Stap 4: 4. Zelfevaluatie in de hand

Transcriptie

1 Stap 4: 4. Zelfevaluatie in de hand

2 1 Del De 5 vinger methdiek is een brainstrmtechniek die als del heeft m de deelnemers de huidige werksituatie te analyseren, vanuit een ttaalverzicht, en tevens p zek te gaan naar mgelijke plssingen m deze situatie te verbeteren. 2 Methdiek Dr deze methdiek te gebruiken, wrden de deelnemers gestimuleerd m de huidige werksituatie (AS IS) in kaart te brengen, en cnstructief en creatief na te denken ver mgelijke verbeteracties (TO BE), bekeken vanuit verschillende perspectieven: De duim: ged bezig, meer van dat Er zijn vandaag in ns team al heel wat plssingen aanwezig die we alleen maar meer meten den. Dit is vandaag de uitgangspsitie van het waarderend nderzeken. We waarderen in nze werking wat vandaag ged is en we nemen dit mee als een vertrekpunt vr verbeteren en greien. Waar zijn we sterk in? Uniek in? De truwvinger: bezielen Welke kernwaarden nderschrijven wij? De waarden vinden wij terug in de visie van de rganisatie en zrgt vr binding tussen de medewerkers in het team maar k ver de teams heen. De waarden zijn wat ns bezielt. De kernwaarden zijn die dingen waar we meer tijd en geld insteken dan een ander en die we nit zien als een kst. In welke diepgewrtelde vertuigingen steekt nze rganisatie meer tijd en geld in dan een ander? Waar de nderneming veel tijd en geld insteekt met uiteindelijk de persnlijkheid wrden van de nderneming. In de kernwaarden kan de rganisatie zich nderscheiden van andere gelijkaardige rganisaties. De kernwaarden maken de nderneming herkenbaar. De hekelvinger: weg daarmee? Waarmee willen wij stppen? Wat den wij vandaag waar we van vinden dat het geen f nvldende tegevegde waarde biedt vanuit het standpunt van de verschillende belanghebbenden? Welke regels en prcedures wrden er gevlgd waarvan niemand ng ged weet waarvr ze dienen? Waar wrden nze klanten wel eens lastig van en wat zuden ze graag veranderd zien? Waar klaag ik wel eens ver s avnds als ik thuiskm bij mijn partner? De pink: grt in wrden? Je kan de prblemen van vandaag niet plssen dr hetzelfde manier van denken en handelen te gebruiken die de prblemen hebben verrzaakt.

3 Wat meten wij ng geleerd krijgen? Waar meten wij ng in greien? Op welk srt prblemen hebben wij vandaag ng geen antwrd? De wijsvinger: niet willen maar kiezen Waar wijzen we naar? Welke zijn nze Waanzinnig Belangrijke Objectieven f nze dreams with a deadline? Welke bjectieven zijn van strategisch belang? We definiëren Waanzinnig Belangrijke Objectieven (WBO s) als bjectieven waarvr we werkelijk gaan en waarvr iedereen zich nat wil vr maken. Om de WBO s te ntdekken wrden de verschillende ideeën telkens bekeken vanuit 3 invalsheken: 1. Kunnen wij er geld mee verdienen? 2. Wrden nze belanghebbenden er echt beter van? en draagt het bij tt een wezenlijke verbetering f vernieuwing van de essentie, met name nze kernpdracht. Als we dit bjectief bereiken, wat is dan het effect ervan p de tevredenheid van nze belanghebbenden?

