De start & inloggen. a. Hoe is Invice opgezet b. Gebruik en doelstelling buttons, Iconen, tabbladen en kleuren c. Overige tips & trics d.

Transcriptie

1 a. Hoe is Invice opgezet b. Gebruik en doelstelling buttons, Iconen, tabbladen en kleuren c. Overige tips & trics d. Het inloggen A. Hoe is Invice opgezet Invice is het werkprogramma waar je de hele dag mee bezig zult zijn. Aan het begin van je dag start het je het programma en aan het eind van de dag sluit je het weer af. Daartussen zal je vanuit Invice alle werkzaamheden verrichten. Je zult tijdens het werken wel uitstapjes maken naar externe (gekoppelde)programma s, maar je komt altijd weer terug in Invice. Vanuit Invice maak je de voor het werk benodigde brieven, faxen en/of s. In Invice worden alle relevante gegevens van het dagelijkse werk opgeslagen zoals notities en gewijzigde contracten en objecten. Invice is een digitale vorm van het aloude dossier. Alle informatie zit volgens een bepaalde structuur verwerkt in Invice. Het concept Invice omvat het elektronische dossier en het digitaal dossier. Het elektronisch dossier is Invice, en dan met name de onderdelen waarbij in de dossiers van particulieren en zakelijke klanten de informatie over personen, objecten en contracten worden ingevoerd en beheerd. Het digitale dossier is de map op de server waarin zich de digitale bescheiden zitten. Dat kunnen gescande bescheiden zijn, gemaakte brieven, uitkomsten van adviezen of berekeningen etc. Alles is in PDF (om)gezet en gekoppeld aan onderdelen van het elektronische dossier. Voorbeeld: de gescande hypotheekofferte die gekoppeld zit aan de hypotheekkaart en van daaruit geopend, bekeken, verstuurd en geprint kunnen worden. Dus informatie die vroeger fysiek aanwezig was in het dossier en nu digitaal gemaakt is en op de server centraal voor iedere gebruiker van Invice direct beschikbaar is. Bij de ontwikkeling van het pakket is gekeken naar de praktische wekwijze en (werk)volgorde van een hypotheek en/of assurantiekantoor. Of het nu het aanmaken van een afspraak in de digitale agenda is of het aanvragen en beheren van de voorgang van een contract je zult zien dat het elkaar allemaal logisch opvolgt. De ene handeling heeft vaak weer een andere handeling tot gevolg. Iedere specifieke gebruiker kan zijn werk doen via Invice. Of je nu een adviseur bent, de verantwoordelijke voor het aanvragen en beheren van de voortgang of als beheerder alle management informatie wilt zien, aan iedereen is gedacht. Als je onderstaande leest kun je jezelf herkenen in één van de volgende gebruikers: Beheerder De beheerder is de natuurlijke persoon die namens de licentiehouder verantwoordelijk is voor Invice en de hoogste rechten bezit. De beheerder zal over het algemeen de directeur of eigenaar van het kantoor zijn. De beheerder is verantwoordelijk voor het instellen en beheren van de gebruikers van Invice, voor het toekennen van wachtwoorden en machtigingen. In het onderdeel personeel heeft de beheerder de mogelijkheid om voor alle gebruikers de rechten toe te kennen. Bijvoorbeeld iemand toegang geven tot het MIS (management informatie systeem) of de provisiemodule. Daarnaast kan de beheerder in het onderdeel variabelen allerlei instellingen van Invice aanpassen en daarmee Invice meer laten aansluiten bij de eigen specifieke wensen qua indeling en uitstraling. 1

