Kwaliteitsverantwoordelijke (m/v)

Transcriptie

1 Het Agentschap Wegen en Verkeer werft aan in contractueel dienstverband: Kwaliteitsverantwoordelijke (m/v) Afdeling: Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Niveau: A1 Graad: Adjunct van de directeur Standplaats: VAC Virginie Lovelinggebouw, Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 81, 9000 Gent Vacaturenummer: FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid wil het verkeer veilig, vlot, leefbaar en betaalbaar houden. Het Agentschap Wegen en Verkeer staat in voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de Vlaamse gewest- en autosnelwegen. Het Agentschap is ook bevoegd voor de veiligheid en het comfort van de weggebruikers. Zij zorgt tevens voor de grootst mogelijke mobiliteit, rekening houdend met ruimtelijke ordening, economische en ecologische aspecten. De afdeling Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen is één van de vijf territoriale afdelingen binnen het Agentschap Wegen en Verkeer. De afdeling is verantwoordelijk voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de gewestwegen en autosnelwegen in de provincie Oost-Vlaanderen. Binnen de afdeling zijn er vijf territoriale districten, het autosnelwegendistrict en daarnaast ook een aantal functionele, gespecialiseerde secties die een ondersteunende taak hebben ten overstaan van de districten. De vacature van kwaliteitsverantwoordelijke situeert zich bij de Sectie Management Ondersteunende Diensten. JE TAKENPAKKET Doel van de functie Ondersteunen en adviseren van interne klanten ten behoeve van het kwaliteitsmanagementsysteem en het ontwikkelen, beheren en onderhouden ervan teneinde het borgen van de kwaliteit, behouden van de kwaliteitscertificaten en het mee realiseren van de agentschapsdoelstellingen. Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 1 van 7

2 Resultaatgebieden 1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden op gebied van beleidsondersteuning en geïntegreerde kwaliteit (m.a.w. kwaliteit in de ruimste betekenis). Behoeften en opportuniteiten bespreken met het management, medewerkers, collega s. Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de afdeling en het agentschap. Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen. Uitvoeren van (kwaliteit)analyses. Analyseren van ad hoc vragen en problemen. Evalueren van de huidige dienstverlening. Reguliere krantenbevragingen, al dan niet met zelfgemaakte elektronische vragenlijsten (met betrekking tot opgeleverd project of specifieke processen van de afdeling bv. over de programma-opmaak. 2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse, dienstverlening op gebied van de geïntegreerde kwaliteit definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne klant en het agentschap op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening rond geïntegreerde kwaliteit. Akkoord bereiken binnen het agentschap over de inhoud van het kwaliteitsmanagementsysteem. De continue werking van het agentschap mee helpen verzekeren. Actieplan opstellen, werkmethode definiëren, toepassen en evalueren. Input geven voor het definiëren van langere termijnplanning. Administratie uitvoeren die bij geïntegreerde kwaliteitszorg hoort. Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, (bijvoorbeeld gebruik en invulling DQS). 3. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde de gedefinieerde dienstverlening op gebied van geïntegreerde kwaliteit te kunnen uitvoeren door algemeen toepasbare en/of maatgerichte producten en diensten. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken. Uitwerken en onderhouden van procedures en richtlijnen. Ontwikkelen van databanken voor geïntegreerde kwaliteitszorg. Innovatieve ideeën ontwikkelen: meewerken aan de voortdurende verbetering via actiepunten, corrigerende/preventieve maatregelen. 4. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit kwaliteit teneinde deskundige oplossingen of oplossingsrichtingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 2 van 7

