Process mining: leuk voor de liefhebber of noodzaak?

Transcriptie

1 process mnng Process mnng: leuk voor de lefhebber of noodzaak? Pledoo voor een breder draagvlak en toepassng n de audtpraktjk Process mnng toepassen n de audtpraktjk. Waarom zouden we dat wllen? En wat levert het op? Msschen nog beter: wat moet je doen om de werkeljke toegevoegde waarde van process mnng te kunnen ervaren? Angelque J.M. Koopman en Peter de Kok Het hudge audtdomen kenmerkt zch enerzjds door de utdagng om zo effcënt mogeljk en met hoge kwaltet een audt ut te voeren, welke n overeenstemmng s met alle relevante wet- en regelgevng. Anderzjds s de omgevng waarn de audtor werkzaam s n bewegng. In dt kader s de exponenteel toenemende hoeveelhed gegevens de bedrjven, groot en klen, verwerken nteressant. De hoeveelhed gegevens de bedrjven verwerken en opslaan s tegenwoordg vele malen groter dan enkele jaren geleden. En als we de voorspellngen mogen geloven, neemt dat alleen maar toe. Voor de audtor geeft dt utdagngen bj het plannen en utvoeren van de audt en ook kansen om toegevoegde waarde te beden. Het gebruk van data-analysetoepassngen n de audtpraktjk voor bjvoorbeeld het utvoeren van verbandscontroles (denk ook aan de geld- en goederenbewegng, de waardekrngloop ), het testen van geprogrammeerde controles of het testen van functeschedng s nmddels net meer ongewoon. Vooral n omgevngen waar sprake s van omvangrjke transactestromen. Wj durven ook wel het standpunt n te nemen dat een audt n bepaalde hooggeautomatseerde omgevngen zonder nzet van data-analysetechneken n de hudge tjd ondenkbaar s. De audtor begnt ook process mnng als controle hulpmddel te ontdekken. In dt artkel geven wj voorbeelden gebaseerd op onze praktjkervarng. Hermee wllen wj een bjdrage leveren aan de daloog voor (noodzakeljke) nnovate n het audtdomen. De daadwerkeljke ntegrate van process mnng n het audtdomen s een leerproces en wj ervaren herbj ook de nodge utdagngen. Ze de nspannngen om nnovate n de audtpraktjk te bereken als een nvesterng welke op termjn waarde toevoegt. Daarnaast draaen we de zaken ook om: wat levert de toepassng van process mnng n de audt voor de ondernemer op? Hoe werkt het? Een process-mnngtool vsualseert met behulp van data hoe een proces, bjvoorbeeld de verwerkng van een nkooporder, een klachtafhandelng of de behandelng van een patënt feteljk s verlopen. Herbj worden utzonderngen op veronderstelde werkwjzen zchtbaar en andere bjzonderheden (ze ook IEEE Task Force on Process Mnng, 2013). De terugkoppelng de de tool geeft s dus vsueel en kan ook geanmeerd worden. Herbj krjgt de audtor net alleen feedback over onderkende rsco s, maar helpt het just ook bj het onderkennen van knelpunten de mogeljk nog net als rsco zjn onderkend. Daarnaast kan een processmnngtool ngezet worden ter vervangng van tradtoneel utgevoerde walkthroughs en het 43

2 process mnng Samenvattng De audtor begnt process mnng als controlehulpmddel te ontdekken. Process mnng geeft nzcht, werkeljk nzcht; gebaseerd op feten. En dat s wat ondernemers voorut helpt. Het nbedden van process mnng n de regulere werkwjze van de audtor staat nog n de knderschoenen. testen van nterne beheersmaatregelen welke de audtor als onderdeel van het audtplan utvoert (Jans, M & Alles, M & Vasarhely, M, 2013). De toepassng van process mnng n het audtdomen s dus breed, zowel n de plannngs- als de utvoerngfase van de audt. De plannngsfase rcht zch op het nventarseren van de bedrjfsomgevng en relevante bedrjfsprocessen, het onderkennen van rsco s en bepalen van controledoelstellngen. In de utvoerngsfase vnden de testprocedures plaats. Wat maakt een process-mnngtool nu anders dan de welbekende data-analysetools als ACL en IDEA? Een data-analysetool werkt vraaggestuurd: bedenk een analyse vanut een onderkend rsco. Een proces-mnngtool