zich er van vergewissen dat u nit lege cellen plaadt vr data die reeds in de CDB werd pgeslagen. Bijvrbeeld, wanneer u een bestand plaadt met een lege klm vr de Trade Item descriptin, maar de Trade item descriptin vr dit item is reeds gekend in de CDB, dan zal de ude reeds gekende beschrijving geüpdate wrden met de nieuwe waarde (= lege cel). De ude beschrijving zal met andere wrden verwijderd wrden. 2 mgelijkheden: Ofwel met u er vr zrgen dat alle ude data (die reeds in de CDB gekend is), pnieuw in de Excel file vermeld wrdt (zdat er geen data gewist wrdt), fwel met u alle andere klmmen verwijderen uit het Excel bestand. 2013, Nvember All cntents cpyright GS1 Beligum & Luxemburg page 5 f 11
4 Het invullen van specifieke attribuutgegevens 4.1 He taalafhankelijke attributen inveren? In het geval dat u attributen heeft die taalafhankelijk zijn, kunt u de betreffende klm(men) kpiëren en plakken, de taalindicatie tussen haakjes wijzigen, en de nieuwe gegevens in de nieuwe taal inveren in de gekpieerde klm. Bijvrbeeld, wanneer u een Trade Item descriptin in het Engels en het Nederlands wenst in te veren, kpieert u de klm + verandert u de taalindicatie van [EN] t [NL]. Nta: In geval dat het te kpiëren attribuut pgenmen is in een familie en klasse, dient u k de familie/klasse infrmatie te vermelden. Bijvrbeeld, indien u in de familie Tax Rate reeds de Tax Exempt Party Rle heeft ingevuld en u nu een tweede Tax Exempt Party Rle wenst in te geven, dient u alle familie/klasse infrmatie te behuden + een nieuwe klm als vlgt in te veren: De [0] en [1] geven aan dat er een nieuwe klasse is in dezelfde familie. 4.2 He partij-afhankelijke attributen ingegeven? In het geval waarin u attribuutgegevens wenst in te veren die specifiek zijn vr bepaalde retailers, kunt u blijven werken p dezelfde rij vr dit item. U dient gewn de betreffende attribuutklm te kpiëren en plakken en het GLN van de retailer te te vegen tussen haakjes in de gekpieerde klm. De retailer met dit GLN zal enkel de gegevens te zien krijgen die vr hem in die klm vermeld werden. Bijvrbeeld, indien u een andere start availability date vr een specifieke retailer wenst in te veren. U vert de neutrale infrmatie (vr alle retailers) in in de eerste klm, en de specifieke data in de tweede: 2013, Nvember All cntents cpyright GS1 Beligum & Luxemburg page 6 f 11
Nta: Wanneer u afwijkende gegevens wilt sturen naar een specifieke retailer (GLN), met u achteraf bij de publicatie, k specifiek publiceren naar GLNs. Wanneer u gebruik maakt van de Publish t Target Market ptie, zullen enkel de neutrale gegevens uitgestuurd wrden. Ondanks het feit dat u retailerspecifieke gegevens heeft ingevuld vr bepaalde attributen. 4.3 Next lwer level infrmatin Wanneer u een hiërarchie wenst te creëren via de Generic Excel met u de vlgende NextLwerLevelTradeItemInfrmatin [0] klmmen invullen: a) quantityofnextlwerleveltradeitem : De heveelheid specifieke items. b) gtin : Het GTIN van het specifieke items uit de vrige klm. c) additinalnextlwerleveltradeitemidentificatinvalue : Optineel aanvullende identificatie. d) additinalnextlwerleveltradeitemidentificatintype : Optineel aanvullende identificatie. e) TtalQuantityfNextLwerLevelTradeItem : Het ttal aantal items in de verpakking. In geval van een hmgene verpakking is deze ttal quantity gelijk aan de quantityofnextlwerleveltradeitem. f) QuantityOfChildren : Het aantal srten items in de verpakking. In geval van een hmgene verpakking is dit gelijk aan 1. Bijvrbeeld, een verpakking met tien flessen melk, waarbij alle flessen hetzelfde GTIN dragen. Nta: Ongeacht het feit dat de attributen additinalnextlwerleveltradeitemidentificatinvalue en additinalnextlwerleveltradeitemidentificatintype ptineel zijn, mgen deze klmmen niet verwijderd wrden uit het p te laden bestand. U kunt deze gewn blanc laten. Wanneer u een gemengde verpakking wenst aan te maken (= meer dan 1 srt kinderen in de verpakking, bijvrbeeld een mixed display ), met u de 4 NextLwerLevelTradeItemInfrmatin [0] klmmen kpiëren en plakken (NIET de klmmen TtalQuantityfNextLwerLevelTradeItem en QuantityOfChildren!!) en de data vr het tweede srt kind ingeven nder de familie NextLwerLevelTradeItemInfrmatin [1], vr het derde srt kind nder NextLwerLevelTradeItemInfrmatin [2], etc. 2013, Nvember All cntents cpyright GS1 Beligum & Luxemburg page 7 f 11
