Unifrme Pensienaangifte Prject Architectuur Bestandsnaam 20130121 UPA Prjectarchitectuur versie 1.1 Versie en -datum 1.0, 21 januari 2013 Laatst bewerkt dr en -datum Pascal van Puijvelde, 21 januari 2013 Pensienfederatie Niets uit deze publicatie mag wrden verveelvudigd en/f penbaar gemaakt dr middel van druk, ftkpie,micrfilm f p welke andere wijze k, znder vrafgaande schriftelijke testemmin.. i van 28 Pagina
Inhud Del en histrie van dit dcument... 4 1 Beschrijving prject... 7 1.1 Aanleiding en cntext... 7 1.2 Prjectpdracht en delstellingen... 7 1.3 Kwaliteitsverbetering... 7 1.4 Stakehlders... 7 1.5 Begde eindsituatie... 9 1.6 Prject afbakening... 9 2 Uitgangspunten en principes... 10 2.1 Reikwijdte Unifrme Pensien Aangifte... 10 2.2 Overzicht behuden p keten van gegevensinwinning... 10 2.3 Identificatie van werkgevers met het lnheffingennummer... 13 2.4 Algemene principes... 13 2.4.1 Gebruik erkende brnnen... 13 2.4.2 Aansluiten p de prcessen salarisadministratie bij de werkgever... 13 2.4.3 Administratie van de werkgever is het uitgangspunt... 14 2.4.4 Gegevensdefinities vlgens erkende standaarden... 15 2.4.5 Vlledigheid van dienstverbanden... 15 2.4.6 Cllectieve vs. Nminatieve lnsm... 16 2.4.7 Verschillende srten regelingen/prducten in de aangifte... 16 2.5 Overeenkmsten met de lnaangifte... 16 2.6 Behud gelijklp met de lnaangifte... 17 2.7 Verschillen met de lnaangifte... 18 2.8 Prductenverzicht en identificatie van een regeling... 18 2.9 Verkrijgen van specifieke gegevens... 20 2.10 Verlf en vrtzetting... 20 2.11 Cntrles en terugkppelen cntrleresultaat... 20 2.12 Uitndigen en bewaken... 20 3 Verspreiding en transprt van het bericht... 21 3.1 Verspreiding... 21 3.1.1 Verspreiding rechtstreeks naar de PUO... 22 3.1.2 Via een (technisch) distributiepunt... 23 3.2 Transprt... 24 3.3 Overwegingen... 24 Pagina ii van 28
3.4 Uitznderingen... 25 4 Organisatie en beheer... 26 4.1 Visie beheerrganisatie... 26 4.2 Taken beheerrganisatie... 26 4.3 Inrichting beheerrganisatie... 27 4.4 Prmtie en cmmunicatie... 27 Pagina iii van 28
Del en histrie van dit dcument Algemeen Begin 2011 is vr het prject Unifrme Pensienaangifte, in pdracht van de Pensienfederatie, een vrnderzek uitgeverd. De richtlijnen en uitgangspunten vr het prject zijn ten in een Pwerpint-presentatie verwrd. De prjectarchitectuur is nader tegelicht, uitgewerkt en verdiept in dit dcument. Het dcument beschrijft de architectuur en principes van de Unifrme Pensienaangifte. Verzendlijst Dit dcument is/wrdt verznden aan: Betrkken uitverder / rl binnen prject Pensienuitveringrganisatie APG Naam medewerker Maurice van Til Ad van Leest Pensienuitveringrganisatie PGGM Jan-Willem van Wijk Tn van den Heven Pensienuitveringrganisatie AZL Pensienuitveringrganisatie MN Js Veldman Js de Kning André Verbeek Pensienuitveringrganisatie A&O Services Pensienuitveringrganisatie TKP Pensienuitveringrganisatie Syntrus Achmea Salaris sftware leverancier RsRs Salaris sftware leverancier Salar Salaris sftware leverancier Exact Salaris sftware leverancier CTB Salaris sftware leverancier Unit4 Luc Bn Gerhard Meulman Pascal van Puijvelde Frans Faber Rik van den Biggelaar Michiel van den Arend Ingmar vn Meyenfeldt Karel van der Heiden Juke Sjaardema Salaris sftware leverancier RAET Fred Asbrek Harld van der Heijden Salaris sftware leverancier Afas Salaris sftware leverancier ADP Guus Schnderbeek Jan Smits Marc Hennekam Salaris sftware leverancier SAP Nederland Pensienfederatie Pensienfederatie Pensienfederatie Le Mmmersteeg Tmas Wijffels, secretaris Cmmissie Gegevensverstrekking Werkgrep Ontwikkelingen & Kansen Pagina 4 van 28
Auteur(s) Dit dcument is geschreven dr: Naam medewerker Functie Rl Pascal van Puijvelde Business Architect Business Architect Rian de Heer Prgramma manager Prgramma manager Frank Rtteveel Business cnsultant Business Architect Wijzigingshistrie De levenslp van dit dcument is als vlgt: Versie Datum Auteur(s) Aanpassing 0.1 30 december 2011 Rian de Heer Eerste cncept 0.2 13 januari 2012 Rian de Heer Tweede cncept p basis van review cmmentaar 0.3 27 januari 2012 Pascal van Puijvelde Aanpassingen nav verleg met PUO s 0.6 12 maart 2012 Pascal van Puijvelde Aanpassingen nav verleg met PUO s 0.7 6 april 2012 Pascal van Puijvelde Aanpassingen nav verleg met PUO s 0.8 14 mei 2012 Frank Rtteveel Aanpassingen nav verleg met PUO s, klaar vr bespreking met salarispartijen 0.91 21 augustus 2012 Pascal van Puijvelde Aanpassingen n.a.v. verleg met Salarispartijen 06-07-2012 0.92 2 ktber 2012 Rian de Heer Aanscherpen frmulering, redactieslag 0.93 5 ktber 2012 Rian de Heer Aanpassingen nav verleg met PUO s 4-10- 2012 1.0 17 ktber 2012 Rian de Heer Definitief maken laatste versie. 1.1 21 januari 2013 Pascal van Puijvelde Aanpassingen n.a.v. aanvullend verleg met Pensienfederatie en Cr Franke Gerelateerde dcumenten De nderstaande dcumenten zijn gerelateerd aan deze prjectarchitectuur: Dcument Versie Datum Auteur Presentatie Advies Unifrme Pensien Aangifte 1.0 21 juni 2011 Rian de Heer Beschrijving bericht UPA 2012 2012.2 28 september 2012 Frank Rtteveel Pagina 5 van 28