werkt resultaatgestuurd: de tool geeft drect terugkoppelng over de te onderzoeken transactes en/of processen. Waarbj process mnng feteljk een specfeke vorm van data-analyse s. Data-analyse defnëren wj als een combnate van tools en techneken om data (gegevens n geautomatseerde systemen) te analyseren. Onder de motorkap Hoe werkt een proces-mnngtool technsch? Kort gezegd komt het erop neer dat de tool met een algortme zoekt naar verbanden tussen de verschllende gegevens n een eventlog (Jans, M & Alles, M & Vasarhely, M, February 15, 2010). Een eventlog s een vastleggng van gebeurtenssen, ofwel actvteten met betrekkng tot transactes. Denk herbj aan alle handelngen de n een geautomatseerd systeem zjn vastgelegd met betrekkng tot de verwerkng van nkooporders, klachten va een klantcontactafdelng, projecten n de bouw, personeelsdossers of het verloop van de behandelng van een patënt. Alle vastleggngen samen zjn n fete een dgtaal spoor. Wanneer ergens n dt spoor een uneke dentfer, een tmestamp en een status te herleden s, zjn n begnsel voldoende gegevens beschkbaar om een eventlog samen te stellen. Met een process-mnngtool kunnen wj deze eventlog vervolgens analyseren (Van der Aalst, W.M.P, 2011). Nu twee voorbeelden van process mnng n de audtpraktjk. Vanzelfsprekend zjn deze voorbeelden nhoudeljk voor publcatedoelenden bewerkt, maar zjn ze wel een weergave van een stuate de n de audtpraktjk realstsch s. Het eerste voorbeeld betreft een organsate met actvteten wereldwjd en een omvangrjke declaratestroom van vrjwllgers. Het tweede voorbeeld gaat over een organsate de plastsch chrurgsche zorgbehandelngen utvoert. Bede organsates laten een accountantscontrole utvoeren. Case afhandelng transactes De audtor heeft n een omgevng met een omvangrjke transactestroom (n aantal) de utdagng hoe dt proces te controleren. Vooral wanneer herbj sprake s van ndvduele transactes de relatef laag n waarde zjn, en waarbj een groot aantal medewerkers betrokken s bj de verwerkng en het autorseren van deze transactes. In deze omgevng zal voor de audt de meest gangbare werkwjze zjn dat de audtor onderzoekt of gesteund kan worden op ntern utgevoerde controles. Vervolgens zal de audtor zelf waarnemngen utvoeren om vast te stellen of terecht kan worden gesteund op de nterne controle. Alleen hoeveel waarnemngen moet de audtor utvoeren om n een omgevng met een omvangrjk volume een goed beeld te krjgen van de werkeljke procesgang? Stel dat deze omgevng bestaat ut de afhandelng van nkomende declarates de vanut dverse bronnen worden aangeleverd en vastgelegd n een workflowsysteem. Vervolgens denen deze declarates door de juste medewerker te worden gecontroleerd en vervolgens door andere medewerkers betaalbaar te worden gesteld. In 44

3 Olfantenpaadjes : afwjkngen van werkprocessen de ut effcency of gemak zjn ontstaan nvoeren/ muteren d 16:18: d 04:52: d 12:07: d 08:30: d 21:10: goedkeuren d 04:53:14 afkeuren 5 1d 00:18:45 betalen Fguur 1. Testen nterne beheersng en met betalng herbj relatef kort s (één dag). Dt s een voorbeeld van een olfantenpaadje. De audtor bespreekt deze transactes met zjn opdrachtgever en onderzoekt hoe dt heeft kunnen gebeuren. In fguur 1 s ook te zen dat veertg transactes na de goedkeurng nog worden gemuteerd en vervolgens n overeenstemmng met de nterne procedure weer worden goed gekeurd. [1] De voorbeelden n de fguren 1 tot en met 3 zjn gebaseerd op de software Perceptve Process Mnng begnsel kan deze gewenste functeschedng met een autorsatematrx utstekend n een geautomatseerde toepassng geborgd worden. Echter, de praktjk leert dat n een geautomatseerde omgevng altjd enge vorm van flexbltet mogeljk moet zjn. Dt zorgt voor het kunnen verwerken van transactes n afwjkende stuates. Bjvoorbeeld tjdens vakantes of bj zekte van medewerkers. We omschrjven