Handleiding. PersoneelsSysteem - HorecaSysteem - ZorgSysteem

Transcriptie

1 Handleiding PersoneelsSysteem - HorecaSysteem - ZorgSysteem

2 Voorwoord Bedankt voor het downloaden van deze handleiding. De handleiding kan gebruikt worden voor het PersoneelsSysteem ( HorecaSysteem ( en ZorgSysteem ( Mocht u vragen hebben of kunt u iets niet in de handleiding vinden? Dan kunt u contact opnemen met info@differentlab.com of bellen met telefoonnummer:

3 Inhoudsopgaven 1. Algemeen Account activeren Inloggen Wachtwoord vergeten Uitloggen Systeemeisen 9 2. Vestigingen en afdelingen Vestiging en afdelingen beheren Vestigingen en afdelingen toevoegen Vestigingen en afdelingen wijzigen Vestigingen en afdelingen verwijderen Wisselen tussen vestiging/afdeling Personeel in meerdere vestiging/afdeling inroosteren Toegangsrechten van medewerkers per vestiging/afdeling Dashboard Profielfoto wijzigen Persoonsgegevens wijzigen Wachtwoord wijzigen adres wijzigen Mijn rooster Mijn beschikbaarheid Diensten ruilen Kalender synchronisatie Mijn Uren Mijn afwezigheid Afwezigheid aanvragen Mijn geruilde diensten Mijn openstaande ruilaanvragen Binnengekomen ruilaanvragen Mijn plus-minuren 17 3

4 3.10 Mijn bestanden Nieuwsberichten Nieuwsbericht plaatsen Bestand koppelen aan nieuwsbericht Nieuwsbericht wijzigen Reactie plaatsen Teams beheren Team toevoegen Team wijzigen Team verwijderen Diensten beheren Dienst toevoegen Diensten wijzigen Dienst verwijderen Werkrooster Agenda item toevoegen Dienst inroosteren Herhalende dienst inroosteren Dienst wijzigen Dienst verwijderen Dienst ruilen Verschillende rooster weergaven Weekrooster Dagrooster Weergave opties Alle medewerkers Toon alle diensten Toon loonkosten Toon uren Team notities Rooster verzenden naar medewerkers 24 4

5 7.11 Forecast instellen Budget instellen 26 8 Urenregistratie Gewerkte diensten registreren Diensten goed- of afkeuren Opmerking plaatsen bij een dienst Gewerkte diensten wijzigen Gewerkte diensten verwijderen Dag sluiten/accorderen Dagboek Omzetten en uitgaven Dagboek 29 9 Medewerkers Nieuwe medewerker toevoegen Medewerker verwijderen Medewerker herintreden Medewerker gegevens wijzigen Medewerker teams en toegangsrechten Medewerkers afwezigheid Medewerker afwezigheid registreren Medewerker vakantie-uren Vakantie-uren startsaldo Vakantie-uren correctie Plus- en minuren Plus- minuren startsaldo Plus- minuren correctie Medewerker notities Medewerker bestanden Medewerker bestanden toevoegen Contracten Contract wijzigen 35 5

6 Contract vernieuwen Bulk acties Verstuur bericht Wijzig salaris Verstuur nieuwe login gegevens Rapportages Verloning gegevens Gegevens exporteren Instellingen Account beheer Accountmanager instellen Taalinstellingen Rooster instellingen Contract types Toeslagkaarten Toeslagkaarten instellen Toeslagen Feestdagen Feestdagen handmatig toevoegen Feestdagen importeren Berichtgeving Contract herinnering Toegangsrechten Toegangsrechten toevoegen Toegangsrechten naam wijzigen Toegangsrechten wijzigen Standaard gebruikersgroep API Instellingen Tijdregistratie instellingen Tijdsinterval voor urenregistratie Inkloktijden afronden 43 6

7 Uitkloktijden afronden Kopieer het rooster naar de urenregistratie Toeslagen toestaan Starttijd- eindtijd overnemen Pauze berekening Pauze regels Factuurinstellingen Vestigingen en afdelingen Annuleer account 45 7

