Aan de slag met Exchange Calendar 2010 Handleiding voor Outlook 2007 gebruikers

Transcriptie

1 Aan de slag met Exchange Calendar 2010 Handleiding voor Outlook 2007 gebruikers Deze handleiding is gemaakt door Library and IT Services, ten behoeve van het project De nieuwe werkplek. Juni 2011 (versie 1.0)

2 Inhoudsopgave Aan de slag met Exchange Calendar in Outlook De Calendar werkbalken... 4 Maak appointments, meetings and events... 4 Maak een appointment... 4 Maak een meeting met de Scheduling Assistant... 5 Maak een All Day Event... 7 Maak een appointment, meeting of all day event herhalend (recurrent)... 7 Reageer op een meeting-verzoek... 8 Stel een reminder in of verwijder deze... 8 Voor nieuwe calendar afspraken... 8 Voor bestaande afspraken... 8 Richt een Group Schedule in... 9 Maak een Group Schedule... 9 Maak een meeting met de group schedule Mail een calendar naar iemand Deel je standaard Calendar folder Met een specifiek persoon Met iedereen Open de calendar van een andere gebruiker Bekijk calendars Open een calendar in side-by-side view Bekijk calendars in de overlay mode Verwijder een Calendar Tijdelijk Permanent Toekennen van Delegate Access Aanzetten van Delegate Access Meer informatie Vragen en/of problemen? Bijlage Rechten in Outlook 2007 met Exchange Getting started with Exchange Calendar

3 Aan de slag met Exchange Calendar in Outlook 2007 De Microsoft Office Outlook 2007 Calendar is het agenda onderdeel van Office Outlook 2007 en is volledig geïntegreerd met , contacts en andere mogelijkheden. Als je een Exchange-account hebt ingesteld in Outlook 2007 dan kan je met de Calendar: Afspraken maken Je kan op ieder gewenst tijdstip klikken, en vervolgens de gegevens van je afspraak intypen, net zoals je je papieren agenda bijwerkt. Door een afwijkende kleuromlijning is de huidige dag en tijd gemakkelijk te onderscheiden. Het huidige tijdstip is alleen gemarkeerd in de Day en Week views. Je kan ervoor kiezen een geluid of boodschap in te stellen die je aan je appointments, meetings en events herinnert, en je kan zelf items kleuren zodat je ze snel kan identificeren. Meetings organiseren Selecteer een tijd in de calendar, maak een meeting voorstel en selecteer de mensen die uitgenodigd moeten worden. Outlook helpt je de eerstmogelijke tijd te vinden waarop alle genodigden beschikbaar zijn. Als de genodigden hun meeting-verzoek openen, kunnen zij de meeting accepteren, voorlopig accepteren of weigeren door te klikken op slechts één knop. Als jouw verzoek conflicteert met een andere afspraak in de agenda van de genodigde, dan laat Outlook een melding zien. Genodigden kunnen een alternatief tijdvoorstel doen, als jij dat hebt ingesteld. Als organisator kan je volgen wie het verzoek reeds geaccepteerd heeft en wie niet, of wie een andere tijd voorstelt, door het verzoek te openen. Group schedules maken Je kan calendars maken die de agenda s van een groep mensen of resources laat zien. Bijvoorbeeld: je kan de agenda s bekijken van alle medewerkers in je afdeling, of alle vergaderruimtes in je gebouw. Dit maakt het nog gemakkelijker meetings te organiseren. Meerdere calendars bekijken Je kan meerdere calendars over elkaar heen leggen (overlay view) om snel te zien waar je vrije ruimte hebt, en waar de conflicten zitten. Of je kan ze naast elkaar bekijken en afspraken kopiëren of verschuiven tussen de getoonde calendars. Je calendar naar iemand mailen Je kan je calendar naar iemand mailen als een Internet Calendar, terwijl jezelf de controle houdt over de hoeveelheid informatie die wordt gedeeld. Jouw calendar informatie verschijnt in de mail als een Internet Calendar attachment die de ontvanger kan openen in Outlook of een andere mailprogramma. Je calendar met een andere gebruiker delen Gebruik de Navigation Pane om snel je calendar te delen of andere gedeelde calendars te openen. Afhankelijk van de rechten die de eigenaar van een calendar jou heeft toegekend, kan je in gedeelde calendars afspraken bekijken, of afspraken maken, aanpassen en verwijderen. De calendar van een andere gebruiker beheren Met Delegate Access kan de ene gebruiker gemakkelijk de agenda van een ander beheren. Bijvoorbeeld: een secretaresse kan de calendar van de leidinggevende beheren. Als de leidinggevende de secretaresse aanwijst als delegate kan de secretaresse afspraken maken, veranderen of verwijderen en kan zij afspraken plannen namens de leidinggevende. Let op: Als je in Outlook 2007 hebt ingesteld dat je gebruik maakt van het IMAP-protocol dan heb je geen toegang tot je Exchange Calendar. Je kan dit controleren door in het Tools menu de optie Account Settings te selecteren. Getting started with Exchange Calendar

