Rechten verlenen (dr eigenaar van het pstvak) aan gemachtigde(n) Gemachtigde(n) instellen (verzenden namens en eventuele tegang tt de standaardmappen: Agenda, Taken, Pstvak IN, Cntacten, Ntities en Lgbek) 1. Klik p de tab Bestand (File). Klik in de categrie Inf p de knp Accuntinstellingen (Accunt settings) en klik p Gemachtigdentegang (Delegate access). 2. Klik p Tevegen (Add). 3. Selecteer de naam van de gemachtigde(n) uit het adresbek en veg deze te. Het dialgvenster Machtigingen vr gemachtigde verschijnt. De pers()n(en) die u tevegt kan(kunnen) minstens namens u e-mails verzenden, k al kiest u bij elk item vr Geen (Nne). In nderstaand vrbeeld kan de gemachtigde daarnaast k ng items lezen, maken, wijzigen en verwijderen en heeft de gemachtigde k rechten p uw agenda.
Indien u machtiging geeft p uw agenda kunt u desgewenst de ptie Gemachtigde ntvangt kpie van aan mij verznden berichten ver vergaderingen (Delegate receives cpies f meeting-related messages sent t me)inschakelen. Vink nderaan desgewenst Autmatisch bericht verzendenaan gemachtigde met samenvatting van deze machtigingen (Autmatically send a message t delegate summarizing these permissins)aan zdat de gemachtigde p de hgte wrdt gebracht. Vink desgewenst Gemachtigde kan de privé-items bekijken (Delegate can seemy private items)aan. Deze instelling geldt vr alle mappen. 4. Klik p OK. 5. Als u in het vrige dialgvenster bij de agenda de ptie Gemachtigde ntvangt kpie van aan mij verznden berichten ver vergaderingen (Delegate receives cpies f meeting-related messages sent t me)hebt ingeschakeld, selecteer dan aan wie reacties p vergaderverzeken meten wrden bezrgd: 6. Klik p OK. Enkel bepaalde mappen uit uw pstvak delen (al dan niet standaardmappen) Stap 1: uw hfdmap (Pstvak - uw naam) delen Uw hfdmap (pstvak) met wrden gedeeld zdat de gemachtigde(n) dit pstvak kan(kunnen) weergeven nder zijn/haar pstvak en p die manier dus snel tegang heeft(hebben) tt uw pstvak. 1. Klik in het navigatiedeelvenster p E-mail. 2. Klik met de rechtermuisknp p uw Exchange-pstvak. Dit wrdt gewnlijk aangeduid dr Pstvak uw naam (Mailbx - user name). 3. Kies Mapmachtigingen (Flder permissins). U kmt terecht p het tabblad Machtigingen (Permissins). 4. Klik p Tevegen (Add). 5. Selecteer de naam van de gemachtigde(n) uit het adresbek en veg deze te.
6. Vink nder Overige (Other) de ptie Map weergeven (Flder visible) aan f kies in de keuzelijst Machtigingsniveau (Permissin level) vr Cmmentatr (Reviewer). 7. Klik p OK. Stap 2: nderliggende (sub)mappen delen Enkel het delen van uw hfdmap zals in stap 1 is ingesteld, geeft de gemachtigde(n) ng geen tegang tt andere mappen f submappen. In het vrbeeld nder 2.1.1. krijgt de gemachtigde naast 'verzenden namens'-rechten k rechten p uw mappen Pstvak IN (Inbx) en Agenda (Calendar). Hiernder wrdt aan de gemachtigde(n) k rechten gegeven vr de map Verznden items (Sent items). 1. Klik met de rechtermuisknp p de map Verznden items (Sent items). Klik p Eigenschappen (Prperties) en klik p het tabblad Machtigingen (Permissins). 2. Veg de gemachtigde te en kies bij Machtigingsniveau (Permissin level) het gewenste machtigingsniveau bv. Redacteur (Editr). Als u het machtigingsniveau kiest kunt u in de rubrieken: Lezen (Read), Schrijven (Write), Verwijderen (Delete items) en Overige (Other) aflezen welke rechten standaard zijn tegekend aan dit machtigingsniveau:
3. Herhaal stap 1 en 2 vr elke map en submap waarvr u machtiging wilt instellen. Belangrijk Nieuw gemaakte submappen nemen de tegangsmachtigingen van de bvenliggende map ver, submappen die reeds aangemaakt zijn niet. Submappen kunnen enkel wrden gedeeld als k alle bvenliggende mappen (tt aan de hfdmap) wrden gedeeld. Beheer dr de gemachtigde Pstvak en gedeelde mappen penen 1. Klik p de tab Bestand/categrie Inf/knp Accuntinstellingen/Accuntinstellingen (File/Inf/Accunt settings/accunt settings). 2. Selecteer uw Micrsft Exchange-accunt en klik p de knp Wijzigen (Change). 3. Klik p de knp Meer instellingen (Mre settings). 4. Klik p het tabblad Geavanceerd (Advanced). 5. Klik p de knp Tevegen (Add). 6. Typ de naam van uw directeur (vrnaam, dan een spatie en dan de familienaam) f zijn/haar u-nr. 7. Klik p OK, Vlgende (Next), Vltien (Finish) en Sluiten (Clse). 8. Start Outlk pnieuw p. Onder uw eigen pstvak ziet u nu k het pstvak van uw directeur waarin u de mappen terugvindt
waarvr u rechten hebt gekregen en die u dan kunt gebruiken zals de mappen in uw eigen pstvak. en Via Bestand/Openen/Map van andere gebruiker (File/Open/Other user's flder) kunt u k de standaardmappen van uw directeur penen waarvr u tegangsmachtiging hebt gekregen. Werkt u echter regelmatig met de mappen van uw directeur, dan is het handiger m diens pstvak te te vegen nder uw eigen pstvak zals hierbven beschreven. In Outlk Web App kunt u in de adresregel van de brwser een adres intypen waarmee de mappen van het pstvak van uw directeur waarte u rechten hebt gekregen wrden gepend. Let wel: in Outlk Web App hebt u enkel leesrechten, k al heeft uw directeur u meer rechten gegeven. Enkele vrbeelden (vervang het u-nr in de vrbeelden telkens dr het u- nr van uw directeur; er wrdt geen nderscheid gemaakt tussen hfd- en kleine letters; als bij uw directeur de mapnamen in het Engels zijn ingesteld, met u k de Engelse benamingen gebruiken): map Pstvak IN (Inbx) van uw directeur penen: https://wa.grupware.kuleuven.be/wa/u0012345@kuleuven.be/?cmd=cntents&f=p stvak%20in submap Grupware (die zich bevindt nder Pstvak IN) van uw directeur penen: https://wa.grupware.kuleuven.be/wa/u0012345@kuleuven.be/?cmd=cntents&f=p stvak%20in/grupware map Verznden items (Sent items) van uw directeur penen: https://wa.grupware.kuleuven.be/wa/u0012345@kuleuven.be/?cmd=cntents&f=v erznden%20items map Agenda (Calendar) van uw directeur penen: https://wa.grupware.kuleuven.be/wa/u0012345@kuleuven.be/?cmd=cntents&f=a genda Namens uw directeur een bericht verzenden Om namens uw directeur een bericht te verzenden meten de stappen uit 2.1.1 uitgeverd zijn. De stappen nder 2.1.2 zijn hiervr niet ndzakelijk. 1. Maak een nieuw e-mailbericht aan. (Het maakt niet uit f uw eigen pstvak f het pstvak van uw directeur actief is.) 2. Zrg dat het vak Van (Frm) zichtbaar is: Klik hiervr p het tabblad Opties (Optins). In de grep Velden weergeven (Shw fields) klikt u p de knp Van (Frm). 3. Typ in het vak Van (Frm) de naam van uw directeur f klik p de knp Van (Frm) en kies het adres uit de algemene adreslijst van Exchange. 4. Typ de geadresseerden, een nderwerp en de inhud van het bericht. 