8 1. Algemeen Om gebruik te maken van de software, moet u zich eerst aanmelden bij een van onze producten. Bijvoorbeeld: of Account activeren Na registratie ontvangt u direct een bevestiging met daarin een link naar het account en de inlog gegevens. Nadat u op de groene knop Activeer hier uw account klikt wordt uw account geactiveerd. 1.2 Inloggen Ga naar het adres van het account zoals staat vermeld in de uitnodiging . Bijvoorbeeld: Vul de login gegevens in uit de die u hebt ontvangen en klik vervolgens op Inloggen. 1.3 Wachtwoord vergeten Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten gaat u naar het inlogscherm. 8

9 Klik vervolgens op de link wachtwoord vergeten en vul hier uw adres in. Nadat u op de knop Verstuur klikt ontvangt u een mer hierin een link om uw wachtwoord opnieuw in te stellen. 1.4 Uitloggen Bij het verlaten van de applicatie adviseren wij om uit te loggen. De knop Uitloggen zit rechts bovenaan in de applicatie. Door op de knop uitloggen te klikken voorkomt u dat andere personen toegang hebben tot uw account. 1.5 Systeemeisen Wij bevelen een computer aan met de browser Google Chrome. Deze internet browser is te downloaden op: Hieronder een overzicht van alle browsers die wij ondersteunen: Google Chrome Internet Explorer versie 10 en hoger Firefox Safari Opera 9

10 2. Vestigingen en afdelingen Binnen de applicatie is er de mogelijkheid om vestigingen en afdelingen aan te maken. Standaard beschikt de software over 1 vestiging met daarin 1 afdeling. Binnen een afdeling kunnen meerdere teams worden aangemaakt. Wanneer een bedrijf over meer dan ca. 40 medewerkers beschikt, dan bevelen wij aan om gebruik te maken van extra afdelingen. Het voordeel van het gebruik van extra afdelingen is dat iedere afdeling zijn eigen medewerkers en instellingen heeft. Dit maakt het rooster en de urenregistratie een stuk overzichtelijker doordat niet alle medewerkers in één overzicht worden weergegeven. Alle voordelen op een rij: - Nieuwsberichten kunnen per afdeling worden geplaatst - Het rooster kan per afdeling gemaakt worden - Uren kunnen per afdeling geregistreerd worden - Rapportage kan per vestiging/afdeling gedaan worden - Personeelslijst word per afdeling getoond - Afwezigheid word per afdeling aangevraagd - Medewerkers uitwisselen tussen verschillende afdelingen 10

11 Aan de hand van deze structuur kan het systeem volledig ingesteld worden naar uw wensen. Hieronder een voorbeeld voor een winkelketen: In dit voorbeeld zijn twee vestigingen aangemaakt, namelijk Winkels en Kantoor. Onder de vestiging winkels zijn een 3 tal afdelingen aangemaakt. Iedere afdeling beschikt over zijn eigen teams. Onder de vestiging Kantoor zit in dit voorbeeld 1 afdeling. Dit zouden er in praktijk meer kunnen zijn. 11

12 Hieronder een voorbeeld voor een hotel keten: Ik dit voorbeeld is te zien dat er 2 vestigingen zijn aangemaakt, genaamd Hotel Amsterdam en Hotel Utrecht. Iedere vestiging beschikt over 2 afdelingen met daarom de teams als onderverdeling. 12

13 2.1 Vestiging en afdelingen beheren Het beheren van vestigingen en afdelingen kan via Instellingen > Vestigingen en afdelingen. U ziet vervolgens het onderstaande venster Vestigingen en afdelingen toevoegen Het toevoegen van een vestiging of afdeling kan via Instellingen > Vestigingen en afdelingen. U ziet een overzicht van alle vestigingen die in het systeem staan. Door op de blauwe knop Voeg vestiging toe te klikken, kunt een vestiging toevoegen. Binnen een vestiging kunt u op Afdeling toevoegen klikken, om een afdeling toe te voegen aan een vestiging. Zie voorbeeld punt Vestigingen en afdelingen wijzigen Het wijzigen van een vestiging of afdeling kan via Instellingen > Vestigingen en afdelingen. U ziet een overzicht van alle vestigingen die in het systeem staan. Achter de vestiging en afdeling staat een wijzig icoon (potlood). Wanneer u hier op klikt verschijnen de gegevens van de vestiging of afdeling. Deze gegevens kunnen vervolgens gewijzigd worden. Zie voorbeeld punt Vestigingen en afdelingen verwijderen Het verwijderen van een vestiging of afdeling kan via Instellingen > Vestigingen en afdelingen. U ziet een overzicht van alle vestigingen die in het systeem staan. Achter de vestiging staat een rood kruis, wanneer u hier op klikt word de vestiging verwijderd. Zie voorbeeld punt