4 De Calendar werkbalken Fig. 1 Appointment Tab Fig. 2 Meeting Tab nadat je een meeting hebt georganiseerd Fig. 3 Standaard Calendar werkbalk Maak appointments, meetings and events Maak een appointment Stap 1: Klik op de Calendar knop links onderin het scherm. Stap 2: In het File menu, klik op New. Stap 3: Geef Subject en Location aan van de appointment in de daarvoor bestemde velden. Getting started with Exchange Calendar

5 Stap 4: Pas zo nodig de start- en eindtijd aan. Stap 5: Klik op de Save & Close knop. De appointment verschijnt in je calendar. Maak een meeting met de Scheduling Assistant De Scheduling Assistant zorgt ervoor dat je meerdere mensen tegelijkertijd kan uitnodigen en laat ook nog eens zien wanneer deze mensen beschikbaar zijn, zodat je het beste tijdstip voor je meeting kan kiezen. Let op: Microsoft Outlook schakelt automatisch een standaard reminder in 15 minuten voor de meeting. Stap 1: In het File menu, klik op New. Stap 2: Geef Subject en Location aan van de meeting in de daarvoor bestemde velden. Pas zo nodig de start- en eindtijd aan. Stap 3: Typ de informatie in die je wil delen met de genodigden en voeg eventueel bijlagen toe. Stap 4: Op de Appointment tab, in de Show groep, klik op de Scheduling Assistant knop. Stap 5: Geef de namen, adressen of usernamen op in het All Attendees veld aan de linkerkant van het scherm en druk op Enter. Getting started with Exchange Calendar

6 Als Exchange de naam herkent, zal getoond worden of de persoon beschikbaar is. Een wit blok betekent dat de persoon beschikbaar is voor dat tijdsblok. De legenda aan de onderzijde geeft aan waar de andere kleuren voor staan. Als Exchange de naam niet herkent, bijvoorbeeld omdat de naam niet uniek is, verschijnt onder de naam een gegolfde rode lijn. Klik met je rechter muisknop op de naam en selecteer de persoon die je wil uitnodigen of klik op More om de adressenlijst te openen. Stap 6: Herhaal stap 5 voor alle genodigden en resources die je wil opnemen. Let op: Om een naam te verwijderen: klik op de persoon of de resource die je wil verwijderen, en druk dan op de Backspace toets. Druk op Enter. Standaard worden alle personen die je invoert in de Scheduling Assistant opgenomen als Required Attendees. Om dit te wijzigen: klik op de pijl naast de naam van de persoon en selecteer Optional Attendee. Stap 7: Om een Meeting Room toe te voegen, klik op Add Room aan de onderzijde van het scherm. Stap 8: Als je de tijd van de meeting wil aanpassen: Klik op de tiid waarop je de meeting wilt laten starten. Er verschijnt een kolom. Je kan de lengte van de meeting aanpassen door de zijdes van de kolom te verslepen. Een alternatief is door de start- en eindtijd aan te passen aan de onderzijde van het scherm. Stap 9: Klik op de Send knop. Nu is je meeting toegevoegd aan je agenda en zijn uitnodigingen verzonden aan de genodigden in de Scheduling Assistant. Getting started with Exchange Calendar

