Een Particulier Dossier wordt pas aangemaakt als een Persoon (Klant) advies wilt of direct een dienst of product gaat afnemen. Er zijn drie uitgangspunten: 1. de persoon is al een keer in Invice ingevoerd, maar er is nooit iets verder met deze persoon gedaan. 2. de persoon is nog nooit in Invice ingevoerd, is alleen en wilt als klant direct advies hebben. 3. de persoon is nog nooit in Invice ingevoerde, heeft een partner en wilt als klant direct advies hebben. Bij 1. als je al weet dat de persoon al in Invice is ingevoerd dan kan je direct een particulier dossier aanmaken en selecteer je de gevonden persoon en maak je vervolgens het dossier aan. Bij 2. kan je direct een Particulier Dossier aanmaken. Je voert de persoon in en er wordt dan automatisch een persoonsregister aangemaakt. Bij 3. kan je direct een Particulier Dossier aanmaken. Als eerste voer je in de persoon die je ook als eerste in het dossier wilt hebben. Na het invoeren van de eerste persoon wordt vervolgens de partner toegevoegd. In alle gevallen wordt er een persoonsregister aangemaakt wanneer een persoon direct via het aanmaken Particulier Dossier wordt ingevoerd. Het persoonsregister is de plaats waar alle relevante gegevens en informatie van een persoon wordt opgeslagen. In het dossier wordt getoond de gegevens van die persoon. Elk persoon heeft een eigen persoonsregister. In een dossier van twee personen wordt dus twee keer een kopie getoond van de persoonsgegevens vanuit het persoonsregister. Wanneer je over een persoon in het dossier informatie opslaat bij een object (bijvoorbeeld de eigendomsverhouding) of een contract (bijvoorbeeld wie is contractant), dan wordt daardoor de juiste informatie bij de juiste persoon gezet. De notities die daarmee verband houden zijn allemaal via het persoonsregister na te lezen. Daarnaast wordt in het persoonsregister getoond welke persoonlijke (bijv. kinderen) of zakelijke relaties die persoon heeft. Dus het persoonsregister is het middelpunt van de informatie. Van daaruit wordt een koppeling gelegd met een dossier en die koppeling ook bewaard. Gaat een combinatie van twee personen uit elkaar dan wordt dat opgeslagen in het persoonsregister van die persoon. Via het persoonsregister is dan altijd terug te herleiden in wat voor een soort dossier die persoon zit of heeft gezeten. Voor het persoonsregister is een aparte handleiding gemaakt. Opgelet! Wanneer een Particulier Dossier wordt aangemaakt voor twee personen, dan is het de bedoeling dat die personen een persoonlijke relatie hebben. Dus samenwonend, getrouwd, enz. Wanneer twee natuurlijke personen een dossier gaan vormen vanwege gezamenlijke activiteiten, bijvoorbeeld een beleggingspand kopen etc., dan is het de bedoeling dat daarvoor een Zakelijk Dossier wordt aangemaakt. Via het persoonsregister is dat dan ook weer zichtbaar. Dus één persoon kan in meerdere dossiers voorkomen.
Hoe maak je nu een Particulier Dossier Als je een Particulier Dossier wilt aanmaken dan klik je in het navigatiescherm eerst bij nieuw hier en vervolgens selecteer je Particulier Dossier. Je komt dan in het scherm Nieuw Dossier Particulier. Als eerste tik je bij de achternaam de eerste letter van de achternaam. Vervolgens druk je op de tabknop van je toetsenbord. Als er personen zijn ingevoerd waarvan de achternaam begint met de door jouw ingetikte letter worden ze vervolgens zichtbaar in dit scherm. Zijn het te veel personen, dan kan je meer letters intikken. Hoe meer letters worden ingevoerd hoe verfijnder het selecteren. Bij het tonen van de personen wordt ook getoond in welk dossier een persoon al zit. De kleur en code geeft aan in welke hoedanigheid die persoon in Invice voorkomt: P Bij deze kleur en de code P zit die persoon in een Particulier Dossier; Bij deze kleur en de code Z zit die persoon in een Zakelijk dossier; Bij deze kleur en de code B is die persoon werkzaam bij een zakelijke relatie of Maatschappij. Als het gewenste dossier al aanwezig blijkt te zijn, kan je de procedure stoppen door annuleren aan te klikken. Indien niet, kan je met het aanklikken van deze knop de persoon selecteren en wordt deze geplaatst in het invoerscherm. Vervolgens kan je aan de persoon een adres koppelen.