14 2.2 Wisselen tussen vestiging/afdeling Wanneer u toegang heeft tot meerdere vestigingen, dan kunt in de balk waarin ook het menu staat, schakelen tussen de verschillende afdelingen. 2.3 Personeel in meerdere vestiging/afdeling inroosteren U kunt personeel in meerdere afdeling inroosteren door op een medewerker te klikken in de personeelslijst en vervolgens op Toegangsrechten te klikken. Er verschijnt een overzicht van alle vestigingen en afdelingen. Achter iedere afdeling kan een team geselecteerd worden. In dit team wordt de medewerker weergegeven. 2.4 Toegangsrechten van medewerkers per vestiging/afdeling U kunt de toegangsrechten van een medewerker wijzigen door op een medewerker te klikken in de personeelslijst en vervolgens op Toegangsrechten te klikken. Er verschijnt een overzicht van alle vestigingen en afdelingen. Achter een afdeling kunnen de toegangsrechten geselecteerd worden die voor die betreffende afdeling gelden. Op deze manier kan worden aangegeven dat een medewerker beheerders rechten heeft in afdeling 1, maar medewerkers rechten voor afdeling 3. 14

15 3. Dashboard Het dashboard is pagina waarop iedereen terecht komt na het inloggen. Op deze pagina vind u alle informatie die voor u (ingelogde medewerker) van toepassing is. 3.1 Profielfoto wijzigen Om uw profielfoto te wijzigen gaat u in het hoofdmenu naar het Dashboard. Aan de linkerkant staat uw profiel foto. Onder deze foto staat een link Wijzig afbeelding. Als u hierop klikt kun u aan de rechterkant een foto uploaden. Een foto kan in de formaten jpg of png ge-upload geupload worden. 3.2 Persoonsgegevens wijzigen Onder Mijn account kunt u uw persoonsgegevens aanpassen. Ook is hier de mogelijkheid om te selecteren in welke taal u de applicatie wilt hebben. 3.3 Wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord te wijzigen gaat u naar Dashboard > Mijn login. Hier kunt u een nieuw wachtwoord invullen. Om uw nieuwe wachtwoord te bevestigen dient u vanuit veiligheidsoverwegingen ook uw oude wachtwoord in te voeren adres wijzigen Om uw adres te wijzigen gaat u naar Dashboard > Mijn login. Hier kunt u een nieuw adres invullen. Om uw nieuwe adres te bevestigen dient u vanuit veiligheidsoverwegingen ook uw oude wachtwoord in te voeren. 3.5 Mijn rooster Hier kunt u zien wanneer u bent ingeroosterd. Het rooster wordt in periodes van 6 weken weergegeven Mijn beschikbaarheid Vanuit Mijn rooster is het mogelijk om beschikbaarheid aan te geven. Dit is alleen mogelijk wanneer u hier de juiste toegangsrechten voor heeft. Om uw beschikbaarheid op te geven klikt u op de knop Beschikbaar. Vervolgens kunt u aangeven op welke dagen u beschikbaar bent. U kunt uw beschikbaarheid tot een jaar vooruit aangeven. 15