7 Maak een All Day Event Stap 1: Klik op de New knop. Stap 2: Geef Subject en Location aan van de event in de daartoe bedoelde velden. Zet een vinkje in het vakje bij All day event. Stap 3: Pas zo nodig de velden Start time en End time aan van je event. (Let op: de tijd velden kan je niet aanpassen) Stap 4: Klik Save & Close. De event verschijnt in je calendar. Maak een appointment, meeting of all day event herhalend (recurrent) Stap 1: Om een afspraak te herhalen: op de Appointment tab, in de Options groep, klik op Recurrence. Stap 2: Selecteer een herhalings-patroon (Daily, Weekly, Monthly, Yearly) en selecteer dan de opties voor de herhaling. Getting started with Exchange Calendar

8 Reageer op een meeting-verzoek Je kan op twee verschillende manieren op een meeting-verzoek reageren. 1. Als je je mail via Microsoft Exchange ontvangt, kan je reageren via de mail zelf. Klik op de afbeelding die van toepassing is in de Appointment tab in de Respond groep. Let op: als je een meeting-verzoek verwijdert zonder daarop gereageerd te hebben, dan verdwijnt de meeting onmiddellijk uit je calendar, en stuur je geen respons naar de organisator. 2. Het meeting-verzoek verschijnt in je calendar en je kan reageren door er dubbel op te klikken. Als je bent uitgenodigd voor een meeting die je niet kan bijwonen, dan kan je de meeting ook direct uit je calendar verwijderen. Outlook verandert jouw reactie dan naar declined. Stap 1: Klik op de appointment die je wil verwijderen. Druk op de Delete toets op je toetsenbord. Stap 2: Outlook zal je er aan herinneren om de meeting organisator op de hoogte te stellen. Selecteer je antwoord en klik op OK. Stel een reminder in of verwijder deze Voor nieuwe calendar afspraken Stap 1: In het Tools menu: klik op Options. Stap 2: In de Preferences tab: selecteer of verwijder het vinkje bij het veld Default reminder om de reminder automatisch aan of uit te zetten voor nieuwe afspraken. Voor bestaande afspraken Stap 1: Open de afspraak, of, als de afspraak herhalend is, de serie afspraken. Stap 2: In de Appointment tab in the Options groep: klik op de Reminder lijst en selecteer None of de tijdeenheid waarop je herinnerd wilt worden aan de afspraak. Getting started with Exchange Calendar

9 Richt een Group Schedule in Group Schedules geven je een overzicht over meerdere mensen en resources zodat je snel kan zien wanneer deze beschikbaar zijn. Van Group Schedules kan je gelijk gebruik maken en hoef je geen appointment te openen, zoals bij de Scheduling Assistant. Maak een Group Schedule Stap 1: In het Actions menu: klik op View Group Schedules Of klik op de View Group Schedules knop in de werkbalk. Stap 2: In het Group Schedules scherm: klik op New. Getting started with Exchange Calendar

10 Stap 3: Typ een naam voor de nieuwe group schedule, en klik dan op OK. Stap 4: De Group Scheduler verschijnt op het scherm. Klik op Add Others en klik dan op Add from Address Book (Let op: Public Folders worden niet ondersteund.) Stap 5: Selecteer de namen die je wil toevoegen en klik dan op Save and Close. Maak een meeting met de group schedule Stap 1: Klik op de View Group Schedules knop in de werkbalk. Stap 2: In het Group Schedules scherm: selecteer de group schedule die je wil gebruiken en klik op Open. Getting started with Exchange Calendar

11 Stap 3: De Group Scheduler verschijnt in je scherm, klik op Make Meeting. Mail een calendar naar iemand Stap 1: Klik met de rechter muistoets op de calendar die je wil versturen en selecteer de optie Send via Stap 2: Geef aan welke calendar informatie je wil versturen door de Date Range en de calendar Details te selecteren. Klik op OK. Stap 3: Vul de velden To en Subject in en klik op the Send knop. Getting started with Exchange Calendar

