Handleiding Digitaal Dichtbij voor begeleiders

Transcriptie

1 Handleiding Digitaal Dichtbij voor begeleiders Mei 2014

2 Inhoudsopgave 1. Waar vind ik Digitaal Dichtbij? Inloggen en starten Mijn account Digitaal Dichtbij: een overzicht Het platform: contacten beheren Het platform: samen werken op Internet Het platform: het logboek Beeldbellen Hulp nodig? 17 2

3 1. Waar vind ik Digitaal Dichtbij? Het platform Digitaal Dichtbij is te vinden op gemiva.mycoachconnect.com Op deze startpagina komen zowel cliënten als begeleiders uit wanneer zij starten met Digitaal Dichtbij. Op deze pagina kan iedereen een account aanmaken. Wanneer er een account is aangemaakt, zult u altijd op deze pagina terecht komen om in te loggen op het platform en het platform te starten. Op deze pagina staat een korte uitleg van het project beschreven. Ook vindt u hier de instructiefilmpjes om met het platform aan de slag te gaan. Deze instructiefilmpjes zijn vooral gericht op de cliënt, zodat zij met behulp van de filmpjes zelfstandig aan de slag kunnen. De volgende onderwerpen worden in afzonderlijke instructiefilmpjes behandeld: o Inloggen en opstarten van de applicatie o Wachtwoord wijzigen en foto uploaden o Contacten beheren o Beeldbellen o Vraag insturen aan de helpdesk 3

4 2. Inloggen en starten Om de applicatie te starten of uw account te bewerken, dient u in te loggen. U heeft hiervoor uw adres en het wachtwoord nodig waarmee u zich heeft aangemeld. Aan de linkerkant van de startpagina kunt u dit invullen. Nadat u op inloggen heeft geklikt, verschijnen er twee knoppen in beeld. De ene knop is om het platform te openen en de andere knop is om uw account te beheren. Het scherm wanneer u bent ingelogd Wanneer u bent ingelogd, kunt u met de startknop de applicatie starten. U komt automatisch uit op het startscherm van het platform van Digitaal Dichtbij. Hier kunt u onder andere beeldbellen met je contacten. 4

5 Rechtsboven op de pagina vindt u een grijze knop om Digitaal Dichtbij te verlaten. Wanneer u het platform verlaat, bent u nog wel ingelogd. Daadwerkelijk uitloggen kunt u rechts bovenaan de pagina. Wanneer de twee oranje knoppen (starten en account) weer zijn verdwenen, bent u uitgelogd. Het scherm wanneer u bent uitgelogd 5

6 3. Mijn account Op de startpagina vindt u de mogelijkheid om uw account te wijzigen. Wanneer u op de knop account klikt, kunt u verschillende opties wijzigen. 3.1 Wachtwoord wijzigen Het wijzigen van uw wachtwoord is de eerste optie die u wordt geboden. Om uw wachtwoord te wijzigen, vult u eerst uw huidige wachtwoord in en voert u een nieuw wachtwoord in om het huidige wachtwoord te wijzigen. Dit wachtwoord bevestigt u vervolgens nog een keer. Het nieuwe wachtwoord wordt actief nadat u de wijzigingen heeft opgeslagen. 3.2 Afbeelding uploaden Op de accountpagina is het ook mogelijk om een afbeelding kiezen om vanaf uw pc te uploaden. Het is belangrijk dat u en uw cliënt - dit meteen doet, zodat anderen in de applicatie uw foto zien en u daaraan kunnen herkennen. Dit is vooral van toepassing bij het beheren van contacten. Cliënten en begeleiders zien direct uw gezicht wanneer ze u zoeken, willen uitnodigen of contact op willen nemen. Ook deze wijziging kunt u opslaan onderaan de pagina. 3.3 Vindbaarheid aan/uit zetten Het is handig om uw vindbaarheid aan te zetten middels het vinkje onderaan de accountpagina. Op deze manier kan iedereen van Gemiva u binnen het beveiligde platform vinden en uitnodigen. Alle wijzigingen slaat u op via de knop opslaan onderaan de pagina. Via de knop home, bovenaan de pagina, komt u altijd weer terug bij het beginscherm. 6