16 3.5.2 Diensten ruilen Binnen Mijn rooster is het mogelijk om uw dienst te ruilen met een collega. Dit kan alleen wanneer u de toegangsrechten heeft om dit te mogen doen. - U kunt een ruilverzoek voor een dienst versturen door op een van uw diensten te klikken. - Nadat de pop-up in beeld is kunt u op Dienst ruilen klikken. - Nadat de medewerkers geselecteerd zijn aan wie u een ruilverzoek wilt sturen, kunt u de aanvraag verzenden. De ruil is pas definitief wanneer de leidinggevende hiervoor goedkeuring heeft gegeven Kalender synchronisatie Wanneer u op de blauw knop Agenda sync klikt binnen Mijn rooster, dan verschijnt er een link. Door deze link toe te voegen aan uw agenda, worden de ingeroosterde diensten automatisch zichtbaar in uw persoonlijke agenda. Hoe u deze link moet toevoegen verschilt per agenda. Deze informatie kunt u waarschijnlijk terug vinden binnen uw kalender software. 3.6 Mijn Uren Hier kunt u zien wanneer u gewerkt heeft. U kunt zelf aangeven over welke periode u de gewerkte uren wil inzien. 3.7 Mijn afwezigheid Hier kunt u zien hoeveel vakantie-uren u nog heeft en wanneer u afwezig bent geweest. Tevens is het mogelijk om uw afwezigheid aan te vragen Afwezigheid aanvragen In Dashboard > Mijn afwezigheid kunt u afwezigheid aanvragen. Hier staat een link : Vraag afwezigheid aan. Let op: Het kan zijn dat deze link niet wordt weergegeven. In dat geval heeft u niet voldoende toegangsrechten om afwezigheid aan te vragen. Dit kan gewijzigd worden onder Instellingen > Toegangsrechten (Afwezigheid aanvragen). 3.8 Mijn geruilde diensten Hier vind u een overzicht van alle diensten waarvoor u een ruilverzoek heeft verzonden en diensten waarvoor u bent uitgenodigd. 16

17 3.8.1 Mijn openstaande ruilaanvragen Hier staat een overzicht van ruilverzoeken die u heeft ingediend. U kunt hier uw aanvraag aanpassen en de voortgang van de aanvraag volgen Binnengekomen ruilaanvragen U kun diensten hier, binnen gekomen ruilaanvragen accepteren of afwijzen. 3.9 Mijn plus-minuren Hier staat een overzicht van totalen plus- minuren. Tevens worden hier de plus- en minuren per week weergegeven Mijn bestanden Wanneer er bestanden aan uw profiel zijn gekoppeld, dan zijn deze zichtbaar onder mijn bestanden. 17

18 4. Nieuwsberichten Het is mogelijk om nieuwsberichten te plaatsen en te delen met de medewerkers. 4.1 Nieuwsbericht plaatsen Om een nieuwsbericht te plaatsen gaat u in het hoofdmenu naar Nieuws > Nieuwsbericht plaatsen. Hier kunt een bericht schrijven. Vervolgens kunt u aangeven voor welke afdelingen het nieuwsbericht zichtbaar moet worden. U kunt er vervolgens voor kiezen of de medewerkers per op de hoogte gebracht moeten worden. 4.2 Bestand koppelen aan nieuwsbericht Na het plaatsen van een nieuwsbericht, komt u op de pagina waarop het nieuwsbericht staat. Aan de linkerkant van het nieuwsbericht staat een knop Bestand toevoegen. Door hierop te klikken kan een bestand worden toegevoegd. 4.3 Nieuwsbericht wijzigen Klik onder een nieuwsbericht op de knop wijzigen. Hier kunt u het nieuwsbericht wijzigen. 4.4 Reactie plaatsen Medewerkers kunnen een reactie plaatsen op een nieuwsbericht. Indien u als beheerder deze mogelijkheid wilt uitschakelen kan dat via: Instellingen > Toegangsrechten: Reactie plaatsen. 18

19 5. Teams beheren Teams zijn een belangrijk onderdeel. Hiermee kan een vestiging of afdeling worden opgesplitst binnen één werkrooster. Teams kunnen worden beheerd vanuit de linkerkant van het werkrooster. Wanneer u in het hoofdmenu op Rooster klikt, ziet u aan de linkerkant de aanwezige teams staan. Vanuit hier kunnen nieuwe teams worden toegevoegd, en bestaande teams worden gewijzigd en verwijderd. 5.1 Team toevoegen Een nieuw team kan worden toegevoegd door onder aan de lijst van teams op de knop: Team toevoegen te klikken. 5.2 Team wijzigen Een team kan worden gewijzigd door met de muis op het team te staan dat gewijzigd moet worden. Er verschijnen dan 2 iconen. Wanneer u op het potlood klikt verschijnt er een venster waar u aanpassingen in kan doen. - Hier kunt u de naam aanpassen. - Of de kleur van het team aanpassen. 5.3 Team verwijderen Om een team te verwijderen moet u op het kruisje achter het betreffende team klikken. Dit kruisje wordt zichtbaar wanneer u met u muis op het team gaat staan wat u wilt verwijderen. 19