12 Deel je standaard Calendar folder De standaard calendar folder in Outlook wordt in ieder Outlook-profiel aangemaakt. Deze folder kan niet hernoemd of verwijderd worden. Door te delen kan je een andere gebruiker toegang geven tot deze folder. Deze persoon kan dan alle details zien van jouw calendar afspraken. Als je de gebruiker toestemming geeft, kan de persoon ook items maken, aanpassen en verwijderen in de gedeelde map. Een gedeelde calendar genereert geen s naar de mensen die de calendar delen. Met een specifiek persoon Stap1: In het Calendar Navigation Pane: klik op de Share My Calendar link. Stap2: Typ het e mail adres in van de ontvanger(s). Aanvullend kan je nog toegang vragen om de standaard calender folder van de ontvanger in te zien. Om dat te doen, zet je een vinkje in het vakje bij Request permission to view the recipient s Calendar (je krijgt dan leesrechten). Stap 3: Typ een boodschap en klik op Send. Stap 4: Als de informatie in het scherm correct is, klik op OK. Met iedereen Stap 1: In het Navigation Pane, klik met de rechter muistoets op the standaard calendar map. Deze staat normaal gesproken onder My Calendars en wordt weergegeven als Calendar. Stap 2: Klik op Change Sharing Permissions, de Permissions tab opent zich. Getting started with Exchange Calendar

13 Stap 3: In de Permissions tab, in de Name box: klik op Default. Stap 4: In de Permission Level lijst: selecteer een toegangsniveau, bijvoorbeeld Reviewer als je wil dat iedereen alle details kan zien van jouw afspraken. Klik op OK. Open de calendar van een andere gebruiker Stap 1: In het File menu: klik op Open en vervolgens op Other User s Folder. Stap 2: Klik op Name om de Global Address List te openen. Getting started with Exchange Calendar

14 Stap 3: Geef de achternaam in, klik op Go en selecteer de persoon wiens calendar je wil openen. Stap 4: Klik op OK Afhankelijk van hoe de toegangsrechten zijn ingesteld bij de persoon wiens agenda je wil inzien, zal een van de volgende zaken zich voordoen: 1. De calendar wordt weergegeven naast de jouwe en je kan alle details van de calendar zien. Als je geen rechten hebt om de calendar te zien, krijg je de volgende melding. Klik op Yes and verzend het verzoek om de calendar te delen. 2. De calendar wordt weergegeven naast de jouwe maar omdat je niet voldoende inzagerechten hebt (bijvoorbeeld alleen free/busy informatie) komt er een melding aan de rechterzijde van de taakbalk. In the Navigation Pane: klik op de Share My Calendar link. Typ het adres in van de ontvanger. Zet een vinkje in het hokje naast Request permission to view the recipient s Calendar. Typ een boodschap en klik op Send Getting started with Exchange Calendar

15 Bekijk calendars Je kan een tweede calendar openen in een nieuw scherm en zo maximaal 30 calendars naast elkaar bekijken. Je kan ook calendars over elkaar heen leggen, om zo de calendars transparant op elkaar te zien. Dat is handig wanneer je een tijdstip wil vinden dat in meerdere agenda s beschikbaar is. Open een calendar in side-by-side view Stap 1: In Calendar, in het Navigation Pane: zet een vinkje in het vakje voor een andere calendar die je wil zien. De calendar die je selecteert, wordt weergegeven naast de calendar die er al staat. Stap 2: Herhaal stap 1 voor iedere calendar die je wilt zien. Bekijk calendars in de overlay mode Stap 1: Op de calendar naam tab klik op. De calendars liggen nu over elkaar heen. Stap 2: Herhaal stap 1 voor iedere calendar die je wilt zien. Getting started with Exchange Calendar

