VLIMPERS TIJD SELFSERVICE WERKNEMER

VLIMPERS TIJD SELFSERVICE WERKNEMER

Inhud 1. He navigeren naar Vlimpers Tijd... 3 2. De functinaliteiten van Planning & Tijdregistratie... 3 2.1 Klktijden (priktijden)... 3 2.2 Maandrster... 7 3. Regularisaties... 9 3.1 Type regularisaties... 9 3.2 Overzicht alle srten regularisaties... 9 3.3 He regulariseren... 11 3.3.1 Regularisaties znder tijd... 11 3.3.2 Regularisaties in duurtijd... 12 3.3.3 Regularisaties met begin- en eindtijd... 14 3.3.4 Cntrles... 16 3.3.5. Werken p een dag afwezigheid... 19 3.3.6. Uitznderlijke prestaties:... 20 3.4 He wrden de regularisaties verwerkt naar Vlimpers Tijd... 22 4. Raadplegen sald... 26 5. Online prikken... 27 6. Dienstreisknp... 27 2

1. He navigeren naar Vlimpers Tijd Vlimpers Tijd is een nderdeel van Vlimpers (9.0) Alle functinaliteiten in verband met de tijdregistratie vind je via het navigatiepad Selfservice Werknemer nder de cmpnent Planning & Tijdregistratie 2. De functinaliteiten van Planning & Tijdregistratie 2.1 Klktijden (priktijden) Hier kan je een verzicht van je eigen priktijden raadplegen. Je vult de begin- en einddatum in, daarna klik je p creëer rapprt. Als je meerdere arbeidsrelaties hebt, met je vervlgens je actieve arbeidsrelatie kiezen. Je kan het rapprt penen f pslaan. 3

Je kan één van de vlgende futbdschappen krijgen : Hier klik je p ja, het rapprt wrdt gepend. 4

EEN OVERZICHT VAN HET RAPPORT Het rapprt kan vr een peride van 3 maanden in het verleden pgevraagd wrden. PERIODE : van 2013-01-01 tt en met 2013-02-28 DATUM : 2013-02-25 Naam : Pers.nr. : UREN GEWERKT 189:33 DAG DATUM DIENST BEGIN EIND DUUR TYPE PRIKKING AFW DAG VAR CUM Di 01/01/2013 F 00:00 00:00 00:00 1:00 5:00 09:00 16:36 07:36 Feestdag W 02/01/2013 7u36 07:36 00:00 07:36 0:00 5:00 09:15 10:03 00:48 Afw binnen stamtijd 10:03 13:00 02:57 Priktijd 13:00 13:30 00:30 Tegekende pauze 13:30 18:09 04:39 Priktijd D 03/01/2013 7u36 07:13 00:00 07:13-0:23 4:37 09:15 09:19 00:04 Afw binnen stamtijd 09:19 13:00 03:41 Priktijd 13:00 13:30 00:30 Tegekende pauze 13:30 17:02 03:32 Priktijd Vr 04/01/2013 7u36 07:09 00:00 07:09-0:27 4:10 09:02 13:00 03:58 Priktijd 13:00 13:30 00:30 Tegekende pauze 13:30 16:41 03:11 Priktijd Za 05/01/2013 W 00:00 00:00 00:00 0:00 4:10 Z 06/01/2013 W 00:00 00:00 00:00 0:00 4:10 Ma 07/01/2013 TLW 00:00 07:36 07:36 0:00 4:10 09:00 16:36 07:36 Telewerken Di 08/01/2013 7u36 07:10 00:00 07:10-0:26 3:44 08:00 08:52 00:52 WI_dienstvr. 1e schldag 08:52 13:00 04:08 Priktijd 13:00 13:30 00:30 Tegekende pauze 13:30 16:32 03:02 Priktijd W 09/01/2013 7u36 07:33 00:00 07:33-0:03 3:41 08:58 13:00 04:02 Priktijd 13:00 13:30 00:30 Tegekende pauze 13:30 17:01 03:31 Priktijd D 10/01/2013 7u36 07:37 00:00 07:37 0:01 3:42 08:54 13:00 04:06 Priktijd 13:00 13:30 00:30 Tegekende pauze 13:30 17:01 03:31 Priktijd Vr 11/01/2013 7u36 07:20 00:00 07:20-0:16 3:26 08:54 13:00 04:06 Priktijd 13:00 13:30 00:30 Tegekende pauze 13:30 16:44 03:14 Priktijd Za 12/01/2013 W 00:00 00:00 00:00 0:00 3:26 Z 13/01/2013 W 00:00 00:00 00:00 0:00 3:26 5