Gebruikte afkrtingen De nderstaande dcumenten zijn gerelateerd aan deze prjectarchitectuur: Afkrting PUO PF VB SWO UPA TWK Betekenis Pensienuitveringsrganisatie verzrgt de administratie Pensienfnds pdrachtgever, pensienuitverder Vereniging Bedrijfstakpensienfndsen - kepelrganisatie Sftware Ontwikkelaar leverancier van salarissftware en/f salarisservice bureau Unifrme Pensien Aangifte standaard bericht en verwerkingssystematiek vr het uitwisseling van ln- en dienstverbandgegevens tussen werkgever en pensienuitveringsrganisatie d.m.v. een kppeling met het salarispakket Terug Werkende Kracht crrectie van gegevens met een eerdere ingangsdatum dan het mment van verwerken. Pagina 6 van 28
1 Beschrijving prject 1.1 Aanleiding en cntext De Cmmissie Gegevensverstrekking van de Pensienfederatie heeft tt del het verbeteren van gegevensuitwisseling, zwel nu als in de tekmst, tussen pensienuitverders en haar mgeving. Verbeteringen hebben tt del de kwaliteit van uitveringsprcessen te verhgen en/f administratieve lastenverlichting te realiseren. Mmenteel bestaat de Cmmissie Gegevensverstrekking van de Pensienfederatie uit een afvaardiging (p directieniveau) vanuit diverse pensienuitverders, aangevuld met Gerard Riemen (directeur Pensienfederatie) en secretaris Tmas Wijffels. De cmmissie heeft een inventarisatie laten uitveren van tekmstige ntwikkelingen en mgelijkheden tt administratieve lastenverlichting in de pensiensectr. Een van de uitkmsten van deze inventarisatie was de mgelijkheid m te kmen tt een standaard vr het vlautmatisch uitwisselen van salarisgegevens met werkgevers en administratiekantren, gebaseerd p het lnheffingbericht van de Belastingdienst. 1.2 Prjectpdracht en delstellingen De pdracht is het mgelijk maken van digitale gegevensaanlevering dr werkgevers (mgelijk via intermediairs zals administratiekantren f salarisverwerkers) via een directe kppeling met salarispakketten, p basis van het lnheffingbericht en bijbehrende systematiek van de Belastingdienst. 1.3 Kwaliteitsverbetering De vlgende kwalitatieve baten wrden verwacht: Werkgevers/administratiekantren/PUO s: minder handwerk, geen dubbele inver meer, minder futen, cntrleerbare verwerking, minder verschillende manieren van aanlevering PUO s/pf s: kwalitatief betere gegevens leiden tt juistere, snellere betaling van premies, minder vragen Pakketleveranciers: minder verleg, minder nderhud ndig, snellere aanpassingen mgelijk De vlgende kwantitatieve baten wrden verwacht: Vr werkgevers/administratiekantren die ng (semi-)handmatig aanleveren levert dit bij benadering 10,- per actieve deelnemer p Vr PUO s: is dit afhankelijk van de huidige autmatiseringsgraad van de PUO; Minder ksten sftwarentwikkelaars dr minder varianten in de uit te wisselen bestandsfrmaten Het inveren van de Unifrme Pensien Aangifte (UPA) is echte lastenverlichting en heeft een psitieve uitstraling p de gehele bedrijfstak. 1.4 Stakehlders In de mgeving van het prject UPA zijn de vlgende stakehlders en hun belangen nderkend; Opdrachtgever Opdrachtgever vr het inwinnen en beheren van gegevens is het bestuur van het (pensien)fnds. De invering van UPA raakt de ttale prpsitie en delstellingen van een pdrachtgever: Gezndere financiële situatie Lagere debiteurenstanden Verlaging ksten administratieve uitvering Transparantere uitvering facturatie Pagina 7 van 28
Betere risicbeheersing Beter imag Hgere tevredenheid deelnemers Hgere tevredenheid werkgevers Vlden aan zrgplicht en regelgeving Meer mgelijkheden tt handhaving en cntrle p juiste tepassing pensienreglement Nte: naast het administreren van (bedrijfstak)pensienregelingen verzrgt de pensienuitverder vaak k de administratie van VUT, Sciaal Fnds en andere ca-regelingen vr verschillende bedrijfstakken. Ok de besturen vr deze regelingen wrden hier beschuwd als pdrachtgever. Pensienuitverder De belangrijkste afnemer van de ingewnnen gegevens is de pensienadministratie die, in pdracht van het pensienfndsbestuur, wrdt geverd dr de pensienuitveringsrganisatie (PUO). Het is de taak van de pensienadministratie te zrgen vr de crrecte pbuw van de rechten van de deelnemers, infrmatievrziening hierver en innen van de verschuldigde premies. Invering van de UPA raakt de PUO: Pensienadministratie wrdt direct gekppeld aan salarisadministratie Kwaliteit uitvering Opbuw is direct te relateren aan aangeleverde lngegevens Actueel, juist, vrspelbaar dr direct gebruik van brngegevens uit de salarisadministratie Vlledig dr vlautmatische kppeling en brging vlledigheid dr vrkmen handmatig ingrijpen (handmatig ingrijpen alleen mgelijk bij hge uitzndering) en synchrn lpen met lnaangifte Aantnbare kwaliteit uitvering dr traceerbaarheid tt aan de brn Cmpliant aan wet- & regelgeving Inzender De inzenders van gegevens zijn de - dr de werkgever benemde - partijen die de salarisadministratie verzrgen en infrmatie verstrekken aan diverse instanties zals de Belastingdienst en de pensienuitverder. De inzender heeft belang bij het realiseren van administratief gemak; Minder tijd (en dus ksten) ndig m aan verplichting te vlden Gegevensaanlevering in 1 keer ged Prcessen Pensienuitverder sluiten aan p eigen prces Eenvudig en tijdige betaling pensienpremies Beter imag naar werknemers Pagina 8 van 28