16 Let op: Om een calendar te verwijderen van de overlay calenders: klik op en de tab schuift weer terug naar rechts. op de calendar naam tab Verwijder een Calendar Tijdelijk Stap 1: In het Navigation Pane, onder het kopje People s Calendars:klik op het vinkje voor de naam van de persoon wiens calendar wordt weergegeven op je scherm. Als je het vinkje weghaalt, verdwijnt de calendar van je scherm. Stap 2: Als je de calendar weer wil zien, dan zet je weer een vinkje. Permanent Stap 1: In het Navigation Pane, onder het kopje People s Calendars: klik met de rechter muistoets op de naam van de persoon wiens calendar je permanent wil verwijderen en klik op Delete. Toekennen van Delegate Access Delegate Access voor een calendar is een meer geavanceerde functie dan alleen maar het delen van je calendar folder. Delegate Access wordt meestal gebruikt tussen een leidinggevende en zijn of haar assistent (delegate), waarbij de assistent verantwoordelijk is voor het verwerken van de meetingverzoeken of mails en de agenda van de leidinggevende beheert. Een delegate ontvangt automatisch Send on Behalf rechten. Dat betekent dat jouw delegate het volgende kan doen: Antwoorden op meeting-verzoeken die naar jou als leidinggevende worden gestuurd. Ontvangen van antwoorden op meeting-verzoeken die door jou als leidinggevende verzonden zijn. Organiseren van meetings en deze naar de deelnemers versturen, waarna bij ontvangst naast het From veld Delegate Name on behalf of Manager Name wordt vermeld. Aanzetten van Delegate Access Stap 1: In het Tools menu: klik op Options en klik dan op de Delegates tab Stap 2: Klik op Add. Getting started with Exchange Calendar

17 Stap 3: Geef de achternaam in, klik op Go en selecteer de persoon aan wie je Delegate rights wil toekennen. Stap 4: Klik op Add, en klik dan op OK. Stap 5: Standaard krijgt de delegate Editor (can read, create, and modify items) rechten op jouw calendar folder, met Delegate receives copies of meeting-related messages sent to me. Als een delegate alleen hoeft te werken met meeting-verzoeken en de antwoorden daarop, dan is dit voldoende. Stap 6: Om een mailtje te sturen naar de delegate om deze op de hoogte te stellen van de gewijizgde rechten zet je een vinkje in het vakje voor Automatically send a message to delegate summarizing these permissions. Getting started with Exchange Calendar

18 Stap 7: Standaard worden meeting-verzoeken die aan jou zijn gericht en de antwoorden op meetingverzoeken waar jij de organisator van bent, afgeleverd bij je delegate(s), maar jij ontvangt een kopie. Als je geen kopie wil ontvangen selecteer dan de optie My delegates only en klik op OK. Meer informatie We hopen dat je met deze handleiding een goede start kan maken met Exchange Calendar. Behalve deze handleiding zijn nog meer hulpmiddelen beschikbaar. Ook kan je gebruik maken van diverse trainingsmogelijkheden. Een overzicht daarvan is te vinden op een speciale website: Vragen en/of problemen? Mocht je na het doorlezen van deze handleiding nog vragen of problemen hebben, neem dan contact op met je helpdesk. IT support (voor TSH en de TST locatie Tilburg) I & A (voor TLS) IT Servicedesk (voor TiSEM) SpITS (voor TiSSBeS) ICT Helpdesk (voor TiasNimbas) LIS Service Desk (voor de service departments) Y 313, tel. (013) , lau.dante@uvt.nl M 218, tel. (013) , frw.helpdesk@uvt.nl K 101, tel. (013) , ICT-TiSEM@uvt.nl P 403, tel. (013) , SpITS@uvt.nl T 11, tel. (013) , ict@tiasnimbas.edu Library level 1, tel. (013) , lis-servicedesk@uvt.nl Getting started with Exchange Calendar

19 None (only for default user) Free/Busy time Free/Busy time, Subject, Location None Contributor Reviewer NonEditingAuthor Author PublishingAuthor Editor PublishingEditor Owner Bijlage Rechten in Outlook 2007 met Exchange 2010 Calendar rechten laten je zien wie toegang heeft tot je calendar en de rechten die zijn toegekend. Rechten niveaus Rechten Send Meeting Request x x x x x x x x x x x CreateItems x x x x x x x ReadItems Full Details x x x x x x x ReadItems Free/Busy time, x x Subject, Location ReadItems Free/Busy time x ReadItems None x CreateSubfolders x x x FolderOwner x FolderContact x FolderVisible x x x x x x x x EditOwnedItems x x x x x EditAllItems x x x DeleteOwnedItems x x x x x DeleteAllItems x x x Let op: In OWA is het niet mogelijk om je calendar te delen op een hoger niveau dan Reviewer! Calendar rechten die zijn aangepast in Outlook kunnen niet aangepast worden in Outlook Web App. Getting started with Exchange Calendar