T-servcemanagement Zo krjg je wél grp op T-nvesterngen ntegrate van applcate- en projectportfolomanagement Met één druk op de knop een overzcht genereren van alle T-projecten en bjbehorende applcates (of T-densten) de zjn vastgelegd n het applcateportfolo? Voor de meeste T-organsates s dat een onmogeljke opgave. Een ntegrale aanpak s nodg voor betere T-nvesterngen. Rob kershoek nformate / november 03 0 Projectportfolomanagement (PPM) zorgt voor de besturng van projecten bnnen de T-organsate. Projectportfolomanagement verdeelt het spaarzame T-budget over de dverse ntateven en bepaalt daarmee waaraan wel en net het geld wordt utgegeven. pplcateportfolomanagement (PM) beheert het portfolo van applcates waarn s geïnvesteerd en bepaalt de rchtng waarn het portfolo zch moet ontwkkelen. Projectportfolomanagement s bj de meeste organsates engszns ngevoerd, maar applcate portfolomanagement staat nog n de knderschoenen. Helaas kan projectportfolomanagement net goed functoneren zonder applcateportfolomanagement. Juste dngen nvesteren n de juste dngen, daar gaat het om. Hoewel projectportfolomanagement bj de meeste T-organsates geïmplementeerd s, kunnen ze nog steeds geen goede sturng geven aan de benodgde T-nvesterngen. nvesterngen n neuwe of bestaande applcates of densten moeten ze zorgvuldg afwegen. Dt verest de juste nformate om tot een gedegen beslssng te komen. Helaas s deze nformate n veel organsates net voorhanden. Transparante n de resultaten en performance van projecten en de daarbj opgeleverde applcates s ver te zoeken. Bovenden hebben de organsates weng nzcht n lopende projecten en de mpact op het bestaande T-landschap. Het s ondudeljk n hoeverre het hudge applcateportfolo nog voldoende functoneert en waar ngegrepen moet worden. Projecten laten te lang op zch wachten en zelfs het afhandelen van klene wjzgngsverzoeken kan maanden duren. De communcate met klanten en stakeholders over de voortgang van veranderngen en projecten verloopt moezaam. Rapportages om gedegen beslssngen te nemen over nvesterngen en projecten zjn net voorhanden. Deze organsates praten over T-trends zoals moblty, brng your own devce (BYOD), consumeraton, bg data en cloudcomputng, maar zjn net n staat de lnk te leggen naar wat deze trends betekenen voor de T-denstverlenng en toegevoegde waarde van het bedrjf. Ook ontbreekt er een dudeljke vse en rchtng waar de totale T-voorzenng naar toe moet bewegen. Opvallend s dat er steeds neuwe applcates worden utgerold zonder dat oude systemen worden utgeschakeld. Ondertussen bljven deze organsates maar nvesteren n T-densten waardoor het landschap steeds complexer s geworden en de operatonele kosten egenljk zouden
Samenvattng Een ntegrale aanpak s nodg voor betere T-nvesterngen. Zonder enterprsearchtecture en applcateportfolomanagement kun je geen rchtng geven aan de T-organsate. lle nvesterngen en projecten moeten drect gerelateerd worden aan één of meerdere densten of applcates ut het portfolo. En een project moet dus geen budget krjgen als de applcate nog net n het T-portfolo s opgenomen. moeten stjgen. Het wordt daarbj steeds lastger om neuwe systemen te ntegreren n het steeds complexere wordende T-nfrastructuur. Door het krappe T-budget wordt onderhoud utgesteld en ontstaan er bevelgngsrsco s door verouderde of net meer ondersteunde technologeën. Het mag dan ook geen verrassng zjn dat de busness steeds meer n twjfel trekt of het T-budget nog wel op de juste maner wordt ngezet. Concluse: er s ets ms met de hudge aanpak van T-portfolomanagement. ctvteten Waarom scheten hudge projectportfolomanagementsystemen te kort? Om meer grp te krjgen op T-nvesterngen en projecten hebben vrjwel alle organsates een projectportfolo- of projectmanagementsysteem geïmplementeerd. Hern denen alle programma s en projecten boven een bepaald nvesterngsbedrag te worden opgenomen, zodat budget kan worden toegekend. n veel gevallen wordt dt systeem ook gebrukt voor tjdregstrate om de tjdbestedng van medewerkers te kunnen volgen. Projectportfolomanagement zou een ntegrale besturng van de projectenportefeulle