Papierloos vergaderen met NotuBox

Transcriptie

1 Papierloos vergaderen met NotuBox Handleiding december 2017 Versie 4 van de applicatie voor Windows 10 NotuBiz K.P. van der Mandelelaan MB Rotterdam Telefoon: support@notubiz.nl

2 Inhoud 1. Over het gebruik van apparaten met aanraakscherm 3 2. Installatie van de NotuBox-App 4 3. Inloggen in NotuBox 6 4. Kalender De kalender Vergaderingen in de kalender Menu Instellingen Accountgegevens Een vergadering De agenda Documenten Documenten openen Notities Notities maken Overzicht notities Notities delen Notities ontvangen Persoonlijke mappen Mappen aanmaken Mappen bekijken Persoonlijke mappen beheren via

3 12. Gedeelde Mappen Gedeelde mappen beheren via Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox Vergadermappen Vergadermappen bekijken via Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken 26 2

4 1. Over het gebruik van apparaten met aanraakscherm Hartelijk dank dat u NotuBox gaat gebruiken op uw Windows 10 apparaat. Deze handleiding helpt u bij het eerste gebruik en informeert u tevens over alle functionaliteiten van NotuBox voor Windows 10. NotuBox werkt op tablets, laptops en desktops die Windows 10 als besturingssysteem hebben. Dit betekent dat u NotuBox kunt gebruiken met muis en toetsenbord maar ook met aanraakschermen. In deze handleiding hebben we ervoor gekozen om het gebruik zo te omschrijven alsof u NotuBox gebruikt op een Windows 10 tablet óf dat u NotuBox gebruikt in de Tabletmodus op een Windows 10 apparaat met een aanraakscherm. Deze keuze is zichtbaar in de handleiding daar waar de besturing wordt beschreven. In deze handleiding gaan we ervan uit dat u een tablet/aanraakscherm gebruikt. In deze handleiding is omschreven hoe u de betreffende actie uitvoert op een apparaat met een aanraakscherm terwijl u wellicht een computer met muis en toetsenbord gebruikt. Alle functies in NotuBox zijn toegankelijk met zowel schermaanrakingen als met muisklikken. In hoofdlijnen laat de besturing van een tablet of aanraakscherm zich als volgt verhouden tot de besturing van een computer of laptop: Tablet/aanraakscherm Het scherm voor enkele tellen aangeraakt houden Computer/laptop Rechtermuisklik Wij wensen u veel plezier in het gebruik van NotuBox. 3

5 2. Installatie van de NotuBox-App Ga naar de Microsoft Store. U komt in de Microsoft Store door in het Startmenu te klikken op dit icoon: Als u het icoon van de Microsoft Store niet kunt vinden kunt zoeken door rechtsonder in het Startmenu te zoeken op microsoft store. 4

6 De Microsoft Store ziet er als volgt uit (de weergegeven inhoud kan per gebruiker verschillen): Zoek in de Microsoft Store in de zoekbalk naar NotuBox. U klikt NotuBox aan en gaat naar een vervolgscherm met meer informatie. Rechts naast het NotuBox logo staat: GRATIS. Hieronder klikt u op Downloaden. Vervolgens begint het downloadproces. Als het downloaden is voltooid, ziet u de knop Starten. Klik op de knop Starten om NotuBox te gaan gebruiken. U bent klaar om aan de slag te gaan! Tip Na de installatie kunt u NotuBox aan de taakbalk vastmaken of aan start vastmaken om NotuBox goed vindbaar te maken. Houdt uw vinger enkele tellen op het pictogram van de NotuBox-applicatie. Als u loslaat verschijnt het menu met de optie in beeld. Als u NotuBox aan de taakbalk vastmaakt, blijft NotuBox altijd in uw taakbalk aanwezig. Als u NotuBox aan start vastmaakt, is NotuBox direct zichtbaar onder Start in het overzicht met uw favoriete apps. 5

7 3. Inloggen in NotuBox Om de NotuBox-applicatie op te starten tikt u met uw vinger op het pictogram. U krijgt nu het volgende inlogscherm te zien. Als het goed is hebt u al een activeringsmail ontvangen waarmee u een wachtwoord heeft aangemaakt. U kunt ook een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen hebben van de NotuBizcontactpersoon binnen uw organisatie. U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vervolgens selecteert u Inloggen. Als u nog geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u contact opnemen met de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie. Als u onverhoopt uw wachtwoord of inlognaam vergeten bent, klik dan op de link wachtwoord vergeten? die u onder de knop Inloggen vindt. U wordt dan doorgeleid naar waar u uw gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord aan kunt vragen (let op! Hiervoor moet u wel verbinding hebben met het internet). 6

8 4. Kalender 4.1 De kalender Als u de applicatie opent, komt u terecht in de kalender. U ziet in één oogopslag welke vergaderingen en evenementen er deze week zijn. Aan de linkerzijkant kunt u naar een andere datum navigeren met de snelle datum selectie. 7

