Handleiding Extranet 2.0

Transcriptie

1 Handleiding Extranet 2.0 Handleiding Acura Assuradeuren Extranet 2.0 Versie 2.2 sep-17

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Wat is extranet Beginnen met extranet Informeren Uw administratie raadplegen Gegevens raadplegen Offertes raadplegen Lopende polis(sen) raadplegen schadebehandeling raadplegen Premieboeking raadplegen Archiefstukken inzien Invoeren & muteren Een relatie invoeren Een relatie muteren Een offerte invoeren Zonder aanwezige relatie Koppelen relatie Aanvullende gegevens Controle Opslaan Een polis invoeren Een polis/offerte muteren memo functie Functie taken Uploaden document Bij storingen of vragen kunt u een sturen naar: info@acura.nl 2

3 1. Inleiding Deze handleiding is gemaakt voor de gebruiker van het extranet van Acura assuradeuren. De functies die voor de gebruiker relevant zijn worden in deze handleiding in het kort beschreven. 1.1 Wat is extranet Extranet is een beveiligde digitale omgeving waarin de gebruiker in staat gesteld wordt om gegevens in te voeren, te offreren, te raadplegen en te muteren. 1.2 Beginnen met extranet Surf naar op deze internetsite kunt u inloggen in het extranet, of middels een door ons aan u verstrekte URL. 3

4 Voer uw account, gebruikersnaam en wachtwoord in en kies voor Log in. U komt dan in het startscherm van Acura Extranet. Heeft u nog geen gebruikersnaam? Vraag deze dan op bij de hoofdgebruiker van uw kantoor. Indien u uw wachtwoord vergeten bent kiest u rechtsonder voor wachtwoord vergeten, u ontvangt uw nieuwe wachtwoord per . Dit wachtwoord is 24 uur geldig en dient u direct na het inloggen te wijzigen. 4

5 2. Informeren 2.1 Uw administratie raadplegen U komt op het dashboard van waaruit u diverse keuzes hebt. Als eerste een zoekfunctie om relaties, polissen en schades snel te vinden. Tevens kan gekozen worden voor het invoeren van een nieuwe verzekering/premievergelijking/offerte of een nieuwe relatie. Per gebruiker worden onder de zoekfunctie de laatst geraadpleegde relaties getoond, de informatie van deze relaties is snel te benaderen door de relatie vanuit dit scherm te selecteren. 5

6 2.2 Gegevens raadplegen Om gegevens in te zien kunt u op diverse manieren zoeken: op naam, relatienummer, polisnummer, schadenummer, postcode/ huisnummer, woonplaats, adres of zelfs telefoonnummer. Selecteer de relatie/polis/offerte of schade in het overzicht Na het selecteren komt u in het desbetreffende Detailoverzicht hier kunt u via linker of boven menu navigeren naar de diverse onderdelen om deze te raadplegen. 6

7 Rechtsboven kan via de button acties voor een beschikbare actie gekozen worden. 2.3 Offertes raadplegen Kies voor het menu Offerte, u krijgt een overzicht van afgegeven offertes bij deze relatie. Een getoonde offerte (pakket of onderdeel) kan geselecteerd worden, waarna de details van de gemaakte keuze wordt getoond. Tevens is hier weer een actie button beschikbaar. Via de actie button kan de offerte gewijzigd, afgelegd worden, of zelfs een polis aangevraagd worden. 7

8 2.4 Lopende polis(sen) raadplegen Wanneer u kiest voor Verzekeringen (tabblad uw verzekeringen) ziet u het overzicht van alle individueel lopende polissen van uw relatie. Wanneer een polis in behandeling is, is deze polis niet te wijzigen. Binnen het overzicht is het mogelijk om een pakket, of 1 van de onderdelen te selecteren voor een detailoverzicht. 8

9 Selecteer de gewenste polis om deze te raadplegen. Via de actiebutton kunt u desgewenst een actie uitvoeren welke specifiek van toepassing zijn voor de geselecteerde polis. Tevens kun je via de actie button terug naar het polisoverzicht. 9

10 2.5 schadebehandeling raadplegen Als u naar het menu schade navigeert, krijgt u een overzicht van alle lopende schades bij uw relatie. Klik op de schade welke u in wilt zien. Na raadplegen kunt u via het menu terug naar 1 van de overzichten of het dasboard. 10

