Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed. Adviseur Phoenixgebouw, Koning Albert II laan 19 bus 2, 1210 Brussel

Transcriptie

1 De managementondersteunende diensten van het ministerie Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed gaan via de interne arbeidsmarkt over tot aanwerving of bevordering in de graad van HR-ADVISEUR (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: MOD Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed A2 Adviseur Phoenixgebouw, Koning Albert II laan 19 bus 2, 1210 Brussel DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT De afdeling MOD bij het ministerie RWO levert een reeks van managementondersteunende diensten aan de entiteiten van het Beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed RWO (het departement en de intern verzelfstandigde agentschappen IVA s) en maakte in 2013 een begin met het werken voor andere beleidsdomeinen. De MOD biedt diensten aan op terreinen als ICT, boekhouding, logistiek, personeel en HR. In het kader van de rationalisatie van de MOD s, is er momenteel een fusie aan de gang met de MOD-diensten van EWI/WSE en Syntra in een eerste fase, en met de MOD-diensten van LV in een tweede fase. De fusieoperatie zal op korte termijn leiden tot de uitbouw van het dienstencentrum odice, dat een 16-tal departementen en agentschappen zal bedienen. Voor heel wat dossiers wordt op dit moment al intensief samengewerkt tussen de personeelsleden van de betrokken MODs. odice zal in een eerste fase een 85-tal personeelsleden tellen en werken voor ca personeelsleden. De huidige vacature wordt in dit kader gesitueerd. De HR-adviseur komt terecht in een team van 4-tal personen en zal nauw samenwerken met de collega s van het domein Personeel en Organisatie. Het HR-team neemt voornamelijk taken op in het kader van projecten en vervult een rol van strategische partner voor de lijnmanager. De HR-adviseur ondersteunt de lijnmanager bij het HR-beleid en adviseert het management bij HR-projecten. Voorbeelden hiervan zijn: organisatieontwikkeling, veranderingsmanagement, organisatiecultuur, HR-beleidsplanning, competentie en talentmanagement, welzijnsbeleid en innovatieve arbeidsorganisatie. Enkele specifieke dossiers, met name het begeleiden van selecties en aanwervingen, maken als zodanig geen deel uit van het takenpakket.

2 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten (*) bijstaan via ontwikkeling en het uitbouwen van een HR-beleid en -praktijk in het kader van het algemeen personeels- en organisatiebeleid van de Vlaamse Overheid, teneinde ertoe bij te dragen dat verschillende entiteiten en hun medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk functioneren en de organisatiedoelstellingen bereikt worden. (*) De interne klanten zijn het lijnmanagement, de leidinggevenden en de P&O verantwoordelijken van de entiteiten waarvoor het dienstencentrum diensten verleent, momenteel binnen de beleidsdomeinen EWI, RWO en WSE. TAKENPAKKET 1. Behoefteanalyse Detecteren en analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden op vlak van HR. Bij contacten met lijnmanagers en P&O verantwoordelijken van de entiteiten luisteren naar mogelijke behoeften of problemen waarmee zij geconfronteerd worden In overleg met het management, de behoeften, de knelpunten en opportuniteiten op vlak van HR in kaart brengen Fungeren als aanspreekpunt/meldpunt voor het lijnmanagement en de P&O verantwoordelijken van de entiteiten (eerstelijnszorg) Vinger aan de pols houden en volgen van trends en ontwikkelingen binnen de organisatie die impact hebben op de dienstverlening 2. HRM dienstverlening uitbouwen en optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren, bijsturen en optimaliseren van de HR-dienstverlening teneinde de interne klant en de organisatie zo optimaal mogelijk te ondersteunen Jaarlijks overleggen en akkoord bereiken rond de HR-dienstverlening voor elk van de verschillende entiteiten Een helder en aantrekkelijk dienstenaanbod (helpen) formuleren Instaan voor of toezien op een kwaliteitsvolle uitvoering van deze dienstverlening Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Het lijnmanagement en P&O verantwoordelijken ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van personeelsinstrumenten, -systemen en toepassingen. Evalueren en optimaliseren van de HR-dienstverlening van het dienstencentrum aan de entiteiten, o.m. op basis van de projectopvolgingsfiches, de klantenfeedback, 3. Projectdeelname