9 4.2 Vergaderingen in de kalender Als u op een evenement met een agenda klikt, opent er een nieuw scherm waarin de agenda wordt getoond. Een evenement met een agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender: Rechts onderin ziet u het agenda icoon. Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond. Onder de algemene informatie worden de bijbehorende agendapunten getoond. Als u op een agendapunt klikt opent er een nieuw scherm waarin alle aanwezige informatie en documenten van het agendapunt worden getoond. Een slotje voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is. Allen personen met specifieke leesrechten kunnen de betreffende agendapunten inzien. De tekstwolk met de rode badge geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er aan een agendapunt zijn gekoppeld. Het documenticoon geeft aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld. 8

10 Als u in de kalender klikt op een evenement zonder agenda, opent er een pop-up met daarin alle beschikbare informatie van het evenement. Een evenement zonder agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender: Rechts onderin ziet u géén agenda icoon Als u klikt op het bovenstaande evenement opent er een pop-up zoals in het onderstaande voorbeeld: 9

11 5. Menu In de linker bovenhoek bevindt zich een knop met drie streepjes. Als u deze knop aantikt komt u in het menu. Via dit menu kunt u navigeren naar de verschillende onderdelen in NotuBox. U beschikt over de knop Organisaties als u vanwege uw werkzaamheden een account heeft welke aan meerdere organisaties is gekoppeld (optioneel). Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de kalender. Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u naar uw persoonlijke digitale archief. De persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid om mobiel toegang te hebben tot uw digitale documenten. Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar de documenten die met u zijn gedeeld. Hier vindt u ook de mappen en documenten terug die u via Politiek Portaal met andere heeft gedeeld. Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen. Hierover kunt u meer lezen in het volgende hoofdstuk. 10

12 6. Instellingen In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen. Als u hierop klikt, krijgt u het volgende scherm te zien. 6.1 Accountgegevens Onder de kop Accountgegevens kunt u uitloggen uit NotuBox. U vindt hier ook de helpbestanden: de handleiding en de tutorial. Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox. Deze is te vinden op: Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account. Onderstaand scherm wordt weergegeven. 11

13 7. Een vergadering 7.1 De agenda Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend. U ziet een overzicht van de agenda. Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn. Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden. 12

14 Als u klikt op een agendapunt, opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt horen en eventueel extra informatie over het agendapunt. Als u klikt op een bijlage, opent deze in de PDF-reader die als standaard is ingesteld in Windows 10. Om terug te keren naar het agendaoverzicht klikt u links bovenin op knop Vorige. 13

15 8. Documenten 8.1 Documenten openen Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen. Door op een agendapunt te tikken, opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen. Als het PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is, betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet offline in te zien. Als de bijlage al wel gedownload is, dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd. Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties: Open document U opent het document zodat u het kunt lezen. Het document is ook te openen door op de titel te tikken. Openen met Naast de standaard PDF-reader van Windows 10, kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-readers die op uw apparaat geïnstalleerd zijn worden geopend en bekeken. De eerste keer dat u deze optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een externe reader staan beschreven. U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te kunnen gebruiken. Nadat het document is gedownload, wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen met welke reader u het document wilt openen. In dit menu worden de PDF-readers getoond die op uw apparaat zijn geïnstalleerd. NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze externe readers. Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-vertrouwelijke documenten. Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft, kunnen vertrouwelijke documenten alleen met de standaard PDFreader van Windows 10 worden bekeken. Deze optie is alleen zichtbaar bij openbare documenten tenzij uw organisatie vrijgegeven heeft voor vertrouwelijke documenten. Hiermee stuurt een mail met daarin als bijlage het PDF-bestand. Kopieer naar map Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen. Zie ook het hoofdstuk Persoonlijke mappen 14

16 9. Notities 9.1 Notities maken Bij de agendapunten die u opent in NotuBox kunt u notities typen. Notities bij agendapunten Een notitie maken bij een agendapunt doet u door in het agendapunt te tikken op het icoontje Maak notitie. Er verschijnt een notitievenster waarin u kunt typen. U kunt maar één persoonlijke notitie bij een agendapunt maken. 15

17 Met de knop aa aan de linker bovenzijde van het notitievel, kunt u de lettergrootte instellen. Klik vervolgens op Opslaan om uw notitie te bewaren. 9.2 Overzicht notities Via de webomgeving van NotuBox ( kunt u een overzicht downloaden van alle door u gemaakte notities. Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities. Onderstaand scherm wordt weergegeven. U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de bestandsformaten:.xls,.html,.csv. 16

18 9.3 Notities delen Met de Deel-knop rechts bovenin het notitiescherm kunt u uw Notitie delen. Nadat u op de Deel-knop klikt, opent zich een scherm waarin u personen kunt selecteren waarmee u uw notitie wilt delen. Nadat u de juiste personen heeft gekozen, klikt u op Selecteren Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie gaat delen. Klik vervolgens op Opslaan om uw notitie te delen. 17