20 6. Diensten beheren Diensten kunnen worden beheerd aan de linkerkant van het werkrooster. Vanuit hier is het mogelijk om nieuwe diensten toe te voegen en bestaande diensten te wijzigen en te verwijderen. 6.1 Dienst toevoegen Om een dienst toe te voegen klikt u onderaan de lijst met diensten op de knop Dienst toevoegen. Vervolgens voert u de benodigde gegevens in: - Naam (Deze wordt getoond in het dashboard) - Korte naam (Deze wordt gebruikt in het rooster) - Beschrijving van de dienst (Optioneel) - Start- / Stoptijd - Kleur van de dienst 6.2 Diensten wijzigen Een dienst kan gewijzigd worden door met de muis op de dienst te staan dat gewijzigd moet worden. Er verschijnen dan 2 iconen. Wanneer u op het potlood klikt verschijnt er een venster waar u aanpassingen in kan doen. 6.3 Dienst verwijderen Om een dienst te verwijderen moet u op het kruisje klikken achter de betreffende dienst. Dit kruisje wordt zichtbaar wanneer u met u muis op de dienst gaat staan die u wilt verwijderen. 20

21 7. Werkrooster 7.1 Agenda item toevoegen In het werkrooster is de mogelijkheid aanwezig om een agenda item toe te voegen. De agenda balk is altijd geel van kleur en is de bovenste balk van het werkrooster. Door met de muis over een dag te gaan verschijnt een link Voeg toe. Wanneer u hierop klikt, verschijnt er een venster waar u een team kan selecteren, periode kan aangegeven en er is plaats voor een notitie. 7.2 Dienst inroosteren Een dienst inroosteren kan op twee manieren: Doormiddel van de knop Rooster toevoegen. Door met de muis over een dag te gaan achter de naam van een medewerker. Bij de laatste mogelijkheid wordt het linkje Voeg toe zichtbaar. Bij beide manieren komt het scherm om een dienst in te roosteren naar voren. Hier kunnen alle gegevens ingevoerd worden die nodig zijn om een medewerker in te roosteren. Wanneer u alle informatie heeft ingevuld kunt op de knop Opslaan klikken om de dienst op te slaan. De dienst is dan direct toegevoegd aan het rooster. 21

22 7.3 Herhalende dienst inroosteren U kunt er voor kiezen om een dienst een bepaalde periode te herhalen. Hiervoor klikt u tijdens het inroosteren van een dienst op de tekst: Deze dienst herhalen. U krijgt het volgende scherm te zien: - Hier kun u aangeven om de hoeveel weken de dienst van kracht moet zijn. - Op welke dagen de dienst van kracht moet zijn. - U kunt aangeven hoeveel keer de dienst moet worden herhaald. - Of u kunt opgeven tot welke datum deze dienst moet worden herhaald. Het is mogelijk om het aantal te herhalen diensten of de einddatum leeg te laten. De dienst wordt dan tot in het oneindige ingeroosterd. Wanneer u op een dienst binnen de reeks herhalingen klikt, kunt u ervoor kiezen om de herhaling vanaf dat moment te beëindigen. 7.4 Dienst wijzigen Wanneer u een dienst wilt wijzigen, klikt u op de dienst die u wilt wijzigen. Dan komt er een venster naar voren met een knop Wijzig. Wanneer u hier op klikt kunt u de dienst wijzigen. Na de dienst gewijzigd te hebben kunt u er voor kiezen om ook alle herhalingen van de dienst te wijzigen of om alleen de geselecteerde dienst te wijzigen. 7.5 Dienst verwijderen Wanneer u een dienst wilt verwijderen klikt u op de betreffende dienst. Dan komt er een venster naar voren. Hier kunt u de dienst, of diensten wanneer de dienst wordt herhaald, verwijderen. 22