2 Bijvoorbeeld de kleurstelling van Invice, het toevoegen van een eigen Logo of het wijzigen van de standaardinstellingen van brieven etc. In Invice zijn ruim 2500 velden zelfstandig door de beheerder aan te passen. Het is dus mogelijk de look en de inhoud vergaand aan te passen, zonder dat Consoft deze aanpassingen hoeft te doen. De beheerder heeft toegang tot alle vrije onderdelen van Invice. Voor de beheerder zijn aparte handleidingen ontwikkeld om de onderdelen van de kantoorvariabelen te kunnen beheren. Adviseur De adviseur is degene die rechtstreeks adviezen geeft aan relaties en daarvoor gebruikt van de adviessoftware. Voor de adviseur is speciaal het onderdeel Advies ontwikkeld. Vanuit het Advies kan hij het gehele adviestraject in kaart brengen en alle benodigde handelingen doen om een advies te kunnen maken. Vanuit het advies stuurt de adviseur het mid- en backoffice aan wanneer hij ten behoeve van het advies van hen ondersteuning verlangt. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een offerte, taxatie of het opvragen van een boeterente etc. Via zijn persoonlijke dasboard houdt hij overzicht over het aantal adviezen die hij in behandeling heeft. De adviseur heeft ook direct inzicht in de status van die adviezen. Hoe ver de aanvraag van een product is of hij wordt geattendeerd op een bepaalde relaties die niet binnen een bepaalde termijn gereageerd heeft op gemaakte afspraken. Allemaal instrumenten waarmee de adviseur grip houdt op zijn werk en adequaat kan reageren op ontwikkelingen. Mid-office Deze gebruiker is verantwoordelijke voor het aanvragen van offertes, contracten en de voortgangsbewaking daarvan. Daarnaast wordt de teamagenda beheerd en het verkeer gestuurd. De Backoffice Deze gebruiker is verantwoordelijke voor het beheer van de bestaande portefeuille. Rentecontrole, controle afloopdata producten en schadeafwikkelingen. Andere activiteiten kunnen mailings zijn die beheer gerelateerd zijn. Bij sommige kantoren kunnen mid- en backoffice worden uitgevoerd door één persoon of door twee of meerdere personen. Bepaalde taken kunnen gezamenlijk worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld dat meerdere gebruikers de teamagenda beheren. Mid- en backoffice hebben een eigen dasboard waarmee overzicht wordt gehouden over het onderhanden werk, voortgang van de aanvragen, beheeracties, schademeldingen etc. Invice is zo flexibel opgebouwd dat het ook mogelijk is dat een kantoor bestaande uit een persoon volledig met Invice kan werken, hoewel dan onderdelen die tot doel hebben gebruikers van Invice met elkaar te laten communiceren, niet gebruikt wordt. B. Toelichting knoppen, iconen, tabbladen en kleuren Hieronder wordt toegelicht wat de buttons, knoppen, iconen en de verschillende kleuren die in Invice gebruikt worden voor betekenis hebben. In de handleiding wordt telkens gezegd klik een knop aan of dat Icoon. Het bevorderd het gebruik van Invice als je op de hoogte bent van wat dat nu voorstelt en wat de achter liggende bedoeling is als wij iets een button noemen of een icoon. - knoppen Bij het werken met Invice zal je regelmatig een knopje moeten aanklikken om naar een volgend scherm te gaan of naar een ander onderdeel wat bij het scherm hoort waarin je bezig bent. Deze knoppen worden ook wel buttons genoemd. In elke button staat kort beschreven naar welk onderdeel van de deze leidt. In de buttons zit ook vaak een kenmerk die nog eens de boodschap versterkt. Hier een voorbeeld van een button met een toelichting. 2

