Uw organisatiesysteem in MS Outlook 2010

Transcriptie

1 Uw organisatiesysteem in MS Outlook 2010

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding s beheren... 4 Eenmalige setup Tasks... 6 Eenmalige setup Calendar

3 Inleiding U zoekt een systeem om uw taken beter en gemakkelijker te organiseren? U zou graag een goed overzicht hebben op uw agenda? Of u brengt meer tijd in uw mailbox door dan wenselijk? Deze handleiding helpt u om uw eigen organisatiesysteem op te zetten. Stap per stap loodsen we u doorheen het proces. Binnen 20 minuten hebt u dan de basis voor uw eigen systeem. 3

4 s beheren 1. Eén fundamentele succesfactor: een lege Inbox Houd uw mailbox leeg. Zo behoudt u altijd de controle over uw mails en kan u beter opvolgen wat nog behandeld moet worden. Hieronder volgen een aantal tips om uw Inbox leeg te krijgen en te houden. Delete de overbodige s Creëer een en een For in uw inbox. Minder dan twee minuten nodig voor een ? Behandel deze dan bij de eerste lezing. Sorteer behandelde s in uw Archief. Delegeer onmiddellijk s die u zelf niet wenst te behandelen Sleep deze Sent mail in een map Waiting For folder. 4

5 2. Organiseer s die actie vereisen Het is handig om s die in de toekomst nog een actie vragen meteen te linken aan een taak. Het gaat weliswaar enkel om s die u niet vandaag of morgen wenst te behandelen. In dat geval is de actiefolder wellicht een betere optie. Sleep met de rechtermuisknop de naar: Tasks > Move Here as Task with Attachment > Formuleer de actie in het onderwerp van de taak > Save and Close. 5

6 Eenmalige setup Tasks In dit deel passen we de weergave in uw takenlijst aan. Zo bewaart u gemakkelijker het overzicht van uw projecten. Maar eerst beginnen we met het opschonen van uw takenlijst. Ga meteen verder naar stap 3 als uw takenlijst al leeg is. 1. Ga naar Tasks Kies Tasks i.p.v. To-Do List links boven. 2. Verwijder oude taken onder Tasks U kunt taken weghalen door op Delete te drukken of door hen aan te vinken. Druk uw huidige takenlijst af en houd het document bij. Later kan u eventueel deze taken in uw systeem zetten. 3. Pas de rangschikking van de items in uw takenlijst aan In het systeem werken we met categorieën. Categories bepalen dus best de volgorde van onze taken. Klik View tab -> Arrangement -> Categories 6

7 We kiezen voor de eenvoudigste weergave van onze taken met enkel de essentiële informatie. Klik daarom in het lint van Home in de tab Current view de optie Simple List. 4. Pas de kolommen verder aan Klik View > View Settings Klik Columns > Add / Remove > Show these columns in this order 7

8 Klik in de linkerkolom op Notes en Attachement > Klik Add om hen naar de rechterkolom te brengen. Klik in de rechterkolom op Flag Status > Klik Remove om het item naar de linkerkolom te verplaatsen. U bekomt het volgende resultaat: 8

9 5. We verfijnen de Simple List-weergave verder en stellen in dat het systeem uw taken oplopend groepeert (niet noodzakelijk uit te voeren). Heeft u een belangrijke taak uitgevouwen? We zorgen ervoor dat het systeem dit ook onthoudt. Klik Group By > Categories : Ascending Klik Expand/collapse defaults : As last viewed Klik OK. 9

10 6. Het is handig om uw taken ook op onderwerp gesorteerd en oplopend terug te vinden (niet noodzakelijk uit te voeren). Via een kleine aanpassing bij Sort is dat in orde. Klik Sort > Subject > OK 7. We filteren voltooide items uit onze takenlijst met een paar stappen. Dit geeft een beter overzicht op wat er nog wel moet gebeuren. Klik Filter > Advanced 10

11 Klik Field > Frequently-used fields > Complete > Add to List Klik OK. 11

12 8. De takenlijst is gestoeld op het gebruik van categorieën. We passen deze laatste aan om ze en #projecttags aan taken toe te wijzen. Ga naar de tab Home en klik New Task > Categorize > All Categories 9. In de volgende stappen creëren we nieuwe categorieën of geven we oude categorieën een nieuwe naam. Klik New (om een nieuwe categorie aan te maken) Kies optioneel een kleur. Klik OK. Alternatief Klik Rename om een oude categorie een nieuwe naam te geven. 12

13 Heeft u niet meteen inspiratie voor de namen van uw categorieën? Hieronder hebben we alvast een aantal populaire suggesties verzameld: - PROJECT = uw huidige projecten (#) - SITUATIES OM UW TAKEN UIT TE VOEREN (bundelen van -Recurrente vergaderingen -Trein - Uw baas - Rustig uurtje - Homeoffice -. Gefeliciteerd! U heeft uw Task list geconfigureerd. 13

14 Nog enkele tips: Bekijk uw takenlijst wekelijks. Zo behoudt u de controle over uw systeem. Hou het systeem simpel en maak niet te veel categorieën aan. Een collega die tijdens uw vakantie even uw punten opvolgt moet het gemakkelijk kunnen oppikken. Wenst u bepaalde taken voor uzelf te houden? Klik Private in een Calendar- of Task-item. Gebruik Due Dates Wilt u vanuit uw agenda een duidelijk overzicht van de taken die u vandaag uitvoert? Elke taak met een Due Date verschijnt op deze zelfde datum in uw Calendar. 14

15 Eenmalige setup Calendar Wilt u in één oogopslag overzicht op uw taken en agenda? Met de volgende stappen krijgen we Tasks en Calendar in één venster. 1. To-Do Bar in Calendar brengen Laat de To-Do Bar in uw Calendar verschijnen met deze stappen. Layout > View > To-Do Bar > Normal Vink aan : Data Navigator, Appointments, Task List 2. Rangschikking en weergave van To-Do Bar in Calendar We bepalen hier welke elementen we in het To-do-menu zien. Boven Tasks in het To-Do-menu: Rechtermuisklik op Arrange By > Categories Rechtermuisklik opnieuw op Arrange By > View Settings 15

16 Klik in de linkerkolom alle elementen aan > Klik Add om hen naar de rechterkolom te brengen. Klik in de rechterkolom op Flag Status, Start Date, Reminder time, In Folder, Categories, Reminder,Outlook Date File > Klik Remove om deze items naar de linkerkolom te verplaatsen. Klik OK. 16