Sftwareleveranciers Belangen van de salarissftwareleveranciers hierin zijn; adequate ndersteuning van de salarisadministratie dr juistheid rekenregels en bijhrende parameters (premiepercentages, grenswaarden etc.) functinele uitwerking bedrijfsvering; lage(re) beheersksten; hge klanttevredenheid. 1.5 Begde eindsituatie Vanuit de salarisadministratie van de werkgevers wrden geheel autmatisch peridiek de gewenste gegevens aangeleverd t.b.v. de vr de werkgever relevante pensienfndsen en sciale regelingen (incl. VUT). Hierbij wrdt gebruik gemaakt van één berichtfrmaat dat wrdt beheerd dr een samenwerkingsverband van de deelnemende pensienuitverders en een vertegenwrdiging van de salarissftware-ntwikkelaars. Deze vlautmatische salariskppeling bevat alle gegevens die ndig zijn vr adequate premieberekening, facturering en rechtenpbuw. Uitgangspunt hierbij vrmen de gegevens in de salarisadministratie van de werkgever, die als betruwbaar en van hge kwaliteit wrden aangemerkt. De werkgever is in staat m fndsspecifiek de juiste gegevens aan te leveren. De aanlevering van gegevens staat ls van de verwerking dr de pensienuitverders in hun rechtenadministraties en de facturering. 1.6 Prject afbakening Het prject kent de vlgende afbakening: Eén functineel en technisch frmaat gebaseerd p de aanleversystematiek vr de lnheffingen aan de Belastingdienst. Dit betekent dat dr de werkgevers geen mutaties maar (maandelijkse/4 wekelijks) standen wrden geleverd. Beperkte flexibiliteit in bericht ndig vr fnds-/uitverders specifieke gegevens via duidelijk taxnmie Bericht bevat minimaal de werknemergegevens (persn en dienstverband) + actuele peridieke inkmsten (p het niveau pensiengevend ln, er wrden geen lsse lncmpnenten uitgevraagd) Uitgangspunt is dat aanlevering van gegevens direct vanuit het salarispakket geschiedt via een beveiligde FTP- en/f webservices-verbinding. De delgrep vr UPA is primair BPF-en, maar UPA is ptentieel k inzetbaar vr OPFen, pensien- en inkmensverzekeraars. Pagina 9 van 28
2 Uitgangspunten en principes 2.1 Reikwijdte Unifrme Pensien Aangifte De Unifrme Pensien Aangifte is in eerste instantie gericht p de Bedrijfstakpensienfndsen, Ondernemings- en Berepspensienfndsen, VUT-, sciaal fnds en andere ca-regelingen die dr de Pensienuitveringsrganisatie wrden geadministreerd. Van belang hierbij is dat: - niet altijd alle regelingen vr een bedrijfstak bij één uitverder geadministreerd wrden, en - de werkgever iet altijd deelneemt aan alle regelingen binnen de bedrijfstak (dispensatie). Werkgevers die zijn aangeslten bij een f meerdere van deze regelingen gaan gebruik maken van de Unifrme Pensien Aangifte. De werkgever is aangeslten bij één f meerdere uitverders. Pensienverzekeraars zijn ng niet betrkken bij de realisatie van de Unifrme Pensienaangifte. Het is vr pensienverzekeraars wel mgelijk gebruik te gaan maken van de Unifrme Pensienaangifte. 2.2 Overzicht behuden p keten van gegevensinwinning De brn van de salarisadministratie ligt bij de werkgever, waarna verschillende bewerkingen plaatsvinden p de gegevens vrdat deze bij de pensienuitveringsrganisatie wrden afgeleverd. De bewerkingen wrden uitgeverd dr verschillende rllen die dr 1 f meerdere en k verschillende ketenpartijen kunnen wrden uitgeverd. Het is belangrijk deze keten te kennen zdat altijd duidelijk is: wie kan wrden aangesprken p de juistheid van de structuur van het bericht, en wie kan wrden aangesprken p de juiste inhud van het bericht. Hiernder is schematisch weergegeven he deze keten er uit ziet: Verzrgt de administratie en inhudelijk verantwrdelijk vr de aangifte; De aangever Verzrgt het insturen van de berichten vlgens de gemaakte afspraken; De inzender Werkgever Administratie Salarisverwerking Bericht maken Distributie Pensien Uitverings Organisatie Terugkppeling verwerkbaarheid Terugkppeling inhudelijk De vlgende ketenpartijen wrden nderkend: Werkgever De werkgever is wettelijk verplicht tt het veren van een lnadministratie. De werkgever is verantwrdelijk vr de juistheid van de administratie. De werkgever kan wrden aangesprken p de juistheid van de inhud van het bericht. Pagina 10 van 28
Administrateur De werkgever kan het veren van de administratie delegeren aan een administrateur. Deze kan, indien vereengekmen met de werkgever, wrden aangesprken p de inhud van de administratie en dus de juistheid van de inhud van het bericht. Salarisverwerker De dienst(verlener) die zrgt vr de salarisverwerking respectievelijk de leverancier van sftware die de salarisverwerking ndersteunt. De gebruikte sftware bevat lgica ver de van tepassing zijnde wet- en regelgeving en vert hier cntrles p uit. Berichtsamensteller De dienst(verlener) die zrgt vr het vergaren van de bendigde gegevens en samenstellen van het bericht. Het sftwarepakket kan een gegevensset maken die vlledig vldet aan de eisen van de afnemer. Vrbeeld hiervan is de Lnaangifte vr de Belastingdienst. Vr het verstrekken van gegevens aan verschillende afnemers zijn er k partijen p de markt die dit berichtenverkeer verzrgen. De salaris- en dienstverband gegevens wrden dan, veelal peridiek en in een vast frmaat, beschikbaar gesteld aan een dienstverlener. Deze distilleert de bendigde infrmatie uit de gegevens en stelt een bericht samen vr de afnemer, in het gevraagde frmaat. Het samenstellen van het bericht vr de afnemer wrdt in deze dienstverlening meestal gecmbineerd met het distribueren van de gegevens. Vrbeelden: ABzend van Slera (Zeist) en Benefits Plaza (Rtterdam). Daarnaast biedt de salarissftware de mgelijkheid m eigen rapprtages te maken met behulp van reprting tls en/f exprtfaciliteiten. De eindgebruiker kan dan zelf de gegevens bewerken en verstrekken aan de afnemer. De Berichtsamensteller is de partij/rl die aanspreekbaar is p de juiste