3 Begeleiden, opzetten en/of uitvoeren van HR-projecten teneinde bij te dragen tot het definiëren van het specifieke HR-beleid van de klant of tot het implementeren ervan Ondersteuningsvragen waar mogelijk en zinvol omzetten in een projectmatige aanpak Projectvoorstel uitwerken dat realistisch aan de vraag van de klant beantwoordt Meewerken in of een inhoudelijke bijdrage leveren aan projecten binnen de gestelde deadlines Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen en kwaliteitsborging bij projecten Opzetten van een P&O proces op maat van de entiteit Zelf externe of interne partnerships afsluiten of helpen in de toeleiding van interne of externe expertise 4. HR-werkinstrumenten. Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en -diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken voor toepasbaarheid in de omgeving van de klant. Meewerken aan projecten van productontwikkeling. Uitwerken van procedures en richtlijnen. HR-indicatoren ontwikkelen, opvolgen en bijsturen. Ontwikkelen en geven van opleidingen Gestructureerde evaluatie van klanttevredenheid en impact van een ontwikkeling. 5. Adviesverlening. Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor HR-vraagstukken of problemen Binnen het kader van het algemeen P&O beleid van de Vlaamse overheid, de entiteiten structureel en ad-hoc ondersteunen bij het opzetten van een specifiek HR-beleid op maat Adviseren van lijnmanagers over de doorvertaling van hun beheersovereenkomst/ ondernemingsplan naar HR-uitdagingen en HR-doelstellingen De adviezen afstemmen op de specifieke cultuur en business van de entiteiten Vanuit P en O-indicatoren en vanuit concrete problematiek bepaalde trends capteren en voorstellen doen voor lange termijn en aanpak Pro-actief knelpunten en opportuniteiten signaleren 6. Kwaliteitsborging.

4 Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen, dienstverlening en projecten teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving HR-processen afstemmen met andere processen binnen de organisatie Processen in kaart brengen en optimaliseren Overleg organiseren en beslissingen nemen over de dienstverlening zodat die zo optimaal mogelijk is Bewaken van correcte toepassing van regelgeving, procedures en normen Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren 7. Communicatie en contacten. Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken De dienstverlening proactief kenbaar maken aan het lijnmanagement, de P&O verantwoordelijken van de entiteiten en het personeel De HR-dienstverlening van het dienstencentrum op de kaart zetten (in constructieve relatie met de andere interne HR-dienstverleners en P&O verantwoordelijken) Minder evidente opportuniteiten aangrijpen om het gebruik van de dienstverlening te stimuleren Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies. Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten 8. Kennis m.b.t. het vakgebied. Kennis en ervaring m.b.t. HR opbouwen en uitwisselen teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren Opbouwen en onderhouden van netwerken met P&O experten binnen en buiten de Vlaamse Overheid. Continu oog hebben voor marktontwikkelingen en potentieel interessante partners. Volgen van nieuwe ontwikkelingen en bijhouden van vakliteratuur. Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken. Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten 9. Beleidsvoorbereiding Vanuit het vakgebied mee bepalen van HR-beleid teneinde ervoor te zorgen dat dit beleid aansluit op de noden van de organisatie