23 7.6 Dienst ruilen Wanneer u een eigen dienst wil ruilen (zonder dat u weet wie de dienst kan overnemen) klikt u op een van uw ingeroosterde diensten. Hier staat nu een knop Ruilen. Wanneer u hier op klikt verschijnt er een scherm waarin u medewerkers kan selecteren. Nadat u de medewerkers heeft geselecteerd welke uw dienst eventueel zouden kunnen overnemen, word er een naar deze personen gestuurd. Vanuit de kan de dienst worden geaccepteerd of afgewezen. Nadat de dienst door een medewerker is goedgekeurd, ontvangt de planner een . De planner moet de ruil uiteindelijk goedkeuren. 7.7 Verschillende rooster weergaven In het systeem zitten verschillende soorten rooster weergave. Door met de muis over Rooster te gaan in het hoofdmenu, kan er gekozen worden voor het Medewerkers rooster of het Team rooster. Het enige dat verschilt is de rooster weergave. Het inroosteren van een dienst werkt het zelfde Weekrooster Standaard wordt het weekrooster getoond. Wanneer u op een team klikt ziet u alleen het overzicht van het team voor de getoonde week. Ook kunt u aan de linker kant de vinkjes voor de teams in/ en uitschakelen om de weergave van het rooster aan te passen Dagrooster Wanneer u op de dag klikt, ziet u het dagrooster. Wanneer het dagrooster wordt weergegeven staat aan de linkerkant ook de knop tijdlijn. Door hier op te klikken worden de start- en stoptijden van de diensten duidelijk weergegeven. 7.8 Weergave opties Aan de linkerkant van het rooster staan een aantal opties waaronder Beschikbaarheid. Door hier op te klikken kunt u de beschikbaarheid van de medewerkers invoeren Alle medewerkers Aan de linkerkant van het rooster staat een optie Alle medewerkers. Wanneer deze optie word aangeklikt worden alle medewerkers in het rooster getoond. Wanneer deze weergave wordt uitgezet, worden alleen de ingeroosterde medewerkers weergegeven.

24 7.8.2 Toon alle diensten Aan de linkerkant van het rooster staat een optie Toon alle diensten. Wanneer deze optie word aangeklikt worden alle diensten getoond. Ook als een medewerker in een ander team staat ingeroosterd Toon loonkosten Wanneer aan de linkerkant Toon loonkosten word geselecteerd, worden de loonkosten in het rooster weergegeven. Deze optie wordt alleen weergegeven wanneer de ingelogde medewerker beschikt over de toegangsrechten Bekijk loonkosten Toon uren Wanneer aan de linkerkant Toon uren word geselecteerd, worden de ingeroosterde uren in het rooster getoond. 7.9 Team notities In het rooster kunnen team notities worden toegevoegd. Deze notities kunnen per dag per team worden ingevuld. Medewerkers kunnen op deze manier zien wat er die dag gepland staat. Bijvoorbeeld een bruiloft, of een concert. Wanneer je met de muis over een team gaat, worden de iconen zichtbaar. Door op deze iconen te klikken kan een notitie geplaatst worden Rooster verzenden naar medewerkers Wanneer een rooster klaar is kan deze verstuurd worden door op de knop Verzend rooster te klikken. De knop staat aan de linkerkant van het rooster. Wanneer u hier op klikt verschijnt er een venster waarin u kan aangeven wie het rooster allemaal moeten ontvangen. Door op de naam van een team te klikken worden alle medewerkers in het betreffende team geselecteerd. Alle geselecteerde medewerkers ontvangen dan een met daarin hun rooster voor de periode die u open heeft staan (in het geval van een weekrooster wordt het rooster van de week gestuurd, bij een dag rooster wordt het rooster van die dag gestuurd). 24

25 7.11 Forecast instellen Wanneer aan de linkerkant op Forecast wordt geklikt, dan wordt er een scherm zichtbaar waarin de verwachte omzetten weergegeven worden. Vervolgens wordt de forecast weergegeven in het werkrooster en het daarbij behoren percentage personeelskosten. 25

26 7.12 Budget instellen Het te roosteren budget kan ingepland worden door aan de linkerkant van het rooster op Budget te klikken. Nadat hierop geklikt is kan het te plannen budget ingesteld worden. Dit kan in de vorm van tijd en in de vorm van salaris. Budget in de vorm van salaris. Budget in de vorm van tijd. 26