berichtstructuur. Distributie De dienst(verlener) die zrgt vr het verstrekken van de berichten. Met het uitbesteden van de salarisadministratie geeft de werkgever in de meeste gevallen k de pdracht vr het verstrekken van gegevens aan belanghebbende afnemers. De afnemer stelt hiervr distributiekanalen beschikbaar zals; Frmulieren data entry dr afnemer Elektrnische frmulieren (internet) data entry dr werkgever f administrateur Uplad en e-mail faciliteiten ntvangen van bestanden B2B Berichtenverkeer geïntegreerde verwerking van berichten tussen 2 partijen (business t business). Vr het B2B berichtenverkeer heeft veelal de salarisverwerker f het sftwarepakket vrzieningen. Dit kan een integraal nderdeel zijn van de salarissftware f een lsse vrziening specifiek vr de distributie. Tevens zijn er verschillende partijen die zich gespecialiseerd hebben in de distributie van gegevens, uitgebreid met vrzieningen vr fiattering, authenticatie en autrisatie. Vrbeelden: Lnsm BAPI van Micrln (Leiden), Aangifte Service van CreAim (Zaandam), Oculus Transfer van Panthen Autmatisering (Weesp). Pagina 11 van 28
Per werkgever kan de keten p een andere wijze zijn samengesteld uit dienstverlenende schakels en hulpmiddelen. Dr inzicht te krijgen in de kwaliteit van iedere afznderlijke schakel kan gericht wrden teruggekppeld en kunnen verbeteracties wrden geïnitieerd. Benemde relevante partijen Vr de UPA-keten is het uitgangspunt dat de PUO weet Wie de administrateur is van de werkgever ( de aangever ) de werkgever en/f de administrateur is verantwrdelijk vr het tijdig en cmpleet aanleveren van de gegevens krijgt terugkppeling p de inhud van de aangeleverde gegevens kent geen unieke standaard identificatie, de PUO zrgt hier zelf vr cntactgegevens zijn in het UPA-bericht pgenmen Wie de leverancier is van de salarissftware waarmee de salarisverwerking is gedaan krijgt rapprtages waaruit de kwaliteit van de werking van de salarissftware blijkt wrdt in verleg tussen de leverancier, PUO en de administrateur verschillen pgelst de leverancier is eenduidig te herkennen aan de naam van de sftware, zals pgenmen in het UPA-bericht het UPA-bericht bevat een verwijzing naar de versie van de sftware Wie de berichtverstrekker is ( de inzender ) de berichtverstrekker is verantwrdelijk vr de verwerkbaarheid van de gegevens en het geautriseerd aanleveren de berichtverstrekker krijgt de terugkppeling ver de verwerkbaarheid van het bericht het met mgelijk zijn dat de inzender berichten stuurt, znder naar de inhud van het bericht te kijken en/f daar wijzigingen in aan te brengen bij het ntvangen van het bericht is bekend wie de (geautriseerde) partij is die het bericht inzend, het UPA-bericht bevat geen infrmatie mtrent de inzender. Pagina 12 van 28
2.3 Identificatie van werkgevers met het lnheffingennummer Pas p het mment dat een nderneming persneel in dienst heeft, is er sprake van een werkgever. Vanaf het mment dat de nderneming de intentie heeft m persneel in dienst te nemen, en hiervr bij de Belastingdienst een lnheffingennummer heeft aangevraagd, is de nderneming verplicht m lnaangifte te den. De UPA vlgt deze systematiek niet vlledig; als de nderneming activiteiten verricht die vallen binnen de werkingssfeer van een bedrijfstakregeling maar ng geen persneel in dienst heeft, is er weliswaar sprake van verplichtstelling maar kan de werkgever alleen een lege aangifte den. In de systematiek van de UPA hrt de werkgever, analg aan de lnaangifte, in dit geval een nihilaangifte den maar het is aan de individuele PUO s he ze hier mee m willen gaan. In de salarisverwerking wrdt gebruik gemaakt van de indeling naar zgenaamde administratieve eenheid. Deze is afgeleid van de fiscale indeling van ndernemingen, tekenning van de administratieve eenheid wrdt gedaan dr de Belastingdienst. Identificatie van de administratieve eenheid is het unieke fiscale nummer van de nderneming, gevlgd dr één f meerdere subnummers. Vr de lnheffingen is een aparte letter pgenmen in de identificatie, het lnheffingennummer. Vrbeeld: 123.456.789L01. Identificatie van de relatie d.m.v. het lnheffingennummer is ndzakelijk m de ntvangen lnen dienstverbandgegevens uniek te kunnen registreren. Het lnheffingennummer van de werkgever zal in de administratie van de pensienuitveringsrganisatie meten wrden pgenmen. Niet alle PUO s maken reeds gebruik van het lnheffingsnummer m (nderdelen van) werkgevers uniek te identificeren, smmige gebruiken een uniek, PUO-gebnden aansluitnummer. Om de aansluiting p de laatst genemde werkwijze te behuden is in UPA k het aansluitnummer als rubriek pgenmen. Hiermee kan de PUO herleiden welke inkmstenverhudingen bij welk aansluitnummer verantwrd meten wrden. 2.4 Algemene principes Het verkrijgen van gegevens uit de salarisadministratie van de werkgever wrdt ingericht naar de vlgende principes; 2.4.1 Gebruik erkende brnnen Verkrijgen bij de werkgever gaat ver die gegevens waarvr de werkgevers de brn is t.b.v. de uitvering van de pensiensregeling vr werknemers. Mtivatie: diverse brnnen zijn beschikbaar vr het verkrijgen van gegevens. Gegevens waarvr andere erkende brnnen beschikbaar zijn vr de PUO, wrden in de verwerking niet bij de werkgever uitgevraagd. Wij hanteren als leidende brn vr het verkrijgen van infrmatie ver dienstverband en salaris de salarisadministratie van de werkgever. 2.4.2 Aansluiten p de prcessen salarisadministratie bij de werkgever Vr het verkrijgen van de gegevens bij de werkgever sluit de Unifrme Pensienaangifte aan p bij de werkgever gangbare prcessen. Gegevens ver salaris- en dienstverband wrden peridiek verwerkt in de salarisadministratie bij het berekenen en uitkeren van nett lnen. Aan de Belastingdienst wrdt dr de werkgever hierver aangifte gedaan (Lnaangifte). We sluiten aan p deze systematiek m diverse redenen: Bekend prces Sinds 2006 peridieke aangifte (4-wekelijks, maandelijks) Pagina 13 van 28