3 Antwoorden op vragen van interne klanten. Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied. Adviseren over toepassing en gebruik van systemen en databanken. Gebruikers en management adviseren over interpretatie en toepassing van kwaliteitssystemen, zoals de ISO-norm en procedures, CAF, Management adviseren over thema s die te maken hebben met het ISO kwaliteitsmanagementsysteem. Inspelen op specifieke vragen van het management. Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen. Proactief knelpunten signaleren, preventieve maatregelen opstarten. 5. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en de kwaliteitsnormen. Bewaken van correcte toepassingen van het kwaliteitsmanagementsysteem en ISO-norm, procedures, andere normen, Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren (bijvoorbeeld balanced scorecard). Input leveren voor management rapportering (bijvoorbeeld directiebeoordeling). Toezien op naleving van kwaliteitsnormen. Evalueren van klanttevredenheid en acties ondernemen om verder te verbeteren. Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen. Voorstellen doen voor verbetering zoals correctieve maatregelen. Processen afstemmen met andere processen binnen de organisatie. Opvolging van de behandeling van klachten en meldingen. 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de kwaliteit teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren het kwaliteitssysteem te gebruiken. De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de (interne) klant. Actief deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies. Fungeren als aanspreekpunt met betrekking tot het (ISO) kwaliteitsmanagementsysteem. Feedback vragen aan klanten. Beoordelen van leveranciers. Raadplegen van deskundigen. 7. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. kwaliteit teneinde de kwaliteitszorg te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken. Bijhouden van vakliteratuur. Volgen van nieuwe ontwikkelingen. Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken. Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het gebied van kwaliteit. Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 3 van 7

4 JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN JE DIPLOMA Je beschikt over een masterdiploma, bij voorkeur in de communicatiewetenschappen, handelsingenieur, bestuurskunde, politiek en sociale wetenschappen, industrieel ingenieur bouwkunde en elektromechanica. Houders van een buitenlands diploma dienen een bewijs van gelijkwaardigheid bij te voegen. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Kennis van het ISO kwaliteitsmanagementsysteem, geldende ISO-normen. Kennis van PC en courante softwarepakketten (Word, Excel, ). Basiskennis van de reglementering en de procedures in het kader van de werkzaamheden van de organisatie. Opleiding van lead-auditor succesvol hebben gevolgd, is een pluspunt. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend Verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit. - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit. - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen. Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. III. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes ). - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. II. Helpt anderen en pleegt overleg. Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 4 van 7

5 - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen. - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen. - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht. - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe). - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau. - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen. - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid. - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken. Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. II. Legt verbanden en ziet oorzaken. - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten. - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen. - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie. - Detecteert onderliggende problemen. - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie. Oordeelsvorming (synthetisch denken) = Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens. - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is. - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese. - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid. - Weegt alternatieven tegen elkaar af. - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties. Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel). - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht. - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren. - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken. - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd. - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden. Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 5 van 7

6 Organisatiesensitiviteit = Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. I. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit (agentschap). - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit. - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat. - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee. - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming. - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid = Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. II. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. - Richt zich tot zijn gesprekspartner. - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is. - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen. - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet. - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn. - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd). - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ). - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ). - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. Visie (conceptueel denken) = De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. I. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context. - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in. - Kan discipline overschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen). - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden. - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 14 september Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 6 van 7

7 Je CV en motivatiebrief stuur je, met vermelding van de referentie, bij voorkeur per mail naar of per post naar de afdeling Personeel en Organisatie, Team HRM Sollicitaties, ter attentie van Eefje Bijl, Koning Albert II-laan 20, bus 2, 1000 Brussel. SELECTIEPROCEDURE Screening van de formele deelnemingsvoorwaarden Screening op basis van cv en motivatiebrief (motivatie, opleiding, ervaring, technische competenties) - eliminerend Verkennende gesprekken eliminerend Screening op basis van de persoonsgebonden en vaktechnische competenties, ervaring, motivatie en inzetbaarheid in de functie en inhoudelijk eindgesprek (o.a. gestructureerd interview en persoonlijkheidsvragenlijst) eliminerend Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag). Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A111) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden, met een maximum tot 20 jaar. Op de website kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste twaalf maanden vormen een inwerkperiode met een individueel vormingsprogramma. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: ir. Peter De Backer, afdelingshoofd, peter.debacker@mow.vlaanderen.be, VAC Gent, Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 81, 9000 Gent, tel Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden en de selectieprocedure kun je terecht op de website of kun je contact opnemen met Patricia Verslijcken, patricia.verslycken@mow.vlaanderen.be, personeelsverantwoordelijke, VAC Gent, Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 81, 9000 Gent, tel Selectiereglement / Functieomschrijving - Pagina 7 van 7