Transcriptie

1 Gebruikershandleiding KlachtenVolgSysteem (KVS) > Huurdersportaal Pagina 1 van 7

2 Inleiding Met deze beknopte gebruikershandleiding helpen wij u gewend te raken aan het online KlachtenVolgSysteem, hierna te noemen KVS. Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd welke acties u dient te maken om een overzicht van storingen op te vragen en een nieuwe storing in het systeem te melden. Bijgaande handleiding is ingedeeld uit de volgende onderdelen: - Inloggen huurdersportaal - Overzicht van de meldingen - Het melden van een nieuwe storing - Profiel instellingen Inloggen huurdersportaal Stap 1: Via onze website kunt u in het menu Diensten de optie Extranet- Klachtenvolgsysteem kiezen. Klik op de link Stap 2: U wordt doorgestuurd naar het internetportaal ( waar u met uw toegestuurde gebruikersnaam en wachtwoord kunt inloggen. Indien u geen gegevens heeft ontvangen neemt u dan contact op met uw Technisch contactpersoon of de servicedesk. Pagina 2 van 7

3 Overzicht van de meldingen Stap 1: Wanneer u bent ingelogd komt u op de pagina van uw huurdersportaal. Stap 2: In het linker menu klikt u op Melding overzicht voor het overzicht van de meldingen. Via de zoekfunctie kunt u op openstaande of afgehandelde meldingen sorteren door middel van de ingevulde zoekcriteria. Wanneer op het meldingsnummer van de melding wordt gedrukt worden de melding details weergegeven. Tevens is het mogelijk een overzicht in.pdf formaat te maken met behulp van de pdf-knop aan de rechterzijde van het overzicht. Pagina 3 van 7

4 Stap 3: Bij de detail informatie van de meldingen kunt u diverse informatie terugvinden over de gemaakte melding. Tevens kan er via dit scherm een reactie op de melding worden verzonden naar onze Servicedesk. Pagina 4 van 7

5 Het melden van een nieuwe storing Stap 1: In het linker menu klikt u op Nieuwe storing/melding. Onderstaand scherm wordt weergegeven. Stap 2: Op deze pagina worden de gegevens met betrekking tot de storing ingevuld. Bij de keuze Wat is de locatie van de melding? heeft u de mogelijkheid om een storing te melden voor een Eigen ruimte of Algemene ruimte. Meldingen voor een Eigen ruimte hebben enkel en alleen betrekking op het door u gehuurde. Meldingen voor een Algemene ruimte hebben betrekking op gebouwgebonden onderdelen, zoals de installaties en systemen, bouwkundige zaken als gevels, daken enz. Meldingen voor Eigen ruimte zijn enkel zichtbaar voor de melder / huurder. Meldingen voor Algemene ruimte zijn voor alle huurders van het betreffende complex zichtbaar. Stap 3: Bij de keuze Waar heeft de melding betrekking op? heeft u de mogelijkheid om het bouwdeel te kiezen waar de storing betrekking op heeft. Pagina 5 van 7

6 Stap 4: Bij de keuze Wat is de beschrijving van uw storing? heeft u de keuze uit een aantal standaard storingsmeldingen welke veel voorkomen. Wij vragen u zo specifiek mogelijk de storing aan te geven zodat er een gerichte oplossing geboden kan worden. Stap 5: In het veld Beschrijving kunt u wellicht nog een toelichting geven op de storing, een nader aan te geven locatie of andere info. Wanneer alle gegevens juist zijn ingevuld kan er op de knop Volgende worden geklikt om naar de contactgegevens te gaan. Stap 6: In het veld Contactpersoon voor melding vragen wij u alle gegevens in te vullen met betrekking tot de melder. Het adres is gekoppeld aan het account waarmee is ingelogd. Verder is een telefoonnummer van een contactpersoon ter plaatse zeer gewenst voor onze uitvoerende partij. Pagina 6 van 7

7 Stap 6: In het scherm Bevestiging worden alle ingevoerde gegevens nogmaals in een totaaloverzicht weergegeven. Graag de informatie controleren en bij akkoord op de knop Bevestigen klikken om de storing bij onze Servicedesk in te dienen. De melder wordt hiervan op de hoogte gebracht middels een bevestigingsmail. De melding zal door onze Servicedesk in behandeling worden genomen. Waarna opdrachtverstrekking zal plaatsvinden aan een (voorkeurs)leverancier. Waarna u per een bevestiging ontvangt van de opdracht. In het eerder besproken gedeelte Overzicht van de meldingen kunt u zien wat de huidige status is van de storing. Profielinstellingen Via de optie Profiel in het menu is het eventueel mogelijk om uw profielinstellingen te wijzigen zoals inlognaam of wachtwoord. Onduidelijkheden? Mocht u vragen en/of opmerkingen hebben over het uitvoerdersportaal dan kunt u contact opnemen met uw Technisch contactpersoon of met onze Servicedesk. (servicedesk.realestate.nl@bilfinger.com). Pagina 7 van 7