dt ook wel als de olfantenpaadjes ; afwjkngen van de veronderstelde werkprocessen de ut hoofde van effcency of gemak zjn ontstaan (ze foto). Hoe gaat de audtor daarmee om? En hoe groot s de kans dat de audtor met een steekproef of deelwaarnemng zcht krjgt op deze olfantenpaadjes? Ofwel de transactes de buten het gewenste pad zjn gegaan. Bj het mnen van de verwerkng van declarates bljkt op eenvoudge wjze welke posten net voldoen aan de veronderstelde nterne beheersmaatregelen, nclusef functeschedng met daarbj de totale omvang n euro s. Met process mnng beoordelen we de processen net alleen nhoudeljk, maar kwantfceren we afwjkngen. Audtors gebruken herbj de term materaltet, een relevante omvang. Fguur 11 geeft een voorbeeld van de casus. Bj elke actvtet s het aantal transactes vermeld, nclusef de waarde hervan, en bj de pjlen s de doorlooptjd van de ene actvtet naar de andere vermeld. Wat opvalt s dat vjf declarates zonder goedkeurng zjn betaald en dat de doorlooptjd van nvoer tot 45

4 process mnng»een proces-mnngtool werkt resultaatgestuurd: de tool geeft drect terugkoppelng over de te onderzoeken transactes en/of processen«bj het mnen van een proces zoals n fguur 1 heeft de audtor ook meer nzcht n we betrokken zjn bj de verwerkng van bepaalde transactes en wat de status van verwerkng s. Dt s voor de audtor van belang om bj de controle vast te stellen of alle transactes volledg zjn verwerkt n de fnancële admnstrate. Ze n dt voorbeeld de declarates de zjn ngevoerd en nog net goedgekeurd. Deze transactes zjn verplchtngen voor de organsates en denen op jaarende ook als zodang te zjn verantwoord. Voor de audt wordt ook onderzocht of het goedkeuren en betalen door verschllende medewerkers s gedaan en of zj daarvoor bevoegd zjn. In fguur 2 s te zen dat voor 25 declarates het hoofd of een medewerker van de credteurenadmnstrate de transacte had goedgekeurd en ook betaalbaar had gesteld. Deze declarates zjn nader onderzocht en besproken met het management. Her s utgekomen dat het hoofd van de afdelng credteuren welswaar heeft gehandeld n overeenstemmng met zjn bevoegdheden, echter het management vndt dt bj nader nzen ongewenst. Het goedkeuren en betaalbaar stellen van declarates door medewerkers van de afdelng credteuren had net mogen gebeuren. Vastgesteld s dat dt n de onderzochte perode voor vjf declarates heeft plaatsgevonden. Toegevoegde waarde In deze casus bleek na het mnen dat declarates na de eerste nvoer relatef veel worden gemuteerd (fguur 1). Dt bljkt ut de pjl bj de actvtet Invoeren/muteren de staat voor transactes (n casu declarates). Voor het des- betreffende management een ndcate dat het proces net optmaal kan zjn ngercht. Het bljkt bjvoorbeeld dat medewerkers de een declarate nvoeren nog net alle gegevens hebben om de nvoer volledg af te ronden. Het kan zjn dat een andere medewerker op een later moment de vastgelegde gegevens aanvult of wjzgt. De tool maakt zchtbaar welke medewerkers betrokken zjn geweest bj het nvoeren en muteren van een bepaalde declarate. Een terechte vraag van het management na deze constaterng s dan ook: zjn de juste medewerkers bj het nvoeren van declarates betrokken? Dt gaat rchtng operatonal excellence en valt buten de rekwjdte van de audt, echter door process mnng bj de controle van deze declarates n te zetten heeft de audtor ten eerste meer nzcht n de feteljke procesgang en ten tweede controlezekerhed gebaseerd op 100 procent van de transactestroom. Tegeljkertjd geeft dt ook de desbetreffende ondernemer nzcht n de realtet; de daadwerkeljke procesgang, gebaseerd op feten. Case facturate zorgbehandelngen In de zorgsector s net edereen gelukkg met de hudge omvang van verplchte vastleggngen bj zorgactvteten. Deze vastleggngen zjn echter belangrjk omdat het systeem nu zo s, dat de utendeljke vergoedng