4 3 Instrument Zals bij elke brainstrm, bestaat de het prces van de 5 vinger methdiek k uit drie fasen: 3.1 Vrbereiding Samenstelling van de teams: Werknemers van het bedrijf wrden verdeeld in grepjes van maximaal 15 persnen. Er zijn twee mgelijkheden bij het samenstellen van de teams: De deelnemers veren dezelfde f gelijkaardige functie uit, werken samen in dezelfde afdeling, f in dezelfde pleg. Het vrdeel van deze samenstelling is dat medewerkers elkaar ged begrijpen, gemakkelijk kunnen inpikken p elkaars ideeën en situaties in de diepte kunnen analyseren en mgelijke prjecten gedetailleerd kunnen uitwerken. Bv. Inpakkers van een inpakafdeling zullen gemakkelijk een cncreet verbeterplan kunnen pmaken, vanuit hun kennis en ervaringen. De grep is heel divers samengesteld, en bevat werknemers met verschillende functies, van diverse afdelingen binnen het bedrijf. Deze grepssamenstelling heeft als vrdeel dat de prblematiek vanuit verschillende gpunten wrdt bekeken, en mgelijks andere, meer verrassende plssingen met zich mee zal brengen. Bv. De HR verantwrdelijke zal vanuit zijn/haar psychlgische f scilgische kennis de situatie in de inpakafdeling ttaal anders bekijken dan de ingenieur met zijn/haar technische achtergrnd. Om werknemers p een ngeremde manier aan deze brainstrm te laten deelnemen, wrdt er aangeraden m het management f de directie niet te betrekken bij de uitvering ervan. Aanstellen van een vrzitter: Op vrwaarde dat er vldende vertruwen en penheid kan gegarandeerd wrden, kan de vrzitter een interne werknemer van het bedrijf zijn. Maar indien mgelijk is het aangewezen m een externe vrzitter aan te stellen. Deze vrzitter heeft een neutrale kijk p de situatie, en kan een bjectieve analyse maken. Creatieve denkruimte: Indien er vldende ruimte is, kan deze brainstrm binnen het bedrijf gerganiseerd wrden. Belangrijk is wel dat de deelnemers zich p hun gemak velen, zdat ze hun ideeën de vrije lp kunnen laten. Een psitieve sfeer kan gecreëerd wrden dr de zalen p een aangename manier te bekleden en in te delen, te zrgen vr wat lekkers, Ng meer effect kan men bekmen, dr vr een andere lcatie te kiezen. Een aangename, inspirerende ruimte, vlledig weg van de werkmgeving, kan stimulerend werken vr de creativiteit van de deelnemers.

5 De vrzitter bereidt het bendigde prcesmateriaal vr: Gekleurde metaplankaarten: bijvrbeeld wit vr duim, rd vr wijsvinger, blauw vr hekelvinger, geel vr truwvinger en gren vr pink. Vijf grte wandbladen, plakband Flipver, stiften Beamer en scherm f witte muur Filmpje(s) m creativiteit te stimuleren Afbeelding hand met vijf gekleurde vingers Presentatie met krte telichting van de vijf vingers, eventueel kunnen hiervr k infkaarten gebruikt wrden. 3.2 Ideeën genereren Warming- up Om het ijs te breken en elkaar eens p een ttaal andere manier te leren kennen, kan men een riginele vrstellingsrnde huden. Hiervr zijn er verschillende manieren, waarvan we er twee nader telichten: 1. Aan de hand van een vrwerp: de deelnemers brengen een vrwerp mee dat hen typeert. Dit kan te maken hebben met hun gezinssituatie, hbby, verleden, tekmstdrm, 2. Dr een tekeningetje: p hun naamkaartje schrijven ze niet alleen hun naam en functie, maar maken ze k een klein (cryptisch) tekeningetje f symbl dat hen typeert.