Indien de persoon nog niet in Invice is ingevoerd, dan kan je d.m.v. de tabtoets door het invoerscherm lopen en de gegevens van de aanvrager invullen. Hierna kan je het adres invoeren (dit kan in een later stadium ook, dan voer je het adres in het dossierscherm in). Hoe maak je een adres aan. Je voert hier de cijfers van de postcode in. Vervolgens druk je op de tabknop van je toetsenbord. Er wordt nu zichtbaar de al in Invice aanwezige adressen met het daarbij behorende huisnummers. Zichtbaar worden de adressen met dezelfde postcodecijfer volgorde. Zit het adres erbij klik je hier om het te selecteren. Als het adres er al inzit, dan kan dat verschillende oorzaken hebben: 1. de (nieuwe)klant woont op een adres van andere klanten (bijv. inwonend bij ouders); 2. de woning is al een keer ingevoerd in Invice en onderdeel van een dossier geweest en is los gekoppeld van het dossier door bijvoorbeeld verkoop van die woning; Zit het adres er niet bij vul dan de letters van de postcode in en klik deze button aan. Er wordt nu vanuit het postcode bestand de gegevens ingevuld. De letters van de Postcode worden automatisch groot gemaakt als je ze klein hebt in gevuld. Wat je zelf nog moet invullen is het huisnummer en eventueel het huisnummer toevoegsel. Zodra alles is ingevoerd kan je de knop dossier aanmaken aanklikken. Het schermpje wordt gesloten en wordt het Particulier Dossier geopend. Zodra bij het aanmaken van een Particulier Dossier een adres wordt aangemaakt, dan wordt ook automatisch een object aangemaakt. In het Particulier Dossier zal het meestal een particuliere woning zijn. Zodra het dosier is aangemaakt zie je dat het adres bij de de aanvrager al is ingevuld.
Na het aanmaken van het dossier zie je onderstaand scherm. Indien de klant alleen is kan je nu het scherm verder invullen. Bij de burgerlijke staat zie je een rode balk. Je kunt de burgerlijke staat op alleenstaand zetten door het rode veld aan te klikken. Je krijgt dan wel het koppelscherm te zien, doch met annuleren kan je het sluiten en wordt de burgerlijke staat automatisch alleenstaand. Belangrijk! Als de klant niet alleen is, dan eerst de partner toevoegen. Bij het toevoegen van de partner wordt door het aangeven van de relatievorm deze ook automatisch ingevuld bij de aanvrager. Hoe voeg je nu een partner toe en hoe koppel je de relatie. Indien de aanvrager een partner heeft en die wil je gelijk invoeren, dan klik je dit Icoon aan. Je komt dan in het Infoscherm van het dossier. In het scherm Info zie je deze knop. Je klik je die knop aan en dan zie je dit schermpje. Klik ja aan en dan kom je weer in het scherm om een nieuw persoon aan te maken of een bestaande toe te voegen. Volg dan dezelfde procedure als bij aanmaken nieuw persoon. Tip! Vergeet niet bij het aanmaken van een nieuw persoon direct het gelacht in te voeren. Daarmee voorkom je fouten als je personen gaat koppelen. Bij het maken van een relationele koppeling, bijv. met een kind, wordt daardoor automatisch de juiste keuzes getoond.