27 8 Urenregistratie De urenregistratie is een belangrijk onderdeel. Deze optie is te vinden in het hoofdmenu onder Uren. 8.1 Gewerkte diensten registreren Standaard worden de ingeroosterde diensten vanuit het werkrooster per dag gekopieerd naar de urenregistratie. De diensten komen terug in de urenregistratie met de status onbeslist. Hier kunnen de uren eventueel worden aangepast naar de daadwerkelijk gewerkte uren. Staat een dienst niet in het werkrooster? Maar is deze wel gewerkt? Dan kunnen de uren toegevoegd worden door op het groene plus icoon te klikken achter de naam van de medewerker. Wanneer de gewerkte uren correct zijn ingevoerd, moeten de statussen van de diensten aangepast worden naar goedgekeurd. De urenregistratie kan gedaan worden door de leidinggevende of door de medewerkers zelf, afhankelijk van hoe de toegangsrechten zijn ingesteld Diensten goed- of afkeuren Nadat de gewerkte uren zijn geregistreerd, moeten de gewerkte uren goed- of afgekeurd worden. Standaard staat de status van de geregistreerde diensten op onbeslist. U kunt elke dienst apart goed- of afkeuren. Aan de linkerkant van de urenregistratie heeft u de mogelijkheid om alle diensten in één keer goed- of af te keuren Opmerking plaatsen bij een dienst Het is mogelijk om een opmerking te plaatsen bij een dienst. U doet dit door op het onderstaand notitie icoon te klikken. 27

28 8.2 Gewerkte diensten wijzigen Om gewerkte uren te wijzigen, gaat u naar de dag waarop de uren staan geregistreerd. U doet dit door op de dag in de kalender te klikken, links onderaan op de urenregistratie pagina. U komt op de pagina waar alle geregistreerde uren staan van die dag. Wanneer de dag gesloten is, zult u de gewerkte uren niet zomaar kunnen wijzigen. U moet hiervoor eerst de dag openen. U doet dit door links boven op de pagina op Wijzig uren te klikken. Vervolgens maak u wijzigen voor de betreffende dienst. Nadat u alle wijzigen heeft gedaan, kunt u onderaan de pagina op opslaan klikken. Vervolgens kunt u opnieuw de dag sluiten. 8.3 Gewerkte diensten verwijderen Het is niet mogelijk om gewerkte diensten te verwijderen. Wel kunnen de diensten op de status Afgekeurd worden gezet. Hiervoor gaat u naar de betreffende dag en dienst. Vervolgens zet u de dienst op status Afgekeurd. Nadat u dit heeft gedaan slaat u de urenregistratie opnieuw op. 8.4 Dag sluiten/accorderen Wanneer alle uren zijn geregistreerd, kan de dag gesloten worden. Dit kan gedaan worden door op de blauw knop Sluit dag te klikken. Bij het sluiten van een dag worden de uren automatisch opgeslagen. Na het sluiten van een dag kunnen er geen nieuwe diensten worden geregistreerd. Het wijzigen van diensten is dan alleen nog mogelijk door de dag opnieuw te openen. Dit kan gedaan worden door op Wijzig uren te klikken. 28

29 9. Dagboek Het dagboek is een registratie per dag van wat er allemaal die dag is gebeurd. Hierin kan de omzet, uitgaven en een omschrijving worden opgegeven. 9.1 Omzetten en uitgaven Vanuit het dagboek is het mogelijk om de gemaakte omzet en uitgaven per dag te registreren. Aan de hand van deze waarde, kan bijvoorbeeld in de rapportage gekeken worden naar het percentage personeelskosten, ten opzichte van de gemaakte omzet. 9.2 Dagboek Het is mogelijk iedere dag een stukje te schrijven over hoe de dag verlopen is. De gegevens kunnen naar de leidinggevende worden g d zodat deze weet hoe de dag is verlopen. Wanneer u gebruikt maakt van meerdere vestigingen, dan kunnen de gegevens per vestiging ingevoerd en bekeken worden. 29

