CONTRACT- EN PROJECTMANAGER (M/V)

Transcriptie

1 Vloot werft aan in contractueel dienstverband (onbepaalde duur): CONTRACT- EN PROJECTMANAGER (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: VLOOT dab Mobiliteit en Openbare Werken A Adjunct van de directeur Sir Winston Churchillkaai 2, 8400 Oostende Vacaturenummer:

2 Functiecontext De IVA MDK staat in voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer op de maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en hydrometeorologische dienstverlening. Het agentschap wordt geleid door een administrateur-generaal die rechtstreeks rapporteert aan de functionele minister. Het agentschap bestaat uit een stafdienst en vier operationele entiteiten. De Stafdienst (20 personeelsleden) bereidt het beleid van het agentschap voor, faciliteert de werking van de vier entiteiten en biedt ondersteuning aan de administrateur-generaal. De DAB Loodswezen (460 personeelsleden) zorgt voor het veilig en vlot loodsen en beloodsen van schepen tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies. VLOOT dab (560 personeelsleden) is een rederij gespecialiseerd in het management (technisch, operationeel, nieuwbouw) van schepen die ingezet worden voor opdrachten binnen de overheidsniche. De afdeling Scheepvaartbegeleiding (150 personeelsleden) begeleidt de schepen vanaf de wal en levert diensten aan de scheepvaart. Het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum is het unieke meldpunt voor ongevallen op zee en de verdere afhandeling ervan. De afdeling Kust (115 personeelsleden) staat in voor de beveiliging van de bevolking en het patrimonium tegen stormvloeden en overstromingen en doet dit op een duurzame en geïntegreerde wijze. Haar Vlaamse hydrografie ondersteunt de scheepvaart van en naar de kusthavens en de Westerschelde. Je zult tewerkgesteld worden in VLOOT dab. Vanuit haar missie als reder van de overheid heeft VLOOT dab de volgende doelstellingen: - beloodsen te water (transport van de loodsen van en naar de te beloodsen schepen) - verzorgen van de vaarwegmarkering - hulpverlening zeereddingsdienst - veerdiensten - het ter beschikking stellen van bedrijfsklare en bemande vaartuigen voor andere overheden en derden. - verankeren van de maritieme kennis. VLOOT dab zet om deze doelstellingen te verzekeren een 45 tal schepen in en heeft nagenoeg 560 personeelsleden in dienst. VLOOT dab kent een territoriale spreiding van haar activiteiten. Er zijn naast de directiezetel te Oostende nog standplaatsen te Nieuwpoort, Gent, Antwerpen en Vlissingen. Je zult tewerkgesteld worden in de standplaats Oostende. Als project- en contractmanager beheer je de contracten (kost calculatie, analyse en opvolging, nacalculatie) en bereid je toekomstige contracten voor. In team met de financiële en juridische cel maak je financiële analyses. In samenwerking met het team operations zoek je naar kost- en klantgerelateerde optimalisaties. Je stelt benchmarks en samenwerkingsmodellen op. Je onderhoudt contacten met de klanten en zoekt via netwerking naar opportuniteiten. Je rapporteert aan de financieel directeur. 2

3 JE TAKENPAKKET 1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie, interne en extern klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Analyseren van lopende en toekomstige contracten Kost-calculatie en nacalculatie van lopende en toekomstige contracten in samenwerking met het financieel management Evalueren van de huidige dienstverlening Contacten onderhouden met andere overheden en zicht op de Belgische en ruimere publieke sector behouden, inclusief het zoeken naar mogelijke opportuniteiten Politieke randvoorwaarden, beleidskeuzes en wetgeving en regelgeving opvolgen 2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse, in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement de dienstverlening binnen het functionele domein definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne en externe klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening In team met operations zoeken naar kost- en klantgerelateerde optimalisaties De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren Actieplannen opstellen, werkmethodes definiëren Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Proactief meedenken met de klanten Initiatieven nemen om tot een ruimere samenwerking te komen tussen VLOOT en soortgelijke organisaties binnen Europa Aanvullen en ondersteunend aan Operations klantencontacten leggen en een actieve aanwezigheidspolitiek voeren 3. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten Ontwikkelen van rekenmodellen, databanken, concepten voor financieel beheer en analyse Opbouwen van een customer database Benchmarks en samenwerkingsmodellen uitwerken 4. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. 3

