Ontwerpwrkshp prces herinrichting Marktplein Dnderdag 14 april, 19u00 22u00 Pati, gemeentehuis en Op inhudelijk vlak Ontwerpen van een prcesarchitectuur vr een traject dat de gemeente Neerpelt wil drlpen m te kmen tt gedragen vrstellen en ideeën vr de herinrichting van het Marktplein. De prcesarchitectuur met een actieve betrkkenheid van inwners en andere stakehlders mgelijk maken. Qua subdelen betekent dit cncreet: Scherp krijgen en delen (i.f.v. gedragenheid) van de precieze delstelling van het prces Mappen van de stakehlders/experten die meten betrkken wrden I.f.v. beschikbare tijd en budget een lgische samenhangend geheel van activiteiten en prcessen maken dat in staat is de stakehlders en experten actief te laten samenwerken rnd de gefrmuleerde delstelling Op prcesvlak Ontwikkelen van gedragenheid rnd prces dat zal vrm krijgen en creëren van een prjectgrep die samen de interne draagkracht heeft m het stakehldermanagementprces verder vrm te geven en uit te dragen, Inzicht geven in het ntstaan van z n prcesarchitectuur i.e. al dende cmpetenties aanleren m in de tekmst zelf aan de slag te gaan met dergelijke cmplexe prcessen Het prces in vgelvlucht Onthaal is vrzien m 18.45 uur, echte pstart vrzien we m 19.00 uur, einde vrzien rnd 22 uur. We mikken p 10 deelnemers. Het geheel is als vlgt pgedeeld: 1. Krte pstart met verwelkming, kennismaking, telichting bij prgramma en eerste pdracht 2. Scherpstellen van delstellingen middels gesprekken in kleine grepjes en plenair delen 3. Mappen van stakehlders 4. Brainstrmrnde rnd frmats en activiteiten 5. Samenleggen puzzelstukjes 6. Nieuwe datum vastleggen met kerngrep Praktisch Vr de wrkshp hebben we ndig: Flip-ver p staander 3 flipcharts (Ewud) Naamstickers Pst-its & stiften (Ewud) Kpies ndersteunende vragen vr scherpstellen delstellingen Pennen Vldende stelen vr het aantal deelnemers Eén tafel waar iedereen rnd kan Cateringtafel (kffie, thee, water, kpjes en glazen) 1
OVERZICHT PROGRAMMA Onderdeel Duur Timing 1 Onthaal 15 18.45u 19.00u 2 Opstart met kennismaking en prgrammatelichting 15 19.00u 19.15u 3 Scherpstellen delstelling prces 45 19.15u 20.00u 4 Mappen stakehlders 45 20.00u 20.45u 5 Brainstrmrnde rnd frmats en activiteiten 30 20.45u 21.15u 6 Samenleggen resultaten brainstrm tt cherente prcesarchitectuur + afsluiten 45 21.15u 22.00u 7 Vervlgafspraken 30 22.00u - 22.30u 1) Onthaal 18.45u 19.00u Deelnemers kunnen rustig tekmen. Ze wrden verwelkmd dr Greet en ntvangen hun naamsticker. Mgelijkheid m kffie, thee f water te nemen Naamstickers (enkel VOORNAAM, in grte letters, vlstaat) 2) Opstart, kennismaking en prgrammatelichting 19.00u-19.15u Deelnemers velen zich welkm en weten zich geapprecieerd vr hun kmst Deelnemers zijn geïnfrmeerd ver delstellingen ntwerpwrkshp Deelnemers maken, in de mate dat dit ng ndig is, kennis met elkaar Deelnemers wrden aan het werk gezet vr de eerste pdracht Krte verwelkming dr Raf, vrstellen van Ewud & Greet Ewud licht het prgramma van de avnd te en begeleidt een krt kennismakingsrndje Greet geeft instructies vr eerste sessie. Belangrijk is hier m cntext ng even te duiden: glbaal gezien is de delstelling wel geweten (herinrichting Marktplein) maar ze mag scherper: waarm is dit belangrijk? Welke prblemen lssen we p? Instructie: Vrm drie grepjes van 3 à 4 waarbij we zveel mgelijk prberen m mensen die dicht bij het eigenaarsschap van de pdracht staan te cmbineren met mensen die er verder vanaf staan (Fernand, Raf en Niels zitten in verschillende grepjes). De externen ndervragen de interne, met als steun een setje hulpvragen, ver wat vlgens hem de precieze delstelling van het prces met zijn. 2
We geven de grepjes een 8 tt max. 10 minuten vr een gesprek, daarna vragen we hen m samen na te denken ver een gede frmulering: Krt en ged verstaanbaar (2 à 3 vlzinnen) Vldende cncreet Vldende stretchend: daagt het status-qu uit Elk grepje tracht een vlgens hen heldere, cncrete en stretchende delstelling te frmuleren (p een pst-it) Daarna zullen we plenair uitwisselen m z te kmen tt een gedragen en duidelijke delstelling vr het prces Flip-ver met prgramma p flap Setje hulpvragen 3) Scherp stellen delstellingen prces 19.15 20.00u Een gedachtewisseling ver de delstelling van het p te starten prces m vanuit de verschillende ideeën te kmen tt een duidelijk en scherp gefrmuleerde delstelling vr het prces. Ewud en Greet vlgen p he de gesprekken verlpen en geven tijdig signaal aan elk grepje m delstelling neer te schrijven p pst-it. Na een 