Etiketten maken met NAW-gegevens uit CasWin Dit document beschrijft hoe u etiketten kunt maken met de NAW-gegevens uit Elsevier CAS Programma. In CasWin Classic kunt u dat op twee manieren doen, in CasWin Database op drie manieren. Hieronder worden alle methoden stap voor stap beschreven. 1 Via menu Rapportages > Etiketten (Classic en Database) 2 Via menu Rapportages > Exporteren (Classic en Database) en Microsoft Word 3 Via menu Rapportages > Querytool (Database), Microsoft Excel en Word Let op! In de databaseversie kunt u met de eerste 2 opties geen etiketten maken van de hele klantenlijst, maar alleen van klanten die op tabblad Uitstel en VA/VT in overzicht alle jaarrecords zijn opgenomen. Voor mailings e.d. raden wij optie 3 aan. 1. Via menu Rapportages > Etiketten (Classic en Database) Open Elsevier CAS Programma Classic of Database. Database: selecteer (indien van toepassing) het gewenste kantoor in de klantenlijst, via de knop Kantoor. Kies in menu Rapportages de optie Etiketten. Vul de linkermarge (in aantal tekens/karakters), de etikethoogte in regels en het aantal etiketten per pagina in. Geef eventuele selecties aan (bijv. type klant). Zorg dat de printer gereed is en geladen is met de vellen met etiketten. Desgewenst kunt u de printerinstellingen aanpassen via menu Bestand > Printerinstellingen. Klik op de knop Afdrukken. 2. Via menu Rapportages > Exporteren (Classic en Database) en Microsoft Word Open Elsevier CAS Programma Classic of Database. Database: selecteer (indien van toepassing) het gewenste kantoor in de klantenlijst, via de knop Kantoor. Kies in menu Rapportages de optie Exporteren. Vink de NAW-velden (Naam cliënt, Adres, Postcode en woonplaats) en eventuele andere velden aan. Geef eventuele selecties aan (bijv. type klant). Kies het exportformaat Met tabs gescheiden. Op het scherm staat het opslaggebied aangegeven (Classic-versie: dit is dezelfde directory als het uitstelbestand). Klik op de knop Exporteren. Er verschijnt een melding waar het bestand wordt opgeslagen. De naam van het bestand is export.txt. Klik op de knop Ok. Als er al een bestand met de naam export.txt aanwezig is, krijgt u de vraag of dit bestand kan worden overschreven. Klik op Ja als het kan worden overschreven. Wilt u het bestaande bestand behouden, dan moet u het zelf via de Verkenner naar een andere directory verplaatsen (als u Nee kiest, wordt geen exportbestand gemaakt). Volg verder de stappen zoals staat beschreven bij Microsoft Word op blz. 3. 19-12-14 versie 1.1 pag. 1 2009 Reed Business Information
Etiketten maken met NAW-gegevens uit CasWin 3. Via menu Rapportages > Querytool (Database), Microsoft Excel en Word Open Elsevier CAS Programma Database. Kies in menu Rapportages de optie Querytool. U komt op tabblad Alle klanten. Als u wilt ontdubbelen voor aangever en partner die op hetzelfde adres wonen, maak dan de kolom Plaats zichtbaar. En sorteer deze kolom door klikken op de kolomkop. Later, in het Excel-werkblad, kunt u dan de partners eenvoudig ontdubbelen. Kies bij Voorletters in de naam de optie Vooraan. Klik op de knop Kies kolommen. Klik op de knop Beginwaarden en bevestig deze keuze door op Ja te klikken. Haal de vinkjes weg bij TypeKlantKleur, Rec. ID, Klantnummer, Type klant, (So)finummer enz. Zet vinkjes bij de velden Adres, Postcode en Plaats. Zet eventueel vinkjes bij Titel, Locatie en Land als u wilt dat deze velden op de etiketten vermeld worden. Klik op Sluiten. Geef eventuele selecties aan (bijv. type klant). Klik op de knop Excel. Microsoft Excel wordt geopend met de resultaten van de query. De partners staan nu bij elkaar, deze kunt u in het Excel-werkblad verwijderen. Verwijder de rijen met de selectiecriteria zodat de veldnamen (zoals Titel, Naam, Adres en Plaats) in de eerste rij komen te staan. Verwijder ook de kolommen PartnerID, Aangever of partner en (indien van toepassing) Rec. ID. Sla dit bestand op. Onthoud de naam van het bestand en de directory waar u het heeft opgeslagen. Volg verder de stappen zoals staat beschreven bij Microsoft Word 2010 op pag. 3 of Mocirosoft Word 2003 op pag. 7 19-12-14 versie 1.3 pag. 2
Etiketten maken met NAW-gegevens uit CasWin met MS Word 2010 Microsoft Word 2010 Open Microsoft Word 1 en begin met een nieuw, leeg document. Kies boven in het lint het tabblad Verzendlijsten Klik op Adressen selecteren en Bestaande lijst gebruiken Navigeer naar de map waar het MS Excel bestand staat en open het. Klik op het Etiketten. Het volgende scherm verschijnt: Via de knop Opties kunt u aangeven welke etiketten u wilt afdrukken, zodat de inhoud (de afgedrukte gegevens) wordt uitgelijnd op de etiketten. (Vervolg op volgende pagina) 1 De stappen en afbeeldingen in dit document zijn gebaseerd op MS Word 2010. Het is mogelijk dat oudere of nieuwere versies van MS Word enigszins afwijken. 19-12-14 versie 1.3 pag. 3