Hiernder vind je een beschrijving van de verschillende klmmen : DAG :dag van de week DATUM : datum van de maand DIENST : ingeplande dienst f een afwezigheid (enkel vlledige dagen) Mgelijke waardenvan dienst zijn : F = feestdag DP = deeltijdse prestatie W = weekend Uren = te presteren uren van de dienst Afwezigheid = vrbeeld TLW (telewerken) BEGIN en EIND : begin en eindtijd van de bekingen per type DUUR :het sald tussen begin- en eindtijd TYPE :Mgelijke waarden van type zijn : Verwerkte priktijden Bekingen buiten randtijd Afwezigheid binnen stamtijd Tegekende f pgenmen pauze Regularisaties Afwezigheden Blktijdverschrijding PRIKKING : sm van de priktijden + regularisaties (ngeacht het srt regularisaties) AFW : duur van de afwezigheid DAG : sm van de klmmen PRIKKING + AFW VAR : prestaties bven f nder uw nrmtijd Uitgenmen bij : bnusuur p de eerste dag van de maand crrectie ingeverd p deze dag afkapping p het einde van de maand (indien relevant) CUM : het gecumuleerd sald tt p deze dag. 6

2.2 Maandrster Hier kan je je persnlijk rster van de maand bekijken Op dit scherm kies je vr welke maand je een verzicht wenst. Je navigeert met de blauwe knppen vrige maand f vlgende maand fwel maak je de keuze per maand en jaartal. Per dag krijg je de vlgende lijnen te zien : 1 e lijn : werkuren = aantal uren te presteren rekening hudend met het basisrster verminderd met de afwezigheden p deze dag Vrbeeld : werkuren : 0u = de werknemer heeft een dienst van 0u (vlgens cntract) f een dienst van 7u36 met een afwezigheid van 7u36. 7u36 = de werknemer heeft een dienst van 7u36 6u36 = de werknemer heeft een dienst van 7u36 + een afwezigheid van 1 u 7

2 e lijn : sald(bruine balk)= prestaties bven f nder uw nrmtijd Uitgenmen bij : bnusuur p de eerste dag van de maand crrectie ingeverd p deze dag bij een weekend f een feestdag wrdt het sald 0u weergegeven de werknemer heeft geen dienst p deze dag de werknemer heeft een afwezigheid een (-) vr het sald betekent dat er ng een penstaande regularisatie is vr deze dag een (*)vr het sald betekent dat je al een gedgekeurde regularisatie hebt vr deze dag Op dit veld kan je klikken vr een detail.hier krijg je een verzicht van de detailgegevens van deze dag.hier kan je een regularisatie aanvragen. Dit wrdt besprken in hfdstuk 3.3. 3 e lijn en vlgende lijnen = afwezighe(i)d(en) vrbeeld : telewerken 7u36 tijdens het weekend wrdt geen lijn getnd, bij een feestdag wrdt Feestdag 7u36 getnd 8

Onder de legende vind je een verzicht van de tellers met melding van het gecumuleerd sald. Sald veruren 0:0 Sald prikklk 1:25 Opmerking De vermelde saldi zijn de testand p de avnd 1 dag vóór de huidige systeemdatum. 3. Regularisaties Met deze link kan je een afwezigheid in regel stellen. 3.1 Type regularisaties regularisaties znder tijd regularisaties in duurtijd regularisaties met begin- en eindtijd 3.2 Overzicht alle srten regularisaties Op de vlgende pagina vind je een verzicht van de verschillende afwezigheden. Het type regularisatie (regularisatie znder tijd, regularisatie in duurtijd en regularisatie met begin- en eindtijd) dat je met gebruiken staat aangeduid in de betreffende klm. Het gebruik van de verschillende srten regularisaties is afhankelijk van je arbeidsvrwaarden binnen je eigen entiteit. 9

