Regionale leidraad Zorgcontinuïteit

Transcriptie

1 Reginale leidraad Zrgcntinuïteit Waarbrgen van zrg bij rampen in en rndm zrginstellingen in de Veiligheids en Gezndheidsregi Gelderland-Midden versie 2.0 nvember

2 Inhudspgave Pagina 1 Inleiding Delstelling Aanpak Leeswijzer 4 2 Calamiteit, ramp en crisis; de kaders Definities en kenmerken Verantwrdelijkheden zrginstelling Verantwrdelijkheden hulpdiensten en verheid Werkwijze hulpdiensten en verheid 15 3 Crisisrganisatie Crisismanagement van Zrginstellingen Crisisteam van Zrginstellingen Fasering Bereikbaarheid en alarmering 21 4 Cmmunicatie 23 5 Cntinuïteit van zrg Pririteren van zrg 25 6 Gevlgen van een ramp Zeven gevlgen Sluiting van (delen van) de lcatie Verplaatsen van cliënten Grt aanbd van cliënten Tekrt aan persneel Uitbraak infectieziekten Uitval nutsvrzieningen, apparatuur en ICT- middelen Lgistieke stagnatie 49 7 Implementatie leidraad zrgcntinuïteit 51 8 Gebruikte literatuur en brnnen 55 9 Afkrtingen 56 Bijlage 1 - GHOR4all 57 Bijlage 2 - Checklist Evacuatiemiddelen 59 Bijlage 3 - Checklist Nutsvrzieningen 60 versie 2.0 nvember

3 Vrwrd Vr u ligt de reginale leidraad zrgcntinuïteit van de Veiligheids en Gezndheidsregi Gelderland- Midden. Calamiteiten binnen zrginstellingen kmen helaas ng steeds vr. Een calamiteit kan een grte brand zijn, maar k uitval van nutsvrziening f grieppandemie. Ok tijdens calamiteiten met de zrg vr cliënten drgaan : ftewel de zrgcntinuïteit met geregeld zijn. In 2010 is dr de GHOR gestart met het prject zrgcntinuïteit een feit. Dit prject is er p gericht m het bewustzijn van incidentmanagement bij zrginstellingen te laten leven. Daarnaast heeft het als del m een netwerk p te buwen waarin de GHOR en de zrginstellingen elkaar weten te vinden, zwel in de vrbereidende fase als bij calamiteiten. Deze leidraad wrdt aangebden ter ndersteuning van het maken van plannen met betrekking tt zrgcntinuïteit. De zrginstellingen kunnen deze leidraad gebruiken m zich ng beter vr te bereiden p calamiteiten. Deze leidraad is tt stand gekmen met behulp van de leidraad Cbra, de leidraad zrgcntinuïteit veiligheidsregi Twente en dr input van de verpleeg- en verzrgingsinstellingen uit de Gelderland- Midden. Via deze weg willen wij dan k alle deelnemende instellingen bedanken vr hun input en medewerking aan de reginale leidraad zrgcntinuïteit Gelderland-Midden. Ype Schat Directeur Publieke Gezndheid versie 2.0 nvember

4 1 Inleiding Rampenbestrijding is gelukkig geen dagelijkse kst vr zrginstellingen. Zij hebben hun handen al vl aan taken vr dagelijkse zrg aan cliënten. De kans dat er een ramp plaatsvindt waar de instelling mee te maken krijgt wrdt vaak als klein bestempeld, waardr de ramp ver van hen af staat. Maar stel dat er wel iets gebeurt in één van de zrginstellingen in de regi. Is deze rganisatie dan ged vrbereid? Zijn de medewerkers in staat m verantwrde zrg te blijven leveren? Weten medewerkers welke cliënten welke medicijnen ndig hebben als alle zrgdssiers in vlammen pgaan? Wat det de rganisatie wanneer er een infectieziekte uitbreekt waar k het persneel ziek van is? Wie stelt de cliënten gerust als ze na een ntruiming p een vr hen vreemde lcatie zitten? Bij (kleine) calamiteiten in de zrginstelling kan er wrden teruggevallen p de bedrijfshulpverleningsrganisatie (BHV- rganisatie). Echter in de bedrijfsndplannen ntbreken vaak de antwrden p bvenstaande vragen, terwijl de cntinuïteit van zrg bij een calamiteit, ramp f crisis vr cliënten van levensbelang is. 1.1 Delstelling 1.2 Aanpak De delstelling van de Leidraad is dat zrginstellingen beter vrbereid zijn p een ramp. Dr de kwetsbaarheden van de rganisatie in kaart te brengen, kunnen vraf maatregelen getrffen wrden m de rganisatie minder kwetsbaar te maken. Hierdr kunnen de gevlgen beperkt wrden en kan de rganisatie efficiënter en adequaat reageren en handelen ten tijde van een ramp. Daarnaast is het van belang een netwerk van zrginstellingen p te buwen. Z weten instellingen elkaar te vinden ten tijde van een ramp en weten ze wat ze aan elkaar hebben. De basis is leidraad Cbra, ntwikkeld dr de GHOR Grningen en gaat uit van zeven gevlgen van een ramp. Deze zeven gevlgen wrden verder uitgewerkt middels deze leidraad. De samenstelling van deze leidraad is tt stand gekmen dr het gebruiken van het landelijk mdel reginaal zrgcntinuïteitsplan en de leidraad zrgcntinuïteit Twente. Daarnaast is de input van de zrginstellingen uit de regi Gelderland Midden hierin verwerkt. 1.3 Leeswijzer In hfdstuk 2 wrden verschillende kaders weergegeven. Z wrdt ingegaan p de definitie van calamiteit, ramp en crisis. Daarnaast wrden de verantwrdelijkheden van zrginstellingen, hulpdiensten en verheid beschreven en wrdt de werkwijze van de hulpdiensten nader tegelicht. In hfdstuk 3 wrden aanbevelingen gedaan ver he een zrginstelling zelf een crisisrganisatie p kan tuigen. Er wrden aandachtspunten benemd, die van belang zijn vr een ged vrbereide en functinerende crisisrganisatie. In hfdstuk 4 wrden actiepunten met bijbehrende aandachtspunten beschreven m als zrginstelling te zrgen vr heldere cmmunicatie tijdens de ramp en in de vrbereiding. Hfdstuk 5 gaat in p het pririteren van de zrg. Hfdstuk 6 beschrijft per gevlg, welke actiepunten de zrginstelling kan/met nemen m de bijbehrende aandachtspunten vr zrgcntinuïteit te waarbrgen. In hfdstuk 7 staan de actiepunten met bijbehrende aandachtspunten beschreven vr het implementeren en brgen van zrgcntinuïteit binnen de zrginstelling. versie 2.0 nvember

5 Omwille van de leesbaarheid is deze Leidraad z geschreven dat: Daar waar cliënt staat kan k bewner f patiënt gelezen wrden. Daar waar hij staat kan k zij gelezen wrden. Daar waar ramp staat kan k calamiteit f crisis gelezen wrden. versie 2.0 nvember

6 2 Calamiteit, ramp en crisis; de kaders 2.1 Definities en kenmerken In het dagelijkse taalgebruik wrden de begrippen calamiteit, ramp en crisis vaak dr elkaar gebruikt. In de vrbereidingen p een calamiteit, ramp f crisis is het ged m te weten wat nder deze begrippen wrdt verstaan. Definitie calamiteit Een calamiteit is een gebeurtenis waarbij sprake is van verlast f schade. Dit kan een brand in een prullenbak zijn, maar hiernder vallen k ernstige (verkeers)ngevallen f andere incidenten die van invled zijn p de samenleving. Een calamiteit kan uitlpen p een ramp. Definitie ramp Een ramp is een ernstig incident met veel slachtffers en/f grte schade waarvan de gevlgen z grt zijn dat de hulpdiensten (zals plitie, brandweer en ambulances) het incident niet af kunnen handelen met de nrmale middelen en rganisatiestructuur. Er meten dus extra middelen wrden ingezet en een speciale cördinatiestructuur wrden pgezet. De Bijlmerramp en de vuurwerkramp in Enschede zijn vrbeelden van rampen in Nederland. Definitie crisis Bij een crisis gaat het meestal m een serie gebeurtenissen f rampen. Een crisis treft vaak een grt gebied en vraagt m een zware bestuurlijke cördinatie, waarnder maatregelen m de crisis te beheersen (bijvrbeeld het isleren van een grt gebied, grtschalige evacuatie en ndpvang) en de vrlichting te cördineren. Een crisis tast de ecnmie f de penbare rde ernstig aan. Vr de leesbaarheid gebruiken we het wrd ramp in het zrgcntinuïteitsplan, m niet vrtdurend de psmming van de wrden calamiteit, ramp f crisis te nemen. Wanneer we het wrd ramp in de leidraad gebruiken, bedelen we daarmee een calamiteit, ramp f crisis, tenzij anders is aangegeven. Kenmerken ramp Een ramp heeft kenmerken die de situatie vr medewerkers en de rganisatie lastig maken: er is altijd sprake van schade, zwel in materiële als in immateriële zin; er met (heel) snel wrden gehandeld f beslist; als er niets gedaan wrdt heeft dat ernstige gevlgen; elke beslissing kan vergaande gevlgen hebben; er zijn weinig tt geen keuzemgelijkheden; een ramp is nieuws vr de media; de infrmatie ver de ramp is vaak gebrekkig en diffuus. Gezien de kenmerken van een ramp is een gede vrbereiding p een dergelijke situatie ndzakelijk. versie 2.0 nvember

7 Een gede vrbereiding en een flexibele crisisrganisatie zrgen ervr, dat een zrginstelling bij een ramp p een gede manier mgaat met de gevlgen ervan en zrgt vr de veiligheid van haar medewerkers en cliënten. 2.2 Verantwrdelijkheden zrginstelling Een zrginstelling heeft de verantwrdelijkheid m te zrgen vr de veiligheid en gezndheid van haar cliënten. Er zijn verschillende wettelijke regelingen die verwijzen naar vrzieningen die zrgrganisaties meten treffen bij calamiteiten en rampen en de vrbereiding hierp. De Kwaliteitswet Zrginstellingen De Kwaliteitswet Zrginstellingen nemt vier kwaliteitseisen: verantwrde zrg structurering van de rganisatie / p kwaliteit gericht beleid kwaliteitssystemen jaarverslag De individuele zrgrganisatie met de algemene eisen die de wet stelt zelf nader uitwerken en invullen. Zrgrganisaties hebben een bij wet pgedragen zrgplicht. Deze zrgplicht is pgenmen in de Kwaliteitswet Zrginstellingen en is leidend bij de vrbereidingen p rampen. In artikel 2 van deze wet is het vlgende bepaald: De zrgaanbieder biedt verantwrde zrg aan. Onder verantwrde zrg wrdt verstaan zrg van ged niveau, die in ieder geval deltreffend, delmatig en patiëntgericht wrdt verleend en die afgestemd is p de reële behefte van de patiënt. Het bieden van verantwrde zrg heeft niet alleen betrekking p de dagelijkse gang van zaken, maar geldt k in bijzndere mstandigheden zals bij een ramp. In het kader van kwaliteitsbeleid heeft een zrginstelling k verantwrdelijkheden in de vrbereiding p rampen. De Kwaliteitswet Zrginstellingen stelt glbale eisen aan de zrg in plaats van vele en gedetailleerde nrmen. De eigen verantwrdelijkheid van de zrgrganisatie vr kwalitatief gede zrg is het uitgangspunt. Naast het leveren van verantwrde zrg in alle mstandigheden is een p kwaliteit gericht beleid en het gebruik van kwaliteitssystemen van belang bij de cntinuïteit van zrg. Op kwaliteit gericht beleid betekent een gede rganisatie. Dat kmt nder meer tt uiting in een gede interne cmmunicatie en vldende en capabel persneel. Verder met duidelijk zijn wie welke werkzaamheden uitvert en wie waarvr verantwrdelijk is. Juist in een ndsituatie is dit van levensbelang. Neem het nderwerp zrgcntinuïteit p in het kwaliteitssysteem m dit nderwerp in de rganisatie te brgen en nder de aandacht te huden. versie 2.0 nvember

8 Op deze manier kmt het nderwerp zrgcntinuïteit nder andere terug in de beleidscyclus van de rganisatie, in de functie-eisen van de medewerkers, p de agenda van de directie en bij de vrbereidingen die de BHV- rganisatie treft. Het kwaliteitssysteem herinnert de rganisatie aan de regelmatig terugkerende aspecten van zrgcntinuïteit zals het actualiseren, cmmuniceren, pleiden, trainen en efenen. versie 2.0 nvember

9 Veiligheid Naast de verantwrdelijkheid die een rganisatie heeft in het leveren van verantwrde zrg in alle mstandigheden zijn er k wettelijke regelingen die meer ingaan p de technische kant van veiligheid zals veiligheidseisen, brandveiligheid, vluchtwegen, etc. Vrbeelden van wetten die hier aanwijzingen in geven zijn: de Wningwet, het Buwbesluit, de Gemeentelijke Buwverrdening, de Wet p de Medische hulpmiddelen, de Arbeidsmstandighedenwet en het Arbeidsmstandighedenbesluit. Bedrijfshulpverlening De bedrijfshulpverlening (BHV) speelt een belangrijke rl in het vrkmen en bestrijden van calamiteiten en rampen. De verplichting m de BHV te rganiseren en de wettelijke eisen die aan de rganisatie van de BHV wrden gesteld, zijn pgenmen in de Arbeidsmstandighedenwet en het Arbeidsmstandighedenbesluit. De bedrijfshulpverleners wrden vaak als eerste gecnfrnteerd met een ramp en de gevlgen ervan. Bedrijfshulpverlening is bedeld m, in de peride die de prfessinele hulpverlening ndig heeft m ter plaatse te kmen, de ramp z ged mgelijk te beheersen. De BHV maakt het mgelijk dat de prfessinele hulpverlening de hulpverlening z snel mgelijk verneemt. Een zrginstelling met bij de inrichting van de BHV rekening huden met het (grte) aantal persnen dat niet zelfredzaam is. Er is een sterke relatie tussen de BHV en de cntinuïteit van zrg bij een ramp. Het treffen van vrbereidingen vr de cntinuïteit van zrg geeft een verdieping en verbreding van de bedrijfshulpverlening. Een ged gerganiseerde en vrbereide BHV- rganisatie levert een belangrijke bijdrage aan het cntinueren van zrg bij een ramp. 2.3 Verantwrdelijkheden hulpdiensten en verheid Bij de bestrijding van rampen spelen de hulpdiensten en de verheid een belangrijke rl. De wet veiligheidsregi s (Wvr) is in 2010 in werking getreden. De nieuwe wet vervangt de Brandweerwet 1985, de Wet geneeskundige hulpverlening bij ngevallen en rampen (Wghr) en de Wet rampen en zware ngevallen (Wrz). In de wet zijn nder meer de bestuurlijke inbedding en de basisvereisten vr de rganisatie van de hulpverleningsdiensten pgenmen, welke taken het bestuur van een veiligheidsregi heeft en wat de minimumeisen zijn vr hulpverleners. De hulpdiensten en verheid raken bij een grte ramp betrkken bij de rganisatie in nd. Waar een zrginstelling in een dergelijk geval rekening mee met huden is dat deze partijen besluiten vr en ver de rganisatie kunnen nemen. De verheid en de hulpdiensten zijn bij een ramp namelijk verantwrdelijk vr de rampenbestrijding en kunnen zich dan met de (bedrijfsvering van een) zrginstelling bemeien. De rganisatie blijft uiteraard verantwrdelijk vr de cntinuïteit van verantwrde zrg en de veiligheid van de cliënten en medewerkers. Om die te kunnen waarbrgen is samenwerking met de hulpdiensten en de verheid van essentieel belang. Vr een gede samenwerking bij rampen is het van belang dat de zrginstelling p de hgte is van de taken en verantwrdelijkheden van de hulpdiensten. versie 2.0 nvember