moeten beden waarbj stratege, rsco, kosten en toegevoegde waarde onder controle zjn. lthans, dat s de theore. De bass van projectportfolomanagement wordt gevormd door onder andere de volgende actvteten: Verzamelen en beoordelen van alle nvesterngsverzoeken en projectvoorstellen Opstellen van een busness case (afgestemd op bedrjfsdoelstellngen) tvoeren van een mpactassessment en rscoanalyse Prorteren en selecteren van de juste nvesterngen Toekennen en bewaken van budget Managen van de programma s en projecten (kosten, rsco s, plannng, enzovoort) Meten en terugkoppelen of doelstellngen zjn behaald (op bass van de orgnele busnesscase). Het projectportfolomanagementsysteem wordt gebrukt om projecten op te starten, de busnesscase te evalueren, budget toe te wjzen, formele goedkeurng te krjgen bj het afronden van projectfases en de voortgang van projecten te bewaken. n de praktjk komen hudge projectportfolomanagementsystemen net veel verder dan het»helaas kan PPM net goed functoneren zonder PM«bjhouden van een ljst met projecten, het bewaken van het budget (met veel kunst en vlegwerk) en het globaal volgen van de projectvoortgang. De daadwerkeljke besturng en beslutvormng vnden veelal buten het systeem plaats. Het projectplan wordt nog steeds gemanaged met spreadsheets en e-mal s het prmare communcatemechansme om betrokkenen te nformeren over de voortgang. Het projectportfolomanagementsysteem bedt nauweljks ondersteunng om de juste beslssngen te nemen, zoals het dentfceren en prorteren van de juste projecten, het utvoeren van een rscoanalyse of het tjdg stopzetten van projecten. Daarnaast zjn er veel projecten de net eens n projectportfolomanagement worden vastgelegd vanwege de overhead de daarmee gemoed s. Enkele andere symptomen van de hudge problemen met de nrchtng van T-porfolomanagement: nformate / november 03
nformate / november 03 Koppel E, PM en PPM Een volledg andere benaderng van projectportfolomanagement s noodzakeljk om meer grp te krjgen op T-nvesterngen en projec- T-servcemanagement Onverwachte projecten de moeten worden opgestart om urgente problemen op te lossen, zoals het vervangen van verouderde technologeën of herstellen van bevelgngsrsco s. nvesteren n neuwe applcates terwjl oude systemen bljven draaen (er komt steeds meer bj en er wordt maar weng utgeschakeld) Ontbreken van een gedegen overzcht van applcates en daarbj geplande of lopende projecten Ondudeljkhed over de performance, kosten, rsco s en waarde van applcates voor het bedrjf Ontbreken van applcateroadmaps en met de busness afgestemde toekomstplannen (voor ndvduele applcates en het gehele portfolo) Te veel applcates de overlappend zjn en een vergeljkbare functonaltet leveren (mogeljkheden van applcateratonalsate worden net benut)»waarom scheten hudge PPM-systemen te kort?«te weng geld voor verneuwng (een groot deel van T-budget zt n het onderhouden van bestaande systemen) Moezame dscusse over het prorteren van nvesterngen en projecten (door het ontbreken van gemeenschappeljke vse en rchtng) Ontbreken van gefundeerde busnesscases (voor projecten) waarbj onrealstsche verwachtngen ten aanzen van projecten worden geschetst Er gaat nog veel T-budget verloren aan applcates de egenljk al utgefaseerd hadden moeten worden Meerdere vergeljkbare of overlappende ntateven en projecten (het wel wordt op verschllende plekken utgevonden). ten. Tot nu toe staat bj portfolomanagement het project centraal: een projectaanvraag komt bnnen, wordt beoordeeld, krjgt budget en wordt utgevoerd. Maar projecten hebben slechts een korte levensduur. tendeljk draat het om de applcate de door het project wordt opgeleverd (of aangepast) en hoe goed deze applcate de verwachtngen kan waarmaken. Het project ljkt geslaagd en men drnkt een borrel, maar of de applcate n staat s om de verwachte doelstellngen te realseren gedurende de gehele levensduur? Dat bljft ondudeljk. Bj de neuwe aanpak worden projecten afgeled ut de overeengekomen roadmaps de door applcateportfolomanagement n samenspraak met de busness zjn opgesteld, dt n combnate met de doelarchtectuur