Omschrijving Cde regularisatie znder tijd In duurtijd beginen eindtijd Afwezigheden m dienstredenen: Dienstreis DR_DIENST X Administratieve redenen (vergadering) DR_ADMIN X Vrming/pleiding DR_VORM X Prestaties bven dagmaximum van 9 uur DR_DAGMAX X Extra prestaties (dagmaximum beperkt tt 9 uur) DR_EXTRA Opbuw veruren DR_pbuw veruren X Afwezigheid die niet met wrden ingehaald: Vakbndsactiviteiten NI_VAKBOND X Redenen van burgerlijke aard (vrijwillige NI_BURGER X brandweerkrps, prep als getuige, ) Medische nderzeken (EDPB en Medex) NI_EDPB X Sciale redenen (afstaan van beenmerg, hulpverlening bij ngeval nderweg, raadplegen Sciale dienst) NI_SOCIAAL X Sciaal-culturele redenen (bv. bterhammen in het park) NI_SOCCULT X Preventief kankernderzek NI_PREVKAN X Gezndheidsredenen die het vertrek van de zieke ndzakelijk maken NI_MEDISCH X Vertraging van het penbaar verver grter dan 30 minuten NI_VERTR30 X Andere vertraging grter dan 1 uur NI_VERTRAG X Prikkaart vergeten (regularisatie inveren van 8u06) Vlimpers Tijd brengt X ng 30 min pauze in mindering) NI_PRIK Medische behandeling als slachtffer van een arbeidsngeval f van een ngeval X p de weg van f naar het werk NI_ONDERZ Prenataal nderzek NI_PRENAT X Raadpleging dkter/nderzek ziekenhuis NI_RAADPL X In/Uit beking vergeten NI_INUIT X Afwezigheid die met wrden ingehaald: Raadpleging dkter/nderzek ziekenhuis WI_RAADPL X Dienstvrijstelling 1 e schldag WI_SCHOOL X Andere vrijstellingen WI_ANDERE X Uitznderlijk gewerkt (dit type wrdt gebruikt wanneer men geen priktijden heeft bij de afwezigheidscde Uitznderlijk werken en deze dus wil regulariseren) UITZ_GEW X X 10

3.3 He regulariseren Klik in de bruine balk van je maandrster sald, dan km je p het detailscherm m je regularisatie in te brengen. Hier kun je het type regularisatie kiezen met f znder tijd en p verwerken klikken Een verzicht van het detailscherm : datum (links bvenaan) werkelijke priktijden met begin- en eindtijd dagprestatie : samenvatting van de priktijden en afwezigheden regularisaties 3.3.1 Regularisaties znder tijd De enige mgelijke regularisatie is NI_MEDISCH Omschrijving :NI_vertrek gezndheidsredenen Ongeacht f er priktijden aanwezig zijn, wrdt deze dag geregulariseerd naar de nrmtijd. Als je priktijden hebt vr die dag, dan vul je k enkel het type in. Dr Vlimpers Tijd wrdt achter de laatste lijn met een priktijd een lijn tegevegd en aangevuld tt 7u36 Indien er geen priktijden zijn wrdt 8u06 tegekend (inclusief de pauze van 30 min) 11

3.3.2 Regularisaties in duurtijd Hiernder vind je de vlgende mgelijkheden NI_VERTR30 Omschrijving : NI_vertragingpenbverv>30 f NI_VERTRAG Omschrijving : NI_vertraging andere > 1u Vr beide types met je enkel de duur van de afwezigheid inveren. Vlimpers Tijd vegt een lijn te vr de eerste priktijd. 12

De duur wrdt in uren en minuten weergegeven zals bijvrbeed 1:30 (dubbel punt tussen het uur en de minuten; zie vrbeeld hierbven) Als je je crrectie verkeerd hebt ingegeven, kan je ng altijd de wijziging ngedaan maken Opmerking De begintijd is gelijk aan minimum de begintijd van de glijtijd. Stel dat een werknemer een in-beking m 9u19 heeft en hij vraagt een vertraging aan van 2 u, betekent dit dat hij een glijtijd zu hebben vanaf 7u19. Vlgens zijn dienst heeft hij echter een begintijd vanaf 7u30. Vlimpers Tijd maakt dan een pmerking dat maximum tt aan de glijtijd kan geregulariseerd wrden en geeft de futbdschap : Daarna past Vlimpers Tijd autmatisch de regularisatie aan tt 1:49. 13