10 De taken en verantwrdelijkheden van de GHOR, de gemeente, de brandweer en de plitie wrden hiernder krt tegelicht. Geneeskundige Hulpverleningsrganisatie in de Regi (GHOR) Bij een ramp f grt ngeval cördineert de GHOR de inzet van de geneeskundige diensten (de witte klm ). Onder de geneeskundige diensten vallen nder andere de ambulancehulpverlening, ziekenhuizen, thuiszrg, de geestelijke gezndheidszrg, de Gemeentelijke GezndheidsDienst (GGD), huisartsen en rganisaties vr verpleging en verzrging. De directeur GHOR is eindverantwrdelijk vr de rganisatie van de GHOR. De GHOR is eindverantwrdelijk vr de vlgende drie prcessen in de rampenbestrijding: Geneeskundige hulpverlening (smatisch): Centraal bij de geneeskundige bestrijding van een ramp f ngeval staat het slachtffer. Hierbij is het uitgangspunt dat een gede kwaliteit van hulpverlening nder alle mstandigheden dient te zijn gewaarbrgd. Geneeskundige hulverlening psychsciaal (PSHOR): Gecördineerde psychsciale pvang van direct en indirect getrffenen van een grtschalig ngeval f een ramp. Publieke gezndheidszrg (PG): Het beschermen van de vlksgezndheid bij ngevallen f rampen met een gevaar vr mens en milieu, m z gezndheidsschade vr slachtffers, hulpverleners en de bevlking als geheel te vrkmen f te verminderen. Bij een ramp in de regi kan de GHOR zrginstellingen ndersteunen m de zrgverlening aan cliënten te cntinueren. Vr geneeskundige en psychsciale zaken is de GHOR het aanspreekpunt vr de rganisatie in nd. Ok kan de GHOR een berep den p andere zrgrganisaties, bijvrbeeld dr te vragen m cliënten tijdelijk p te vangen. De medewerkers van de GHOR meten p de hgte zijn van de belangrijke kenmerken van een zrginstelling en de maatregelen die een rganisatie heeft getrffen m de cntinuïteit van zrg bij een ramp te waarbrgen. versie 2.0 nvember

11 GHOR4all Om tijdens een ramp de getrffen zrginstelling(en) snel en adequaat te kunnen helpen, bij het verver en pvang/verzrging van cliënten, is het van belang dat de GHOR de juiste infrmatie en gegevens ver deze zrginstellingen vrhanden heeft. Wanneer de cmmunicatielijnen krt en snel gelegd kunnen wrden kan k sneller adequate hulpverlening verleend wrden. Vanuit GHOR Nederland is de webapplicatie GHOR4all ntwikkeld. In GHOR4all wrden enerzijds capaciteitsgegevens van een instelling geregistreerd (aantal en type cliënten) en anderzijds infrmatie ver de vrbereiding p calamiteiten dr in een instelling. Inzicht in deze gegevens geven de GHOR rganisatie snel een beeld waardr de hulpverlening snel en adequaat kan wrden ingezet. Meer infrmatie ver het prgramma GHOR4all kunt u lezen in de bijlage 2. Het is van grt belang dat alle zrginstellingen in Gelderland - Midden de vragenlijst van GHOR4all invullen en deze up t date huden, zdat de GHOR de zrginstelling(en) efficiënter kan ndersteunen tijdens een ramp. Maak een functinaris (rganisatiebeheerder) binnen de zrginstelling verantwrdelijk vr het aanleveren en het up t date huden van de gegevens in GHOR4all. versie 2.0 nvember

12 Gemeente In wetten, zals de Wet veiligheidsregi s en de Gemeentewet, zijn de verantwrdelijkheden en bevegdheden vastgelegd bij de bestrijding van rampen. Het Cllege van Burgemeester en Wethuders is belast met de vrbereiding van de bestrijding van rampen en zware ngevallen in de gemeente. De burgemeester heeft bij een ramp f zwaar ngeval het pperbevel, dat wil zeggen dat de burgemeester de leiding heeft ver de rampenbestrijding en dat hij f zij bevegd is m allerlei maatregelen te treffen, zals het vrderen van een gebuw. De uitvering van de rampenbestrijding ligt bij de hulpdiensten en de verheid. De rganisatie en structuur van de rampenbestrijding is beschreven in het Gemeentelijk Rampenplan. Tijdens een ramp is de gemeente verantwrdelijk vr de uitvering van de vlgende deelprcessen in de rampenbestrijding: Vrlichten en infrmeren; Opvangen en verzrgen; Uitvaartverzrging; Registratie van slachtffers; Vrzien in primaire levensbeheften; Registratie van schade en afhandeling; Milieuzrg; Nazrg. Vrbeeld: in het Gemeentelijke Rampenplan van elke gemeente is een deelplan pgenmen dat de pvang en verzrging van slachtffers regelt. Het gaat hierbij m het vrzien in geschikte pvanglcaties en de middelen en materialen die p deze lcaties ndig zijn. De gemeente vrziet in de primaire levensbeheften van de slachtffers, zals maaltijden, drinken en dekens. De gemeentelijke ambtenaar die hierver gaat is de Ambtenaar Openbare Orde en Veiligheid. Met deze ambtenaar kan de rganisatie verleggen ver de pvanglcaties die de gemeente beschikbaar heeft en f deze geschikt zijn vr de cliënten. Omdat deze pvanglcaties vaak minder geschikt zijn vr cliënten van zrginstellingen werkt in dit geval de gemeente samen met de GHOR m de zrg z ged mgelijk vrt te zetten. Registreren van slachtffers Persvrlichting versie 2.0 nvember

13 Brandweer De brandweer zal tijdens een ramp het gevaar in het brn- en/f effectgebied bestrijden. Cncreet kan dit bijvrbeeld het blussen van een brand zijn f het mgelijk maken van een evacuatie. Ok in preventieve zin heeft een zrginstelling met de brandweer te maken. Bij gebuwen die een gebruiksvergunning brandveiligheid hebben, cntrleert de brandweer peridiek f brandveiligheidsvrzieningen zijn uitgeverd. Hierbij gaat het m het gebruik van brandveilige materialen, veilige vluchtwegen, blustestellen en duidelijk aangegeven nduitgangen. De brandweer adviseert rganisaties he ze brand kunnen vrkmen, het brandgevaar kunnen beperken en ngevallen bij brand kunnen vrkmen en beperken. De brandweer is bij de rampenbestrijding verantwrdelijk vr de vlgende prcessen: Bestrijden van de brand en emissie gevaarlijke stffen; Redden en technische hulpverlening; Ontsmetten mens en dier; Ontsmetten vertuigen en infrastructuur; Waarnemen en meten; Waarschuwen van de bevlking; Tegankelijk maken en pruimen. De brandweer is tijdens een ramp de enige die het nveilige terrein (het gebied waar de ramp heeft plaatsgevnden en waar de gevlgen aanwezig zijn) mag betreden. De andere diensten, zals ambulancehulpverleners, de plitie en de gemeente, betreden het rampterrein pas nadat de brandweer het terrein veilig heeft verklaard. De brandweer zrgt er dus vr dat de andere hulpdiensten en de gemeente hun werk p een veilige manier kunnen uitefenen. Hierbij kan gedacht wrden aan het tegankelijk en begaanbaar maken van wegen en terreinen, de cntrle van het gebuw p achterblijvers en het verzrgen van lgistieke vrzieningen vr de hulpdiensten. versie 2.0 nvember

14 Plitie De plitie in Nederland is als verheidsinstantie belast met het handhaven van de wetten en regels van het land, het bewaren van de penbare rde en het verlenen van hulp. De plitie is tijdens een ramp f grt ngeval verantwrdelijk vr de vlgende deelprcessen in de rampenbestrijding: Ontruimen en evacueren; Afzetten en afschermen; Verkeer regelen; Handhaven penbare rde; Identificeren slachtffers; Begidsen; Strafrechtelijk nderzek. De plitie hudt zich bezig met rdehandhaving, zdat de hulpverleningsactiviteiten ngestrd kunnen verlpen. Hierdr blijven de schadelijke gevlgen van een ramp vr de cliënten en het persneel zveel mgelijk beperkt. De plitie zrgt bijvrbeeld vr afzetting en afscherming van het gebied, waardr in de chas van een rampsituatie de bestrijdings- en hulpverleningstaken niet belemmerd wrden. Het mleiden van het verkeer, het regelen van de aan- en afverrutes naar en van het rampterrein en het begidsen van hulpverleningsvertuigen zijn k allemaal taken van de plitie. versie 2.0 nvember

15 2.4 Werkwijze hulpdiensten en verheid De hulpdiensten en de verheid hebben bij de bestrijding van rampen duidelijke taken, bevegdheden en verantwrdelijkheden. De manier waarp de hulpdiensten en de verheid in een dergelijke situatie gerganiseerd zijn en met elkaar samenwerken is vastgelegd in afspraken en prcedures ver de rampenbestrijdingsrganisatie. Omdat een zrginstelling bij een grte ramp met de rampenbestrijdingsrganisatie van de hulpdiensten en de verheid te maken kan krijgen, met de rganisatie hiervan in hfdlijnen p de hgte te zijn. Opschalen en afschalen Binnen de rampenbestrijding wrdt het begrip pschalen vaak gebruikt. Dit betekent dat er meer eenheden van de hulpdiensten wrden ingezet, zals ambulances, brandweer- en plitiewagens. Omdat er met grtere eenheden gewerkt wrdt, leidt dit autmatisch tt aanpassingen van de cördinatie en de peratinele leiding. Opschaling leidt dus tt het verdragen van de cördinatie aan een hgere leidinggevende. Als de crisissituatie enigszins genrmaliseerd is, kan de rganisatie weer wrden afgeschaald. Hierbij wrdt de rganisatie geleidelijk weer afgebuwd tt de reguliere situatie. Het is daarbij niet z dat de bestrijding van alle gevlgen van de ramp zijn afgernd. Vral in de fase van nazrg kunnen veel prcessen ng lang tijd en aandacht vragen. Bijvrbeeld het gezndheidsnderzek nder slachtffers f de psychsciale hulpverlening. Opschalingsprcedure Het uitgangspunt van pschaling is de dagelijkse hulpverlening. Hiervan is sprake als bij een ngeluk f calamiteit één f meerdere slachtffers betrkken zijn en de hulpverlening en ambulancezrg plaatsvindt p basis van de nrmale prcedures. Als er bij een ngeval f calamiteit meerdere f grte aantallen slachtffers zijn, kan er gecördineerde inzet ndig zijn van meer dan twee hulpverleningsdiensten (brandweer, plitie, ambulances). Iedere regi in Nederland heeft een zrgvuldig uitgewerkte pschalingsprcedure. Regi s maken gebruik van de Gecördineerde Reginale Incidentbestrijdings Prcedure (GRIP). Dit is een instrument m te kmen tt een integrale hulpverlening bij grtschalige incidenten. Een GRIP lpt van niveau 1 tt en met 4, waarbij GRIP 4 een vlledig pgetuigde rampenbestrijdingsrganisatie in het leven rept. Dus he grter de ramp, he hger het GRIP niveau en he meer cördinatie vereist is. GRIP niveau ROUTINE GRIP 1 GRIP 2 GRIP 3 GRIP 4 Reikwijdte Incident Nrmale dagelijkse werkwijzen van de peratinele diensten Brnbestrijding Brn- en Effectbestrijding Bedreiging van het welzijn van (grte grepen van) de bevlking Gemeentegrensverschrijdend, eventueel schaarste Afbeelding 2.4: schematische weergave GRIP niveaus versie 2.0 nvember

16 Rampenbestrijdingsrganisatie Op de plek van de ramp cördineren de Officieren van Dienst (leidinggevenden) van de GHOR, plitie en brandweer de hulpverlening. Overleg tussen hen vindt dan plaats in het Cmmand Plaat Incident (CPI). Wanneer het ndig is, kmen buiten het rampterrein het Gemeentelijke Beleidsteam en het Reginaal Operatineel Team bij elkaar m de rampenbestrijding te cördineren. Cmmand Plaats Incident (CPI) Op de plek van de ramp vindt verleg en cördinatie plaats dr de Officieren van Dienst van de brandweer, GHOR en plitie. Aan de zrginstelling kan gevraagd wrden m hierin plaats te nemen. In dit verleg kunnen de vlgende vragen gesteld wrden aan de medewerker van de zrginstelling, bijvrbeeld: Heveel cliënten heeft de instelling; Mbiliteit van cliënten (rlstel/bed/zelfstandig); Plattegrnd met vrzieningen van het gebuw. Reginaal Operatineel Team (ROT) Vr de cördinatie van de uitvering wrdt het Gemeentelijke Beleidsteam ndersteund dr een Reginaal Operatineel Team. Hierin zijn alle rganisaties die een taak hebben bij de rampenbestrijding vertegenwrdigd dr leidinggevenden. Hierin neemt vanuit de GHOR het Hfd Sectie GHOR (HS-GHOR) zitting. Ter illustratie, twee manieren waarp een rganisatie in nd cntact kan hebben met functinarissen uit de rampenbestrijdingsrganisatie: - Bij de rganisatie in nd is een Officier van Dienst - Geneeskundig (OvD-G) aanwezig. Met deze persn kan de geneeskundige hulpverlening aan de slachtffers en de inzet van ambulances afgestemd wrden. - Het Hfd Sectie GHOR (HS-GHOR) heeft (telefnisch) cntact met de zrginstelling in nd. Met het Hfd Sectie GHOR kunnen de knelpunten in de geneeskundige en psychsciale hulpverlening wrden afgestemd. Omdat een ramp in f bij een zrginstelling effecten buiten de rganisatie kan verrzaken, is de ramp geen interne kwestie meer en zullen de hulpdiensten en verheid zich met de afhandeling ervan bemeien. In een dergelijk geval kan de verheid, in de persn van de burgemeester, allerlei besluiten nemen die (de bedrijfsvering van) de rganisatie raken, al dan niet gevraagd f gewenst. Een vrbeeld hiervan is dat de burgemeester kan besluiten een zrginstelling te ntruimen, terwijl dit vanuit de rganisatie niet ndig f wenselijk wrdt geacht. Ok in deze situatie blijft de zrginstelling verantwrdelijk vr het cntinueren van zrg en de veiligheid van de cliënten en medewerkers. versie 2.0 nvember