Gestandaardiseerd Dr Belastingdienst pgelegde standaard, verankerd in wetgeving Walvis, ingeverd in de salarisadministratiesftware Overeenkmsten De vr de pensienuitvering bendigde gegevens kmen vr meer dan 50% vr in de gegevensset van de Lnaangifte Premieberekening en facturering De werkgever berekent maandelijks de verschuldigde pensienpremie vr cllectieve regelingen 1. Deze kan wrden verrekend in de salarisbetaling aan de werknemer. Met de UPA infrmeert de werkgever de pensienuitverder ver de berekende grndslagen en premiebedragen. Het daadwerkelijk berekenen van de premie en facturatie daarvan kan ls van de aangifte plaatsvinden; het gerapprteerde bedrag kan direct in rekening wrden gebracht f de premie kan pnieuw wrden berekend en daarna gefactureerd dit is een keuze vr de pensienuitverder. 2.4.3 Administratie van de werkgever is het uitgangspunt De administratie van de werkgever is de basis vr verwerking. Wat de werkgever aanlevert is per definitie juist. Via een separaat handhavingprces kunnen de pensienuitverders cntrles p vlledigheid en juistheid uitveren. In het nderstaande plaatje is weergegeven in welke stappen in een salarispakket tegewerkt wrdt naar een premiegrndslag en een bijbehrende premie. Hieruit blijkt dat het pensienfnds geen invled uit kan efenen welke lncmpnenten in het salarispakket wrden ingericht m te kmen tt een uitbetaling van salaris. In een pensienregeling wrdt een definitie gegeven van een pensiengevend ln, waarbij in een salarispakket vr elke lncmpnent wrdt aangegeven f deze pensiengevend is f niet. Regelingverzicht Arbeidsvereenkmst Regeling Maxima, franchise e.d. Premie% Lncmpnencmpnent Ln- Lncmpnent Regeling ln Premie grndslag Premie Vaststellen van het regelingln p basis van de lncmpnenten is een taak vr het salarispakket. Het persneelssysteem (f vergelijkbare brn) vertaalt de arbeidsvrwaarden naar relevante lncmpnenten. Het salarispakket met bekend zijn met de regeling zdat de juiste lncmpnenten wrden meegenmen in de berekening van het regelingln. Cntrle p het crrect tepassen van de regeling wrdt apart gerganiseerd en valt buiten de scpe van dit dcument. De PUO kan dit zelf rganiseren, afweging van het risic is een taak van het fndsbestuur. Mgelijkheden zijn bijvrbeeld dit nderdeel te maken van de teststrategie, 1 m.u.v. actuariële premie Pagina 14 van 28
hanteren van het piep-systeem (werknemer herkent het regelingln niet), steekpref achteraf, plausibiliteit dr het vergelijken van het regelingln met andere in UPA beschikbare gegevenselementen zals ln in geld, ln SV e.d. Regelingln, Premiegrndslag en Premie zijn nderdeel van de UPA. PUO kan cntrleren f de crrecte parameters zijn tepast. Het beschikbaar stellen van een actueel en vlledig regelingverzicht is een verantwrdelijkheid van de PUO en geeft aan welke maxima en premie% meten wrden tegepast. De aangeleverde gegevens zijn feitelijke beweringen ver het salaris en het dienstverband, die geldig zijn vr het geleverde aangiftetijdvak. De werkgever levert als het ware een ft van de aan zijn medewerkers gedane verlning. Deze gegevens zijn de basis vr premieberekening en facturering bij de pensienuitverder. In de verwerking van de aangeleverde gegevens wrden cntrles uitgeverd gericht p de verwerkbaarheid van de gegevens. Vaststellen van de deugdelijkheid aan de hand van infrmatie uit andere brnnen en de waarschijnlijkheid van de beweringen aan de hand van bijvrbeeld statistische bewerking en steekpreven - hren tt de handhavingsprcessen. In de aanlevering geeft de werkgever expliciet aan p welke mment de bewering is gedaan dr middel van de datum/tijd aanmaak. Deze bepaalt de lgische vlgrde van de beweringen. In de salarisadministratie van de werkgever kan gewerkt wrden vlgens de ln-in f de ln-ver systematiek. De gevlgen van het gebruik van de ene systematiek f de andere systematiek vr de interpretatie van de dr de werkgever geleverde infrmatie wrdt dr elke PUO afznderlijk gedaan. Crrecties in vrgaande bekjaren wrden altijd gedaan in het berichtfrmaat van het betreffende bekjaar en zijn als zdanig herkenbaar als terugwerkende kracht mutaties (TWK). Dit geldt k vr de verwerking van nabetalingen die pensiengevend zijn. 2.4.4 Gegevensdefinities vlgens erkende standaarden Om eenduidig aan te sluiten p de administratie van de werkgever, is aangeslten p gegevensdefinities vlgens erkende standaarden die beheerd wrden dr erkende brnnen. Het prgramma van de verheid Strmlijning Basisgegevens (www.lgius.nl) geeft hiervr de richting. De kppelingen met de werkgever hebben betrekking p salaris- en dienstverbandgegevens. De gebruikte definities in de lnaangifte vrmt de basis vr de UPA. De standaarden van het Suwi gegevensregister (SGR) en de ISO-nrmen zijn hierp het meest van tepassing. Het tevegen van eigen begrippen, rubrieken, kenmerken f cderingen is z veel mgelijk vrkmen. Hiermee wrden k rubrieken verstaan die in het verleden dr de pensienuitverders zijn gedefinieerd waaraan dr de werkgever met wrden gerefereerd. Waar ndzakelijk is een herbruikbaar frmaat vrgesteld. Een cncreet vrbeeld is het gebruik van de berepencde. Er bestaat geen standaard hiervr. Vr elk uitgevraagd gegeven waarvr geen erkende standaard bestaat, is de cdering eenduidig en in samenspraak tussen de samenwerkende PUO s en de sftwareleveranciers gedefinieerd, inclusief het te hanteren dmein. 