5 Vanuit de projectervaring en de dienstverlening aan de entiteit advies geven aan het lijnmanagement voor het uitstippelen van het HR-beleid op middellange termijn Ondersteunen bij de opmaak van een HR-beleidsplan o.m. gelinkt aan de beheersovereenkomsten en onderbouwd d.m.v. indicatoren Prioriteiten helpen bepalen op vlak van HR-beleid 10. Coördineren Collega s vakinhoudelijk helpen en HR-kennis voortdurend verder uitbouwen en ontsluiten om het kennisniveau van het team en de werkgroep P&O van de entiteiten op peil te houden In de werkgroep P&O HR-thema s op de agenda plaatsen en de collega s helpen bij de opbouw van hun competentie en expertise HR-kennisuitwisseling tussen de entiteiten faciliteren Via de HR-staf kennis uitwisselen met de collega s van het dienstencentrum Kennisoverdracht borgen Workshops organiseren, opleiding geven Kennis op maat en naar behoefte van de entiteiten waarvoor het dienstencentrum diensten verleent beheren en de ontsluiting ervan organiseren en opvolgen P&O verantwoordelijken van de entiteiten vakinhoudelijk coachen PROFIEL DIPLOMA - Je beschikt over een universitair diploma (of gelijkwaardig). WERKERVARING - minstens 6 jaar functierelevante ervaring rond HR-processen in de Vlaamse overheid, met name rond cultuur, integriteit, functiedefinitie en weging, transitietrajecten en aansturing/coaching. TECHNISCHE COMPETENTIES - zeer goede kennis van de organisatie; - goede kennis van de werking van de Vlaamse overheid en oprechte belangstelling voor bestuurlijke organisatie en bestuurlijk beleid; - beschikbaarheid van een aanwijsbaar netwerk van contacten in het veld.

6 PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES - Voortdurend verbeteren (niv. III) - Samenwerken (niv. III) - Klantgerichtheid (niv. III) - Betrouwbaarheid (niv. III) - Analytisch denken (niv. III) - Oordeelvorming (synthetisch denken) (niv.ii) - Initiatief (niv. III) - Ontwikkelingsgericht coachen (niv I) - Organisatiebetrokkenheid (niv. II) - Conceptueel denken (visie) (niv. II) - Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niv. II) DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je bent statutair ambtenaar of contractueel personeelslid in het niveau A1 of A2 in een van de entiteiten van de Vlaamse overheid die onder het VPS vallen en beschikt over minimaal 6 jaar relevante beroepservaring m.b.t. de inhoudelijke materie zoals hoger bepaald (projectmatige HR); Je bevindt je in de administratieve toestand bevinden waarin je je aanspraken op een bevordering kunt doen gelden. Je hebt geen functioneringsevaluatie die besloten werd met een "onvoldoende". SELECTIEPROCEDURE Preselectie: beoordeling van motivatiebrief en cv, met name naar ervaring met de materie; Interne potentieelinschatting; Assessment op basis van de competenties en niveaus uit het profiel; Selectiegesprek ten aanzien van een jury. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst, seksuele oriëntatie, handicap of leeftijd. ONS AANBOD De functie is aantrekkelijk wegens het afwisselende karakter van de opdrachten, het brede werkveld en de sociale relevantie van het werk. Ook biedt de job ruimte tot initiatief, verantwoordelijkheid en zelfstandig werken.

7 Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privé-situatie (35 dagen vakantie per jaar, glijdende werktijden). Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je wordt verloond in de graad van adviseur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot 11 april Je stuurt je cv via mail naar aanwervingen@ewi.vlaanderen.be of op papier naar Eric Min, Adviseur hr & vorming K. Albert II-laan 35 bus Brussel Vermeld in het onderwerp van je mail de functietitel. MEER WETEN? Voor bijkomende informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Dany Vissers Afdelingshoofd MOD Phoenixgebouw bus 2 Koning Albert II-laan Brussel Tel. 02/ Dany.vissers@rwo.vlaanderen.be Voor bijkomende informatie over de procedure kun je contact opnemen met Eric Min, Adviseur hr & vorming Ellipsgebouw bus 11 Koning Albert II-laan Brussel Tel 02 / eric.min@ewi.vlaanderen.be