gedefneerd door enterprsearchtecture. Je moet je dus net afvragen nvesteer k n de juste projecten? maar nvesteert de organsate n de juste applcates en T-densten? Dt zjn voorbeelden van andere vragen de beantwoord moeten kunnen worden om rchtng te geven aan T-nvesterngen: Welke mogeljkheden zjn er voor applcateratonalsate of sanerng? Hoe kunnen we de complextet van het T-landschap verlagen? n hoeverre voldoen de hudge applcates en T-nfrastructuur aan de bedrjfsdoelstellngen en -plannen? En n welke capabltes moeten we nvesteren? Wat zjn de prorteten voor de komende perode en jaren? n welke applcates zouden we egenljk net meer moeten nvesteren? Welke applcates hebben aanpassngen nodg om aan de SL/performance-esen te voldoen? Wat s de mpact van neuwe technologeën en ontwkkelngen op het hudge T-portfolo? Hoe en wanneer moet de T-organsate herop nspelen? Wat voor neuwe toepassngen of technologeën zjn er nodg om de toekomstge doelstellngen waar te maken? Welke applcates kunnen vervangen of utgefaseerd worden? Welke rsco s of problemen zjn er n de T-nfrastructuur de echt moeten worden opgelost? Welke technologeën zjn bnnenkort end of lfe en welke applcates moeten dus worden gemgreerd? T-portfolomanagement moet de applcates en T-densten als assets beschouwen van de organsate waarn s geïnvesteerd en de veel kosten om ze langdurg draaend te houden. Voortdurend moet je overwegen wat er met deze
Enterprse rchtecture (E) volgen van ontwkkelngen en trends opstellen doelarchtectuur vaststellen van standaarden meten, evalueren en terugkoppelen van busness benefts nvestment & Project Portfolo Management (PPM) verzamelen van alle plannen / aanvragen opstellen busnesscase / busness benefts prorteren van nvesterngen ntëren en utvoeren van projecten montoren van programma s en projecten Servce / pplcaton Portfolo (SPM of PM) managen van densten- en applcateportfolo utvoeren van assessments opstellen T-roadmaps ntëren nvesterngsvoorstellen Fguur. Contnue verbetercyclus met enterprsearchtecture, applcateportfolomanagement en projectportfolomanagement assets dent te gebeuren, zoals het aanpassen, tjdg utzetten, upgraden of vervangen. Het s van belang om een contnue verbetercyclus n te rchten met enterprsearchtecture, applcateportfolomanagement en projectportfolomanagement zoals weergegeven n fguur. Een aantal utdagngen bnnen deze cyclus lcht k verder n dt artkel toe.»nvesteert de organsate n de juste applcates en T-densten?«tdagng : vaststellen T-standaarden en doelarchtectuur De eerste utdagng s dat er egenljk geen geaccordeerde blauwdruk bestaat voor het toekomstge T-landschap. Enterprsearchtecture (E) moet deze doelarchtectuur opstellen, waarn dan ook de technologestandaarden zjn opgenomen. Deze archtectuur kjkt naar de totale nformatevoorzenng met daarn alle applcates, technologeën en benodgde ntegrates daartussen. De applcates worden gerelateerd aan de bedrjfsprocessen en gekoppeld aan capabltes de door applcates worden geleverd. Ook wordt de structuur en toekomstvse gevormd van hoe de T-nfrastructuur zch de komende jaren gaat ontwkkelen. Enterprsearchtecture kan het beste n combnate met het applcateportfolo worden ngercht. E en PM gaan daarbj hand n hand om de hudge en de gewenste stuate vorm te geven. tdagng : n kaart brengen van servce- en applcateportfolo De tweede utdagng s dat het totaaloverzcht van applcates (en T-densten) ontbreekt. De bass voor het managen van T-nvesterngen en -projecten wordt tenslotte gevormd door de applcates en T-densten (ook wel servceportfolo genoemd). Je moet een centrale admnstrate nrchten met alle bedrjfsapplcates en daarbj gebrukte technologeën zoals SP CRM, Wndows 008, Oracle, enzovoort. Dt portfolo vormt het DN van elke T-organsate. Het klnkt eenvoudg, maar n de praktjk s dt een flnke klus. Elke admnstrate bnnen het T-bedrjf moet her nameljk mee gekoppeld worden. Het s essenteel dat het portfolo met densten en applcates door alle T-admnstrates heen bekend s. Denk aan de CMDB, projectportfolomanagementsysteem (PPM), T-servcemanagementsysteem (TSM) en het 3 nformate / november 03