5. Klik p Verzenden (Send). Als bv. Lydia Debreck de gemachtigde is van het pstvak van Hilde Smets, dan zal de geadresseerde bij de afzender van het bericht kunnen aflezen: Lydia Debreck namens Hilde Smets (Lydia Debreck n behalf f Hilde Smets). en Laat u het vak Van (Frm) leeg, dan bent u de afzender van het bericht ('namens' wrdt dan niet vermeld). Ok al kunt u in het vak Van (Frm) gelijk welke naam uit het adresbek kiezen, het 'verzenden namens' zal enkel lukken als u van deze persn machtiging hebt gekregen. Anders krijgt u bij het verzenden een futbdschap dat u niet gemachtigd bent m het bericht namens de pgegeven gebruiker te verzenden. Het verznden bericht wrdt standaard pgeslagen in uw map Verznden items (Sent items). Als u een bericht verwijdert, kmt dit eveneens standaard in uw map Verwijderde items (Deleted items) terecht. Wilt u dit kunnen pslaan in de map Verznden items (Sent items) f Verwijderde items (Deleted items) van uw directeur dan met daarvr eerst telating wrden gegeven. Deze werkwijze is beschreven in stap 2: nderliggende (sub)mappen delen. Nadat deze machtiging ingesteld is, wrden verznden f verwijderde berichten ng niet autmatisch
pgeslagen in de map Verznden items (Sent items) f Verwijderde items (Deleted items) van uw directeur. U met dan zelf de berichten naar deze mappen verplaatsen. Het kan handig zijn dat een antwrd p een dergelijk bericht terecht kmt u. Standaard zal het antwrd echter naar uw directeur wrden verznden. U kunt bij het versturen instellen dat het antwrd naar u wrdt verznden. Dit kan als vlgt: Klik bij het samenstellen van het bericht p het tabblad Opties (Optins). Klik achteraan p het lint p de knp Antwrd richten aan (Direct replies t). Uw naam is autmatisch reeds ingevuld in het vak Antwrden verzenden naar (Have replies sent t). Klik p Sluiten (Clse) m het dialgvenster te sluiten. Namens uw directeur een bericht beantwrden f drsturen Om namens uw directeur een bericht te beantwrden f dr te sturen meten de stappen uit 2.1.1 uitgeverd zijn. De stappen nder 2.1.2 zijn hiervr niet ndzakelijk. 1. Selecteer in het navigatiedeelvenster de map Pstvak IN (Inbx) van uw directeur (f pen deze map via Bestand/Openen/Map van andere gebruiker (File/Open/Other user's flder)). 2. Open het bericht dat u wilt beantwrden. 3. Klik p de Standaard-werkbalk p Beantwrden (Reply), Allen beantwrden (Reply t all) f Drsturen (Frward). De naam van uw directeur is ingevuld in het vak Van (Frm). 4. Typ de geadresseerden, een nderwerp en de inhud van het bericht. 5. Klik p Verzenden (Send). Als bv. Lydia Debreck de gemachtigde is van Stefan Tack, dan zal de geadresseerde bij de afzender van het bericht kunnen aflezen: Lydia Debreck namens Hilde Smets (Lydia Debreck n behalf f Hilde Smets). Namens uw directeur reageren p vergaderverzeken Om namens uw directeur te reageren p vergaderverzeken meten de stappen uit 2.1.1 uitgeverd zijn. De stappen nder 2.1.2 zijn hiervr niet ndzakelijk. Als uw directeur in het tabblad Bestand/categrie Inf/knp Accuntinstellingen/Gemachtigdentegang (File/Inf/Accunt settings/delegate access) de ptie: Alleen mijn gemachtigden (My delegates nly) inschakelt, ntvangt u de vergaderverzeken en reacties p vergaderverzeken vr uw directeur. Alleen mijn gemachtigden (My delegates nly) niet inschakelt, met u: de machtiging Redacteur (kan items lezen, maken en wijzigen) in de map Agenda van uw directeur hebben EN minstens de machtiging Lezer (kan items lezen) in het Pstvak IN van uw directeur. 1. Open het Pstvak IN (Inbx) van uw directeur als zijn f haar vergaderverzeken niet rechtstreeks aan ju wrden verznden, anders zal het bericht in juw Pstvak IN (Inbx) verschijnen. 2. Open het bericht met het vergaderverzek. 3. Klik p Accepteren (Accept), Vrlpig (Tentatively accept) f Weigeren (Decline). Als bv. Lydia Debreck de gemachtigde is van Hilde Smets, dan zal de geadresseerde bij de afzender van het bericht kunnen aflezen: Lydia Debreck namens Hilde Smets (Lydia Debreck n behalf f Hilde Smets). Namens uw directeur vergaderverzeken maken