7 4. Digitaal Dichtbij: een overzicht Het platform bestaat uit drie onderdelen en heeft een vaste, herkenbare indeling. Hieronder wordt deze indeling uitgelegd. A B D C A. Linksboven staan de verschillende onderdelen van het platform Digitaal Dichtbij. Elk onderdeel heeft zijn eigen kleur, waardoor u via deze kleur herkent in welk onderdeel u momenteel bezig bent. Groen is het onderdeel contacten, paars is het Internet en roze is het logboek. B. In dit gebied wordt tijdens de sessie de persoon getoond waarmee je belt. De verschillende opties voor tijdens het beeldbellen zijn hier in te stellen. C. Hier kunt u altijd notities maken. Vervolgens kunt u deze notities in het logboek slepen. Als u het chatvenster opent, schuift deze op deze plek over uw notities heen. D. Dit is het werkveld waar de onderdelen in worden getoond. Wanneer u tijdens een sessie in hetzelfde onderdeel zit, zien u en uw contact hetzelfde werkveld. 7

8 5. Het platform: contacten beheren Via het groene icoontje komt u bij uw contacten. Alle acties die u met het platform wilt uitvoeren, zijn mogelijk via de contacten die in dit overzicht staan. Wilt u dus beeldbellen, een logboek delen of met iemand het Internet op gaan? Dan moet u eerst door middel van een uitnodiging zorgen dat deze contacten in uw contactenlijst komen te staan. 4.1 Toevoegen van een contact Wanneer u een contact wilt toevoegen, klikt u op de groene plusknop rechtsboven. Er verschijnt dan een overzicht van alle beschikbare contacten die u kunt uitnodigen. Zet een vinkje bij de persoon die u zoekt en klik onderaan op de knop toevoegen. Als de ander de uitnodiging heeft geaccepteerd, ziet u na een volgende keer inloggen de persoon in uw contactenlijst. Het overzicht wanneer u een contact wilt toevoegen 4.2 Kunt u iemand niet vinden? 8

9 Wanneer u iemand niet in het overzicht kunt vinden, betekent dit dat de zichtbaarheid van die persoon in de instellingen uit staat en hij of zij dus niet wordt getoond. De oplossing is dat diegene u in dat geval moet uitnodigen. 4.3 Accepteren/afwijzen van een contact Als iemand u heeft uitgenodigd, is deze contactpersoon toegevoegd aan uw lijst, met een grijs filter er overheen. Om daadwerkelijk in contact te kunnen komen met deze persoon, moet u deze persoon accepteren. Wanneer u met uw muis over het contact gaat, klikt u op het vinkje om de uitnodiging te accepteren en de persoon toe te voegen aan uw contactenlijst. Iemand afwijzen is mogelijk door op het kruisje te klikken. 4.4 Verwijderen van een contact Wanneer u een contact wilt verwijderen, gaat u met de muis over een contact heen. Er verschijnt rechtsonder een prullenbakje over het contact heen, waarmee u het contact kunt verwijderen. 9

10 4.5 Contact opnemen Wanneer er een groen poppetje bij uw contact staat, betekent dit dat hij of zij ook is ingelogd. Zodra er twee poppetjes bij een contact staan, is iemand ook op een tablet aanwezig. Diegene kan zelf bepalen of hij met zijn laptop of tablet de inkomende chat beantwoordt. Als iemand is ingelogd, kunt u contact met diegene opnemen. Wanneer u met uw muis over één van uw contacten gaat, kunt u van links naar rechts kiezen uit de opties text chat, audio chat of video chat. De door u gekozen chat wordt meteen gestart. o Text chat. Via een text chat staat het beeld en geluid uit en communiceert u met uw contactpersoon via een chatvenster dat links onderaan verschijnt. o Audio chat. Met een audio chat staat het beeld uit, maar kunt u wel gewoon praten met uw contactpersoon. o Video chat. Een video chat is het daadwerkelijke beeldbellen, waarbij u elkaar zowel hoort als ziet. U kunt ook altijd nog met elkaar chatten via het chatvenster. Het scherm waarin de verschillende chatopties worden getoond 10