voor een zorgtraject herut wordt afgeled. Een bjkomend voordeel voor de audtor s dat de beschkbare data zch utstekend lenen voor het toepassen van process mnng. De casus betreft een organsate voor plastsch chrurgsche zorgbehandelngen waar de audtor n begnsel met behulp van dataanalyses kan vaststellen dat declarates op de juste wjze n de fnancële admnstrate worden verwerkt, gedeclareerd zjn bj zorgverzekeraars en betaald. Een rsco van de audtor dat daarmee nog net s afgedekt, betreft de vraag of zorgactvteten utendeljk ook resulteren n een declarate. Om deze vraag te beantwoorden s de nzet van process mnng een doeltreffend mddel. Door de utgebrede regstrates van zorgactvteten s het mogeljk om een dgtaal spoor voor elke ndvduele behandelng tot en met het aanmaken van een declarate te onderkennen. De processmnngtool kan hermee n fete het verloop van elk ndvdueel zorgbehandeltraject vsualseren. En de audtor kan vaststellen of elke afgeronde behandelng heeft geled tot een declarate. Fguur 3 s een weergave van deze casus. Hern s te zen dat n een bepaalde perode

5 behandelngen zjn gestart waarvan utendeljk behandelngen zjn gedeclareerd. Interessant herbj zjn de 998 behandelngen de net zjn afgesloten en toch zjn gedeclareerd. Weer een voorbeeld van een olfantenpaadje. Dt bleken snelle behandelngen te zjn de buten de procedure om net formeel worden afgesloten. In het kader van de audt geeft fguur 3 ook nzcht n de zorgbehandeltrajecten de nog net zjn afgesloten of wel zjn afgesloten en nog net gedeclareerd. Dt nzcht s belangrjk voor de controle van de post nog te factureren behandelngen n de jaarrekenng. Toegevoegde waarde Naast het fet dat de audtor op bass van het gevsualseerde proces kan vaststellen dat zorgactvteten tot een declarate hebben geled, geeft het vooral ook nzcht n het verloop van zorgbehandeltrajecten. In fguur 3 zjn de dverse soorten (gestandaardseerde) actvteten tussen het starten en afsluten van een behandelng omwlle van het overzcht weggelaten. Wanneer deze wel betrokken zjn bj het mnen ontstaat per soort zorgbehandeltraject een beeld van het gangbare proces (een zorgpad ). Hermee ontstaat nzcht n de utgevoerde zorgactvteten met herbj de doorlooptjd, hoeveel admnstrateve handelngen zjn utgevoerd en welke zorgverleners daarbj betrokken waren. Ook s zchtbaar welke zorgbehandeltrajecten afwjken van het verwachte patroon. Met de koppelng aan opbrengststromen geeft dt ook nzcht n hoe de kosten voor behandelngen en de daarvoor ontvangen vergoedng zch ten opzchte van elkaar verhouden. Dt gaat rchtng de operatonal excellence. Alleen s het net zo dat de audtor hermee een veel dudeljker beeld heeft van de daadwerkeljk actvteten bnnen het zorgproces? En hermee een betere gesprekspartner voor de drecte kan zjn? Utdagngen De voorgaande voorbeelden zjn een weergave van mogeljke toepassngen van process mnng n de audtpraktjk. Een goede toepassng van process mnng staat of valt met de kwaltet van gegevens waar het gebruk van maakt. En onze ervarng leert dat het verkrjgen van de juste gegevens net altjd een eenvoudge opgave s. In de praktjk zen wj dat een kant-en-klare eventlog n de regel net n de gewenste vorm beschkbaar s. Daar valt nog wat mssewerk bj software-ontwkkelaars te doen en s tegehoofd credteuren 20 Fguur 2. Audt functeschedng d 20:49:34 geannuleerd start behandelng d 21:10:16 afsluten behandelng medewerker credteuren Fguur 3. Audt volledghed opbrengstverantwoordng»process mnng vraagt meer dan technsch kenns van de process-mnngtool« d 04:31: d 18:29:51 declareren ljkertjd ook weer afhankeljk van de controledoelstellng van de audtor. De audtor zal samen met een data-analst aan de slag gaan om een eventlog samen te stellen. Onze ervarng s dat deze actvtet de nodge utdagngen kent en met aandacht moet gebeuren. Daar valt of staat de kwaltet van de utendeljke resultaten mee. Om te voorkomen dat de beste bedoelngen, om process mnng n te zetten ten behoeve van de audt, stranden n de fase waarn een eventlog wordt samengesteld, hebben we goede ervarngen met een gezamenljke aanpak. In deze 47