2.4.5 Vlledigheid van dienstverbanden Verplichte regelingen De PUO s hebben de behefte m een vlledig beeld te hebben van het persneelsbestand van een werkgever, zdat zij kunnen vaststellen f de werkgever de werkingssfeer van een regeling juist heeft tegepast. In de salarisadministratie bevinden zich mgelijk meer dienstverbanden van medewerkers die bv. nder de werkingssfeer van een andere regeling vallen. De werkgever levert daarm alle dienstverbanden die hij in zijn salarisadministratie heeft staan aan alle uitverders waar hij een relatie mee heeft. Elke uitverder selecteert hieruit die dienstverbanden die vr hem van tepassing zijn. Elke uitverder bepaalt zelf he hij mgaat met die dienstverbanden waar hij geen recht p heeft. Pagina 15 van 28
Overige regelingen Het kan vrkmen dat a.) een werkgever bepaalde dienstverbanden niet wil leveren aan het (pensien)fnds f b.) de regeling geen verplicht karakter heeft en/f waarvr de tetsing p werkingssfeer vr de uitvering niet van tepassing is. Een vrbeeld van de 1 e situatie is dat vr het pensien vr een directielid afwijkende afspraken zijn gemaakt, buiten het (pensien)fnds m. De meeste salarispakketten bieden functinaliteit m p het niveau van de inkmstenverhuding de levering van gegevens aan het (pensien)fnds te blkkeren. Per regeling met wrden bepaald f alle inkmstenverhudingen (zie Verplichte regelingen) wrden pgenmen in de aangifte f alleen de relevante inkmstenverhuding (zie verige regelingen). Om een vlledig beeld te hebben van alle inkmstenverhudingen van een werkgever (zie Verplichte regelingen) heeft de werkgever aanvullend de mgelijkheid m persnen uit te znderen in de aangifte. UPA ndersteunt de mgelijkheid m van specifieke inkmstenverhudingen alleen de identificerende gegevens van de inkmstenverhuding en natuurlijk persn te sturen, vergezeld van een cdering waarin de werkgever aan kan geven dat de inkmstenverhuding is uitgeslten van de gegevenslevering. 2.4.6 Cllectieve vs. Nminatieve lnsm Vr bijvrbeeld schlingsfndsen geldt dat de ttale relevante lnsm wrdt uitgevraagd, znder de nderliggende details per werknemer. Hiervr zijn in het cllectieve deel van het UPAbericht vrzieningen beschikbaar. Mcht het ndig zijn dan kan een uitverder hier van afwijken dr deelname aan het schlingsfnds p individuele basis uit te vragen (nminatief). Het is aan de individuele uitverder m de juridische basis hiervr te tetsen. Uitgangspunt is dat gegevens altijd wrden uitgevraagd cnfrm de verlning. Als de werkgever (p basis van het reglement) 1x per jaar een schlingsbijdrage inhudt bij zijn persneel, wrdt in de UPA 1x een premie geleverd. De verige tijdvakken wrdt dan premie 0 geleverd. Als een werkgever de premie verdeeld ver de verschillende lntijdvakken wrdt per lntijdvak het betreffende premiebedrag geleverd. 2.4.7 Verschillende srten regelingen/prducten in de aangifte Het kan z zijn dat een werkgever k derde pijler prducten afneemt van een aan de PUO gelieerde verzekeraar. De werkgever kan vr deze prducten k via de UPA gegevens aanleveren. Wettelijke bepalingen eisen dat het gebruik van deze gegevens strikt gescheiden met blijven van de gegevens die betrekking hebben p de prductafname bij het pensienfnds. Uitgangspunt is dat vr de verstrekking één UPA-bericht wrdt ingeznden. Elke PUO met in vrkmende gevallen er vr zrgen dat bij ntvangst deze gescheiden wrdt verwerkt. Om dit te faciliteren zijn in de UPA de daarvr bendigde gegevens pgenmen 2. 2.5 Overeenkmsten met de lnaangifte Vr het verkrijgen van de dienstverband- en salarisgegevens is de salarisadministratie van de werkgever de brn. De werkgever is verplicht een salarisadministratie te veren. De pensienuitverders ntwikkelen de kppeling met de salarisadministratie vr het aanleveren van de bendigde gegevens als standaarddienst. 2 Cde fnds p berichtniveau en Relatienummer aansluiting p niveau Inkmstenverhuding Pagina 16 van 28
Het verstrekken van gegevens aan de pensienuitverder is gebaseerd p de lnaangifte, maar niet identiek. De Lnaangifte-systematiek wrdt tenminste gevlgd ten aanzien van; Aanleveren met dezelfde frequentie Het dr de werkgever gebruikte aangiftetijdvak wrdt gehanteerd. Dit sluit aan p de bestaande prcessen bij de werkgever. Berekeningen van de pensienpremie, bij de werkgever, wrden uitgeverd per tijdvak van verlning en via de salarisbetaling verrekend. Gebruik aangiftetijdvak De Belastingdienst hanteert definities vr de periden waarver aangifte wrdt gedaan (begin en einde tijdvak) en de termijn waarp aangifte met zijn ntvangen. De aangiftetijdvakken vlgen het kalenderjaar. Vr de pensienuitvering is het kalenderjaar eveneens bepalend. In de UPA-keten wrdt gebruik gemaakt van de aangiftetijdvakken vr de lnaangifte. Daar waar het lntijdvak afwijkt van het aangiftetijdvak, wrdt de vertaling naar het aangiftetijdvak gevlgd zals deze in de lnaangifte is geregeld. Dit geldt bijvrbeeld bij lntijdvakken die enkele