DOSSIERBEHEERDER - VEREFFENAAR

Transcriptie

1 Het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur): DOSSIERBEHEERDER - VEREFFENAAR Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: VLOOT dab Mobiliteit en Openbare Werken C Medewerker Antwerpen Vacaturenummer: Functiecontext Het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust draagt zorg voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse havens. Het agentschap is ook verantwoordelijk voor de beveiliging van de Vlaamse Kust tegen overstromingen en ijvert voor een geïntegreerd en duurzaam beheer van de kustzone. De functie van dossierbeheerder - vereffenaar situeert zich binnen de Vlaamse overheidsrederij VLOOT (Dienst Afzonderlijk Beheer) van het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust. VLOOT is een rederij gespecialiseerd in het management (technisch, operationeel, nieuwbouw) van schepen die ingezet worden voor opdrachten binnen de overheidsniche. Ze zet bemande en bedrijfsklare vaartuigen in voor beloodsing, douane, hulpverlening, hydrografie, scheepvaartpolitie, vaarwegmarkering, veerdiensten, zeewetenschappelijk onderzoek,. Hiervoor beschikt VLOOT over meer dan 40 vaartuigen die ingezet worden langs de kust tot in Vlissingen, in het Scheldegebied en op het kanaal Gent-Terneuzen. Je komt terecht in het team administratie Antwerpen.. Hier is plaats voor talent, kwaliteit en variatie. Spreekt boeiend en afwisselend werk je aan, dan kun je bij het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust terecht voor een unieke job. Bijkomende informatie over VLOOT vind je op Selectiereglement functieomschrijving Pagina 1 van 7

2 2. Je takenpakket Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd Resultaatgebieden en voornaamste activiteiten 1. Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben ontbrekende gegevens opzoeken gegevens importeren in een registratiesysteem facturen en kredietnota s ingeven samenstellen van een dossier 2. Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden interne controlepunten inbouwen en optimaliseren vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie narekenen van facturen bijhouden van ontleding van een contract nakijken van dossiers op volledigheid en op correctheid van de procedures 3. Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren berekeningen uitvoeren periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, opmaken van overzichten en rapporten databanken uitbouwen voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen aanvragen verwerken invoeren van (credit)facturen en matchen met inkooporders uitvoeren van correcties op basis van controle van de boekhoudkundig ordonnateur en de rekenplichtige aanvragen van nieuwe begunstigden, wijzigen van bestaande begunstigden Selectiereglement functieomschrijving Pagina 2 van 7

3 4. Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren informatie verstrekken aan leveranciers rapporteren over de stand van zaken deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen bespreken van dossiers met collega s meedelen van betaaldata aan rechthebbende 5. Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier relevante informatie delen met collega s uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten samenwerken aan verbeterprojecten 6. Vervullen van allerhande administratieve taken teneinde de uitvoering van eigen opdrachten te ondersteunen bijhouden klassement fotokopiëren bijhouden van relevante informatie bijhouden secretariaat van allerlei projecten dossiers bergen in de archiefruimte. 7. Milieubewust handelen: consequent milieubewust handelen op de werkplek teneinde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van VLOOT op het gebied van milieuzorg naleven van milieuwetgeving uitdragen van het milieubeleid gedefinieerd door VLOOT energie, water en andere grondstoffen spaarzaam gebruiken correct omspringen met afval (d.w.z. correct sorteren en op de juiste manier afgeven) melden van lekken (water, olie) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, ) zorgzaam omspringen met milieugevaarlijke producten en waar mogelijk het gebruik van dergelijke producten vermijden Selectiereglement functieomschrijving Pagina 3 van 7

4 ICT-bewust handelen: uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, ook de stand-by-lichten), het gebruik van papier beperken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken Verwarming in de kantoren s avonds verminderen of uitzetten 3. Profiel 3.1. Formele deelnemingsvoorwaarden: Je diploma Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs Je werkervaring Geen ervaring vereist 3.2. Competenties en bijkomende verwachtingen Je technische competenties Vertrouwd zijn met het gebruik van een financieel informaticasysteem Vertrouwd zijn met het gebruik van Office Kennis hebben van de wetgeving op overheidsopdrachten of deze op korte termijn kunnen verwerven Je persoonsgebonden competenties Zelfontwikkeling Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen Ontwikkelt zich binnen zijn functie (niveau 1) Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden (niveau 1) Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Selectiereglement functieomschrijving Pagina 4 van 7

5 Informeert, pleegt overleg en werkt mee (niveau 1) Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk (niveau 1) Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Levert met oog voor detail correct werk af (niveau 1) Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Plant en organiseert zijn werk effectief (niveau 1) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Ziet de essentie van het probleem (niveau 1) 4. Hoe kan je solliciteren? Solliciteren kan tot en met 11 april. Je curriculum vitae en motivatiebrief stuur je, met vermelding van het vacaturenummer 25626, bij voorkeur per mail naar Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal te bezorgen kan je deze ook per post opsturen ter attentie van: Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je een niveaugelijkwaardigheid te kunnen voorleggen bij inschrijving. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: 5. Selectieprocedure 1 Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: Screening op basis van curriculum vitae en motivatiebrief (relevantie van de werkervaring, motivatie, technische competenties, ) eliminerend 1 Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure. Selectiereglement functieomschrijving Pagina 5 van 7

6 Fase 2: Verkennende gesprekken (indien meer dan 10 kandidaten weerhouden op basis van curriculum vitae en motivatiebrief) eliminerend (tweede helft april onder voorbehoud) Fase 3: een selectiegesprek (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met de jury, vaktechnische case en computergestuurde test(en), waaronder een persoonlijkheidsvragenlijst eliminerend (eerst helft mei - onder voorbehoud). De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. 6. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft. Je eerste negen maanden vormen een inwerkperiode met individueel opleidingsprogramma. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: o wij bieden 35 dagen vakantie per jaar (vrij op te nemen in overleg met de dienst) o tussen Kerst en Nieuwjaar ben je vrij (ter compensatie van de feestdagen die in het weekend vallen). Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Je aanvangssalaris is minimaal 1873,79 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden (tot maximum 20 jaar). Je ontvangt: o vakantiegeld en een eindejaarstoelage o maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag (de werkgever betaalt 5,91 euro; 1,09 euro draag je zelf bij via een maandelijkse inhouding op het nettoloon). Op de website kan je je salaris, vakantiegeld en eindejaarstoelage berekenen aangepast aan je individuele situatie. Selectiereglement functieomschrijving Pagina 6 van 7

7 Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door de werkgever. Jaarlijks kan je je inschrijven voor een gratis griepvaccinatie. Je kan via de Sociale Dienst aanspraak maken op een aantal bijkomende voordelen zoals korting voor pretparken en culturele evenementen, een Sinterklaasgeschenk voor je kinderen, In de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid zijn restaurants, waar personeelsleden tegen een democratische prijs kunnen eten. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website 7. Meer weten Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Johan Onraedt directeur personeel & organisatie Tel: 059/ johan.onraedt@mow.vlaanderen.be Herman Van Driessche, directeur operations Sir Winston Churchillkaai 2, 8400 Oostende Tel: herman.vandriessche@mow.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Michiel Smekens Intern consultant HRM selectiedeskundige, afdeling Organisatie Tel: 02/ michiel.smekens@mow.vlaanderen.be Selectiereglement functieomschrijving Pagina 7 van 7