nformate / november 03 T-servcemanagement ERP-systeem voor de fnancële admnstrate. lles wat de T-organsate onderneemt of doet, moet gerelateerd zjn aan een denst of applcate ut het portfolo. Om betere sturng te kunnen geven aan nvesterngen en projecten moet je deze dscplnes ntegreren. De applcate of T-denst komt hern centraal te staan, zoals weergegeven n fguur. PM moet bjvoorbeeld gekoppeld worden met de CMDB om de actuele status en gebrukte technologeën nzchteljk te krjgen. Dt zjn de belangrjkste actvteten van applcateportfolomanagement: nventarseren van applcates en gebrukte technologeën tvoeren van perodeke assessments van applcates n termen als kosten, capabltes, performance, rsco s en toegevoegde waarde Opstellen van een roadmap (en verbeterplannen) en daarbj behorende releaseplannen ntëren van projecten (op bass van de roadmap). pplcateportfolomanagement vertaalt de bedrjfsstratege en doelstellngen n een concrete T-stratege en de daarbj behorende T-plannen. De applcateroadmap s daarbj een van de belangrjkste hulpmddelen. tdagng 3: opstellen van T-roadmaps om rchtng te geven aan T-nvesterngen n de meeste gevallen ontbreken dudeljke plannen voor een gehele portfolo en de ndvduele applcates. Hervoor s een assessment noodzakeljk van de dverse applcates n het portfolo. Dt zjn de belangrjke te beantwoorden vragen: s de functonaltet van de applcate nog nodg (ook wel capabltes genoemd)? Of zjn er andere systemen de het kunnen overnemen? Hoe goed ondersteunt het systeem de bedrjfsprocessen en benodgde functonaltet? s de software of nfrastructuur waarop de applcate s gebaseerd nog up-to-date (en hoe lang wordt deze nog ondersteund door de leverancer)? Welke applcates lopen rsco s als gevolg van verouderde technologeën? Wat s de verwachte end of lfe van de applcate? Welke applcates zouden vervangen of utgeschakeld kunnen worden? Welke applcates leveren te weng waarde ten opzchte van de operatonele kosten? Welke structurele problemen of fouten moeten worden opgelost? Kunnen er applcates gemgreerd worden naar goedkopere hostngplatformen? Welke applcates sluten net goed aan bj de behoefte van de busness ( capablty gap )? Welke applcates halen de afgesproken SL-doelstellngen net (zoals beschkbaarhed of performance)? Welke applcates voldoen net aan de opgestelde T-standaarden? Wat s de mpact van neuwe projecten op de baselnekosten (voor onderhoud en beheer)? Op bass van deze assessment moet je bepalen wat er met de applcate moet gebeuren. Kunnen we de applcate utzetten of vervangen? Wllen we nog wel nvesteren n deze applcate? Wat kunnen we doen om de levensduur van een applcate te verlengen? Moeten we de onderlggende T-nfrastructuur upgraden of accepteren we het rsco? Daarnaast moet gekeken worden of er bedrjfsbehoeften zjn de net goed ngevuld worden, waarvoor dus aanpassngen of neuwe toepassngen noodzakeljk zjn. Voordat je met neuwe ntateven aan de slag gaat, moet je eerst de mogeljkheden tot ratonalsate en complextetsreducte onderzoeken. Je moet actef sturen op het tjdg utschakelen of vervangen van applcates. Het prncpe moet zjn dat er geen neuwe applcates meer worden geïntroduceerd zonder dat er oude systemen worden utgeschakeld. tdagng 4: demand management Vandaag de dag worden deeën, voorstellen, verbeterplannen, wjzgngsverzoeken en projectaanvragen op verschllende maneren bnnen de T-organsate vastgelegd. Meestal komen deze verzoeken bnnen va e-mal of worden plannen gemaakt n dverse documenten en spreadsheets. Er s egenljk geen overzcht van alle aanvragen en wjzgngsverzoeken de mogeljk tot een nvesterng leden. Bovenden ontbreekt het nzcht n de lopende ntateven en projecten. Dat maakt het nog lastger om goede keuzes te 4