dagen vr 1 januari beginnen respectievelijk eindigen (is-nrm 8601, 53 e week). Gegevensdefinities De gegevenselementen in de Lnaangifte kennen een definitie en waardebereik. De gegevens die wrden vergenmen in de kppeling met de salarisadministratie vlgen de gegevensdefinities van de lnaangifte. Een vlledig verzicht van alle gegevens die zijn pgenmen in de Unifrme Pensienaangifte, inclusief het berichtmdel, is pgenmen in de beschrijving van het UPA-bericht. Hierin is tevens benemd welke gegevensdefinities vereenkmen met de lnaangifte. Crrectie-systematiek De Lnaangifte geeft het beeld weer van de inkmstenverhuding in een bepaald tijdvak. De inhudingsplichtige det vr het tijdvak een aangifte dr de beelden van alle inkmstenverhudingen in een vlledige aangifte te plaatsen. Dr het aanbieden van aanvullende aangiften f intrekkingen kan dat wrden aangepast, danwel dr het verstrekken van een nieuwe vlledige aangifte vr het tijdvak. Na het verstrijken van een aangifte termijn kan dr het aanbieden van tijdvakcrrecties mutaties in vrige tijdvakken wrden verwerkt. Per kalenderjaar kunnen de crrecties wrden verwerkt dr gebruik te maken van de definitie van het bericht zals dat geldt vr dat jaar. 2.6 Behud gelijklp met de lnaangifte Dr het (deels) aansluiten p de lnaangifte ntstaat nmiskenbaar een afhankelijkheid van de lnaangifte-keten. Om die reden is het van belang m inzicht te hebben in de partijen die invled hebben p de structuur en inhud van de lnaangifte. Deze partijen zijn: Belastingdienst UWV Centraal Bureau vr de Statistiek Bij wijzigingen in de lnaangifte zal elke keer bekeken meten wrden f de UPA meegaat in deze wijzigingen. Hierbij geldt het principe dat wijzigingen in de gegevenselementen die wrden gedeeld met de lnaangifte wrden vergenmen in de UPA, tenzij er duidelijke redenen zijn m hiervan af te wijken. Drdat UPA is gebaseerd p het lnaangiftebericht maar niet daaraan gelijk is kan UPA ls van het lnaangiftebericht bestaan. Het is echter wel wenselijk m UPA k in de tekmst zveel mgelijk gelijk te laten lpen met het lnaangiftebericht m e.e.a. vr zwel de inzenders als de sftwareleveranciers z eenvudig mgelijk te huden. Pagina 17 van 28
2.7 Verschillen met de lnaangifte De Unifrme Pensienaangifte wijkt af van de lnaangifte ten aanzien van; Gegevenselementen die wel vrkmen in de lnaangifte maar niet wrden pgenmen in het UPA-bericht. Zie beschrijving UPA-bericht. Invulling van de cllectieve aangifte Vr het cllectieve deel is aansluiting gemaakt p de systematiek van de lnaangifte, waarbij het ttaal te verrekenen bedrag wrdt gespecificeerd. In de PANA systematiek is dit gelijk aan de verwachtte betaling van de werkgever. Het cllectieve deel bestaat nu uit 2 delen; Ttaal regelingen In dit deel wrdt zwel vr de prducten die als cllectief, alsmede vr de prducten die als nminatief prduct wrden geadministreerd infrmatie geleverd. Een vrbeeld van een cllectief prduct is een Sciaal fnds, waarbij de premie ver de ttale lnsm wrdt berekend. Als het een nminatief prduct betreft wrdt in deze gegevensgrep het ttaal van alle p nminatief niveau geleverde gegevens geleverd. Of het een cllectief f een nminatief prduct betreft is herkenbaar aan het regelingkenmerk. Sald tijdvak crrecties per tijdvak wrdt het sald van de grndslag en premie bedragen wrden geteld. Dit kan k weer een cllectief prduct f het ttaal van alle nminatieve prducten betreffen. Aanvullende specifieke gegevens, hrende bij de uitvering van een regeling, zals de premie grndslag, premie, gewerkte meetellende uren en identificatie van de regeling. Vr de uitvering van de regeling relevante verlf-situaties. 2.8 Prductenverzicht en identificatie van een regeling Binnen de definities in de gegevensset is het mgelijk m het pensiengevend ln te definiëren cnfrm het geldende reglement van het fnds. Of meer algemeen: het ln dat als basis dient vr het bepalen vr de verschuldigde premie en de te te kennen rechten: het regelingln. Het prductenverzicht Onderdeel van de Unifrme Pensienaangifte is het p een eenduidige wijze publiceren van alle regelingen met de daar bij hrende relevante parameters die van belang zijn vr de inrichting van de salarisadministratie. Dit prductenverzicht bevat een unieke aanduiding vr de prducten van het fnds; het prductkenmerk. De cdering van prductkenmerken wijzigt niet p het mment dat het fnds besluit de uitvering van de regeling uit te besteden aan een andere (p UPA aangeslten) uitverder. Het prductkenmerk is pgebuwd uit een identificatie van het fnds en een identificatie van het prduct van het fnds: Identificatie fnds De identificatie van het fnds is gebaseerd p de cde die dr het pensienregister is tegekend aan het fnds. Dit is alleen gebeurd vr pensienfndsen. Vr alle andere VUT, sciaal fnds en andere cllectieve regelingen wrdt een eigen nummer uitgegeven, te beginnen met de letter X en een vlgnummer van 4 cijfers. Het beheren van deze lijst maakt deel uit van het beheer van de UPA. Pagina 18 van 28