Zodra je een nieuw persoon hebt aangemaakt of geselecteerd hebt, krijg je, voordat de persoon echt wordt gekoppeld, eerst dit scherm te zien. In dit scherm wordt de onderlinge relatie vastgelegd. Je klikt eerst deze regel aan en kiest uit het uitklapvenster de burgerlijke staat. Daarna deze regel aanklikken en via de agenda de ingangsdatum van die relatievorm selecteren. (is niet verplicht, kan je later ook toevoegen) Als laatste de knop koppelen aanklikken. De persoon wordt nu als partner toegevoegd aan het dossier van de eerste aanvrager. Hierna kom je in het hoofdscherm van het Particulier Dossier. De eerste keer zie je bij de partner nog geen adres staan. Om dat wel te bereiken klik je object aan en daarna het onroerend goed. Dat is automatisch aangemaakt met het maken van het dossier bij de aanvrager. Bij het onderdeel verhouding, kan je de partner toevoegen. Dat doe je door eerst nieuw persoon selecteren en dan de knop nieuw aanklikken. Hierna ga je de status aangegeven. Ik welke verhouding staat de persoon tot het object. Eigendom, of huur etc. Indien eigendom kan je bij bezit aangegeven voor welke % de persoon eigenaar is. Als laatste kan je aangegeven of het adres ook het privéadres van die persoon is. Klik in het vakje en daarna wordt het adres ook zichtbaar in het hoofdmenu van het dossier.
Er zijn een paar andere varianten mogelijk: 1. de partner wordt toegevoegd terwijl de aanvrager al langer klant is. Dan is er al een bestaand Particulier Dossier en zal het dossier van de aanvrager al ingevuld zijn en kan de aanvrager ook meerdere onroerende goederen hebben. De partner wordt toegevoegd bij het object wat het privéadres van de aanvrager is of de partner heeft nog een eigen woonadres. Dat kan dan worden ingevoerd, nadat de partner is toegevoegd, door het adres van de partner aan te klikken. Hierna wordt het invoerscherm voor een Nieuw onroerend goed geopend en kan het adres worden ingevoerd en gekoppeld aan het dossier. 2. de partner die wordt toegevoegd is al klant en is al volledig ingevoerd in Invice, dus met een eigen privéadres. Bij het koppelen wordt automatisch de bij de partner behorende objecten toegevoegd aan het dossier en wordt het privéadres automatisch ingevuld. Het kan zijn dat zij tijdelijk apart blijven wonen, maar al wel gezamenlijk klant worden. Dat is dus mogelijk. Belangrijk! Mocht later het privéadres gelijk worden, dan eerst het privéadres ontkoppelen bij het object wat afvalt en daarna bij het gewenste object het privéadres weer aanklikken. Wisselsen van positie in het dossier. Soms is het nodig om de positie van de aanvrager en partner in het dossier onderling te wisselen. Daarvoor is in Invice een gemakkelijke oplossing gemaakt. In het infoscherm van het dossier zie je deze knop. Als je die aanklikt worden de personen onderling van plaats verwisseld. Partner weer ontkoppelen. Omgekeerd kan natuurlijk ook. Wanneer de relatie van de klanten om één of andere reden wordt verbroken, moet de relatie weer ontkoppeld worden. Als eerste bepaal je wie als klant het dossier blijft behouden. Blijkt de persoon, die het dossier blijft behouden, als partner is ingevoerd, dan kan je met het aanklikken van deze knop de positie in het dossier wijzigen. Door het aanklikken worden de personen dus omgewisseld. Hierna kan je de partner ontkoppelen door deze knop aan te klikken in het scherm. Je ziet vervolgens dit scherm en na de te hebben zie je dit scherm aangeklikt Na weer aangeklikt te hebben zie je dit scherm en kan je de datum van ontbinding invullen en daaronder de reden. Na wordt de partner ontkoppeld en wordt in het persoonsregister de gewijzigde relatievorm gearchiveerd. Voor verdere uitleg van het particulier dossier, zie daarvoor de handleiding: Particulier Dossier- hoofdmenu Voor verdere uitleg van het Persoonsregister, zie daarvoor de handleiding: Personen - persoonsregister