17 Gemeentelijke Beleidsteam (GBT) Het Gemeentelijke Beleidsteam ndersteunt de burgemeester in zijn rl als bevelhebber met (beleids)advies. In dit team zitten nder andere de hgste leidinggevenden van de hulpdiensten. Tijdens een ramp heeft de burgemeester het pperbevel en kan hij besluiten nemen ver bijvrbeeld een evacuatie van een zrginstelling. versie 2.0 nvember

18 3 Crisisrganisatie 3.1 Crisismanagement van Zrginstellingen Om p een gestructureerde wijze m te kunnen gaan met de gevlgen van een ramp is crisismanagement belangrijk. Net zals de hulpdiensten meten k de medewerkers van een zrginstelling bij rampen weten wat ze meten den. Een crisisrganisatie is een tijdelijke structuur die de rganisatie inzet m de ramp f de gevlgen ervan te bestrijden. Een zrginstelling met haar crisisrganisatie flexibel inrichten m ged af te kunnen stemmen p de situatie. Geadviseerd wrdt m nderscheid te maken tussen de verschillende niveaus die een rl spelen bij crisismanagement: strategisch niveau: crisisteam gefrmeerd dr directie en management; tactisch niveau: leidinggevenden en afdelingshfden; peratineel niveau: Bedrijfshulpverleners/medewerkers. De zrginstelling zal zelf meten bepalen welke functinarissen p welk niveau van crisismanagement taken krijgen. Dit zal afhangen van de bestaande rganisatie- structuur, het aantal medewerkers, het aantal managementlagen en f een lcatie nderdeel is van een zrgrganisatie met meerdere lcaties. Een rganisatie met meerdere lcaties kan ervr kiezen m zwel een crisisteam p lcatieniveau als een crisisteam (f beleidsteam) p rganisatieniveau te frmeren. He grter de persnlijke en materiële schade, des te grter zijn de gevlgen en des te hger met de verantwrdelijkheid vr het crisismanagement liggen. Belangrijk is dat de niveaus van crisismanagement p elkaar aansluiten en met elkaar vervlchten zijn. Een vrbeeld hiervan is dat (smmige) leidinggevenden (tactisch niveau) nderdeel uitmaken van het crisisteam (strategisch niveau). Dit zrgt ervr dat infrmatiestrmen van bven naar nder en andersm ged verlpen. Onderscheid drie niveaus in de crisisrganisatie: strategisch, tactisch en peratineel niveau. Bepaal welke sleutelfunctinarissen p welk niveau van crisismanagement taken krijgen en zrg ervr dat deze niveaus p elkaar aansluiten en met elkaar vervlchten zijn. Laat de crisisrganisatie z veel mgelijk aansluiten bij de bestaande rganisatiestructuur, de bedrijfshulpverleningsrganisatie en de werkwijze van de hulpdiensten en de verheid. Zrg ervr dat taken, bevegdheden en verantwrdelijkheden van alle medewerkers bij een ramp helder zijn en dat ze weten met welke functinarissen van de hulpdiensten en verheid ze te maken (kunnen) krijgen. Leg dit vast in uw kwaliteitssysteem. versie 2.0 nvember

19 3.2 Crisisteam van Zrginstellingen Het crisisteam van de zrginstelling richt zich p het strategische niveau van het crisismanagement. Het team bestaat vaak uit directieleden en andere leidinggevenden uit de rganisatie. Afhankelijk van de gevlgen van een ramp is het mgelijk m deskundigen in het crisisteam aan te laten schuiven (bijvrbeeld een arts infectieziektebestrijding bij een infectieziekte f het Hfd Technische Dienst bij uitval NUTS- vrzieningen). Het crisisteam is met strategische nderwerpen bezig. Een analyse van de situatie dr het verzamelen van betruwbare infrmatie is ndzakelijk. Evenals het creëren van de randvrwaarden en vrzieningen vr het ptimaal functineren van het tactische en peratinele niveau. Ok anticipeert het team p gebeurtenissen in de (nabije) tekmst dr mgelijke scenari s uit te werken. Het crisisteam geeft richting, bereidt vr, realiseert randvrwaarden en lst knelpunten p. Crisisfunctinarissen zullen bepaalde dcumenten en/f vrzieningen ndig hebben m hun taak uit te kunnen veren. Denk bijvrbeeld aan: Tegangspasjes; Sleutels; Plannen/dcumenten; Plattegrnden; Bereikbaarheidsgegevens; Mbiele telefn/prtfn. Inventariseer en verzrg vr elke crisisfunctinaris wat ndig is m de taken uit te kunnen veren. Het crisisteam zal veel verleggen. De ruimte waarin het crisisteam zit, met hiervr geschikt zijn. Daarbij met het vrzieningen hebben als cmputers, internet en faciliteiten, radi en tv, fax, telefn, flip-ver, bendigde dcumenten (.a. bedrijfsndplan/ zrgcntinuïteitsplan) en eten en drinken. Denk hierbij k aan een alternatieve geschikte crisisruimte (buiten het gebuw) vr het geval deze ruimte niet meer bruikbaar is als gevlg van de ramp. Stel een crisisteam samen en leg een aantal dingen vast, waarnder: de samenstelling van het team; taken, bevegdheden en verantwrdelijkheden van de crisisleden; zrg ervr dat het crisisteam ged p de hgte is van de inhud van de leidraad; crisisleden dragen zrg vr uitvering van actiepunten bij calamiteiten behrend bij hun prces; bendigdheden vr elk crisislid; de nderwerpen waar het team ver beslist; de ruimte en de vrzieningen die het crisisteam ndig heeft. versie 2.0 nvember

20 Crisisleider Secretaris Crisislid Cmmunicatie Crisislid Persneel Crisislid Cliënt Crisislid Techniek Crisislid Lgistiek Crisislid BHV Crisisleider Secretaris Crisislid Cmmunicatie Crisislid Persneel Crisislid Cliënt Crisislid Techniek Crisislid Lgistiek Crisislid BHV Bewaking van alle prcessen en vrzitterschap Administratieve ndersteuning Prcesverantwrdelijk vr alle cmmunicatieprcessen en persvrlichting Prcesverantwrdelijk vr persneelsmanagement en alle persneelsprcessen Prcesverantwrdelijk vr alle zrgprcessen en vrlichting vr cliënten Prcesverantwrdelijk vr alle technische prcessen Prcesverantwrdelijk vr alle lgistieke prcessen Prcesverantwrdelijk vr verversmanagement van cliënten Prcesverantwrdelijk vr gede afstemming tussen BHV- en crisisrganisatie Figuur 3.2: vrbeeld van samenstelling van een crisisteam versie 2.0 nvember

21 3.3 Fasering Binnen de rganisatie met bekend zijn wanneer de BHV en/f crisisrganisatie ingeschakeld met wrden. Daarnaast met k bekend zijn welke functinaris besluit m een hger niveau van de crisisrganisatie in te schakelen. Baken de BHV- taken af: alarmeren van de hulpdiensten (112), eerste hulp verlenen, blussen van een beginnende brand en ntruimen van de gevarenzne (vaak is dit een kamer en/f cmpartiment). Vanaf het mment dat één van de zeven gevlgen in beeld (dreigt) te kmen wrdt het crisisteam ingeschakeld. Breng een fasering aan in de prcedures, waarin duidelijk beschreven staat wie (BHV- en/f crisisrganisatie) vanaf welk mment in actie kmt en he dit in gang gezet wrdt. 3.4 Bereikbaarheid en alarmering Bij een ramp meten de juiste mensen z snel mgelijk betrkken wrden bij het incident. Dit geldt vr het bestrijden van de ramp, maar k bij het mgaan met de gevlgen van de ramp p de langere termijn. Er met altijd een functinaris aanwezig f bereikbaar zijn die bij een ramp effectief kan ptreden en de leiding neemt. Deze functinaris nemen wij een crisiscördinatr. Een crisiscördinatr is bevegd m de crisisrganisatie in het leven te repen en is altijd bereikbaar. Een crisiscördinatr functineert p het tactische niveau van crisismanagement en is daarmee de schakel tussen het peratinele en strategische niveau. Om de bereikbaarheid altijd te garanderen, k tijdens vakanties f ziekte, zijn meerdere crisiscördinatren nntbeerlijk. Sleutelfunctinarissen met een taak in de crisisrganisatie meten altijd bereikbaar zijn. Prfessinele hulpverleners dragen prtfns, pagers en mbiele telefns bij zich. Z zijn ze vierentwintig uur per dag prepbaar. Vr de medewerkers van een zrginstelling is dit mgelijk niet te realiseren. Garandeer de bereikbaarheid van de crisisrganisatie, te allen tijde. Verzamel hiervr telefnnummers, stel een bereikbaarheidsschema p en stel meerdere crisiscördinatren aan. Deel taken, bevegdheden en verantwrdelijkheden in de crisisrganisatie te aan functies f functinarissen en niet aan persnen. Bij het verdelen van taken in het kader van crisismanagement is het van belang dat de taken wrden tebedeeld aan functinarissen in plaats van aan mensen. Denk aan aflssing bij langdurige inzet tijdens een ramp, vakantie f ziekte. Dit zrgt ervr dat de crisisrganisatie minder kwetsbaar is. Dit betekent k dat er vr belangrijke functies en taken meerdere functinarissen meten zijn die deze taken kunnen uitveren. Let hierbij k p de geschiktheid van mensen vr bepaalde taken. versie 2.0 nvember

22 - Verzamel alle privé telefnnummers van (sleutel)functinarissen; - Verzamel alle mbiele telefnnummers van (sleutel)functinarissen; - Spreek met elkaar af wie wanneer bereikbaarheidsdienst heeft (telefn 24/7 aan). versie 2.0 nvember

23 4 Cmmunicatie Gebrekkige/slechte cmmunicatie is één van de grtste risic s, waardr cruciale futen gemaakt kunnen wrden tijdens een ramp. Aan cmmunicatie met zrgvuldig aandacht besteed wrden, zwel in de vrbereidingsfase als tijdens een ramp. Plannen en prcedures Plannen en prcedures kunnen ng z mi geschreven zijn, echter wanneer deze inhud niet gecmmuniceerd wrdt naar de werkvler en wanneer dit niet met regelmaat nder de aandacht gebracht wrdt, kmt er in de praktijk weinig tt niets van terecht. Interne cmmunicatie tijdens ramp Het is van grt belang dat de cmmunicatie tussen de crisisrganisatie, de BHV- rganisatie en de medewerkers tijdens een ramp ged verlpt. Daarbij met belangrijke infrmatieverdracht tussen de juiste functinarissen plaatsvinden. Ok zal nagedacht meten wrden ver he dit gerganiseerd is wanneer sprake is van uitval van nutsvrzieningen en apparatuur als gevlg van de ramp. Externe cmmunicatie Cmmunicatie met de hulpdiensten zal in het begin van de ramp plaatsvinden met de bevelverder van de brandweer, de eerste ambulanceverpleegkundige en/f een plitieagent. In het vervlgtraject zal dit vergenmen wrden dr het CPI, ROT en GBT. De GHOR wrdt bij grtschalige rampen gefaciliteerd dr een actiecentrum. Medewerkers in dit actiecentrum verzamelen infrmatie en zetten acties uit. Het kan vrkmen dat een medewerker actiecentrum cntact pneemt met de zrginstelling. Persvrlichting Bij cmmunicatie richting de pers is het belangrijk de infrmatiestrmen ver de ntwikkeling van de ramp af te stemmen. Deze afstemming vindt plaats tussen de zrginstelling, hulpdiensten en gemeente(n). Dit is van belang m te vrkmen dat tegenstrijdige infrmatie verstrekt wrdt. Ten tijde van de ramp kan verleg hierver plaatsvinden in het CPI. In een later stadium wrdt dit afgestemd met de vrlichter van de gemeente. Op de vlgende pagina vind u een aantal aandacht en actiepunten waar u rekening mee kan huden. versie 2.0 nvember

24 De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten met betrekking tt cmmunicatie te waarbrgen: Aandachtspunten Medewerkers meten p de hgte zijn van de inhud van de plannen. Medewerkers meten p de hgte gehuden wrden ver de inhud van de plannen. Actiepunten Zrg dat plannen en prcedures gemakkelijk beschikbaar zijn vr medewerkers en wijs ze hierp. Maak krte bndige instructiekaarten vr medewerkers waarp vermeld wrdt he gehandeld met wrden. Gebruik zveel mgelijk infrmatiekanalen m de zrgcntinuïteit levendig te huden. Denk aan: werkverleggen, prikbrden, intranet, persneelsblad etc. Zrg dat nieuwe medewerkers p de hgte gebracht wrden ver de crisisrganisatie en de plannen/prcedures. He lpen de infrmatiestrmen tussen crisisrganisatie, bedrijfshulpverlening en medewerkers. He, dr wie en wanneer wrden familie/cntactpersnen geïnfrmeerd tijdens een ramp. Welk crisislid/ functinaris heeft cntact met: buren en/f medegebruikers van het gebuw; brandweer; ambulancepersneel /GHOR; plitie; gemeente. Omgaan met de pers: Stem tijdens een ramp de cmmunicatie en vrlichting naar betrkkenen en de pers af met de hulpdiensten en de gemeente. De crisis en BHV- rganisatie meten weten he zij meten cmmuniceren bij uitval van nutsvrzieningen en apparatuur: he vinden zij elkaar en he vind relevante infrmatieuitwisseling plaats. Zrg dat cliënten, medewerkers en familie k na de ramp geïnfrmeerd wrden ver de gebeurtenis en tekmst. Neem het nderwerp p in het inwerkprgramma van de nieuwe medewerker. Breng infrmatiestrmen in kaart, beschrijf deze en cmmuniceer deze richting de medewerkers. Ontwerp hiervr standaard cmmunicatieregels die pgevlgd kunnen wrden. Stel een crisislid cmmunicatie hiervr aan. Breng infrmatiestrmen in kaart en leg deze vast. Denk aan cntactgegevens en wie p welk niveau de ander infrmeert. Stel een crisislid cmmunicatie hiervr aan. Hudt rekening met persvrlichting en he daar mee m wrdt gegaan. Stel een crisislid cmmunicatie hiervr aan. Stel hier prcedures vr p, leg deze vast en cmmuniceer deze richting de werknemers. Draag zrg vr tijdige en heldere cmmunicatie richting deze delgrepen. Stel een crisislid cmmunicatie hiervr aan. versie 2.0 nvember