11 6. Het platform: samen werken op internet Via het paarse icoontje komt u bij het Internet. Wanneer u een chatsessie heeft, kunnen jullie via dit onderdeel samen het Internet op. Zodra u op het paarse icoontje klikt, ziet u een internetpagina verschijnen. Net als het standaard werken met Internet, kunt u in de bovenste balk de gewenste website invullen. Degene waarmee u een sessie heeft opgezet, krijgt het verzoek om aan deze sessie deel te nemen. Andersom kunt ook u dit verzoek krijgen en dit verzoek accepteren of afwijzen. Via dit onderdeel is het mogelijk om hulp te bieden bij bijvoorbeeld het aanvragen van een nieuw paspoort via de website van de gemeente, of kunt u iemand live controleren die zijn bankzaken zelfstandig uitvoert. Om uw sessie dus te kunnen delen, moet u eerst een chatverbinding hebben met de betreffende persoon. Met dit onderdeel werkt u dus samen vanaf een aparte laptop in één scherm. Dit betekent dat wanneer de één iets aanklikt of invult op de betreffende internetpagina, de ander dit ook direct op zijn scherm ziet gebeuren. Dit kan voor verwarring zorgen als jullie allebei tegelijk iets gaan doen. o De ene optie is om de cliënt zelf aan het werk te zetten en zelf niets op de internetpagina te doen. Via deze weg kunt u controleren hoe de cliënt een bepaalde taak uitvoert en eventueel ingrijpen indien nodig. o Bij de andere optie geeft u aan dat de cliënt niets hoeft te doen en zet u de persoon op de internetpagina neer waar u diegene wilt hebben. Op die manier kan de cliënt zien wat u aan het doen bent en dit wellicht in het vervolg zelf doen. Op deze manier kunt u de cliënt ook naar een pagina sturen waar hij uiteindelijk zelf iets mee moet gaan doen. 11

12 Samen werken op het Internet 12

13 7. Het platform: het logboek Met het roze icoontje komt u in het logboek terecht. Het logboek kunt u zien als klein aantekeningenboekje om niks te vergeten. Uw cliënt beschikt ook over een logboek, waarin u als begeleider acties en andere zaken in kunt delen. Een cliënt kan (delen uit) zijn logboek ook weer gemakkelijk delen met bijvoorbeeld zijn mantelzorgers. Op die manier gaat de cliënt zelf aan de slag en heeft iedereen waar de cliënt toestemming aan geeft, inzicht in het logboek. 6.1 Notitie aanmaken Het veld waarin u een notitie voor het logboek kunt maken, staat altijd linksonder. Tijdens het beeldbellen of het samen werken op Internet heeft u dus de mogelijkheid om notities te maken die u later in het logboek wilt vastleggen. Om deze notitie in het logboek te plaatsen, houdt u de notitie links onderaan lang ingedrukt door op het bovenste, roze vlak te klikken. Vervolgens sleept u de notitie in het veld onder logboek. Via het roze plusteken rechtsboven, kunt u een nieuwe notitie in het logboek aanmaken. Bij het aanmaken van een nieuwe notitie, kunt u uit verschillende lay-outs kiezen. 6.2 Layouts o Standaard logboek. Het standaard logboek bestaat uit blanco notities die u naar eigen inzicht kunt invullen. o Strepenlijst. Met de strepenlijst heeft u de mogelijkheid om een afvinklijstje te maken. Taken of acties kunnen door u of de cliënt worden afgevinkt. o Dagboek. Met het dagboek lay-out heeft u de mogelijkheid om specifieke notities te maken voor de ochtend, middag, avond en/of nacht. o Weekboek. Met het weekboek lay-out heeft u de mogelijkheid om specifieke notities te maken voor de maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag en zondag. Onderaan de pagina vindt u de indeling van de werkdagen en die van het weekend. 13