4 Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren In team met BOC en SHEQ zorgen voor de nodige afstemmingen tussen klant, overheid en VLOOT Ondersteuning van de customer intimacy strategie 5. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen borgen in samenwerking met SHEQ Voorstellen doen voor verbetering Processen afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten Netwerk uitbouwen en een actieve aanwezigheidspolitiek naar de klanten toe voeren 7. PROJECTDEELNAME Deelnemen aan projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Adviseren, opvolgen van projecten en voorstellen tot bijsturing van projecten formuleren Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Het opvolgen van de werkzaamheden Beheren van de contracten 8. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. 4

5 Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 9. KENNISDELEN Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. Deelt de kennis inzake financiële analyses met de financiële en juridische cel en staat open voor voorstellen van de financiële en juridische cel 10. BESCHIKBARE MIDDELEN Staat in voor de opmaak, het beheer en de opvolging van het budget, toegewezen aan het contract teneinde het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. Strikt en kortbij opvolgen van de geleverde prestaties en aftoetsing aan de geraamde kostprijs/het geraamde budget Tijdig signaleren van afwijkingen aan het management zodat tijdig kan bijgestuurd worden Zoeken naar mogelijke optimalisaties JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN je diploma De kandidaat dient in het bezit te zijn van een masterdiploma, bij voorkeur uit een van de volgende richtingen - handelswetenschappen: bedrijfsmanagement en ondernemerschap - handelsingenieur - economie, recht en bedrijfskunde - economische wetenschappen - bestuurskunde en publiek management - overheidsmanagement en beleid je werkervaring 5 jaar functierelevante ervaring is vereist. Affiniteit met de maritieme sector is een pluspunt. je technische competenties Je kan vlot werken met de PC en de courante softwarepakketten (MS Office). Kennis van de principes van ISO 9001, ISO is gewenst Je bent in het bezit van een rijbewijs B Je bent Nederlandstalig en hebt een goede kennis van Engels en Frans. 5

6 je persoonsgebonden competenties Voortdurend Verbeteren Je leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit Klantgerichtheid Je onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Samenwerken Je helpt anderen en pleegt overleg Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Je brengt sociale en ethische normen in de praktijk net als integriteit Probleemanalyse (analytisch denken) Je legt verbanden en ziet oorzaken Oordeelsvorming (synthetisch denken) Je formuleert hypothesen en trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens Initiatief Je neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) Organisatiesensitiviteit = Je toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid = Je zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Je structureert je boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek Visie (conceptueel denken) = Je plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 9 juni Je cv en motivatiebrief stuur je, met vermelding van het vacaturenummer, per naar jobs@mow.vlaanderen.be of per post naar de Afdeling Personeel en Logistiek, Team HRM sollicitaties, Koning Albert II-laan 20 bus 2 te 1000 Brussel. Houders van een buitenlands diploma of getuigschrift dienen bij kandidaatstelling een gelijkwaardigheidsattest voor te leggen. 6

7 SELECTIEPROCEDURE Screening van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: screening op basis van CV en motivatiebrief: juni 2014 Fase 2: jurygesprek met competentiegerichte screening, en computergestuurde persoonlijkheidsvragenlijst. Voorafgaand aan dit gesprek zal de kandidaat een case uitwerken en voorstellen: juni 2014 (onder voorbehoud) Fase 3: psychotechnische screening: juli 2014 (onder voorbehoud) Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen zoals vakantiegeld en eindejaarstoelage. Je bruto maandsalaris is dan euro. Je functierelevantie ervaring kan evenwel tot maximaal 20 jaar in aanmerking genomen worden waardoor je aanvangssalaris hoger kan zijn. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Johan Onraedt, directeur personeel en organisatie Adres : Sir Winston Churchillkaai 2, 8400 Oostende Tel. : 059/ johan.onraedt@mow.vlaanderen.be Website : Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Indra De Pelsmaeker, Selectieadviseur Adres : Koning Albert II-laan 20, 1000 Brussel Tel. : 02/ indra.depelsmaeker@mow.vlaanderen.be Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website 7