25 5 Cntinuïteit van zrg Het aanbieden van verantwrde zrg is een verantwrdelijkheid van iedere individuele zrgaanbieder. Bij cntinuïteit van zrg draait alles m het waarbrgen van de zrg aan de cliënt, die te allen tijde gecntinueerd met wrden. Dit hudt in dat een rganisatie vrziet in maatregelen en vrzieningen waarmee het prbeert zrg te blijven bieden in geval van een ramp. Wanneer een rganisatie zich ged vrbereidt p het cntinueren van zrg bij een ramp, is een rganisatie in ndsituaties beter in staat verantwrde zrg te leveren. Het is niet realistisch m te verwachten dat een zrginstelling ptimale zrg vrt kan zetten tijdens een ramp. Een rganisatie brengt bij de gevlgen van een ramp (zals een evacuatie) eerst de cliënten en persneelsleden in veiligheid en brengt daarna de pririteiten in de zrg aan. Zrg die niet uitstelbaar is, heeft een hge pririteit. Zrg met minder pririteit verleent de rganisatie later f niet. 5.1 Pririteren van zrg Het pririteren van zrg is een belangrijke vrwaarde m in geval van een ramp de zrg te cntinueren. Medewerkers van een zrginstelling hebben dagelijks te maken met de priritering van zrg. In hun werkzaamheden kmen nverwachte zrgvragen vr die ze p de ingeplande zrgverlening meten afstemmen. Ok meten medewerkers het werk dr ziekte van een cllega wel eens den met minder mensen. Z is het een nderdeel van het dagelijkse werk bij zrgverleners m zrg te pririteren en dit af te stemmen p de cliënt en de situatie. Een gede vrbereiding p het cntinueren van zrg is ndzakelijk. Daarm meten de taken, verantwrdelijkheden en bevegdheden van medewerkers met betrekking tt het pririteren van zrg helder zijn. Het verplegend/verzrgend persneel legt pririteiten in verleg met de leidinggevende(n). De medewerkers zijn immers ged p de hgte van de situatie van de cliënten en hun zrgbehefte. Daarnaast is tezicht p centraal niveau p de vraag en het aanbd van zrg essentieel m knelpunten vregtijdig te signaleren en hier plssingen vr aan te dragen. Stel prcedure(s) vast die de medewerkers vlgen m zrg te pririteren en de cntinuïteit van zrg te waarbrgen. Zrg ervr dat alle medewerkers weten wat hun taken, bevegdheden en verantwrdelijkheden zijn bij het pririteren van zrg. Hudt p centraal niveau tezicht p de vraag en het aanbd van zrg. De prcedure m zrg te pririteren kan de rganisatie in veel verschillende situaties gebruiken. Bijvrbeeld wanneer een aantal medewerkers ziek is. Maar k als de hele rganisatie met evacueren. Het is van belang k het crisisteam van de rganisatie te betrekken bij het prbleem. Bijvrbeeld wanneer het persneelstekrt zdanig is dat de cntinuïteit van zrg p de langere termijn in gevaar kmt. In de prcedure vr het pririteren van zrg met de rganisatie dus aangegeven bij welke mstandigheden, wanneer en p wiens verzek het crisisteam wrdt pgestart. versie 2.0 nvember

26 6 Gevlgen van een ramp 6.1 Zeven gevlgen Een ramp verlpt en ntwikkelt zich elke keer anders. Geen enkele ramp lijkt p de vrige en er zijn veel verschillende variaties mgelijk. Juist daarm is het nmgelijk m draaibeken en plannen te ntwikkelen die bij alle verschillende srten rampen tepasbaar zijn. Een manier m tch ged vrbereid te zijn vr een ramp is dat de rganisatie zich vrbereid p de gevlgen van de ramp. Elke ramp heeft, ngeacht het type f de mvang van de ramp, bepaalde gevlgen die, vaak in cmbinatie met elkaar, ptreden. Uit de praktijk is gebleken dat er een zevental gevlgen is waarmee een rganisatie bij een ramp te maken krijgt: 1. Sluiting van (delen van) de lcatie; 2. Verplaatsen van cliënten; 3. Grt aanbd van cliënten; 4. Tekrt aan persneel; 5. Uitbraak infectieziekten; 6. Uitval nutsvrzieningen, apparatuur en ICT- middelen; 7. Lgistieke stagnatie. Deze zeven gevlgen van een ramp kunnen tt een bedreiging van de cntinuïteit van zrg leiden, bijvrbeeld dr een grtere vraag naar zrg. Wanneer een rganisatie ged m kan gaan met de (zeven) gevlgen van een ramp, is de kans grt dat de cntinuïteit van zrg aan de cliënten bij een ramp p verantwrde wijze gecntinueerd kan wrden. Elke zrginstelling met vrbereidingen treffen vr elk van deze zeven gevlgen van een ramp. In de hierna vlgende paragrafen wrden de zeven gevlgen van een ramp tegelicht. Daarnaast wrden aanbevelingen gegeven ver he een zrginstelling zich het beste kan vrbereiden. De aandachts- en actiepunten zijn tt stand gekmen in samenwerking met de zrginstellingen. Het crisisteam lpt als rde draad dr de aanpak van de actie en aandachtspunten. Vr de aanpak dient de verantwrdelijkheid bij het juiste crisisteamlid te liggen. He aan een crisisteam vrm kan wrden gegeven kunt u lezen in hfdstuk 3 crisisteam. versie 2.0 nvember

27 6.2 Sluiting van (delen van) de lcatie Eén van de gevlgen waar een zrginstelling bij een ramp mee te maken kan krijgen, is het sluiten van (delen van) de lcatie. Bijvrbeeld dr de aanwezigheid van giftige dampen, waterverlast, brand, instrtingsgevaar f dr langdurige strmuitval. In dergelijk geval met een lcatie ntruimd wrden en cliënten wrden geëvacueerd. Afhankelijk van de ernst van de situatie wrden cliënten pgevangen in een ander deel van de lcatie, een andere lcatie f een speciale pvanglcatie. Om zrg te kunnen blijven bieden aan de cliënten met de rganisatie hiervr verschillende vrbereidingen treffen. Dit gevlg hangt dus nauw samen met de gevlgen: verplaatsen van cliënten, grt aanbd van cliënten en tekrt aan persneel. Wanneer een zrginstelling namelijk (een deel van) de lcatie met sluiten heeft dit het gevlg dat cliënten verplaatst zullen wrden. Wanneer zij niet terug kunnen naar hun kamer/wning zullen ze ndergebracht meten wrden bij een andere zrginstelling. Deze zrginstelling krijgt dan te maken met een grt aanbd van cliënten en mgelijk daardr een tekrt aan persneel. Sluiting van (delen van) de lcatie kan van krtstndige aard zijn. Vaak zijn daar wel de ndige vrbereidingen vr getrffen, zals pvang in een ander deel van een gebuw f een naburige pvanglcatie f misschien een andere lcatie van de eigen rganisatie. De basis hiervr is een ged beschreven bedrijfsndplan met daarbij een ged functinerende BHV- rganisatie. Wanneer de eigen lcatie langdurig verlaten met wrden, zal de zrginstelling meer maatregelen meten treffen. Wanneer de lcatie, f een deel ervan, langdurig geslten wrdt, heeft dat cnsequenties vr de cliënten, medewerkers en de rganisatie. In de vlgende paragrafen wrden deze cnsequenties beschreven en wrden actiepunten met bijbehrende aandachtspunten benemd. Elke zrginstelling kan die actiepunten eruit halen, die vr de eigen rganisatie van tepassing is. versie 2.0 nvember

28 Cnsequenties vr cliënten Wanneer de lcatie geslten wrdt, zullen cliënten hun vertruwde leefmgeving meten verlaten en hun waardevlle eigendmmen achter meten laten. Dit kan veel impact hebben p de gemedstestand en de gezndheid van de cliënt. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Duidelijke en tijdige cmmunicatie naar cliënten, familie en /f eerste cntactpersn. Er met een geschikt tijdelijk nderkmen gevnden wrden. Er met passende begeleiding vr de cliënt geregeld wrden. Hud rekening met ngeruste (psychgeriatrische) patiënten. Zaken als: zrgdssier (elektrnisch/papier) medicatie, hulpmiddelen f (prtheses) van de cliënt met(en) meegenmen wrden. Er met geschikt verver geregeld wrden. Actiepunten Raadpleeg hfdstuk 4 Cmmunicatie. Maak een crisislid prcesverantwrdelijk vr het cmmunicatie traject. Maak afspraken met neveninstellingen (met dezelfde delgrepen cliënten) ver mgelijke pvang (krtdurend en langdurig) en leg deze afspraken vast. Draag zrg vr ngeruste patiënten d.m.v. vertruwd persneel en/f familie. Breng bendigdheden in kaart en stem verantwrdelijkheid wat betreft het meenemen van deze bendigdheden af met crisisteamleden. De verversbehefte met in kaart zijn gebracht. Gegevens van ververders meten bekend zijn. (zie k het gevlg: verplaatsen van cliënten) versie 2.0 nvember

29 Cnsequenties vr medewerkers Vr de medewerkers betekent het sluiten van (delen van) de lcatie, dat zij niet meer p hun eigen werkplek kunnen werken. Daarnaast zullen zij waarschijnlijk meten gaan werken p basis van een ndprcedure. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Duidelijke en tijdige cmmunicatie naar alle medewerkers (en vrijwilligers) in zwel de acute fase als in de latere fasen. Bij de cliënt bekend persneel bij vrkeur plaatsen bij eigen cliënten (vertruwde zrg behuden). Medewerkers krijgen mgelijk te maken met nbekende en langere diensten. Gede begeleiding en instructie bij het inwerken p de nieuwe tijdelijke werkplek. Actiepunten Raadpleeg hfdstuk 4 Cmmunicatie. Maak een crisislid prcesverantwrdelijk vr het cmmunicatie traject. Maak met de pnemende instelling hierver afspraken. Start direct met het maken van een planning. Plan indien mgelijk meer persneel in en hudt rekening met flexibele werktijden. Maak indien mgelijk gebruik van vrijwilligers f mantelzrg. Stel een crisislid (persneel) verantwrdelijk vr de bewaking en uitvering van dit prces. Cnsequenties vr de rganisatie Wanneer het gebuw (f gedeelte ervan) niet meer bruikbaar is, zal de rganisatie de crisisrganisatie pstarten. Er zal gezcht meten wrden naar een geschikte tijdelijke ruimte vr de getrffen cliënten. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Er zal mgelijk een geschikt tijdelijk vervangende ruimte en/f lcatie gezcht meten wrden. De gegevens van GHOR4all meten up t date zijn. Denk aan bereikbaarheid van vervangende lcatie en persneel. Actiepunten Stel een inventaris- checklijst p van andere instellingen waar cntacten/afspraken mee gelegd/gemaakt zijn. Stel een GHOR4all rganisatiebeheerder aan die verantwrdelijk is vr het up t date huden van GHOR4all. Cmmuniceer cntactgegevens van vervangende lcatie aan derden. Laat telefns drschakelen en/f creëer bereikbaarheidslijsten. versie 2.0 nvember

30 6.3 Verplaatsen van cliënten Tijdens een (dreigende) ramp kan het ndzakelijk zijn dat cliënten verplaatst meten wrden naar een veilig gebied. Afhankelijk van de mvang van de ramp kan dit zijn binnen de eigen lcatie f naar een externe lcatie. Omdat de begrippen ntruimen en evacueren ngal eens dr elkaar heen gebruikt wrden, wrdt hiernder nadere uitleg ver deze termen gegeven. Ontruimen Wanneer sprake is van een acute situatie bij dreigend gevaar (bijvrbeeld dr brand) wrdt gesprken ver ntruimen en treedt het bedrijfsndplan in werking. In dit geval is er sprake van tijdsdruk. Cliënten wrden dan tijdelijk verplaatst naar een andere veilige plek binnen het gebuw f naar een p kleine afstand gelegen plek buiten het gebuw. In het bedrijfsndplan wrdt dit het verzamelpunt genemd. Wie de beslissing tt een ntruiming mag nemen met beschreven staan in het bedrijfsndplan. Ok kan de brandweer ter plaatse het bevel geven m te ntruimen. Ok bij dit gevlg geldt weer dat een ged beschreven bedrijfsndplan met daarbij een ged functinerende BHV- rganisatie de basis is m adequaat te reageren/handelen tijdens een ramp. Evacueren Onder evacuatie verstaat men het p last van de burgemeester al dan niet gedwngen en meestal nder begeleiding verplaatsen van grte grepen persnen en/ f dieren in Nederland. Over evacuatie wrdt gesprken wanneer: Na een ntruiming blijkt dat teruggang naar de wning niet p krte termijn mgelijk is. Bijvrbeeld wanneer na een brand water en/f retschade is pgetreden. Cliënten verplaatst meten wrden p grtere afstand van de wning/zrginstelling. Bijvrbeeld bij een gifwlk. In dergelijk geval neemt de burgemeester de beslissing. Mens en dier een gebied preventief meten verlaten vanwege risicvlle werkzaamheden. Bijvrbeeld bij het nschadelijk maken van een bm uit de Tweede Wereldrlg. Bij een evacuatie is er meer vrbereidingstijd m de prcessen, die in gang gezet meten wrden, in gede banen te leiden. Wanneer de zrginstelling hier van tevren ver nagedacht heeft en de afspraken en prcessen heeft vastgelegd in een plan, zal zij beter vrbereid zijn en is zij beter in staat m de zrgcntinuïteit te waarbrgen tijdens een ntruiming/evacuatie. Het is van grt belang, dat deze afspraken en prcessen ged aansluiten p het bedrijfsndplan. Wanneer er een ntruiming f evacuatie van de zrginstelling plaatsvindt, heeft dat cnsequenties vr de cliënten, medewerkers en de rganisatie. In de vlgende paragrafen wrden deze cnsequenties beschreven en wrden actiepunten met bijbehrende aandachtspunten benemd. Elke zrginstelling kan die actiepunten eruit halen, die vr de eigen rganisatie van tepassing is. Bij de inventarisatie van knelpunten kan als hulpmiddel gebruik wrden gemaakt van de checklist evacuatiemiddelen (bijlage 3). Hiermee kunt u inzichtelijk krijgen wat uw verversbehefte en/f mgelijkheden zijn, welke evacuatiemiddelen vrhanden zijn en welke verige middelen ververd meten wrden. versie 2.0 nvember