Enterprse rchtecture (E) nvestment & Project Portfolo Management (PPM) Confguraton Management Database (CMDB) T Servce Management System (TSM) servce catalogue bedrjfsproces / busness-servces servce requests / ncdents datamodel problems capabltes demands / opportuntes changes / releases T-archtectuur busnesscase / benefts softwarelcentes avalablty & performance T-standaarden projecten / nvesterngen hardware / software securty rsks technology portfolo projectplan SL / contracten servce revews Servce / pplcaton Portfolo (SPM of PM) T-stratege & -doelstellngen T-densten / applcates release polces servce mprovement plan T-roadmap Fguur. De applcate of T-denst komt centraal te staan maken en om dverse aanvragen ten opzchte van elkaar af te wegen. Met als gevolg dat op verschllende plekken vergeljkbare ntateven worden ontplood of projecten worden opgestart de gedoemd zjn te mslukken. Er moet gewerkt worden aan een centrale demandportal waarn alle verzoeken en voorstellen voor T kunnen worden opgenomen. Vervolgens kunnen alle verzoeken op een standaard maner worden geclassfceerd en drect worden gekoppeld aan een bestaande of neuw geplande applcate ut het portfolo. Denk herbj aan ntateven voor het: Ontwkkelen van neuwe applcates, densten of T-nfrastructuur Vervangen van bestaande applcates (applcateratonalsate) anpassen of verneuwen van applcates (op bass van wjzgngsverzoeken voor neuwe functonaltet of verstellen van fouten) tbreden van capactet (om performance en beschkbaarhed te verbeteren) tzetten van bestaande applcates ( decommsson of applcatesanerng) Mgreren of upgraden van de technsche nfrastructuur zoals upgrade naar neuwe verses van»het s van belang om een contnue verbetercyclus n te rchten«wndows of Oracle ( technology refresh ) of naar cloudomgevngen. Elk verzoek en elke aanvraag moet gekoppeld worden aan een of meerdere applcates en densten ut het PM-systeem. Daardoor s het mogeljk om alle ntateven te scoren en te toetsen op bass van de lfecycle-status en roadmap van de betrokken applcate. nformate over de applcate wordt dan gebrukt bj het utvoeren van de mpactassessment en bj het bepalen van de prortet, om zo het T-budget zo optmaal mogeljk n te zetten. Herdoor voorkom je bjvoorbeeld dat er nog geïnvesteerd wordt n toepassngen de al voor utfaserng zjn aangemerkt. Concluse Het s vrj eenvoudg te toetsen of een organsate echt grp heeft op zjn T-nvesterngen en daarbj nformate / november 03
lopende projecten. Probeer maar eens met één druk op de knop een overzcht te genereren van alle T-projecten met de daarbj betrokken applcates (of T-densten) zoals de zjn vastgelegd n het applcateportfolo of CMDB (zoals n fguur 3 s weergegeven). Helaas s dt voor de meeste T-organsates nog een onmogeljke opgave. Een ntegrale aanpak s nodg om tot een betere bestedng van T-nvesterngen te komen. T-portfolomanagement s egenljk een soort hub waarn essentële nformate voor het plannen van T bj elkaar komt. Zo ontstaat nzcht n de performance, kosten, rsco s en toegevoegde waarde van de hudge applcates n het portfolo en de benodgde nvesterngen om de toekomstge plannen en doelstellngen te realseren. Zonder enterprsearchtecture en applcateport- T-servcemanagement folomanagement kun je geen rchtng geven aan de T-organsate. T-nvesterngen moeten worden afgeled ut de doelarchtectuur en roadmaps opgesteld door portfolomanagement, net door perodek of ad-hoc projectaanvragen te verzamelen en beoordelen. Het utgangspunt moet zjn dat er geen neuwe nvesterngen meer worden goedgekeurd zonder dat de plannen zjn getoetst aan de applcateroadmap en doelarchtectuur. lle nvesterngen en projecten moeten drect gerelateerd kunnen worden aan één of meerdere densten of applcates ut het portfolo. Een project moet dus geen budget meer kunnen krjgen als de applcate nog net n het T-portfolo s opgenomen. r. Rob kershoek s T-managementarchtect bj Logcals. E-mal: rob.akershoek@logcalssmc.com # pplcates applcate 6 applcate applcate 0 applcate applcate 4 applcate 6 applcate 30 applcate 7 applcate applcate 9 applcate 3 applcate 8 applcate applcate applcate 6 applcate applcate applcate 3.. # Projecten 7 6 3 3 3 0 0 0 project 8 9 N V project 3 8 project 34 project 9 project 3 N project 8 project 4 nformate / november 03 6 project.. nalyseren mpact van applcates op project, rsco s, afhankeljkheden,. Fguur 3. Overzcht van alle T-projecten en de betrokken applcates legenda: N = Neuw = anpassen = nterface = tzetten V = Vervangen N