11 2.6 Premieboeking raadplegen Als u naar het menu Te betalen navigeert, kunt u de openstaande premieboekingen van uw relatie raadplegen: U kunt een premieboeking individueel raadplegen door de factuur te selecteren. 11

12 2.7 Archiefstukken inzien Als u naar het dossier navigeert, kunt u alle correspondentie bij de betreffende relatie inzien, per polis kunt u ook het archief relevant aan een specifieke polis of schade inzien. Als u klikt op een specifiek archiefstuk zal deze geopend worden, deze kunt u desgewenst afdrukken. 12

13 3. Invoeren & muteren 3.1 Een relatie invoeren Om een nieuwe klant in te voeren kunt u via het dasboard de button nieuwe klant kiezen voor een particulier of zakelijke klant Maak uw keuze en klik op volgende. De met een ster gemarkeerde velden zijn verplicht. Na het invullen van postcode huisnummer wordt het adres automatisch bepaald. Bij correspondentie via wordt het adres een verplicht veld. 13

14 Als u alle benodigde velden heeft ingevuld, kiest u voor opslaan. U komt dan in het detail relatiescherm terecht vanwaar u een verdere keuze kan maken vanuit het menu. 3.2 Een relatie muteren Wanneer u relatiegegevens wenst te muteren kunt u middels het relatie detailoverzicht de actie button gebruiken om hier de keuze wijzigen te maken. Wijzig de gewenste gegevens en kies dan voor opslaan. 14

15 3.3 Een offerte invoeren Zonder aanwezige relatie Om een offerte in te voeren zijn er verschillende keuzes. Wanneer er nog geen relatie in de database staat, kan vanuit het dashboard gekozen worden voor nieuwe verzekering. Kies voor het juiste onderdeel voer de premie bepalende elementen in en kies voor premieberekening. Een premie indicatie zal nu bij de dekkingen verschijnen. Maak een keuze van de gewenste dekkingen. De premie indicaties van de gekozen dekkingen zal boven in het scherm bij elkaar opgeteld worden. 15

16 Op ieder moment binnen het proces is het mogelijk om meerdere sub-onderdelen aan de pakketpolis toe te voegen. Vergeet niet na de selectie de button verzekering toevoegen te gebruiken. Om de subonderdelen toe te voegen aan de selectie. Na selectie en invoer van de verschillende subonderdelen heb je een premie indicatie. Je kan nu kiezen om een offerte aan te maken of direct een polis aanvraag te doen. 16

17 3.3.2 Koppelen relatie Stap 2 voor het invoeren van een offerte is het koppelen van een relatie. Hier kun je kiezen uit het invoeren van een nieuwe relatie(zie invoeren relatie hoofdstuk 3.1) en het zoeken van een relatie uit de database (een bestaande klant). De bestaande klant kan gezocht worden op relatienummer, naam en postcode. Er verschijnt een lijst met relaties welke voldoen aan de zoekcriteria. Selecteer de gewenste relatie uit de lijst. Controleer de relatie gegevens en ga verder naar de volgende Stap. 17

18 3.3.3 Aanvullende gegevens Onder het tabblad Betalen worden de aanvullende gegevens gevraagd. Bij een nieuwe pakketmantel kunnen hier de Contractgegevens gevuld worden. Tevens worden per subonderdeel extra vragen gesteld, zoals bij motorrijtuigen de meldcode en een afwijkende regelmatige bestuurder. Bij gaat in per kan per onderdeel een afwijkende ingangsdatum ingevoerd worden (dit is wel altijd na de ingangsdatum van het pakket). Indien bij offerte de meldcode nog niet bekend is, kan hier 4 keer een nul ingegeven worden Wanneer een extra opmerking wordt toegevoegd, zal de offerte eerst langs een acceptant van Acura gaan om de opmerking te beoordelen Controle Als laatste stap is de controle van de ingevoerde gegevens op het samenvattingsscherm. 18

19 3.3.5 Opslaan Indien akkoord, kun je de offerte opslaan via de button offerte aanvragen Wanneer de verwerking goed is gegaan, krijg je een relatienummer en offertenummer te zien op het bedank scherm. Via het dasboard kunnen de gegevens weer geraadpleegd worden, en kan de offerte gemuteerd worden, of omgezet worden naar een polis aanvraag. 19