31 Cnsequenties vr cliënten Wanneer de cliënt zijn vertruwde leefmgeving met verlaten vanwege een ntruiming f evacuatie, kan dat veel impact hebben p de gemedstestand en/f de gezndheid van de cliënt. Veel cliënten zijn namelijk minder tt niet zelfredzaam en zijn dus afhankelijk van hulp m de gevarenzne/gebuw te verlaten. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten De vlgende eigendmmen meten meegenmen wrden: Medicatie / zuurstf; Zrgdssier (map); Specifieke hulpmiddelen/ prtheses; Waardevlle eigendmmen; Kleding. Er met registratie plaatsvinden van de cliënten naar welke lcatie ze verplaatst wrden. Cliënten meten herkenbaar zijn (bijv. dr een plsbandje) vr hulpverleners. Er met passende begeleiding vr cliënt geregeld wrden tt aan de nieuwe lcatie (medewerker/ vrijwilliger/ familie). Zrg dragen vr geestelijke en lichamelijke begeleiding van cliënten tijdens het verplaatsen (creëer zveel mgelijk rust). Er met een gede verdracht van cliënten en persneel plaatsvinden p de pvanglcatie. De familie en/ f cntactpersn met z spedig mgelijk en zrgvuldig geïnfrmeerd wrden. Actiepunten Breng bendigdheden in kaart en stem verantwrdelijkheid wat betreft het meenemen van deze bendigdheden af met crisisteamleden. Zrg dat de zrgdssiers k digitaal beschikbaar zijn en dat hier een back-up van is. Draag zrg vr registratie van cliënten. Stel standaard frmulieren p. Leg vast he, waar en dr wie de cliënten geregistreerd wrden. Zrg dat het registratiemateriaal zals (bijvrbeeld plsbandjes) vldende p vrraad is en dat deze vrraad p een praktische plaats ligt. Draag zrg vr passende begeleiding, maak indien mgelijk en ndig gebruik van vertruwde verpleegkundige f familie. Maak een crisislid hier prcesverantwrdelijk vr. Inzichtelijk hebben en vastleggen, wat de individuele zrgbehefte is van de cliënt, in relatie tt de verplaatsing en de cnsequenties die hieruit vrtvleien vr het verver. Geef aan welke cliënten en persneelsleden aanwezig zijn p vervangende lcatie. Dit dr invullen van aanwezigheidslijsten. Leg vast in het plan he deze cmmunicatie gerganiseerd is en welk crisislid dit prces bewaakt. Leg vast waarver de familie geïnfrmeerd met wrden (maak een standaard frmulier die ten tijde van de ramp snel en eenvudig aangevuld kan wrden). versie 2.0 nvember

32 Cnsequenties vr medewerkers Bij een ntruiming f evacuatie zullen medewerkers de cliënten efficiënt meten kunnen verplaatsen naar een veilig gebied. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Medewerkers meten weten: Wat haar/zijn verantwrdelijkheden, bevegdheden en taken zijn; Wie aanspreekpunt / leidinggevende is; He gealarmeerd met wrden en wie; Welke cliënten als eerste verplaatst meten wrden; Waar cliënten naarte gebracht meten wrden (verzamelpunt / andere zrginstelling); He de cliënt verplaatst met/kan wrden; Welke hulpmiddelen er binnen het gebuw aanwezig zijn; He en waar cliënten geregistreerd wrden. Medewerkers dienen rekening te huden met: Impact p cliënt/medewerker (nrust); Andere werktijden / inzet; Andere werkplek. Actiepunten Uitwerking vindt plaats in de aanwezige planvrming. Bij vrkeur in het bedrijfsndplan. Maak het geheel bespreekbaar. Plaats de juiste medewerker p de juiste plaats. Maar hudt k rekening met andere werkzaamheden. versie 2.0 nvember

33 Cnsequenties vr rganisatie De zrginstelling is zelf verantwrdelijk vr het gehele prces Zrgcntinuïteit tijdens en na een ramp. De rganisatie zal ervr meten zrgen dat alle medewerkers p de hgte zijn van hun taken, bevegdheden en verantwrdelijkheden tijdens een ramp. Tevens zal tijdens en na de ramp de persneelsbezetting afgestemd meten wrden naar de behefte. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de aandachtspunten te brgen: Aandachtspunten In het bezit zijn van een bedrijfsndplan/ zrgcntinuïteitsplan dat: Dr alle medewerkers gelezen kan wrden; Bij alle medewerkers inhudelijk bekend is (hierin staan taken/ verantwrdelijkheden en bevegdheden beschreven); Up t date gehuden wrdt; Getraind en beefend wrdt. Actiepunten Maak een functinaris verantwrdelijk vr de uitvering van de hiernaast genemde prcedures. Neem dit p in het kwaliteitssysteem. Persnele ndersteuning (in daluren): Wie gealarmeerd meten wrden en wanneer (vrijwilligers/ familie/ nevenzrginstellingen); Verlven wrden ingetrkken. Leg vast he deze persnele ndersteuning gerganiseerd is ten tijde van een ramp en maak een crisislid (persneel) prces verantwrdelijk. Hudt rekening met: Organisatie structuur ten tijde van crisis; Cmmunicatie ri. medewerkers/cliënten/familie en ntvangende instelling; Lgistieke prcessen. Leg middels hfdstuk 3.2 crisisteam van Zrginstelling vast he aan een crisisteam invulling wrdt gegeven. Leg middels hfdstuk 4 cmmunicatie vast he hier mee m wrdt gedaan. Maak gebruik van een crisisrganisatie, cmmunicatieplan en breng lgistieke prcessen in kaart. Maak crisisleden prcesverantwrdelijk. Vul de bijlage 3 checklist evacuatie middelen in versie 2.0 nvember

34 Cnsequenties vr evacuatiemiddelen Bij een ntruiming f evacuatie mag het niet gebeuren dat medewerkers ng p zek meten gaan naar evacuatiemiddelen f dat de gebruiksaanwijzing ervan eerst ng bestudeerd met wrden m ze te kunnen gebruiken. Daar is dan geen tijd vr. Daarnaast schept dat k geen vertruwen naar de (angstige) cliënt, wat weer een hp weerstand teweeg kan brengen. Het is dus grt belang dat de evacuatiemiddelen eenvudig en veilig gebruikt kunnen wrden dr medewerkers (en vrijwilligers) in het gebuw. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Er meten vldende geschikte evacuatiemiddelen beschikbaar zijn in het gebuw (evac- chairs/ (schep)brancards/ schuitjes etc.) Het aantal is afhankelijk van: het aantal cliënten dat verplaatst met wrden met behulp van die betreffende evacuatiemiddelen de afstanden die afgelegd meten wrden de indeling van het gebuw: waar hren de evacuatiemiddelen beschikbaar te zijn Actiepunten Leg vast in het bedrijfsndplan welke functinaris verantwrdelijk is vr de aanschaf, het beheer en het nderhud van de evacuatiemiddelen. Vul de bijlage 3 checklist evacuatie middelen in. De evacuatiehulpmiddelen dienen p strategische plaatsen (daar waar ze gebruikt zullen wrden) pgehangen te wrden en meten ged zichtbaar zijn (bijvrbeeld dr pictgramstickers f - brden) De evacuatiehulpmiddelen dienen peridiek gekeurd te wrden p veiligheid De keuze van deze hulpmiddelen is afhankelijk van: het gebuw (hgbuw/ laagbuw/ wel f geen brandweerlift) delgrep cliënten (mbiel met lphulpmiddel/ rlstelafhankelijk/ bedlegerig) de afstanden die afgelegd meten wrden Medewerkers meten veilig en adequaat met de aanwezige evacuatiemiddelen kunnen werken Inventariseer welke evacuatiemiddelen geschikt zijn vr het verplaatsen van uw delgrep(en) cliënten Inventariseer p welke plekken deze evacuatiemiddelen geplaatst meten wrden Leg vast in het bedrijfsndplan: dat alle medewerkers schling krijgen in het gebruik van evacuatiemiddelen dat zij deelnemen aan ntruimingsefeningen, waarbij deze middelen wrden ingezet. versie 2.0 nvember

35 Cnsequenties vr verversmiddelen In geval van een evacuatie zullen zwel cliënten als materieel verplaatst meten wrden. Daar zal geschikt verver vr geregeld meten wrden. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Inzichtelijk hebben he cliënten het beste ververd kunnen wrden: Bussen (cliënten die minimaal één uur zitten vl kunnen huden); Rlstelbussen; Ambulance/ vrachtwagen (cliënten die liggend ververd meten wrden in ambulance f cmpleet met bed en apparatuur). Een arts f verpleegkundige de verversselectie ten tijde van de ramp uit laten veren. Deze persn stemt het verver af met de ambulanceverpleegkundige. Inzichtelijk hebben wat de rganisatie zelf al aan verversmiddelen heeft m in te kunnen zetten en he de persnele bezetting hiervr geregeld is. Actiepunten De verversbehefte met van tevren in kaart gebracht zijn. Maak een lgistiek plan van eigen verver en extern verver waarin de hiernaast aangegeven aandachtspunten beschreven staan. Neem mgelijk in vrbereidende fase cntact p met verversbedrijven f zij ndersteuning kunnen leveren. Maak een crisislid hier prcesverantwrdelijk vr (techniek/lgistiek) en laat deze bij calamiteiten en evacuatie nauw cntact nderhuden met de hulpdiensten. Vul de bijlage 3 checklist evacuatie middelen in. De aan/ afverrutes en pstelplaatsen gerganiseerd hebben p het eigen terrein tijdens een ramp (dat verkeer niet vast kmt te zitten). Inzichtelijk hebben welke middelen verplaatst zullen meten wrden en heveel zals: Speciale bedden; Sctermbiels; Rlstelen; Rllatrs; Vedsel/drank; Medicatie; Kleding; Verzrgingsmateriaal; Infusen; Beademingsapparatuur. versie 2.0 nvember

36 6.4 Grt aanbd van cliënten Een grt aanbd van cliënten van de eigen rganisatie f andere zrginstelling, is een gevlg van het sluiten van (delen) van een lcatie. Er wrdt gesprken ver grt aanbd cliënten wanneer de ntvangende zrginstelling extra cliënten tijdelijk pvangt bvenp de reguliere pnames. Wanneer een zrginstelling getrffen wrdt dr een ramp waarbij een ntruiming heeft plaatsgevnden, wrden cliënten meestal eerst naar het verzamelpunt gebracht. Als daar blijkt dat zij niet terug kunnen keren naar hun eigen wning/kamer zal een externe pvanglcatie geregeld meten wrden. Indien de zrginstelling daar zelf geen maatregelen vr heeft getrffen, zal de gemeente de mensen pvangen bij een ndlcatie. Meestal is dit een sprthal. Echter is het bieden van zrgcntinuïteit in een sprthal aan mensen die minder tt niet zelfredzaam zijn nmgelijk. Deze situatie kan vrkmen wrden als zrginstellingen hier p vrbereid zijn. Tijdelijke pvang van extra cliënten heeft cnsequenties vr de eigen cliënten, medewerkers en rganisatie. In de vlgende paragrafen wrden deze cnsequenties beschreven en wrden actiepunten met bijbehrende aandachtspunten benemd. Elke zrginstelling kan die actiepunten eruit halen, die vr de eigen rganisatie van tepassing is. Cnsequenties vr cliënten Vr de cliënt kan dit betekenen dat hij zijn leefruimte/kamer met delen met nbekenden. Daarnaast kan het k invled hebben p nderzeken, therapieën en/f activiteiten: die zuden geannuleerd kunnen wrden f de frequentie kan verminderd wrden. Ok zal de cliënt minder aandacht krijgen. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Inzichtelijk hebben welke delgrep cliënten vr pvang geschikt zijn. Mgelijk meten appartementen wrden gedeeld. Gede vrlichting naar de cliënt en familie/ cntactpersnen ver waarm, vr helang en nder welke mstandigheden dit gebeurt. Actiepunten Breng in kaart welke delgrep(en) pgevangen kunnen wrden. Breng in kaart welke appartementen beschikbaar zijn vr meerdere cliënten/bedden. Raadpleeg hfdstuk 4 Cmmunicatie. Maak een crisislid prcesverantwrdelijk vr het cmmunicatie traject. Infrmatie en uitleg geven ver de situatie en verleggen met de cliënt welke zrg (therapieën/ activiteiten) urgent is en welke verminderd f uitgesteld kan/kunnen wrden. Begrip vragen en begrip tnen vr de situatie. Familie/ vrijwilligers/ mantelzrg/ cntactpersnen inschakelen. Leg vast welke deskundige (specialist/arts/therapeut) hierver een beslissing met nemen. Cmmuniceer dit duidelijk richting de cliënt. Raadpleeg hfdstuk 4 Cmmunicatie. Maak een crisislid prcesverantwrdelijk vr het cmmunicatie traject. Draag zrg vr de juiste cntactgegevens van betrkkenen. versie 2.0 nvember

37 Cnsequenties vr medewerkers Vr de medewerkers is het van belang dat ze weten he ze meten handelen. Daarnaast zullen zij mgelijk meten imprviseren wat betreft werktijden, aantal uren en/f werkmgeving (andere afdeling). De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Medewerkers meten geïnfrmeerd wrden ver de situatie: Heveel cliënten erbij kmen; Heveel extra persneel erbij kmt; Of ze extra handelingen f bijzndere vrbereidingen meten treffen p de afdeling. Werk & privé van de medewerker in balans huden en dit bespreekbaar maken/huden. Actiepunten Breng de aantallen in kaart en cmmuniceer dit naar betrkkenen binnen de rganisatie. Maak afspraken ver de cndities/vrwaarden en leg die vast. Cnsequenties vr rganisatie Als een zrginstelling de vraag krijgt f zij tijdelijk extra cliënten p kan vangen vanwege een ramp, dan met zij aan kunnen geven wat vr pvangcapaciteit de rganisatie heeft: welke delgrep en het aantal p krte termijn en p langere termijn. Tevens zal er extra persneel ndig zijn m de zrgcntinuïteit te kunnen waarbrgen. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Inzichtelijk hebben wat de actuele pvangcapaciteit is. Externe medewerkers/gepensineerden, vrijwilligers, familie f ingehuurd persneel zal ingeschakeld meten wrden. Er is mgelijk een hger gebruik van facilitaire vrzieningen. Denk hierbij aan vrraadbeheer en vervuiling. Er is mgelijk een tename van cmmunicatie (druk p receptie/bereikbaarheid). Actiepunten Stel een persn binnen de rganisatie verantwrdelijk vr het up t date huden van deze gegevens. Verwerk deze gegevens in GHOR4all en hudt het up t date. Draag zrg vr de juiste cntactgegevens van betrkkenen. Hudt rekening met tijdige en crrecte infrmatievrziening. Maak een crisislid hier prcesverantwrdelijk vr. Hudt rekening met het hgere gebruik van artikelen en vrzieningen, breng leveranciers in kaart en leg cntact gegevens vast. (Verpleeg/verzrgartikelen, schnmaakmiddelen, hygiëne middelen) Hudt rekening met een tename van cmmunicatie en pas daar de planning f bereikbaarheid p aan. Er kmt mgelijk meer druk p de verschillende afdelingen te staan. Breng de ndzakelijke prcessen in kaart, en verdeel intern taken (facilitair en zrg). Hudt rekening met facilitair aansturen van technische dienst, huishuding en keuken. versie 2.0 nvember