3.3.3 Regularisaties met begin- en eindtijd (alle verige types afwezigheden vermeld in de tabel) Vr deze type regularisaties met je altijd de begin- en eindtijd invullen en p verwerken klikken. Bijvrbeeld een hele dag in- en uitbeking vergeten : Hiernder vind je een vrbeeld van een vlledige dag dat je ng met regulariseren in het detailscherm van je maandrster : Vlimpers Tijd geeft standaard deze tijden aan van begin- en eindtijd van de glijtijden, stamtijden en de randtijden van de pauze. 14

Dagprestatie Begin Eind Duur Type 07:30 09:15 01:45 Glijtijd 09:15 11:45 02:30 Stamtijd 11:45 13:45 02:00 Randtijden pauze 13:45 16:00 02:15 Stamtijd 16:00 19:00 03:00 Glijtijd Op dit detailscherm vul je het type regularisatie in. 15

3.3.4 Cntrles Vlgende cntrles wrden uitgeverd bij de inver van je regularisaties. Hiernder vind je een paar vrbeelden dat je als een bericht kan krijgen tijdens het regulariseren van je dag. Cntrle 1 - De peride met tussen de begin- en eindtijd van de dienst vallen - De vrije peride (glijtijd, stamtijd, pauze, afwezig binnen stamtijd, blktijdverschrijding) met beschikbaar zijn. Vr deze regularisatie werd het type NI_INUIT gebruikt vr de begintijd van 7u00 tt eindtijd 15u00. Je krijgt deze futbdschap mdat de glijtijd vlgens zijn dienst slechts vanaf 7u30 begint. Als je hier p OK drukt dan zal Vlimpers Tijd de begintijd aanpassen naar 7u30. De regularisatie kan ingediend wrden. 16

Cntrle 2 Vr deze regularisatie werd het type NI_BURGER gebruikt terwijl dit type regularisatie alleen kan gebruikt wrden met priktijden p die dag. 17

Cntrle 3 Vr deze regularisatie werd naast de priktijden met al een dagsald van 7u55 k ng een regularisatie aangevraagd van 3u02 minuten. Dit bericht krijg je mdat de maximum dagprestatie van 9u00 is verschreden. 18

Cntrle 4 Vr deze regularisatie werd het type NI_PRIK (NI_prikkaartvergeten_max 7u36) gebruikt waarvan de dagprestatie niet meer mag zijn dan het maximum van 7u36. Aangezien Vlimpers tijd autmatisch 30 min pauze van je ttale dagprestatie zal aftrekken met je 8u06 ingeven m het maximum van 7u36 dagprestatie te verkrijgen. 3.3.5. Werken p een dag afwezigheid Er is een prbleem als men kmt werken p een eerder aangevraagde afwezigheid mdat de afwezigheid niet autmatisch kan geschrapt wrden als er prikkingen zijn vr deze dag. Via de MOD (case lggen in Flaming) kan die afwezigheid verwijderd wrden in Vlimpers Tijd en de priktijden nrmaal gekppeld wrden aan het dagprgramma. 19

3.3.6. Uitznderlijke prestaties: Het gaat hier wel degelijk m het verrichten van prestaties p mmenten dat je nrmaal niet met werken. Om uitznderlijk werken aan te vragen zijn er twee belangrijke vrwaarden die zeker ingelst meten wrden: 1. Je met steeds een vlledige dag UWK aanvragen, k al werk je slechts één uur p die dag. Een halve dag f UWK in tijd aanvragen is NIET tegestaan. 2. De dag dat je UWK wil aanvragen met wel degelijk een dag betreffen dat je nrmaal NIET werkt, bijvrbeeld: weekend, feestdag f deeltijdse prestaties. Uitznderlijk werken met dus steeds vraf aangevraagd wrden. Wanneer er priktijden van een vlledige werkdag vrhanden zijn is er geen verdere actie vereist. Deze wrden via Harmny immers autmatisch naar de cde uitznderlijk gewerkt mgezet. Wanneer er evenwel geen priktijden beschikbaar zijn vr de dag dat er UWK is aangevraagd, met er achteraf k ng een regularisatie gebeuren met de cde uitznderlijk gewerkt. Opgelet: Indien men tch pas na aflp UWK aanvraagt, zullen deze uren manueel gekppeld meten wrden. Meld dit aan de MOD zdat er een case kan wrden gelgd in Flaming. Op een dag Uitznderlijk werken wrdt in Harmny maximaal 9 uur in rekening gebracht (waarbij er k steeds 30 minuten pauze in mindering wrdt gebracht). In het geval hierbven zal er 7u36 in rekening wrden gebracht. Indien er meer dan 9u wrdt gewerkt, gebruik dan dr_dag_max vr het sald > 9u. Tch zijn er ng enkele specifieke situaties die een bijzndere aanpak vereisen, waarbij men extra-prestaties f prestaties bven dagmax met gebruiken: 1. Wanneer iemand in nrmale mstandigheden p wensdag bijvrbeeld slechts een halve dag werkt en per uitzndering k in de namiddag wil werken, kan men geen gebruik maken van UWK. Deze regularisatie met ingeverd wrden met de cde dr_dag_max. Wanneer er geen priktijden beschikbaar zijn, gebruik je de cde NI In-en uitbeking vergeten in cmbinatie met dr_dag_max. 20