30 9 Medewerkers 9.1 Nieuwe medewerker toevoegen Om een nieuwe medewerker toe te voegen gaat u in het hoofdmenu naar Medewerkers. Hier klikt u aan de linkerkant op de knop: Nieuwe medewerker. Hier vult u de gegevens van de medewerker in. Standaard krijgt het nieuw personeelslid een met daarin zijn inloggegevens bestaande uit: adres en wachtwoord. Zodra de medewerker is aangemaakt kan de medewerker direct gebruik maken van het account. 9.2 Medewerker verwijderen Om gegevens van een medewerker te verwijderen moet u in het hoofdmenu naar medewerkers. Hier ziet u de lijst met medewerkers. Wanneer u achter de medewerker op het kruisje klikt wordt er om een bevestiging gevraagd om de medewerker te verwijderen. Wanneer u deze vraag bevestigd, wordt de medewerker gemarkeerd als oudmedewerker. 9.3 Medewerker herintreden Wanneer een verwijderde medewerker weer op actief wilt zetten gaat u naar het medewerkers overzicht. Aan de linkerkant staat Oud medewerkers. Wanneer u hier op klikt verschijnt er een overzicht van alle niet actieve medewerkers. Wanneer u op het groene activeer icoon klikt wordt de gebruiker weer op actief gezet. 9.4 Medewerker gegevens wijzigen Om gegevens van een medewerker te wijzigen moet u in het hoofdmenu naar medewerkers. Hier ziet u de lijst met medewerkers. Wanneer u achter de medewerker op het potlootje klikt kunt u de gegevens van de medewerker aanpassen. 9.5 Medewerker teams en toegangsrechten De gebruikersrechten kunnen ingesteld worden door op de naam van een medewerker te klikken in de medewerkers lijst. Vervolgens moet op Teams en toegangsrechten geklikt worden. Standaard zijn er 4 gebruikersgroepen aanwezig. Namelijk: - Beheerder - Bedrijfsleider 30

31 - Planner - Medewerker Hiervan heeft de medewerker groep de minste rechten. De rechten voor een medewerker zijn in te stellen per vestiging / afdeling. Lees meer over vestigingen en afdelingen in het hoofdstuk Vestigingen en afdelingen. 9.6 Medewerkers afwezigheid Hier vind u een overzicht van alle afwezigheid periodes. U kunt wijzigen doen door achter de afwezigheid periode op het wijzig icoontje te klikken Medewerker afwezigheid registreren Voor iedere medewerker kan afwezigheid worden bijgehouden. Wanneer u naar een medewerker gaat ziet u aan de zijkant een knop: Afwezigheid staan. Hier vind u een overzicht van: - Afwezigheid aanvragen - Afwezigheid geschiedenis - Afwezigheid correcties 9.7 Medewerker vakantie-uren Een overzicht van het vakantie-uren saldo van een medewerker kunt u terug vinden op de vakantie-uren pagina van een medewerker. Hier staan de periode waarop vakantie-uren zijn geregistreerd. Ook staat hier het actuele vakantie saldo. 31

32 9.7.1 Vakantie-uren startsaldo Het startsaldo van de vakantie-uren kan ingevoerd worden aan de hand van een correctie Vakantie-uren correctie Een correctie kan doorgevoerd worden vanaf de Vakantie-uren pagina van een medewerker. Hier staat een blauwe knop: Voeg correctie toe. Door hier op te klikken verschijnt het onderstaande scherm. Datum: Hier kan een datum opgegeven waarop het saldo toegevoegd moet worden. Let op: deze datum moet binnen het contract van de medewerker liggen. Uren: Bij een negatief getal moet er een min voor het getal worden geplaatst. Bijvoorbeeld: Notitie: Een beschrijving van de correctie. 9.8 Plus- en minuren Plus- en minuren worden vaak in de horeca of in de zorg gebruikt bij medewerkers met een vast uren contract. Wanneer een medewerker meer werkt dan de contract uren, dan krijgt de medewerker plus uren. Wanneer een medewerker minder dan het aantal contract uren werkt, dan krijgt de medewerker min-uren. De contracturen worden per week weergegeven aangezien de contracten uren ook per week worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: een medewerker heeft een contract van 38 uur per week en heeft in een week 40 uur gewerkt. Dan heeft de medewerker 2 plus-uren. 32