38 6.5 Tekrt aan persneel Medewerkers zijn de spil in het zrgprces. Een tekrt aan medewerkers kan al snel een bedreiging vrmen vr de cntinuïteit van zrg. Een tekrt kan ntstaan dr ziekte f dr pltselinge calamiteiten, zals een ramp. Ok bij het nverstandig mgaan met de planning in de vakantieperide kan een tekrt aan medewerkers ptreden. Bij een acuut tekrt aan medewerkers zal een rganisatie allereerst de zrg pririteren. De niet uitstelbare zrg krijgt vrrang. Als zelfs hiervr te weinig medewerkers aanwezig zijn, f er zijn prblemen te verwachten, dan is het ndig m extra persneel in te zetten. Essentieel hierbij is, dat het duidelijk met zijn, wie verantwrdelijk is vr het bestrijden van het persneelstekrt en wie wanneer welke actie nderneemt. Een tekrt aan persneel heeft cnsequenties vr de eigen cliënten, medewerkers en rganisatie. In de vlgende paragrafen wrden deze cnsequenties beschreven en wrden actiepunten met bijbehrende aandachtspunten benemd. Elke zrginstelling kan die actiepunten eruit halen, die vr de eigen rganisatie van tepassing is. versie 2.0 nvember

39 Cnsequenties vr cliënten Bij een tekrt aan persneel zal teruggegaan wrden naar de basiszrg/ minimale zrg. De cliënt krijgt mgelijk de zrg van een vreemde zrgverlener en met de vertruwde medewerker missen. Daarnaast zal er minder tijd zijn vr aandacht en zal het aantal cntactmmenten verminderen. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Bepaalde zrgtaken zullen minder f anders wrden uitgeverd. Alleen cruciale zrgtaken wrden uitgeverd. Geef cliënten en familie infrmatie en uitleg ver de maatregelen die genmen wrden. Bereid cliënten vr p wisselingen van persneel en leg uit dat het vermacht is. Vraag en tn begrip vr de situatie. Wees alert p islement en vereenzaming van cliënten en prbeer alternatieve invulling van dagbesteding te bieden. Wijs cliënten p klachtenregeling. De nieuwe zrgverlener met ged geïnfrmeerd zijn ver de zrgbehefte van de cliënt. Stimuleer de mndigheid van cliënten m z nieuwe zrgverleners p weg te helpen bij de verzrging. Actiepunten Bespreek de maatregelen met de cliënt, maak afspraken en leg dit vast. Inventariseer vraf welke zrg cruciaal is en wat minder cruciaal is f uitgesteld kan wrden. Beschrijf wat aan minimale zrg geleverd kan wrden binnen de zrginstelling. Raadpleeg hfdstuk 4 Cmmunicatie. Maak een crisislid prcesverantwrdelijk vr het cmmunicatie traject. Draag zrg vr tijdige en duidelijke cmmunicatie. Maak een crisislid prcesverantwrdelijk vr het cmmunicatie traject. Maak een crisislid prcesverantwrdelijk vr het welzijn van de cliënt. Draag zrg vr een duidelijke en cmplete verdracht. Wijs medewerkers p de ndzaak van cmplete en duidelijke zrgdssiers. Zrg dat het zrgdssier p rde is. versie 2.0 nvember

40 Cnsequenties vr medewerkers Bij een tekrt aan persneel kunnen de medewerkers breder ingezet wrden in de rganisatie en zullen zij veruren meten gaan draaien. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Met betrekking tt brede inzetbaarheid van medewerkers: Denk aan verschuivingen van persneel ver verschillende afdelingen en instellingen; Denk k aan vrijwilligers, gepensineerde medewerkers, mantelzrger, studenten f niet gediplmeerden; Er met een gede verdracht plaatsvinden en de medewerker met ged ingewerkt wrden. Actiepunten Inventariseer welke medewerkers andere werkzaamheden kunnen verrichten. Inventariseer welke taken dr andere medewerkers vergenmen kunnen wrden. Denk daarbij k aan kantrmedewerkers. Inventariseer vr welke taken je gediplmeerde medewerkers ndig hebt en vr welke taken je niet gediplmeerde mensen kunt gebruiken. Denk aan het inzetten van ngediplmeerde medewerkers vr bijvrbeeld MAS (maaltijd, activiteiten en schnmaak). Zrg vr een pl flexibel in te zetten medewerkers/uitzendbureau. Inventariseer welke parttimers meer kunnen gaan werken en leg dit vast. Inventariseer welke vrijwilligers, gepensineerde medewerkers, studenten f vakantiekrachten ingezet willen wrden bij tekrt aan persneel. Met betrekking tt veruren: Werk & privé in balans huden en dit bespreekbaar maken/huden; Grenzen van medewerkers aangeven en bewaken; Afspraken maken ver de cndities/vrwaarden; Parttime medewerkers vragen m extra te werken; Indien ndig verlfdagen intrekken. Zrg vr ged verleg tussen werknemer en leidinggevende. Stimuleer medewerkers eigen grenzen aan te geven. Vrkm verbelasting van persneel. Bepaal wie gemachtigd is verlfdagen in te trekken. versie 2.0 nvember

41 Cnsequenties vr de rganisatie Bij een tekrt aan persneel wrdt het risic p het maken van futen vergrt. Orzaken hiervr kunnen zijn tijdsdruk en inzet van tijdelijk nieuw en/f vreemd persneel. Het persneelstekrt zal aangevuld meten wrden. Hierbij kan gedacht wrden aan mantelzrg. Ok met de rganisatie realiseren dat in tijden van crisis er geen ptimale zrg gebden kan wrden. Dit kan klachten van cliënten, familie en medewerkers pleveren. Een pltseling tekrt aan persneel heeft k financiële gevlgen dr het inhuren van extern persneel en het vrmen van een crisisteam. Leden van het crisisteam zullen tijd vrij meten maken m zich bezig te kunnen huden met zrgcntinuïteit, waardr de eigen werkzaamheden geheel f gedeeltelijk tijdelijk blijven liggen. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Om het risic p futen z klein mgelijk te maken: Zrg dat bij wisseling van persneel ged wrdt vergedragen; Zrgen dat zrgdssiers van cliënten ged wrdt bijgehuden en gelezen. Met betrekking tt het aanvullen van persneel: Prbeer creatief m te gaan met het inzetten van persneel; Prbeer k externe instanties zals uitzendbureaus en verpleegkundige pleidingen; Hud rekening met bevegdheden en bekwaamheden. Maak ptimaal gebruik van mantelzrgers: Mantelzrgers kunnen helpen bij de basiszrg en persnlijke verzrging van cliënten; Zij kunnen helpen vrlichtingsbdschappen duidelijk ver te brengen aan cliënten. Realiseer je als rganisatie dat in tijden van crisis je afwijkt van de nrmale zrg nrmen. Dit kan klachten van cliënten en persneel pleveren. Inventariseer wat de financiële cnsequenties kunnen zijn. Hudt rekening negatieve publiciteit. Actiepunten Stel inwerkprtcllen p per afdeling. Maak per afdeling werkprtcllen waarin het werkprces en de werkwijze in het krt beschreven wrdt. Zrg bij het inzetten van nieuw persneel vr een gede balans tussen ud en nieuw persneel. Zrg dat de functiebeschrijvingen p rde zijn. Bij een crisis met flexibel mgegaan wrden met deze functiebeschrijvingen. Bepaal wie mag bepalen wanneer er afgeweken wrdt van de functiebeschrijving. Inventariseer het netwerk van de cliënten. Inventariseer wat mantelzrgers kunnen betekenen vr de individuele cliënt. Betrek familie en naasten p het mment dat er gecmmuniceerd wrdt richting cliënten. Leg vast he er mgegaan wrdt met klachten. Minimale verantwrde zrg bepalen. Het aantal klachten kan verminderd/vrkmen wrden dr de vlgende maatregelen: Zrg dat cliënten en medewerkers vraf wrden ingelicht ver te nemen maatregelen bij een ramp; Zrg dat cliënten en medewerkers het belang van deze maatregelen inzien; Betrek cmmunicatie medewerkers bij elke vrm van vrlichting. Zrg vr een reservebudget vr de te verwachten ksten. Zrg vr gede infrmatievrziening en leg dit vast in een cmmunicatieplan. versie 2.0 nvember

42 6.6 Uitbraak infectieziekten In Nederland zijn ver het algemeen acht van de tien meest vrkmende ziekten infectieziekten. Deze infectieziekten zijn ver het algemeen niet ddelijk, maar brengen wel een aanzienlijke ziektelast en ziekteverzuim met zich mee. Dr de relatief verminderde fysieke cnditie van de cliënten van een zrginstelling kan een infectieziekte grte gevlgen hebben. Daarnaast bestaat er grte zrg ver nieuwe infectieziekten, waarvan de vgelgriep een vrbeeld is. De ziekte SARS liet zien he snel een uitbraak zich ver de wereld kan verspreiden. Een infectieziekte kan tevens de rzaak zijn van een ramp f crisis. Een zrginstelling kan naar aanleiding hiervan te maken krijgen met de andere gevlgen van een ramp, zals een tekrt aan persneel en het verplaatsen van cliënten. De kans, dat de uitbraak van een infectieziekte een zrginstelling treft, is grt. Ok de kans p verspreiding en besmetting binnen een rganisatie is grt. Maatregelen en vrbereidingen kunnen deze kans aanzienlijk verminderen. Wanneer er binnen de zrginstelling een infectieziekte uitbreekt heeft dat veel cnsequenties vr de eigen cliënten, medewerkers en rganisatie. In de vlgende paragrafen wrden deze cnsequenties beschreven en wrden actiepunten met bijbehrende aandachtspunten benemd. Elke zrginstelling kan die actiepunten eruit halen, die vr de eigen rganisatie van tepassing is. versie 2.0 nvember

43 Cnsequenties vr cliënten Uitbraak van een infectieziekte kan veel ingrijpende gevlgen verrzaken vr een cliënt. Welke gevlgen dat zijn is afhankelijk van de srt infectie. Als de cliënt besmet is geraakt, kan het vrkmen, dat hij in een geïsleerde kamer met verblijven. Hij zal misschien verplaatst meten wrden naar een andere kamer f wnverblijf. Mgelijk kan hij k geen grepstherapieën f grepsactiviteiten meer bijwnen. Ok kan het vrkmen dat bezek niet meer mag kmen f dat zij vrgeschreven vrzrgmaatregelen meten treffen m p bezek te kunnen kmen. Vr cliënten die (ng) niet besmet zijn, is er een verhgd besmettingsgevaar. Dit kan angst/nrust verrzaken. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Wat betreft islatie: Zrg vr een geschikte ruimte ter islatie, gebruik hiervr richtlijnen van het RIVM; Cliënt met ged vrgelicht wrden. Wat betreft verplaatsen: Bepaal f het ndzakelijk is de cliënt te verplaatsen vr islatie; Verplaatsing met medisch verantwrd zijn; De wijze waarp verplaatst wrdt met ged drdacht zijn m verdere besmetting te vrkmen; Zrg vr gede begeleiding tijdens transprt. Om angst en nrust te vrkmen met de cliënt ged vrgelicht wrden. Verspreiding van de infectie met zveel mgelijk wrden tegengegaan. Bij uitval van grepsactiviteiten alternatieven bieden aan dagelijkse invulling (bijvrbeeld individuele activiteiten). Bepaal welke grepstherapieën dr meten gaan en welke tijdelijk gestpt kunnen wrden. Bij uitval van grepstherapieën individuele therapie aanbieden waar mgelijk. Prbeer een gede cnditie van de cliënt te waarbrgen m weerstand te bieden tegen de infectieziekte. Met betrekking tt bezekregeling besmette cliënt: Denk aan alternatieven ter vermaak; Gede infrmatie/vrlichting cliënt/familie; Begrip tnen en vragen; Maak specifieke richtlijnen vr bezek en cmmuniceer deze. Actiepunten Vlg richtlijnen p. Draag zrg vr gede vrlichting. Leg vast in het plan he dit gerganiseerd is en welk crisislid deze prcessen bewaakt. Draag zrg vr tijdige en duidelijke vrlichting. Raadpleeg hfdstuk 4 Cmmunicatie. Maak een crisislid prcesverantwrdelijk vr het cmmunicatie traject. Bepaal welke hygiënische maatregelen genmen meten wrden bij de verzrging van cliënten. Denk hierbij aan zwel huishudelijke verzrging als persnlijke verzrging. Bepaal vraf wanneer grepsactiviteiten gestaakt gaan wrden en he je ervr kunt zrgen dat cliënten niet in een islement terecht kmen. Maak een crisislid prcesverantwrdelijk vr het welzijn van de cliënt. Bespreek met therapeuten wat de mgelijkheden zijn vr individuele therapieën. Overleg met diëtist f arts ver eventuele aanpassingen van veding en/f medicatie Leg vast in het plan he dit gerganiseerd is en welk crisislid deze prcessen bewaakt. versie 2.0 nvember