20 3.4 Een polis invoeren Vanuit het dashboard kunt u kiezen voor Nieuwe verzekering of u kiest voor het selecteren van een bestaande relatie uit de database en kiest voor nieuwe verzekering achter het tabblad verzekeringen. Let op, bij de keuze Nieuwe verzekering vanuit het dashboard wordt altijd een nieuwe pakketmantel aangemaakt. Vanuit het klanten detailscherm wordt een nieuw onderdeel indien mogelijk toegevoegd aan een bestaand pakketmantel. Bij Nieuwe verzekering krijgt u de keuze uit de verschillende pakket onderdelen of premievergelijk. U krijgt een scherm waarin de premiebepalende factoren van de aan te vragen polis staan. Wanneer deze ingevuld zijn kunt u kiezen voor bereken premie. Tevens kunt u op dit eerste scherm meerdere onderdelen toevoegen door de gewenste onderdelen aan te vinken en te kiezen voor verzekering toevoegen. 20

21 Na bereken premie krijgt u direct een overzicht van de globale premies op basis van de geselecteerde dekkingen. Na de selectie van de dekkingen en de premieberekening kan gekozen worden voor de button offerte of polis. Afhankelijk van het feit of u al gekozen heeft voor een relatie, komt men op het relatiescherm en kan men een relatie selecteren of een nieuwe relatie invoeren. Afhankelijk van deze keuze worden er op het scherm Betalen (aanvullende gegevens) wel of geen slotvragen gesteld. Bij offertes kan men bij meldcode volstaan met 0000 bij een polis aanvraag kan alleen de correcte meldcode behorend bij het ingevoerde kenteken ingevoerd worden. Eventuele bijzonderheden over de polis aanvraag kunnen ingevoerd worden als Opmerkingen van tussenpersoon 21

22 In het volgende scherm krijgt u een samenvatting van alle ingevoerde gegevens, het acceptatieresultaat en de slotverklaring welke betrekking heeft op de verzekeringsaanvraag (bij offerte is aanvinken van de verklaring niet verplicht). Na akkoord (offerte)aanvraag krijgt u offerte / polisnummer en een offerte of polis toegestuurd. 22

23 3.5 Een polis/offerte muteren Om een bestaande polis/offerte te muteren kan op het dashboard gezocht worden op relatie of offerte/polisnummer. Binnen het overzicht kan de polis / offerte geselecteerd worden. Via de button Actie worden de mogelijke acties getoond, waaronder wijzigen, maar ook polis aanvragen afleggen en bij een polis offerte aanvragen Op basis van de gekozen actie kunt u nu de geselecteerde polis/offerte doorlopen en eventuele mutaties aanbrengen. De polis / offerte kan hierna opgeslagen worden. 23

24 3.6 memo functie U kunt een memo toevoegen / bekijken betreffende een relatie, een polis of een schade. 24

25 3.7 Functie taken Via het menu taken, kunt u alle voor u bedoelde taken welke automatisch dan wel handmatig zijn toegevoegd bij deze bekijken. De taken zijn op 3 niveaus: relatieniveau, polisniveau en schadeniveau. Een agenda plaatsen doet u altijd op het gewenste niveau, dus of vanuit de relatie, of de polis, of de schade via de button acties. Selecteer de taak die u wilt raadplegen/ wijzigen of afleggen. U kunt kiezen om de taak/ agenda te muteren door op het potlood te klikken. Door de keuze van de button voer taak uit, komt men op het bijbehorende detailscherm. Hier kan weer gekozen worden voor de button afleggen 25

26 3.7 Uploaden document Stukken relevant aan een relatie, polis of schade kunt u zelf toevoegen in het relatie dossier of specifiek per polis/schade. Via de button acties en de keuze uploaden document. Het toegevoegde stuk is te zien via de menu-optie dossier of via de geselecteerde polis/schade via de button acties en de keuze bekijk dit archief. Het poststuk wordt zonder vervolgactie onder de relatie/polis/schade geplaatst. Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen? Bel dan met Wij staan u graag te woord! 26