6 process mnng aanpak s het startpunt een workshop om te evalueren welke data nodg s. Herbj moeten n eder geval aanwezg zjn: de audtor, de controller, een medewerker met proceskenns, alsmede het onderlggende datamodel en de data-analst. Vervolgens s het belangrjk dat de data-analst n nauwe samenspraak met de audtor de eventlog samenstelt. Vanzelfsprekend heeft de audtor van tevoren de controledoelstellngen bepaald. In dt proces zen wj dezelfde utdagngen als bj elk ander data-analyseproces. Het vraagt net alleen technsche kenns van een tool, maar ook kenns van de vastleggngen gerelateerd aan bedrjfsprocessen, boekngsgangen en het onderlggende datamodel van de relevante systemen. Onderschat ook net dat process mnng meer vraagt dan technsch kenns van de process-mnngtool. Utendeljk gaat het ook om de analytsche vaardgheden en kenns van de bedrjfsomgevng van degene de de processen gaat mnen om tot een correcte nterpretate van de bevndngen te komen. Dt vraagt de nodge vleguren. Vergeet vooral ook net om n een vroegtjdg stadum bj het daadwerkeljk mnen de procesegenaar te betrekken. Enerzjds om tot de juste bevndngen ten behoeve van de audt te komen en anderzjds lgt just hern de kans om toegevoegde waarde te leveren. Dt s het moment waarop de realtet zchtbaar wordt. Samengevat: het samenstellen van een goede eventlog s n de praktjk de grootste utdagng en vraagt een gestructureerde aanpak met de juste betrokkenen. Ze het als een eenmalge nvesterng. de nzet van process-mnngtechneken beogen wj heraan een bjdrage te leveren. Ter afslutng het antwoord op de vraag: Process mnng: leuk voor de lefhebber of noodzaak? In dt artkel hebben wj onze ervarngen gedeeld met en vooral ook ons enthousasme over de nzet van process mnng n het domen van audt. Wj ervaren dat we een technek n handen hebben waarmee we daadwerkeljk toegevoegde waarde kunnen leveren aan onze opdrachtgevers. En waarom? Omdat het nzcht geeft, werkeljk nzcht; gebaseerd op feten. En dat s waar ondernemers naar op zoek zjn. Noodzakeljk? Ja, en nee. Is het een realstsche veronderstellng dat n een omgevng met een omvangrjke transactestroom de audtor voldoende nzcht krjgt n het bedrjfsproces met een deelwaarnemng, van zeg 25 transactes? Wj denken van net. In dat geval, noodzaak: Ja! drs. Angelque J.M. Koopman RE RA Koopman s partner bj Coney. E-mal: angelque.koopman@coney.nl drs. Peter de Kok RA De Kok s partner bj Coney. E-mal: peter.dekok@coney.nl Lteratuur Jans, M & Alles, M & Vasarhely, M (2013). The case for process mnng n audtng: Sources of value added and areas of applcaton. Internatonal Journal of Accountng Informaton Systems, 14, Jans, M & Alles, M & Vasarhely, M (February 15, 2010). Process Mnng of event logs n audtng: opportuntes and challenges. Belgum: Hasselt Unversty, Newak, NJ, USA: Rutgers Busness School. Van der Aalst, W.M.P (2011). Proces Mnng; Dscovery, Conformance and Enhancement of Busness Processes. Hedelberg Dordrecht London New York: Sprnger. IEEE Task Force on Process Mnng (2013). Process Mnng Manfest oorspronkeljk verschenen n BPM 2011 Workshops proceedngs, Lecture Notes n Busness Informaton Processsng. Sprnger-Verlag. Hoe nu verder? Wj zoeken met enthousasme naar mogeljkheden voor nnovate n het domen van nterne beheersng en audt door op een slmme maner data van ondernemngen te gebruken. Just door technologsche- en maatschappeljke ontwkkelngen zou de roep om controletechneken met behulp van data-analyse, en specfek process mnng, steeds groter moeten kunnen worden. Met het delen van kenns over en ervarngen met 48