3 - Iconen Bij het werken met Invice zal je regelmatig een knopje moeten aanklikken om naar een onderdeel van Invice te gaan terwijl zo n knopje geen tekst bevat maar een Symbool. Dit wordt een Icoon genoemd. Iconen worden gebruikt om het scherm rustig te houden. Het icoontje geeft heel duidelijk de bedoeling weer. - tabbladen In Invice zijn in verschillende schermen tabbladen gemaakt om op die wijze heel snel te kunnen navigeren in dat onderdeel, terwijl het overzicht van wat bij elkaar hoort duidelijkzichtbaar is. Zo is bijvoorbeeld het dossier particulier en dossier zakelijk opgedeeld in een aantal mappen, waar je doormiddel van de tabbladen direct toegang kan krijgen. Met het aanklikken van het tabblad open je de map. In elke map zit alle informatie die betrekking heeft op dat onderdeel. Bijvoorbeeld bij Hypotheken vindt je alle informatie over de lopende hypotheek of hypotheken. Hieronder een voorbeeld met een toelichting van tabbladen. In de Tab van de hoofdsoorten zie je cijfers staan. Het geeft aan hoeveel contracten dat onderdeel bezit. Als je in een bepaald onderdeel zit, dan is ter verduidelijking de tab grijs gekleurd en heeft de tab de vorm van het Icoon van Invice. - kleuren Ook wordt in Invice gewerkt met verschillende kleuren. De kleuren van een veld zeggen iets over de herkomst of status. Wanneer in een scherm één of meerdere velden anders van kleur zijn, dan betekent dat deze informatie in een ander scherm wordt samengesteld. Bijvoorbeeld in het advies wordt veel met kleuren gewerkt. Hier zie je dat de donkere velden de uitkomsten zijn van de berekeningen die daarboven zijn gemaakt. Deze velden zijn dan ook niet aan te passen omdat deze worden gevuld met de uitkomsten van die sommen. Ook wordt met kleuren de soorten afspraken in de agenda aangegeven. Wanneer je via het invoerscherm een persoon wil selecteren, zie je direct aan de kleur en code in wat voor een soort hoedanigheid de persoon al in Invice voorkomt. P. betekend dossier Particulier Z. betekend dossier Zakelijk B. betekend werkzaam bij Bedrijf C. Overige tips & trics - Velden Velden zijn de vakjes waarin je gegevens kunt tikken. Als je een veld aanklikt dan verschijnt de cursor aan het begin van de regel. Je kunt nu de gegevens erin tikken. Als je vervolgens doorklikt naar een volgend veld of met de tabknop van de computer naar een volgend veld gaat, dan worden de ingevoerde gegevens automatisch bewaard. Ook als je na het intikken van de gegevens met de knop vorige naar het vorige scherm gaat of via een button naar een ander scherm gaat. In Invice hoef je dus nooit apart een knopje aan te klikken om iets op te slaan. Wel zo gemakkelijk. Als je een veld weer aanklikt kan je ook de al aanwezige gegevens overtikken. Belangrijk! Bij de invoer van de geboortedatum en de postcode, altijd met de tabknop door de velden lopen. 3

4 Uitklapvenster, hier zijn twee versies van: 1. pop-up lijst, dit veld toont een lijst met vrij ingestelde gegevens. De gegevens uit deze lijst zijn een hulpmiddel, ze zijn niet verplicht. Door nogmaals het veld aan te klikken verdwijnt de lijst en kan je zelf bepalen wat er aan gegevens wordt ingevuld. 2. pop-up menu, dit veld toont een lijst met vaste gegevens, in dit veld kan je niet typen, je moet je aan de gegevens van de lijst houden. De reden van zo n veld is tweeledig, het kan zijn dat de ingevoerde gegevens invloed hebben op de werking van het programma of er mag vanwege productinhoudelijke redenen niet van afgeweken worden. Veel van deze lijsten kunnen door het kantoor zelf worden ingevuld (variabelen). Sommige zijn vanwege programmatechnische redenen niet aan te passen. Er zijn gebruikers variabelen en Consoft variabelen. De gebruikers variabelen zullen nooit door Consoft worden aangepast. - kalender Bij het invoeren van een datum, bijvoorbeeld ingangsdatum, dan kan dat op twee manieren. 1. datum invoeren via een kalender 2. datum zelf invoeren. Als je een datum veld aanklikt, dan verschijnt deze kalander. Klik je een datum aan, dan wordt die datum in het veld geplaatst. Klik je hier, dan wordt de actuele datum gebruikt. Hoe selecteer je een andere datum dan in het scherm getoond wordt. Stel je wilt selecteren. Je selecteer eerst de maand, door hier te klikken. Er verschijnt een uitklapvenster en je selecteer de maand. Daarna het jaar selecteren door op het jaartal te klikken. Je ziet dan dat daarnaast selecteerknopjes zichtbaar worden. Omhoog verder in de tijd, omlaag terug in de tijd. 4