2. Wanneer iemand een halve dag afwezigheid wil cmbineren met bijkmende prestatie zals bijvrbeeld in het geval van Telewerken, Dienstreis binnenland f Jaarlijks verlf, kan men geen gebruik maken van UWK. Deze regularisatie met ingeverd met de cde dr_dag_max f - indien bij uw entiteit tegelaten - via de cde pbuw veruren. 3. Wanneer iemand een vlledige dag gewerkt heeft en vervlgens ng bijkmende prestaties in rekening wil brengen, kan men uiteraard k de cde dr_dag_max gebruiken vr de extra uren f - indien bij uw entiteit tegelaten - via de cde pbuw veruren. Opgelet: Hier wrdt een vaak vrkmende fut begaan. Het einduur kan nit later dan 23:59 bedragen. Dit is k het geval vr iemand die een vlledige dag afwezigheid (TLW, DBI f JVE) wil cmbineren met een bijkmende prestatie. Ok dan kun je die extra uren regularisen met de de cde dr_dag_max f - indien bij uw entiteit tegelaten - via de cde pbuw veruren. Deze extra uren mgen echter nit verlappen met de basisperide (9u 16u36). Vr f na deze peride is uiteraard wel mgeliljk. 21

4. Wanneer iemand meer dan 9 uur heeft gepresteerd p dezelfde dag, kan deze blktijdverschrijding mgezet wrden in de cde dr_dag_max f - indien bij uw entiteit tegelaten - via de cde pbuw veruren. 5. Uiteraard geldt deze regel k vr persneelsleden die buiten de randtijden prikken. Ok nu kan men dit mzetten in dr_dag_max f - indien bij uw entiteit tegelaten - via de cde pbuw veruren. 3.4 He wrden de regularisaties verwerkt naar Vlimpers Tijd Je kunt verschillende regularisaties inbrengen tt de maximum dagnrm is bereikt met telkens p de + te typen en te verwerken. Pas na het klikken p indienen wrden uw regularisaties drgestuurd vr gedkeuring. Hiernder vind je een vrbeeld van 2 regularisaties p dezelfde dag : 1. er wrdt een treinvertraging gevraagd van 30 minuten 2. er wrdt een regularisatie gevraagd m administratieve redenen vanaf 17u02 tt 18u00 3. vr beide p verwerken klikken 4. p indienen klikken 22

Opmerking Als je na een eerste regularisatie ng een tweede regularisatie wilt indienen maar je hebt reeds p indienen geklikt krijg je de futbdschap U heeft een lpende regularisatie. U kunt geen regularisatie meer tevegen. Je kan enkel maar een bijkmende f een gewijzigde regularisatie indienen vr deze dag als de penstaande regularisatie afgekeurd wrdt. Indien deze gedgekeurd wrdt, is er geen aapassing meer mgelijk (enkel in ndgevallen kan men het via de MOD laten regelen) 23