Bijvrbeeld, wanneer u een gemengde verpakking heeft van 18 flessen (= 10 flessen melk met GTIN 1 en 8 flessen chcmelk met GTIN 2, met u het vlgende invullen in de Next lwer level klmmen: NextLwerLevelTradeItemInfrmatin[0]: - quantityofnextlwerleveltradeitem = 10 - gtin = GTIN 1 - additinalnextlwerleveltradeitemidentificatinvalue = mag blanc zijn - additinalnextlwerleveltradeitemidentificatintype = mag blanc zijn NextLwerLevelTradeItemInfrmatin[1]: - quantityofnextlwerleveltradeitem = 8 - gtin = GTIN 2 - additinalnextlwerleveltradeitemidentificatinvalue = mag blanc zijn - additinalnextlwerleveltradeitemidentificatintype = mag blanc zijn TtalQuantityfNextLwerLevelTradeItem = 18 QuantityOfChildren = 2 Nta: De klmmen TtalQuantityfNextLwerLevelTradeItem en QuantityOfChildren wrden steeds maar 1 keer gebruikt. We raden aan dat u steeds eerst een gemengde verpakking aanmaakt via de Webfrms en deze dwnlad in de Generic Excel. Op deze manier heeft u een vrbeeld van he u crrect de Next Lwer Level Infrmatie in de Excel file dient in te vullen. 4.4 Andere pmerkingen bij het invullen van specifieke attributen a) Bij het inveren van datums in de Generic Excel met er steeds gebruik gemaakt wrden van de structuur: DD/MM/JJJJ. Waarbij DD staat vr de dag (deze mag echter k p basis van 1 cijfer ingegeven wrden), MM staat vr de maand steeds p basis van 2 cijfers en JJJJ staat vr het jaartal p basis van 4 cijfers. Vb. 6/09/2011, 12/01/2011, etc. Gelieve geen andere scheidingstekens te hanteren dan /. b) Indien u bij het inveren van gewichten, afmetingen, etc. gebruik wilt maken van decimale cijfers is het belangrijk dat u een punt. als decimaal teken gebruikt en geen kmma,. Vb. 3.6 en NIET 3,6 c) Smmige attribuutgegevens hebben een Bleaans veldtype (zie rij 7 van de template). Dit hudt in dat in hierbij enkel de waarde true f false gebruikt kan wrden. Het is zeer 2013, Nvember All cntents cpyright GS1 Beligum & Luxemburg page 8 f 11
belangrijk dat hierbij steeds gebruik gemaakt wrdt van KLEINE LETTERS. Het gebruik van drukletters zal zrgen vr een fut tijdens het pladen. Andere attribuutgegevens hebben een Enumerated veldtype. Dit hudt in dat u gebruik met maken van specifiek gedefinieerde waarden uit een cdelijst. In dit geval is het belangrijk dat de gegevens in DRUKLETTERS gezet wrden. 5 He items publiceren via de Generic Excel? Het is mgelijk m items te publiceren via een Generic Excel uplad. Dit det u dr de Publishing tab in te vullen. De eerste 3 klmmen in de Publishing tab (GTIN, GLN Infrmatin Prvider en Target Market Cuntry Cde) meten verplicht ingevuld wrden net zals bij de andere gebruikte werkbladen. Items kunnen gepubliceerd wrden naar een hele Delmarkt, f naar specifieke GLNs. Vr een publicatie naar delmarkt dient u de klm Publish t Target Market in te vullen. Bijvrbeeld, 056 (= België). Vr een publicatie naar specifieke retailers dient u de klm(men) Publish t GLN in te vullen. Bijvrbeeld, PublishTGLN[0]= GLN van retailer 1, PublishTGLN[1] = GLN van retailers 2, etc. Nta: U dient altijd een keuze te maken tussen een publicatie naar delmarkt f naar GLN(s). Dit hudt in dat u fwel de PublishTTargetMarket klm invult vr een item, OFWEL de PublishTGLN klm(men). Het is niet tegestaan m vr eenzelfde item beide klmmen in te vullen. De klm Actin Cde dient steeds ingevuld te wrden met de waarde ADD indien u de items wenst te publiceren. De klm Is relad met steeds aanwezig zijn in de publishing tab, maar mag wel leeg zijn. 2013, Nvember All cntents cpyright GS1 Beligum & Luxemburg page 9 f 11
6 He items pladen via de Generic Excel? Na het invullen van de Generic Excel met alle attribuutgegevens, kunt u het bestand pladen (Webfrms Imprt Brwse naar het Excel bestand Klik p Uplad nw ). U krijgt meteen een pre-validatie p het scherm te zien. Deze pre-validatie gaat na f de juiste template gebruikt werd, alsk een aantal basiselementen die aanwezig meten zijn. Wanneer de pre-validatie succesvl was, krijgt u via mail een rapprt betreffende de inhud van het pgeladen bestand. Er zijn twee mgelijkheden: a) Het bestand was accepted : Dit hudt in de items pgeslagen werden in de CDB en, indien u de publishing tab heeft ingevuld, k gepubliceerd werden. b) Het bestand bevat ng errrs : Dit betekent dat bepaalde items niet in de CDB werden pgeslagen. U krijgt in het rapprt een verzicht van de futen die ng verbeterd dienen te wrden. Nta: Indien u geen e-mail heeft ntvangen nadat uw Excel bestand werd pgeladen, is het mgelijk dat uw e-mailadres niet is pgenmen in het cmmunicatie kanaal. Gelieve in dit geval een mail te sturen naar CDB.supprt@gs1belu.rg met de vraag m eventuele ntbrekende e- mailadressen te te vegen aan het cmmunicatiekanaal. Met de Generic Excel heeft u de mgelijkheid m werkversies te creëren van items (= items die niet gereleased werden, maar enkel pgeslagen in de CDB). Items kunnen enkel gepubliceerd wrden wanneer ze eerst gereleased werden! 2013, Nvember All cntents cpyright GS1 Beligum & Luxemburg page 10 f 11
2013, Nvember All cntents cpyright GS1 Beligum & Luxemburg page 11 f 11 GS1 Belgium & Luxemburg Kningsstraat 76 b1 BE 1000 Brussel T +32 (0) 2 229 18 80 F +32 (0) 2 217 43 47 E CDB.supprt@gs1belu.rg www.gs1belu.rg GS1 is a registered trademark f GS1 AISBL