44 Cnsequenties vr medewerkers Vr medewerkers heeft uitbraak van infectieziekten k veel gevlgen. Z kan een besmette medewerker niet werken vanwege besmettingsgevaar f zal hij tijdelijk aangepast werk uitveren. Aan geznde medewerkers kan gevraagd wrden f zij veruren kunnen/willen draaien. Medewerkers meten p de hgte zijn van het besmettingsgevaar en de hygiënemaatregelen die zij meten treffen vr zwel zichzelf als vr de cliënten. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Onderhud cntact met besmette medewerker (direct leidinggevende en cllega s). Hud regelmatig cntact met de arbdienst arts. Actiepunten Leg een prcedure ziekmelding vast en cmmuniceer deze naar alle betrkkenen. Bepaal wat een leidinggevende met vragen bij een ziekmelding van een medewerker. Bepaal wanneer een medewerker weer aan het werk mag f met. Wat betreft aangepast werk vr besmette medewerker: Laat medewerker thuiswerken f zek naar alternatieven; Zrg vr een gede verdracht en werk de medewerker ged in. Wat betreft veruren: Werk & privé in balans huden en dit bespreekbaar maken/huden; Grenzen van medewerkers aangeven en bewaken; Afspraken maken ver de cndities/vrwaarden; Vermijd verbelasting van geznde medewerkers. Zrg vr gede vrlichting en instructies ver hygiëne vrschriften. Dit m veilig en verantwrd te kunnen werken en m angst te vrkmen f weg te nemen. Maak hygiënemaatregelen bekend in de gehele rganisatie (handen wassen, papieren zakdeken, ventilatie etc.). Vestig hier extra aandacht p in risicvlle ruimten (bijvrbeeld tiletten, badkamer, keuken). Hudt rekening met meer was en schnmaakwerkzaamheden. Zrg vr vldende geschikte materialen en instrueer medewerkers he met deze materialen gewerkt met wrden. Inventariseer f medewerkers thuis kunnen werken. Maak inwerkprtcllen. Maak met medewerkers afspraken ver het aangeven van grenzen. Hudt regelmatig cntact met medewerkers m privé en werk in balans te huden. Organiseer de inzetbaarheid van persneel en ga hier flexibel mee m. Hudt rekening met de actie en aandachtspunten van de disbalans tekrt aan persneel. Maak een hygiëneprtcl. Denk hierbij aan het nderscheid tussen persnlijke verzrging en verzrging van de cliënt. Zrg ervr dat medewerkers het belang inzien van de naleving van het hygiëneprtcl. Maak nderscheid tussen persnlijke hygiëne en hygiëne bij de verzrging van de cliënt. Zrg ervr dat hier extra capaciteit p wrdt ingezet f afspraken met leveranciers wrden gemaakt. Gebruik hierbij infrmatie van het ministerie, het RIVM en de GGD. versie 2.0 nvember

45 Cnsequenties vr de rganisatie Bij uitbraak van infectieziekten zal de rganisatie een aantal prcessen in gang meten zetten. Z zal het landelijke hygiëneprtcl bekend gemaakt meten wrden in de gehele rganisatie. De zrginstelling heeft k een meldingsplicht aan de GGD in geval van (verdachte) besmette gevallen. De rganisatie kan extra financiële uitgaven verwachten vanwege het inhuren van extern persneel, aanschaf van extra/specifiek materiaal en/f vr het vrijmaken mensen (bijvrbeeld crisisleden) m de gevlgen aan te kunnen pakken. Ok kan de rganisatie zich vrbereiden p eventuele media aandacht, tekrt aan persneel en lgistieke stagnatie. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Vr het bekendmaken van het landelijke prtcl kan via intranet verwezen wrden naar sites met actuele infrmatie bijvrbeeld: (tijdens een grieppandemie) Zrg dat medewerkers en cliënten ged p de hgte gehuden wrden van ntwikkelingen Gebruik hierbij visuele middelen (bijvrbeeld hygiënepsters p de tiletten). Zrg vr deskundigheid in huis (PR medewerker) die prfessineel met media- aandacht mgaat f haal een deskundige in huis. Zrg dat de meldingsplicht vermeld staat in de ziektemeldingsprcedure vr leidinggevenden. Hud een verzicht bij van medewerkers met een infectieziekte. Inventariseer wat de financiële cnsequenties kunnen zijn. Zrg dat er vldende vrraad aanwezig is (bijvrbeeld handschenen, desinfecteermiddelen, mndkapjes). Actiepunten Betrek cmmunicatiemedewerkers bij het verstrekken van vrlichting. Draag zrg vr prtcllen en zie te p naleving daarvan. Zrg vr een gede cmmunicatiebdschap, dit kan weerstand wegnemen. Bepaal wie verantwrdelijk is vr de interne cmmunicatie en vr de inhud van de cmmunicatiebdschap. Bepaal wie verantwrdelijk is vr de externe en interne cmmunicatie. Leg vast welke functinaris verantwrdelijk is vr de meldingsplicht aan de GGD en welke functinaris dit uitvert. Leg vast welke functinaris verantwrdelijk is vr de uitvering van deze registratie en welke functinaris dit uitvert. Zrg vr een reservebudget m deze extra ksten te kunnen dekken. Leg afspraken vast wat betreft de levering van deze middelen. Raadpleeg bij dit gevlg k paragraaf 5.5 Tekrt aan persneel. versie 2.0 nvember

46 6.7 Uitval nutsvrzieningen, apparatuur en ICT- middelen Een zrgrganisatie dient maatregelen te treffen m de cnsequenties van de uitval van nutsvrzieningen tt een minimum te beperken en de cntinuïteit van de zrg z ged mgelijk te garanderen. Hiervr is van belang dat de rganisatie de kritische (zrg) prcessen en de knelpunten in beeld brengt en prcedures pstelt ver he de rganisatie mgaat met het uitvallen van nutsvrzieningen, apparatuur f ICT middelen. Alle geledingen van de rganisatie wrden bij deze inventarisatie betrkken. Bij de inventarisatie van knelpunten kan als hulpmiddel gebruik wrden gemaakt van de checklist uitval nutsvrzieningen ICT middelen (bijlage 4). Dit is een landelijke checklist pgesteld dr de VNOG- GHOR. Het mdel is een frmat vr inventarisatie van knelpunten en kritische prcessen en hun gevlgen. Er is een rangrde tussen de knelpunten (Hg, Middel, Laag). De gevlgen vr uitval van strm, water, gast etc. wrden weggezet in tijd. Hierdr ntstaat inzicht in de prblemen en gevlgen bij langdurige uitval van vrzieningen. Op deze wijze kan wrden mschreven welke prblemen ntstaan na: 0-15 minuten, minuten, minuten, 1-2 uur, etc..tt 72 uur uitval. Vrdeel van het gebruik van dit dcument is dat er een ttaalbeeld ntstaat en dat dr het gebruik hiervan het scenari denken dr de rganisatie wrdt gestimuleerd. Wanneer de knelpunten bij uitval van nutsvrzieningen snel en adequaat verhlpen wrden, zullen gevlgen vr cliënten en medewerkers beperkt f vrkmen kunnen wrden. In de vlgende paragraaf wrden de actiepunten met bijbehrende aandachtspunten benemd. Elke zrginstelling kan die actiepunten eruit halen, die vr de eigen rganisatie van tepassing is. versie 2.0 nvember

47 Cnsequenties vr cliënten Uitval van nutsvrzieningen, apparatuur en ICT- middelen heeft effect p de cliënt. Z kan dit niet alleen effect hebben p het zrgaanbd van de cliënt, maar k p de cmmunicatie naar buiten f hulpmiddelen waar gebruik van wrdt gemaakt. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Cliënten zijn mgelijk niet meer bereikbaar en kunnen k zelf niet meer bellen. Cliënten zitten mgelijk in het dnker f in de ku. Uitval van elektrnische apparatuur en/f hulpmiddelen. Actiepunten Laat inkmende telefnie dr de telefn leverancier naar een andere (pvang)lcatie drschakelen. Stel cliënten gerust en verstrek indien ndig extra dekens. Speel hier, indien mgelijk, met persnele capaciteit p in. Cnsequenties vr medewerkers Vr de medewerker brengen uitval van nutsvrzieningen, apparatuur en ICT- middelen de ndige aandachts- en actiepunten met zich mee. Z zal het effect hebben p de cmmunicatie tussen de cliënt en de medewerker en de medewerkers nderling. Ok zal de infrmatievrziening mgelijk wrden getrffen en kan er een verhgde werkdruk ntstaan. De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Zrgalarmering systemen van de cliënt werken mgelijk niet meer. Er is meer persneel ndig. Hudt rekening met slechte bereikbaarheid van het persneel. Cmmunicatie kan deels f in het geheel uitvallen. Het elektrnisch patiënten dssier is mgelijk niet beschikbaar. Actiepunten Hudt rekening met het lpen van rndes ver de afdelingen. Draag zrg vr actuele bellijsten/prepsystemen. Spreek af he men cmmuniceert ten tijde van uitval van cmmunicatie. Zrg vr actuele lijsten met adres gegevens van persneel en leveranciers. Overgang van elektrnisch patiënten dssier naar schriftelijke zrgdssiers. Draag zrg vr een externe back-up van essentiële gegevens. Elektrnisch patiënten dssier digitaal beschikbaar stellen middels een laptp. versie 2.0 nvember

48 Cnsequenties gebuw, rganisatie en apparatuur De vlgende actiepunten wrden aanbevlen m de bijbehrende aandachtspunten te waarbrgen: Aandachtspunten Inzichtelijk hebben welke apparatuur en/f installaties het eerst prblemen p gaan leveren en welke minder pririteit hebben en in vlgrde hiervan handelen. Vr apparatuur en installaties de vlgende gegevens vrhanden hebben: Gebruiksaanwijzing; Onderhudsvrschriften; Cntactgegevens leveranciers. Zrg vr eigen ndstrmvrziening (indien dit financieel mgelijk is). Actiepunten Vul de checklist uitval nutsvrzieningen en ICT middelen in (Bijlage 4). Maak een functinaris verantwrdelijk vr het verzamelen van deze gegevens en het up t date huden hiervan. Aanschaf van een eigen ndstrmaggregaat p lcatie f maak afspraken met een leverancier vr het leveren van strmaggregaten ten tijde van een ramp. Maak met de leverancier duidelijke afspraken ver de leveringstijd en garantie van leveren (vrwaarden). Maak een ndstrmprcedure. De vlgende gegevens beschikbaar hebben: Papieren zrgdssiers; Bereikbaarheidsgegevens medewerkers; Bereikbaarheidsgegevens familie/cntactpersnen. Hudt rekening met het uitvallen van beveiligingssystemen en bewaking van afdelingen/gebuw Zrg vr een cmmunicatieplan in geval van strmuitval en maak deze bekend in de gehele rganisatie (pmerking hierbij: strmuitval treft meestal niet alleen de zrginstelling maar een heel gebied, dus k de buren) Denk hierbij k na ver de bereikbaarheid van sleutelfunctinarissen zals: Receptie; Technische dienst; Afdelingshfden/teamleiders; Bedrijfshulpverleners; Leden van het crisisteam; Facilitaire dienst. Cmmuniceer naar medewerkers en cliënten ver de situatie m nrust te vrkmen/beperken Tn en vraag hierbij m begrip vr de situatie. Maak een functinaris verantwrdelijk vr het verzamelen van deze gegevens en het up t date huden hiervan. Draag zrg vr bewaking van afdelingen f het gehele gebuw. Spreek af he men cmmuniceert ten tijde van uitval van cmmunicatie. Zrg vr actuele lijsten met adres gegevens van persneel en leveranciers. Maak een crisislid verantwrdelijk vr het bewaken van deze prcessen. Leg vast in het plan wie verantwrdelijk is vr dit prces en he dit gerganiseerd is. versie 2.0 nvember

49 6.8 Lgistieke stagnatie Wanneer een zrginstelling betrkken raakt bij een ramp kunnen prblemen ntstaan met de bevrrading van vedsel, medicijnen en/f (hulp)middelen. Er kunnen k prblemen ntstaan met de bevrrading, wanneer de leverancier zelf niet kan leveren f wanneer de zrginstelling niet bereikbaar is. De redenen hiervan kunnen zeer divers zijn. Wanneer de knelpunten bij lgistieke stagnatie snel en adequaat verhlpen wrden, zullen gevlgen vr cliënten en medewerkers beperkt f vrkmen kunnen wrden. Op de vlgende pagina wrden de actiepunten met bijbehrende aandachtspunten benemd. Elke zrginstelling kan die actiepunten eruit halen, die vr de eigen rganisatie van tepassing is. versie 2.0 nvember

50 Aandachtspunten Zrg vr een algemene lijst waar alle leveranciersgegevens van de zrginstelling in vermeld staan. Vrraad van medicijnen waarbrgen. Actiepunten Maak een functinaris verantwrdelijk vr het verzamelen van deze gegevens en het up t date huden hiervan. Maak afspraken met de eigen leverancier/aptheek met betrekking tt de levering: Wie levert er aan de zrginstelling, wanneer de eigen leverancier/aptheek niet meer kan leveren; Binnen welk tijdsbestek vindt levering plaats. Inventariseer welke alternatieve leveranciers/aptheken er zijn en verzamel de cntactgegevens. Inventariseer welke kritische (zrg)prcessen afhankelijk zijn van (hulp)middelen en medicijnen en heveel uren deze prcessen maximaal uitgesteld kunnen wrden. Breng in kaart he grt de bevrrading is van alle medicijnen en geef hierbij aan welke medicijnen hge pririteit hebben en welke minder. Levering waarbrgen van: Veding (vers, diepvries, drge kruidenierswaren); Verpleegartikelen; Schnmaakartikelen en diensten. Leg vast welke afspraken er gemaakt zijn met de leveranciers met betrekking tt de levering: Wie levert er aan de zrginstelling, wanneer de leverancier zelf niet meer kan leveren; Binnen welk tijdsbestek vindt levering plaats. Inventariseer welke alternatieve leveranciers er zijn en verzamel de cntactgegevens. Met betrekking p veding: Zrg vr de beschikbaarheid van actuele dieetlijsten. Afver van afval. Cntrleer de afspraken/cntracten en leg afspraken ged vast. Breng de afvalstrmen vr de zrginstelling ged in kaart. Incntinentiemateriaal en swill-afval zijn hierbij het kwetsbaarst. Aan- en afver van linnen. Waarbrgen van de bereikbaarheid van de zrginstelling. Cntrleer de bestaande afspraken/cntracten p garantie van aan- en afver: is dit nvldende gegarandeerd? Maak hier afspraken ver. Maak afspraken met de Gemeente ver de bereikbaarheid van de lcatie bij: Barre weersmstandigheden; Evenementen; Buw- en wegwerkzaamheden; Laat een af- en aanverrute garanderen. versie 2.0 nvember

51 7 Implementatie leidraad zrgcntinuïteit Indien men als zrginstelling ged vrbereid wilt zijn p calamiteiten is het mgelijk m de actie en aandachtspunten vanuit de leidraad te implementeren binnen de (bestaande) planvrming van de rganisatie. Om instellingen daarbij te ndersteunen is p de vlgende pagina een vrbeeld implementatieplan tegevegd. versie 2.0 nvember