Om namens uw directeur vergaderverzeken te maken meten de stappen uit 2.1.1 uitgeverd zijn. De stappen nder 2.1.2 zijn hiervr niet ndzakelijk. 1. Klik in het navigatiedeelvenster p Agenda (Calendar). Onder Mijn agenda's (My calendars) ziet u niet enkel uw agenda maar k die van uw directeur. Vink deze laatste aan. 2. Klik in deze agenda met de rechtermuisknp p de datum en tijd waarp u een vergaderverzek wilt maken en kies Nieuw vergaderverzek (New meeting request). 3. Typ de namen van de deelnemers in het vak Aan (T) f klik p Aan (T) m de deelnemers te selecteren uit de lijst. 4. Typ het nderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp (Subject). 5. Typ de lcatie van de vergadering in het vak Lcatie (Lcatin). 6. Kies de begin- en einddatum en -tijd in de vakken Begintijd (Start time) en Eindtijd (End time). 7. Selecteer de verige gewenste pties. 8. Klik p Verzenden (Send). Als bv. Lydia Debreck de gemachtigde is van Hilde Smets, dan zal de geadresseerde bij de afzender van het bericht kunnen aflezen: Lydia Debreck namens Hilde Smets (Lydia Debreck n behalf f Hilde Smets). Terminlgie Full access-rechten, zenden als (send as)-rechten en write persnal infrmatin De gebruiker die full access-rechten krijgt p een pstvak wrdt beheerder van dit pstvak en krijgt daardr de rechten zals p zijn/haar eigen pstvak. De beheerder kan dan in Outlk berichten verzenden alsf deze dr het pstvak zelf zijn verznden (dus met als afzender de naam van het pstvak). Ok in Outlk Web Access kan de beheerder dit pstvak penen en berichten verzenden alsf deze dr het pstvak zelf zijn verznden. Start de beheerder met zijn eigen prfiel, dan kan hij/zij nder zijn/haar eigen pstvak het extra pstvak tevegen. Maar full-access rechten zijn niet vldende m via deze weg berichten te verzenden alsf deze dr het pstvak zelf zijn verznden. Opdat dit wel mgelijk zu zijn, heeft de beheerder k zenden als (send as)-rechten ndig. Mmenteel wrdt binnen de instelling write persnal infrmatin de ptie PublicDelegates aangezet. Hierdr krijgt de beheerder de mgelijkheid m p zijn/haar beurt andere gemachtigden (delegates) aan te duiden wanneer in Outlk een afznderlijk prfiel(1) is aangemaakt vr het administratief pstvak (ue-nr). De beheerder start Outlk dan p met het prfiel van het administratief pstvak en lgt vervlgens in met zijn/haar eigen u-nr en eigen wachtwrd (men heft het ue-nr en wachtwrd van het administratief pstvak dus niet te kennen). (1) Vr de aanmaak van dit prfiel, kan de beheerder zijn eigen u-nr en eigen wachtwrd gebruiken. Men heft het ue-nr en wachtwrd van het administratief pstvak dus niet te kennen. Verzenden namens (send n behalf f)-rechten Deze rechten meten dr de eigenaar van het pstvak wrden ingesteld. Als een gebruiker Verzenden namens (send n behalf f)-rechten krijgt, dan wrdt hij/zij gemachtigde (delegate) van dit pstvak. De gemachtigde kan berichten versturen met als afzender 'naam_gemachtigde namens naam_eigenaar'. Daarnaast kan de eigenaar bepaalde mappen delen, zdat de gebruiker die hiervr de machtigingen krijgt, lees- en/f schrijfrechten heeft p die mappen.