15-tal minuten starten we met het plenair delen. Grepjes lichten één vr één hun pst-it te, we clusteren en begeleiden het gesprek naar een gemeenschappelijk gedragen delstelling (eventueel wat grafisch facilitatiewerk dr Ewud). Naargelang het materiaal dat zich aanbiedt zal dit een zachtere (veel gelijkenissen) c.q. hardere facilitatie (veel verschillen) wrden. In geval van grte verschillen zal Ewud echt drvragen m zaken te expliciteren en dan vrstellen den m tt een cnsensus te kmen. Na een ½ uur tetsen we de aldus gefrmuleerde delstelling Template met wat ndersteuning en enkele hulpvragen Pst-it s, fijne stiftjes Grafisch facilitatiemateriaal 4) Mappen stakehlders 20.00u-20.45u Gegeven de gefrmuleerde delstellingen, plijsten van alle mgelijke stakehlders/experten die bij het prces meten betrkken wrden vlgens belang, urgentie, legitimiteit Materiaal : we tekenen p enkele flaps de drie cirkels belang, urgentie, legitimiteit (zie vrbeeld achteraan dit draaibek) Instructie van Greet: Opdracht : iedereen bedenkt in du welke experten/stakehlders zeker bij de herinrichting van het Marktplein meten betrkken 3
wrden. We zijn vral p zek naar categrieën/rganisaties/partijen/, individuele namen mgen echter k. maximaal 10 minuten (indien mgelijk, minder) m iedereen in du zveel mgelijk p te laten smmen Als de du s klaar zijn, licht Ewud de template te en krijgen de du s ng even tijd m vr het eigen lijstje na te denken waar zij de stakehlders/experten zuden situeren. Hierna beginnen we alle gevnden stakehlders te mappen/clusteren p de grte template, waar ndig bespreken we het plenair. Op deze wijze ntstaat geleidelijk aan een heel kluwen/veld van stakehlders/experten. Als iedereen al zijn pst-it s heeft pgekleefd, bekijken we het eindresultaat en checken even he dit binnenkmt (grte grep stakehlders f niet? Allemaal even relevant? Heveel echt relevant? ) Template: Ewud tekent ter plaatse Template met wat ndersteunende vragen 5) Brainstrmrnde frmats en activiteiten 20.45u-21.15u Zveel mgelijk (riginele) ideeën verzamelen m gegeven de delstelling en de afgebakende grep stakehlders een prcesarchitectuur te kunnen pzetten m de begde delstelling te realiseren Instructies dr Ewud: Opdelen in 3 grepjes Er staan 3 flipcharts met de trefwrden: Inspiratie Bespreken & analyseren Creëren Ewud legt even de trefwrden uit als 3 fasen die een ged ccreatieprces ndig heeft. Bedeling is dat ieder grepje zveel mgelijk ideeën spuit m.b.t. zaken die in de 3 fasen mgelijk zijn. We geven een aantal vrbeelden. Dan den we een krte brainstrmcarrusel, echt heel krt 3 x 3 minuten: grepjes schuiven dr en schrijven gedurende 3 minuten alle mgelijke ideeën p de 3 flappen. Tensltte staat iedereen weer bij zijn startflap, elk grepje bekijkt de ttale lijst en mcirkelt een aantal sterke ideeën. Als deze brainstrm gedaan is, delen we met elkaar even het eindresultaat 3 flipcharts Fijne stiftjes Geluidsinstallatie? 4
6) Samenleggen resultaten brainstrm tt cherente prcesarchitectuur + afsluiten 21.15u-22.00u Kmen tt een uitgewerkte prcesarchitectuur waar iedereen kan achter staan Ng even landen met een krte evaluatie en deelnemers bedanken vr medewerking Ewud: vr deze sessie begint even kppen samen steken m te bekijken he we verder werken Indien sfeer en ambiance ged is en we te maken hebben met getalenteerde ntwerpers, kunnen we even terug kleine grepjes samen stellen en elk grepje zelf wat puzzelstukken laten samen stellen tt een cherent geheel (inclusief timings). Daarna plenair terugkppelen, gelijkenissen en verschillen bespreken en faciliteren naar één architectuur Indien nze inschatting is dat we dit beter zelf wat in handen, tekenen we snel p een white bard een mgelijke architectuur uit, inclusief de timings en de in/uts en bespreken dit vrstel met de grep. Om zeker te zijn dat we geen stappen vergeten drlpen we de prcesarchitectuur. We leggen de verschillende acties van het stappenplan p de grnd en starten met de eerste actie van het prces. We zetten pas fysiek een stap naar de vlgende actie als de eerdere actie klpt, enzvrt. Vr elke stap leggen we data vast, k vr de bijeenkmsten van de kerngrep. Eenmaal we een min f meer cherente architectuur hebben, maken we k even wat inschatting ver he grt en he zwaar het uitgetekende prces is. Afsluiten den we dr ng een krt rndje te den he het vr iedereen was, Raf ng een krt slt/dankwrd Flipver A3-papier Aansluitend: navergadering m te kmen tt afspraken ver het ged uitschrijven van de prcesarchitectuur. 5