5 Indien je ervoor kiest om de datum zelf in te typen, dan klik je twee keer op het datum veld. Dan sla je de kalender over. De invoer van de datum is dd//mm/jjjj Tussen de dagen, maand en jaar kan je of een - zetten of een / Als het fout gaat zie je dit schermpje. - werken met de tabknop Alle schermen hebben een logische opbouw. Om de schermen snel te kunnen invullen, kan je het beste werken met de tabknop op je toetsenbord. Je springt dan van veld naar veld. Over maatschappij -en productnamen Consoft streeft er naar om de producten en maatschappijen databases zoveel mogelijk up-to-date te houden. Het aanpassen en toevoegen van deze gegevens gebeurt alleen op verzoek van gebruikers. Komt er nu een situatie waarbij een specifieke naam van een product of zo ontbreekt, dan kan je gewoon een willekeurige naam uit het uitklapvenster kiezen. Als je daarna hetzelfde veld twee achter elkaar aanklikt, is het mogelijk om zelfstandig de juiste gegevens aan te passen. Via de helpdesk van Consoft kan je kenbaar maken dat er een product, maatschappij of onderdeel ontbreekt. Bespreek dit eerst met de beheerder van Invice, zodat deze weet wat er aan de hand is. Zodra er een maatschappij update geweest is, is het de bedoeling dat je handmatig de zelf ingevoerde naam aanpast. Je gaat naar het contract, selecteer de bewuste maatschappij. Hierdoor wordt de handmatig ingevoerde naam aangepast. Dit om te voorkomen dat er schrijffouten of afwijkingen ontstaan, waardoor de selectie niet meer goed werkt. Je moet dus voor je zelf even bijhouden om welke producten het gaat als je iets handmatig hebt aangepast. Genoeg theorie nu, aan de slag. Je bent nu toe om te gaan beginnen. Op de volgende pagina wordt uitgelegd hoe je kan inloggen. 5

6 D. Het inloggen Op je Bureaublad en/of in je werkbalk vind je de snelkoppeling naar Invice. Als je door het aanklikken van de snelkoppeling van Invice het programma gestart hebt, dan zie je dit scherm als eerste. Dit is het inlogscherm. Via dit scherm kan je inloggen en kom je in Invice terecht. Behalve de inloggegevens bevat dit scherm meer informatie. Hier staat het versienummer en daaronder het licentienummer van het kantoor. Na elke update wordt het versienummer verhoogd. De beheerder van het pakket Invice heeft je een inlognaam en een wachtwoord verstrekt. Om in te loggen ga je als volgt te werk. Met je muis klik je het witte vlak naast de inlognaam aan. Er verschijnt een pop-up lijst. Hieruit selecteer je je naam en klikt daarop. Met de knop Tab ga je naar het witte vlak naast wachtwoord. Daarin tik je je eigen wachtwoord in. Hierna kan je met het aanklikken van de knop Inloggen of met het aanklikken van het woord Invice inloggen. Als je bent ingelogd dan komt je in het hoofdmenu. Het hoofdmenu is het startscherm van de verdere mogelijkheden van Invice. De volgende stap van de handleiding is de uitleg over de mogelijkheden van het hoofdmenu. Door de beheerder van Invice is ingesteld of je inlogt als adviseur of als mid- of backoffice gebruik(st)er.