52 Aandachtspunten Zrg ervr dat afspraken en prcedures ver zrgcntinuïteit geïmplementeerd wrdt. Zrg dat afspraken en prcedures ver zrgcntinuïteit actueel en nder de aandacht gehuden wrdt. Het management ziet de ndzaak en het belang van zrgcntinuïteit in. Zrg dat het plan zrgcntinuïteit breed gedragen wrdt binnen de rganisatie en dat alle lagen van de rganisatie betrkken wrden bij de invulling ervan. Actiepunten Integreer de afspraken en prcedures ver zrgcntinuïteit in de bestaande plannen (zals bedrijfsndplan) vr een natuurlijke verbinding tussen zrgcntinuïteit en de andere nderwerpen rndm veiligheid en rampenbestrijding f Stel een apart Zrgcntinuïteitsplan p waarin alle maatregelen wrden beschreven, die de cntinuïteit van zrg bij een ramp kunnen waarbrgen. Zrg dat één van de managementleden het nderwerp cntinuïteit van zrg in de prtefeuille heeft en dat deze persn verantwrdelijk vr is vr de implementatie ervan. Stel een prjectgrep samen met de juiste samenstelling en een nderlinge taakverdeling. Zet een prjectleider p deze prjectgrep. Betrek medewerkers bij het pstellen van het plan. Hudt het nderwerp zrgcntinuïteit nder de aandacht. Frmaliseer de verantwrdelijkheid vr het nderwerp cntinuïteit van zrg bij rampen in de functie(beschrijving) van een functinaris. Laat deze functinaris het nderwerp in ntwikkeling en nder de aandacht huden. Zrg dat het plan up tt date gehuden wrdt Hiernder vallen de vlgende activiteiten: Verspreiden van het plan; Overzicht bijhuden van de bezitters van het plan en/f de plekken waar het plan is (p afdelingen); Gegevens, telefnnummers, prcedures en afspraken checken p actualiteit; Wijzigingen in het plan drveren en nieuwe versies uitbrengen; Het nderhud van materialen f middelen die ingezet wrden bij zrgcntinuïteit; Draag zrg vr actuele gegevens en planvrming in GHOR4all. Zrg vr pleiding, training en efening (OTO) m medewerkers bekend te laten maken met de afspraken en prcedures en dat ze in staat zijn m de taken uit te kunnen veren bij een ramp Maak een functinaris f afdeling verantwrdelijk vr het beheer van het (zrgcntinuïteits)plan. Maak een rganisatiebeheerder verantwrdelijk vr de invulling en het nderhuden van GHOR4all. Maak een functinaris f afdeling verantwrdelijk vr het OTO. Hier nder treft u een vrbeeld implementatieplan aan, dit ter ndersteuning van de implementatie van zrgcntinuïteit. Del zrgcntinuïteit Geef aan wat zrgcntinuïteit vr uw rganisatie betekent. (Mgelijk af te leiden uit de delstelling van de leidraad zrgcntinuïteit). versie 2.0 nvember

53 Resultaat Het resultaat is afhankelijk van het del dat de rganisatie heeft en in heverre zij zijn vrbereid p calamiteiten. Het resultaat kan inhuden dat de vlledige leidraad wrdt vergenmen f implementatie p nderdelen. Randvrwaarden Schep heldere randvrwaarden bij de implementatie van het nderwerp zrgcntinuïteit. Vrbeelden daarvan zijn: - Zrg vr het vrij maken van mensen en (indien ndzakelijk) middelen; - Afbakening van nderdelen: wat wrdt wel en wat wrdt niet meegenmen (daar waar ndig stel pririteiten ver de te implementeren nderdelen); - Zrg dat het management betrkken is bij de implementatie van zrgcntinuïteit, bepaal als rganisatie welke randvrwaarden daarvr ndzakelijk zijn. Fasering Dit nderwerp kan via de plan-d-check-act methde pgezet wrden. Deze methdiek wrdt tegepast binnen het HKZ kwaliteitssysteem en zrgt vr zwel planning als brging van zrgcntinuïteit binnen uw rganisatie. Plan Inventariseer binnen de rganisatie (met behulp van de tegevegde checklist) welke nderdelen van zrgcntinuïteit binnen uw rganisatie p rde zijn en welke ng geïmplementeerd meten wrden. Bepaal f er een aparte leidraad zrgcntinuïteit kmt f dat het nderwerp wrdt pgenmen in de bestaande planvrming. Stel een plan van aanpak* p waarin bvengenemde zaken terug kmen, welke tijdspad gekzen wrdt en maak helder wie verantwrdelijk is vr de implementatie en uitvering van zrgcntinuïteit. D 1. Geef uitvering aan het plan van aanpak. Werk aandachts- f actiepunten die betrekking hebben p uw rganisatie verder uit. 2. Zrg dat de planvrming pgenmen wrdt in het kwaliteits(management)systeem. Check & Act Zrgcntinuïteit is een drlpend prces. Maak behaalde resultaten meetbaar f breng behaalde resultaten in kaart. Stuur waar ndig bij. * Plan van aanpak Om de implementatie beheersbaar te huden kunnen de vlgende zaken pgenmen wrden in het plan van aanpak: Tijd - Wat gaat u den m het plan z te laten verlpen als gepland en he cntrleert u dat? - Wat gaat u den als het plan niet wrdt gerealiseerd? Geld - Welke financiële middelen zijn ndzakelijk en wat is mgelijk? versie 2.0 nvember

54 Kwaliteit - Neem zrgcntinuïteit p in uw kwaliteits(management)systeem. Maak uw planvrming tetsbaar. Infrmatie - Wie gaat u infrmeren en p welke wijze? Denk daarbij aan cmmunicatie naar alle niveaus (strategisch, tactisch en uitverend). Organisatie - Stel uw prjectrganisatie afhankelijk samen afhankelijk van de werkzaamheden die geverd meten wrden. Wrdt er een prjectgrep samen gesteld f stelt u iemand verantwrdelijk vr de implementatie van dit traject. versie 2.0 nvember

55 8 Gebruikte literatuur en brnnen 1. Leidraad COBRA, Cntinuiteit van zrg bij rampen (2007, GHOR Grningen). 2. Landelijke VNOG- GHOR mdel: checklist vr uitval van vrzieningen (2008). 3. Leidraad Zrgcntinuïteit Regi Twente: waarbrgen van zrg bij rampen in en rndm zrginstellingen in Twente (2009). versie 2.0 nvember

56 9 Afkrtingen BHV CPI GBT GGD GHOR GRIP HS-GHOR OTO OvD-G PG PSHOR RCC RIVM ROT VNOG Wghr Wvr Wrz Bedrijfshulpverlening Cmmand Plaats Incident Gemeentelijk Beleidsteam Gemeentelijke GezndheidsDienst Geneeskundige Hulpverleningsrganisatie in de Regi Gecördineerde Reginale Incidentenbestrijdings Prcedure Hfd Sectie GHOR Opleiden, Trainen en Oefenen Officier van Dienst Geneeskundig Publieke Gezndheidzrg Psychsciale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Reginaal Cördinatie Centrum Rijksinstituut vr vlksgezndheid en milieu Reginaal Operatinaal Team Veiligheidsregi Nrd- en Ost-Gelderland Wet geneeskundige hulpverlening bij ngevallen en rampen Wet veiligheidsregi s Wet rampen en zware ngevallen versie 2.0 nvember

57 Bijlage 1 - GHOR4all Wat is GHOR4all? GHOR4all is een internetapplicatie, wat inhudt dat de gebruikers via het internet de applicatie benaderen en gebruiken. Deze internettepassing dient een tweeledig del: Infrmatievrziening tijdens een grtschalig incident Met GHOR4all kan de GHOR tijdens een crisis ver alle relevante gegevens beschikken van verpleeg- en verzrgingshuizen. GHOR4all bevat bereikbaarheidsgegevens van de instelling en van de bij een crisis verantwrdelijke medewerkers. Daarnaast bevat het k gegevens ver het aantal bewners, het aantal bedlegerige en geriatrische patiënten, het aantal rlstelgebruikers, het aantal persnen in de dagpvang etc. Op die manier beschikt de GHOR ver alle infrmatie die ndig is m adequate hulpverlening p gang te brengen, bijvrbeeld bij een evacuatie f ntruiming. Ok kan een instelling in GHOR4all aangeven f ze capaciteit heeft m tijdelijk cliënten van een cllega-instelling p te vangen, die tt evacuatie met vergaan. Inzicht in zrgcntinuïteit ketenpartners GHOR4all laat zien he de cntinuïteit van een instelling geregeld is. De betrkken instellingen dienen GHOR4all te veden met hun gegevens en die k actueel huden. Daarnaast heeft het GHOR-bureau k inzicht in de vraag f de cntinuïteit van de zrg regibreed gewaarbrgd is. Werkwijze GHOR4all kent drie srten gebruikers: Redacteuren, RCC-gebruikers en Organisatiebeheerders. Redacteur De redacteur is de applicatiebeheerder van GHOR4all binnen het bureau GHOR. De beleidsmedewerker die prductverantwrdelijk is vr zrgcntinuïteit vervult deze functie. Om de cntinuïteit van deze functie te waarbrgen wrden meer medewerkers van het bureau pgeleid als redacteur. Redacteuren hebben de meeste rechten en zijn verantwrdelijk vr: - het beheren van applicatie-instellingen; - het pnemen van SCard-rganisaties in GHOR4all; - het gebruikersbeheer. RCC-gebruiker Het RCC is het Reginaal Cördinatie Centrum, van waaruit de Hfd Sectie GHOR (Hs-GHOR), Hfd Actiecentrum (HAc) en de secretariële ndersteuning vanaf GRIP 2 deelnemen aan het Reginaal Operatineel Team (ROT). Met behulp van GHOR4all beschikken het Hs-GHOR en de HAc tijdens een grtschalig incident f een crisis ver alle relevante gegevens van verpleeg- en verzrgingstehuizen in de eigen regi. Aan de hand hiervan kan de GHOR adequate hulpverlening in gang zetten. Organisatiebeheerder Iedere zrginstelling draagt een rganisatiebeheerder aan. De rganisatiebeheerder is de functinaris die vanuit de zrgaanbieder cntactpersn is vr de beleidsmedewerker planvrming van het GHOR-bureau. De rganisatiebeheerder actualiseert in GHOR4all de gegevens van degene die hij vertegenwrdigt. De rganisatiebeheerder heeft alleen tegang tt de gegevens van zijn eigen rganisatie. versie 2.0 nvember

58 He ziet dit er in de praktijk uit? Vrbereiding Het GHOR bureau maakt vr uw instelling een accunt aan. Hierin zijn nder andere de basisgegevens (zals NAW gegevens) van uw instelling al in GHOR4all pgenmen. Ok wrdt er per rganisatie een rganisatiebeheerder tegewezen. Deze rganisatiebeheerder krijgt inlg gegevens vr GHOR4all. Ok uw rganisatie zal gevraagd wrden m een rganisatiebeheerder aan te leveren. U zult van de GHOR een handleiding vr rganisatiebeheerders ntvangen. Hierin staat alle gebruikersinfrmatie met betrekking tt het invullen en nderhuden van de gegevens beschreven. Implementatie Na de vrbereiding en het verstrekken van de inlg gegevens aan de rganisatie kan de rganisatie vergaan tt inver van rganisatiespecifieke gegevens. Deze rganisatiespecifieke gegevens zijn pgedeeld in twee delen. Deel A bevat capaciteitsgegevens van de rganisatie. Deel B gaat in p de stand van zaken zrgcntinuïteit. Hierin wrden de eerder besprken gevlgen van disbalansen in de zrg behandeld. Na het invullen van de vragenlijsten verschijnt er een verzicht van de capaciteitsgegevens en de planvrming. Cntinuering Nadat de rganisatie de gegevens heeft ingeverd zal het prgramma maximaal twee keer per jaar autmatisch m cntrle van de gegevens vragen. Het is van belang dat essentiële veranderingen wrden drgeverd in het prgramma. Z blijven de gegevens actueel en bruikbaar. versie 2.0 nvember

59 Bijlage 2 - Checklist Evacuatiemiddelen Aandachtspunt / kritisch prces Verversmgelijkheden Bussen (cliënten die kunnen zitten) Rlstelbussen Ambulance / liggend verver Vldende evacuatie middelen beschikbaar Evac chairs Brancards Plsbandjes ter registratie Verver van middelen Speciale bedden Sctermbiels Rlstelen Rllatrs Vedsel/Drank Medicatie Kleding Verzrgingsmateriaal Infusen Beademingsapparatuur Wat is ndig? Wat is aanwezig / p vrraad? Welke afspraken zij er met leveranciers? Actiepunt versie 2.0 nvember

60 Bijlage 3 - Checklist Nutsvrzieningen Psitie Knelpunt/kritische prcessen algemeen Gevlgen Installaties & Systemen 1. Telecmmunicatie/infrastructuur data/telecm Pririteit 15 min uitval 30 min uitval 1 uur uitval 2 uur uitval 4 uur uitval 8 uur uitval 24 uur uitval 72 uur uitval Cntract afgeslten Prcedure aanwezig Gebrgd ja-nee Water Gas 1.1 Telefncentrale intern/extern H X 1.2 ICT vrziening 1.3 GSM, Black Berry, io 1.4 Internet 1.5 TV vrziening CAI/ Radi 2. Technische veiligheid 2.1 Zusterprep 2.2 Brandmeldcentrale 2.3 BHV alarmering/brandblusinstallaties 2.4 Alarmserver 2.5 ECD bewners registratie 2.6 Inbraak systeem 2.7 Camerabewaking 2.8 Tegangscntrlesysteem 2.9 Dwaalbeveiliging 3. E-installaties 3.1 Elektrische driepuntslten/autmatische deuren/elektrische slten PG bewners 3.2 Liftinstallatie 3.3 Dmtica installaties 3.4 Verlichting 3.5 Nacht- en Ndverlichting 3.6 Tuinverlichting L 3.7 Znwering versie 2.0 nvember

61 Pririteit 15 min uitval 30 min uitval 1 uur uitval 2 uur uitval 4 uur uitval 8 uur uitval 24 uur uitval 72 uur uitval Cntract afgeslten Prcedure aanwezig Gebrgd ja-nee Water Gas Psitie Knelpunt/kritische prcessen algemeen Gevlgen 4. W-installaties 4.1 CV installatie 4.2 Luchtbehandelingskast/Airc 4.3 Warmwaterinstallatie/Kudwaterinstallatie 4.4 Hydrfr installatie 4.5 Tiletten (tilet speling) 4.6 Garagedeur installatie Apparatuur 5. Medisch/Verpleegkundig 5.1 Beademingsapparatuur bewners 5.2 Zuurstf cncentratr 5.3 Medische apparatuur (uitzuig, vedingspmpen, etc.) 5.4 Tilliften 5.5 Sndevedingspmpen 5.6 Hg/laag bedden 5.7 Elektrische rlstelen/sctmbiel 5.8 Apparatuur Labratrium 6. Huishudelijk/Keuken 6.1 Diepvries 6.2 Kelkasten 6.3 Keuken apparatuur afdeling 6.4 Keuken kkapparatuur afdeling 6.5 Keuken kkapparatuur centraal 6.6 Maaltijd regenereerwagen 6.7 Vaatwasmachine afdeling 6.8 Vaatwasmachine centraal 6.9 Wasmachines afdeling 6.10 Wasmachines centraal 6.11 Afvalverwerking met perscntainer versie 2.0 nvember

62 CONTACTGEGEVENS GHOR GELDERLAND-MIDDEN Pstbus EJ Arnhem Telefn : [email protected] Internet : versie 2.0 nvember