Identificatie prduct De identificatie van het prduct is een nummer dat uniek is per fnds. Vr een vrbeeld, zie het nderstaande verzicht. FONDS U0560-1001 Stichting pensienfnds vr de. Reglement 2001 Regeling werknemers Ouderdmspensien en gebren vóór 1950 Partnerpensien U0560-1002 Stichting pensienfnds vr de. Reglement 2001 Regeling werknemers Prepensien gebren vóór 1950 U0560-1003 Stichting pensienfnds vr de. Reglement 2006 Regeling werknemers Ouderdmspensien en gebren ná 1949 Partnerpensien X0003-1004 Stichting Algemeen Sciaal Fnds vr de. Reglement 1972 Sciaal Fnds Sciaal Fnds Definiëren van een prduct In dit vrbeeld is er vr gekzen m gegevens uit te vragen per verzameling prducten waarvr geldt dat hetzelfde pensiengevend ln, grndslag en premiepercentage van tepassing is. De werkgever geeft hiermee expliciet aan vr welke prducten in het salarispakket premie is ingehuden. Het dr de salarisadministratie bepaalde pensiengevend ln wrdt in het bericht pgenmen. De definitie hiervan wrdt bepaald dr het reglement, het salarispakket met wrden ingericht zdat de juiste lncmpnenten wrden gesmmeerd tt het pensiengevend ln. Het pensiengevend ln is niet gemaximeerd. In de UPA is apart de premiegrndslag vr de regeling pgenmen, dat wel gemaximeerd kan zijn. De werkgever geeft aan wat vlgens hem het pensiengevend ln is. Het is aan de pensienuitverder m te bepalen in welke mate gecntrleerd wrdt f het dr de werkgever geleverde pensiengevend ln crrect is d.m.v. handhavingsprcessen. Een andere benadering kan zijn m een meer algemene definitie van een prduct te hanteren, waarbij alleen het pensiengevend ln (en eventueel de grndslag) gelijk zijn. In dat geval is het tereikend het pensiengevend ln p te geven één keer - vr een reeks regelingen, waarna in de pensienuitverder bepaald wrdt aan welke regelingen deelnemer deelneemt (bv. wel f geen excedent prduct, gebaseerd p de hgte van het pensiengevend ln) en waar premie vr met wrden betaald. Uitgangspunt vr de UPA is de eerste systematiek zals hierbven beschreven; vr de UPA wrden prducten nderkend waarvr aparte grndslagen, percentages van tepassing zijn. Beide benaderingen wrden wel ndersteund dr de pzet van de Unifrme Pensienaangifte. Het is aan het fnds (en/f de PUO) m hier een keuze in te maken met name k m de verandering en invering in de eigen administratieve verwerking te kunnen ndersteunen. Telichting Elke PUO kan zelf vaststellen en inregelen tt p welk niveau de prductkenmerken gedefinieerd wrden. Bijvrbeeld: Het eerste/hgste niveau betreft levering van inkmensgegevens vr de (ttale) pensienregeling; Het tweede niveau betreft levering van inkmensgegevens vr nderliggende pensienprducten (Ouderdmspensien basis, uderdmspensien excedent, WIA excedent, ANW-hiaat, e.d.). Pagina 19 van 28
Het tweede niveau zu alleen ndzakelijk zijn als vr de deelprducten afwijkende inkmensgegevens als basis gehanteerd wrden, f als een differentiatie van de p te geven pensienpremie wenselijk is. De PUO kan zelf besluiten f bij de (verschillende) prductkenmerken k de premie pgegeven met wrden en f de premie leidend is vr de pensienadministratie f dat de premie dr de PUO zelf berekend wrdt en wrdt gefactureerd. Tevens kan de PUO zelf besluiten f de pgave van eventuele deelprducten als aanmelding vr deelname aan z n prduct beschuwd wrdt f slechts ter cntrle. In het laatste geval verlpt de aanmelding (eventueel met fferte) van deze (deel) prducten via een ander kanaal/gegevensstrm. 2.9 Verkrijgen van specifieke gegevens De salariskppeling vrziet in het verkrijgen van ln- en dienstverbandgegevens uit de salarisadministratie van de werkgever. Indien in de administratie van de PUO andere gegevens via de werkgever meten wrden verkregen, zijn aanvullende activiteiten ndzakelijk. Onderkende situaties is bv. verzuim; in de salarisadministratie is vaak wel herkenbaar dat er sprake is van verzuim, maar de exacte peride wrdt daarin niet standaard vastgelegd. De pensienaangifte zal niet wrden gebruikt vr het verkrijgen van deze infrmatie. Deze aanvullende acties wrden niet in het kader van de ntwikkeling van de Unifrme Pensienaangifte pgepakt. Het is aan elke Pensienuitverder individueel p dit p te pakken indien wel aanvullende gegevens ndig zijn. 2.10 Verlf en vrtzetting Verschillende regelingen kennen bepalingen vr het vrtzetten van de pbuw tijdens (vrmen van) verlf f arbeidsngeschiktheid. Vr het crrect kunnen vaststellen van de premie is deze infrmatie ndzakelijk. Het is de verwachting dat deze infrmatie in de salarisadministratie beschikbaar is. Vr iedere regeling kan per premieperide wrden aangegeven indien er rekening is gehuden met een bepaald srt verlf. 2.11 Cntrles en terugkppelen cntrleresultaat Elke PUO is zelf verantwrdelijk vr het uitveren van de technische en inhudelijke cntrles p het UPA-bericht en de terugkppeling daarver aan de werkgever en/f een gemachtigde administrateur. Als gekzen wrdt vr een distributiefunctie zu het uitveren van en het terugkppelen ver de technische cntrles wrden gepsitineerd bij het distributiepunt. (Zie hfdstuk 3 Distributie.) Onderdeel van de UPA is wel het definiëren van de technische terugkppeling (respnse bericht), zdat deze dr alle PUO p dezelfde wijze wrdt behandeld. Afstemming tussen de gebruikers van de UPA met er vr zrgen dat er vereenstemming is ver de kwaliteitseisen en cntrles die zullen wrden gehanteerd. De cntrles zijn beschreven in de telichting p de UPA. Verschillen in de terugkppeling vanuit de PUO s kunnen dan met name ng ntstaan vanuit het fndsspecifieke deel van het bericht en zijn niet te vrkmen. 2.12 Uitndigen en bewaken De PUO cntrleert zelf de tijdigheid en vlledigheid van alle verwachte aanleveringen per werkgever en bepaalt zelf f er vr de aanlevering een uitndiging f herinnering met wrden gestuurd. Pagina 20 van 28