6 De deelnemers lichten aan de anderen te waarm ze dit vrwerp f deze tekening hebben gekzen, en welk verhaal f welke anekdte erachter zit. Om een psitieve sfeer te creëren, een pen mentaliteit te bekmen en creativiteit te stimuleren bij de deelnemers, kan men tal van acties ndernemen, waarvan we er twee nader telichten: 1. Geef de deelnemers een kaartje en laat hen p de ene zijde een kip en p de andere zijde een uil tekenen. Wedden dat ze de kip in zijaanzicht en de uil in vraanzicht tekenen? Dit heeft te maken met gecnditineerd gedrag. Belangrijk is dat we tijdens deze brainstrm nze vaste gewnten en gedachten gaan drbreken, en ruimte gaan geven aan nieuwe, frisse ideeën. 2. Filmpje De nzichtbare grilla (rsprnkelijke naam: The Invisible Grilla) is de naam van een psychlgisch experiment dat de Amerikaanse hgleraren psychlgie en cgnitief psychlgen Christpher Chabris en Daniel Simmns in de jaren '90 van de twintigste eeuw uitverden aan de Universiteit van Harvard. Laat dit filmpje zien waarbij een team basketbalspelers met een wit t- shirt het pnemen tegen een team in het zwart. Vraag aan de deelnemers m te tellen heveel keer het witte team de bal naar elkaar heeft drgespeeld. Drdat de deelnemers gefcust zijn p wit zullen ze niet merken dat er plts een zwarte aap in het beeld verschijnt, die zich naar de camera draait, zich p de brst klpt en het beeld weer uitlpt. De 'nzichtbare grilla'- waarnemingsfut wrdt verrzaakt dr een menselijk gebrek aan aandacht vr het nverwachte. De wetenschappelijke naam hiervr is inattentinal blindness f in het Nederlands 'naandachtigheidsblindheid'. Wanneer mensen hun aandacht p een specifiek gebied f aspect van hun blikveld richten, merken ze nverwachte zaken daarin regelmatig niet p, ngeacht de vrm daarvan en het feit dat die zich recht vr hun neus bevinden. In het werkveld spreekt men ver taakblindheid Het is belangrijk dat de deelnemers hun functie en hun werksituatie bekijken met een pen mind. Ideeën genereren De vrzitter geeft telichting ver het del, de pzet en het prcesverlp van de brainstrmsessie. Vr elk nderdeel (levenslijn, duim, truwvinger, hekelvinger, pink en wijsvinger) van de brainstrm wrden er kleine grepjes gevrmd, zdat iedereen aan het wrd kan kmen. Vr elk nieuw nderdeel wrdt de samenstelling van de grepjes veranderd. Dit geeft de gelegenheid aan de deelnemers m met iedereen van gedachten te kunnen wisselen. Alle ideeën wrden p gekleurde metaplankaarten geschreven en wrden bevestigd p een prikbrd f grt wit blad. De vrzitter bespreekt de resultaten met de vlledige grep, vraagt telichting, ndigt uit m vrbeelden te geven ter verduidelijking, clustert eventueel, waakt erver dat iedereen aan het wrd kmt. De brainstrm eindigt met de wijsvinger. Waar willen we als rganisatie naarte? Er wrden cnclusies getrkken. Er wrdt gezamenlijk gekzen aan welke verbetervrstellen er aan het management zal wrden vrgesteld.

7 Ideeën uitwerken Eventueel wrdt er nmiddellijk na de brainstrmsessie gepeild naar wie interesse heeft m deel te nemen aan een prjectgrep m het prjectvrstel verder uit te werken dit kan gebeuren aan de hand van een prjectfiche. Wie het vrstel wil presenteren en telichten aan het management f de directie. En wie er, bij gedkeuring, bereid is m mee te werken aan de cncrete uitwerking van het prjectidee. Men kan er k vr pteren m de kandidaatstelling achteraf te laten gebeuren, zdat men de ideeën kan laten bezinken en men er rustig kan ver nadenken. Om z k mensen die wat meer tijd ndig hebben m beslissingen te nemen, de kans te geven m mee te werken. 3.3 Evalueren Zals bij elke brainstrm is het belangrijk m achteraf krt te evalueren. Wat vnd men van deze dag? Welk gevel hudt men ver aan deze brainstrm? Vldeed deze brainstrm aan de verwachtingen? Zijn er verbetersuggesties? Heeft iedereen alles kunnen zeggen wat men wu? Het kan vr een afsluitende interactie zrgen m dit mndeling te den, met de hele grep. De vrzitter zrgt ervr dat iedereen aan het wrd is geweest. Men kan er desgewenst k vr kiezen m deze evaluatie schriftelijk te den.