Etiketten maken met NAW-gegevens uit CasWin met MS Word 2010 Kies eerst de juiste instellingen voor de printer. Kies vervolgens de fabrikant van de etiketten en selecteer het gebruikte type etiket. U kunt deze informatie op de verpakking van de etiketten vinden. Let op! Als uw etiket niet in de lijst Etiketten voorkomt, klikt u op de knop Nieuw en maakt u een nieuwe etiketindeling. Met behulp van een liniaal kunt u eenvoudig de afmetingen van het etiket vaststellen. Als u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op OK. U bent nu terug in het scherm Enveloppen en Etiketten. Klik nu op de knop Nieuw document er wordt een etikettenpagina aangemaakt. Ga weer naar tabblad Verzendlijsten. Klik op Adressen selecteren om het Excel bestand te openen Klik vervolgens op Samenvoegvelden invoegen. Het volgende scherm verschijnt (z.o.z.): 19-12-14 versie 1.3 pag. 4
Etiketten maken met NAW-gegevens uit CasWin met MS Word 2010 Selecteer het eerste veld dat u op het etiket wilt hebben. Klik op de knop Invoegen. Herhaal dit voor alle velden die u wilt opnemen en klik vervolgens op Sluiten. De velden staan nu achter elkaar in het eerste etiket. Druk aan het einde van ieder veld op Enter zodat de velden onder elkaar komen te staan. Zet de cursor onder het laatste veld. Klik in het lint op Regels en selecteer Volgende record. 19-12-14 versie 1.3 pag. 5
Etiketten maken met NAW-gegevens uit CasWin met MS Word 2010 Selecteer de velden van het eerste etiket, kopieer dit (Ctrl+C) en plak dit (Ctrl+V) in de overige etiketten op de pagina: Klik op Voltooien en samenvoegen en op Afzonderlijk documenten bewerken om alle etiketten aan te maken. Wilt u dit etikettendocument vaker gebruiken, sla het dan op. Zorg dat de printer gereed is en de vellen met etiketten geladen zijn. Druk de etiketten af. 19-12-14 versie 1.3 pag. 6
Etiketten maken met NAW-gegevens uit CasWin met MS Word 2003 Microsoft Word 2003 Open Microsoft Word 2 en begin met een nieuw, leeg document. Kies de menuoptie Extra > Brieven en verzendlijsten > Enveloppen en etiketten. Klik op het tabblad Etiketten. Het volgende scherm verschijnt: Via de knop Opties kunt u aangeven welke etiketten u wilt afdrukken, zodat de inhoud (de afgedrukte gegevens) wordt uitgelijnd op de etiketten. Kies eerst de juiste instellingen voor de printer. Kies vervolgens de fabrikant van de etiketten en selecteer het gebruikte type etiket. U kunt deze informatie op de verpakking van de etiketten vinden. 2 De stappen en afbeeldingen in dit document zijn gebaseerd op MS Word 2003 en MS Word 2002. Het is mogelijk dat oudere of nieuwere versies van MS Word enigszins afwijken. 19-12-14 versie 1.3 pag. 7
Etiketten maken met NAW-gegevens uit CasWin met MS Word 2003 Let op! Als uw etiket niet in de lijst Etiketten voorkomt, klikt u op de knop Nieuw en maakt u een nieuwe etiketindeling. Met behulp van een liniaal kunt u eenvoudig de afmetingen van het etiket vaststellen. Als u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op OK. Klik op de knop Nieuw document. Er wordt een etikettenpagina aangemaakt. Kies in menu Extra de optie Aanpassen of klik in de grijze werkbalk op uw rechtermuisknop. Zorg dat in het tabblad Werkbalken de optie Afdruk samenvoegen is aangevinkt. Klik in de werkbalk 'Afdruk samenvoegen' op het icoontje voor Gegevensbestand openen (tweede icoontje van links). Blader naar de directory waarin het bestand export.txt staat, selecteer dit bestand en klik op de knop Openen. Klik in de werkbalk 'Afdruk samenvoegen' op het icoontje Geadresseerden voor afdruk samenvoegen (derde icoontje van links) om te controleren of u de juiste adressenverzameling heeft. Klik in de werkbalk 'Afdruk samenvoegen' op het icoontje Samenvoegvelden invoegen (zesde icoontje van links). Selecteer het eerste veld dat u op het etiket wilt hebben. Klik op de knop Invoegen. Herhaal dit voor alle velden die u wilt opnemen en klik vervolgens op Sluiten. 19-12-14 versie 1.3 pag. 8
Etiketten maken met NAW-gegevens uit CasWin met MS Word 2003 De velden staan nu achter elkaar in het eerste etiket. Druk aan het einde van ieder veld op Enter zodat de velden onder elkaar komen te staan. Zet de cursor onder het laatste veld. Kies in de werkbalk 'Afdruk samenvoegen' bij de keuzelijst Word-veld invoegen voor de optie Volgende record. Selecteer de velden van het eerste etiket, kopieer dit (Ctrl+C) en plak dit (Ctrl+V) in de overige etiketten op de pagina. Klik in de werkbalk 'Afdruk samenvoegen' op het ABC-icoontje (naast de keuzelijst Word-veld invoegen) en u ziet het resultaat. Klik in de werkbalk 'Afdruk samenvoegen' op het icoontje Samenvoegen naar nieuw document (vierde icoontje van rechts) om alle etiketten aan te maken. Wilt u dit etikettendocument vaker gebruiken, sla het dan op. Zorg dat de printer gereed is en de vellen met etiketten geladen zijn. Druk de etiketten af. 19-12-14 versie 1.3 pag. 9