19 9.4 Notities ontvangen Gedeelde notities bij agendapunten Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder uw eigen notitie. Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld, bestaat de kans dat de notitie niet volledig wordt getoond in het overzicht. Om de volledige notitie te tonen, klikt u op de gedeelde notitie om deze in een pop-up te openen. In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen. Onder iedere notitie staat de naam van de afzender vermeld. 18

20 10. Persoonlijke mappen In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken. Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst worden. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar in een map plaatsen. Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude vergaderingen naar de documenten te zoeken. Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten in uw persoonlijke mappen plaatsen Mappen aanmaken U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu. Voordat er bestanden in uw mappen geplaatst kunnen worden, dient u eerst mappen aan te maken. Dit doet u door op het plusje in de menubalk te tikken. Vervolgens verschijnt het volgende scherm. In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven. Door vervolgens op Maak te drukken, wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt. 19

21 10.2 Mappen bekijken Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen, keert u weer terug naar uw Persoonlijke mappen. Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten. U opent de map door erop te tikken. Door te klikken op de kolomtitels Titel of Laatst gewijzigd, kunt u de bestanden zowel oplopend als aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde. Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu. In het uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven: - Open document: opent het document in de app. - Openen met...: hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen - Verwijderen: verwijdert het document uit de map - Verplaats document: Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map 10.3 Persoonlijke mappen beheren via Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox ( eigen documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie. Deze documenten zijn dan dus via NotuBox te bekijken. Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen. Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de persoonlijke mappen, dient u eerst met uw account in te loggen op U komt dan in het startscherm met uw accountgegevens. Vervolgens klikt u in het menu op de knop Persoonlijke mappen. U komt dan in het volgende scherm. 20

22 Bovenin beeld staan de huidige mappen. In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen Testmap en Inbox. Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties: - Nieuwe map: Via deze knop kunt u mappen toevoegen. De mappen worden dan zichtbaar in de webomgeving en in op de tablet. - Upload document: Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd. - Wis een map: Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt, rechts van de titel van een map, wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist. Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd, aangezien ook alleen PDF-bestanden in NotuBox getoond kunnen worden. Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich. Afhankelijk van uw internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad. Mocht u het bestand willen verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document. De bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd, zijn ook meteen te raadplegen via de tablet. 21

23 12. Gedeelde Mappen Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn. Hiermee lijken de Gedeelde mappen qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen. Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn. Personen waarmee u deze mappen deelt, zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde partij als u. Als u niet tot een partij behoort, deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij een bepaalde fractie is ingedeeld Gedeelde mappen beheren via Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd op de webomgeving van NotuBox. Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde mappen. U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map. Bestanden toevoegen aan de map via de webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen. Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend. Afhankelijk van de browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad. Onder het document staat weergegeven door wie het bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd. Via de knop met het prullenbaksymbool kunnen documenten uit de map verwijderd worden. Alle fractieleden kunnen documenten verwijderen uit een gedeelde map, ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via NotuBox te bekijken door alle fractieleden. 22

24 Zoals is te zien, wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map zitten. Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond. Door op het document te tikken opent het document zich in de PDF-reader. In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd. Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal. 23

25 13. Vergadermappen Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek Portaal worden toegevoegd. Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde mappen. Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en toegevoegd. De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBizcontactpersoon van uw organisatie. Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden op de webomgeving in Politiek Portaal Vergadermappen bekijken via Om bestanden te bekijken in de webomgeving ( moet u daar eerst inloggen. Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen. In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieën waar u lid van bent. De gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de vergaderingen Gemeenteraad, College en Commissie Algemeen, welke bij de organisatie Demo horen. Tussen haakjes staat achter elke commissienaam hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie. Door op een commissie te klikken opent het overzicht van de vergadermappen. 24

26 Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten. Door op de naam van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen. Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd. Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden. Afhankelijk van de browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad. Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen, dan gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen. 25

27 16. Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de rechten toe hebben. Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen; het niveau van een gehele agenda, het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage. Vertrouwelijke agenda s Vertrouwelijke agenda s zijn agenda s van vergadercategorieën die enkel voor de leden zichtbaar mogen zijn. Denk hierbij aan agenda s van het presidium of het college van B&W. Als een agenda vertrouwelijk is, is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben. Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien, dan is deze zichtbaar. Als een agenda vertrouwelijk is gemaakt, zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk. Vertrouwelijke agendapunten Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda, maar slechts één of enkele agendapunten vertrouwelijk zijn, alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt. Het is aangemerkt als vertrouwelijk. Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft. Deze agenda bevat een vertrouwelijk agendapunt (5), deze gebruiker heeft recht dit punt te zien, dus het wordt getoond. Deze agenda bevat een vertrouwelijk agendapunt (5), maar deze gebruiker heeft geen rechten dit te zien. Het agendapunt wordt dus niet getoond. 26

28 Vertrouwelijke documenten Is een agendapunt wel openbaar, maar bevat deze een vertrouwelijk document, dan zal deze bijlage alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze vergadercategorie te zien. Gebruikers die deze rechten niet hebben, kunnen het agendapunt en de overige stukken wel gewoon inzien. Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage, te herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje. 27