14 De verschillende lay-outs in het logboek 6.3 Templates Het maken van een template is een andere optie, die u de mogelijkheid biedt om een standaard logboek voor meerdere cliënten te gebruiken. Dit betekent dat u een logboek gevuld kunt weggeven. Het template is onderdeel van uw eigen logboek, waarmee u als het ware stempels kunt zetten in het logboek van anderen. De ander ziet dit template gewoon als een gevuld logboek. Zo kunt u denken aan een deels ingevuld weekboek voor verschillende cliënten die een dagritmestoornis hebben. Wanneer u eenmaal een template heeft gemaakt van bijvoorbeeld een weekboek, kunt u die bij meerdere cliënten inzetten. Deze weekboeken kunnen vervolgens individueel weer worden aangevuld per cliënt. 14

15 6.4 Een gemeenschappelijk logboek Een gemeenschappelijk logboek betekent dat u als begeleider mee kunt kijken in het logboek van een cliënt. Een lay-out of notitie bewaren in het logboek van een cliënt doet u gemakkelijk door op het roze filter teken rechtsboven te klikken. Vervolgens kiest u de betreffende cliënt en maakt u via het plusteken direct een nieuwe notitie in het logboek van de cliënt aan. Bovenaan de pagina ziet u altijd in welk logboek u op dat moment aan het werk bent. Wijzigingen die worden gedaan in een logboek dat wordt gedeeld, betekent dat deze wijzigingen bij iedereen zichtbaar zijn. Wanneer u een logboek of notitie in uw logboek heeft aangemaakt, kunt u deze ook delen met een cliënt. Dit doet u door met uw muis over het betreffende logboek te gaan en linksonder op het pijltje te klikken dat staat voor delen. U krijgt dan de mogelijkheid om het logboek te delen met één van uw contactpersonen. 15

16 8. Beeldbellen Om met een contactpersoon te beeldbellen, gaat u naar uw contacten. U nodigt de persoon uit voor een video chat. Deze chat wordt automatisch gestart. Wanneer de ander de video chat heeft geaccepteerd, zult u de ander dan ook in beeld zien. Het scherm tijdens het beeldbellen met de verschillende opties Wanneer u met uw muis over de onderkant gaat, ziet u verschillende opties. De opties van links naar rechts: o een persoon toevoegen aan het gesprek o de camera aan/uit zetten o de microfoon aan/uit zetten o de chatbox aan/uit zetten o beëindigen van de belsessie o huidige video chat openen in een groot scherm 16

17 9. Hulp nodig? Wanneer u tijdens het werken met Digitaal Dichtbij ergens tegenaan loopt, er niet uitkomt, suggesties heeft of andere problemen ervaart, kunt u contact opnemen met de helpdesk van mycoachconnect. Via de internetpagina en het platform van Digitaal Dichtbij bieden wij u een eenvoudige en directe manier om uw vragen te stellen aan de helpdesk. Rechtsonder in het scherm is altijd een grijs vraagteken aanwezig. Wanneer u op dit vraagteken klikt, verschijnt er een tekstvak waar u uw vraag rechtstreeks kunt invoeren. U kunt een vinkje zetten wanneer u een screenshot van de pagina wilt toevoegen, dan ziet de helpdesk meteen waar er precies problemen worden ervaren. Na het intypen van de vraag, klikt u op volgende. Hier krijgt u de mogelijkheid om eerder gegeven antwoorden te raadplegen. Indien u hier niets aan hebt, kunt u deze overslaan en doorgaan naar verzenden. Er wordt dan gevraagd om uw adres en organisatie te selecteren. Uw vraag komt dan direct bij mycoachconnect terecht. U krijgt antwoord op het door u opgegeven adres. Cliënten kunnen op werkdagen tussen 9.30 en ook contact opnemen met Gemivraag. Hun vraag wordt (telefonisch) beantwoord, zodat ze direct weer aan de slag kunnen met Digitaal Dichtbij. Gemivraag is bereikbaar via telefoonnummer of door een te sturen aan [email protected] 17