He verlpt de gedkeuring van de regularisaties dr de manager Er zijn 3 mgelijkheden : 1. De manager keurt alle regularisaties ged. De werknemer krijgt hiervan een mail dat de regularisatie vr die dag is gedgekeurd Hiernder een vrbeeld van het mailbericht Geachte VOORNAAM en NAAM Betreft aanvraag regularisatie: Peride: Maandag 04 Februari 2013 Deze aanvraag tt regularisatie werd gedgekeurd. 2. De manager keurt alle regularisaties af. De werknemer krijgt hiervan een mail dat de regularisatie vr die dag is afgekeurd. Hiernder een vrbeeld van het mailbericht Geachte Vrnaam + Naam Betreft aanvraag regularisatie: Peride: Dnderdag 06 December 2012 Deze aanvraag tt regularisatie werd afgekeurd met als reden: geen geldige reden vr deze regularisatie Het persneelslid heeft dan de mgelijkheid m een nieuwe regularisatie in te dienen. In nderstaand vrbeeld wrdt het type NI_ADMIN terug ingevuld en terug ingediend. Het type NI_VERTR30 wrdt niet meer aangevraagd. Dan kan je via de knp indienen je regularisatie terug vr gedkeuring naar de manager sturen. 24

3. De manager keurt één van de 2 (f meer) aangevraagde regularisaties af. Op basis van het vrgaande vrbeeld keurt de manager de eerste regularisatie af(de vertraging van 30 ) en de tweede regularisatie ged (de administratieve reden). De werknemer krijgt een mail van de afkeuring Hiernder een vrbeeld van het mailbericht Geachte Vrnaam + Naam Betreft aanvraag regularisatie: Peride: Dnderdag 20 December 2012 Deze aanvraag tt regularisatie werd afgekeurd met als reden: is een vertraging van minder dan 30 min Opmerking De werknemer kan pas de dag nadien via zijn maandrster zijn afgekeurde regularisatie al dan niet aanpassen en terug indienen dr te klikken p de knp naar planbrd sturen 25

In nderstaand vrbeeld vraagt de werknemer zijn afgekeurde regularisatie niet meer terug aan maar hij met de rest van zijn dag ng drsturen naar Vlimpers Tijd en dit dr p de knp naar planbrd sturen te klikken. 4. Raadplegen sald Hier kun je je gecumuleerd sald raadplegen. Je navigeert in het linkermenu naar Overzichten > VO tellers. De Tellers veruren ziet u rechts nderaan. De vermelde datum is de huidige systeemdatum. Het vermelde sald is de testand p de avnd 1 dag vóór de huidige systeemdatum. 26

5. Online prikken Met nline prikken kan je rechtstreeks je in- en uitbeking registreren in Vlimpers Tijd. Deze is enkel van tepassing vr entiteiten die priktijden willen bijhuden maar niet ver een prikklk kunnen beschikken. Deze functie wrdt pengesteld p aanvraag van de entiteit. 6. Gebruik dienstreisknp Belangrijke pmerking: Dit geldt enkel vr een dienstreis p 1 bepaalde dag. De dienstreisknp, bestemd m te gebruiken vr verrekening ver meerdere dagen, wrdt NIET ndersteund in VP Tijd. Deze functie zrgt ervr dat je priktijden perfect drstrmen wanneer je een dienstreis hebt en er dus geen bijkmende regularisatie meer vereist is. Er zijn drie mgelijke gevallen waarbij je de dienstreisknp p de prikklk (icntje van een kffertje) kunt gebruiken, nl: dienstreis in de vrmiddag bvb: iemand betreedt het gebuw m 11u15 kffertje klikken, keuze vr dienstreis f dienstreis mrgen, klik p dienstreis, uren beginnen te lpen vanaf 09u00 (vatbaar vr regularisatie wanneer je dienstreis al vr 9u startte). P.S. Enkel relevant en nuttig bij aankmst na 9u. 27

dienstreis in de lp van de werkdag bvb: iemand gaat van 10u45 tem 14u45 p dienstreis kffertje klikken, keuze vr dienstreis f dienstreis mrgen, klik p dienstreis, idem bij terugkeer. dienstreis p einde van de dag bvb: iemand verlaat gebuw m 15u20 kffertje klikken, keuze vr dienstreis f dienstreis mrgen, klik p dienstreis, uren dienstreis lpen autmatisch tt 17u06 (vatbaar vr regularisatie wanneer einde van de dienstreis na 17u06 is). P.S. Enkel relevant en nuttig bij vertrek vr 17u06. 28